Kontroll med uløste oppgaver er essensielt for å unngå stress, og for å jobbe effektivt. Sikrest kontroll med uløste oppgaver fås ved fjerne de løste oppgavene, i stedet for å fiske etter de uløste. Forstå hvilke av informasjonskanalene du omgir deg med der oppgaver blir liggende og som kan ses på som en innboks. For å oppnå bedre informasjonsflyt i fellesskap - sørg for å dele informasjon kontekstuelt i stedet for å sende fra innboks til innboks. Forstå forskjell på å sende et varsel om deling i stedet for å sende originalinformasjonen direkte

1. Innbokskontroll og delingskultur
Hamarregionen utvikling
Hamar, 13.mai 2016
Jørn Kippersund
Foredragsholder, allmennlege, legevaktsjef
Volda/Ålesund
www.innbokskontroll.no

3. Fastlege
Ektefelle
Skiskyting
Lokallagsleder - HEF
Nettredaktør
Tillitsvalgt
Legevaktsjef
17.Mai komité
Slektstreff
3-barns far

6. 2. Oppgavene blir for mange, 55 %.
1. Rekker ikke å gjøre en så bra
innsats som jeg ønsker, 57 %.
11. Oppgavene er for vanskelige, 13 %
12. Klientene klager, 11 %

7. Stress
tanken på uløste
oppgaver

10. Hodet:
Løse oppgaver,
ikke huske på

11. - Alt du gjør
er prosjekt
Scott Belsky
(forfatter av Making Ideas Happen)

12. ARBEIDSPLATTFORM
Oppgaver Verktøy

14. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver

17. Hvordan kommer oppgavene til deg?

18. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

19. Innboks, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir liggende,
men kan fjernes / aktivt merkes

20. Nyhets-strøm, definisjon:
Samling uløste oppgaver som
blir borte
etter en tid

24. Til innboks
Nyhets-strøm
Sikrere
håndtering
Når over mer

25. Hvor finner du oppgavene dine på jobb? Hjemme?
Hvor havner oppgavene i en innboks?
Hvor havner oppgavene i en nyhetsstrøm?
Hvor kan du ta vare på en oppgave som absolutt ikke bør
glippe?

32. Nyhets-strøm
Arkiv
Blir borte!

34. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

36. Etterrettelig, definisjon:
- Gjøre det du sier du skal gjøre
- Svare når du bør
- At ting ikke

38. skille uløst fra løst

39. skille uløst fra løst

40. skille ulest fra lest

42. Til innboks
Nyhets-strøm
Blir liggende!
Blir borte!

43. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste

45. Ulest
Stjerne
Flagg
Mappe
Liste

46. fiske uløste
(= den må jeg følge opp)
eller
fjerne løste
(= den er jeg ferdig med)

48. fjerne løstefiske uløste

49. fisker uløste
har fjernet løste
2
0 1
1

50. Innbokskontroll, definisjon:
- Få meldinger i innboks, kontroll
med de som er der

51. Innbokskontroll, definisjon:
- Få papir på skrivebordet,
kontroll med de som er der

52. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave

53. Man Tir Ons Tor Fre

54. Man Tir Ons Tor Fre

57. fjerne løste
vs
fiske uløste

58. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

59. Jobbe mer?

60. For mange oppgaver,
for lite tid?
1. Velge vekk oppgaver
2. Mindre tid per oppgave
3. Jobbe mer

61. Hvorfor innbokskontroll?
• Skille uløste/løste oppgaver
– Unngå at oppgaver glipper
– Riktigere fokus og prioriteringer
• Bedre tidsbruk,
– Mindre tid per oppgave
– Unngå dobbeltarbeid for deg og
andre

62. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

63. Hver e-post er
en oppgave

64. Hver e-post er en
oppgave. Oppgaven er
veldig ofte
å slette eller arkivere

65. Hver e-post
som havner i innboksen
er en oppgave.
Oppgaven er veldig ofte
å slette eller arkivere

67. (Slide lånt fra
Hans-Petter Nygård Hansen)

68. Hvor gjør jeg av informasjonen når jeg er ferdig
med den?
– sletter?
– arkiverer?
– videresender?
– deler?

70. Handling
eller
Referanse?

72. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
= på vent/i
arbeid
Arkiv
= referanse
= utført

73. Oppgavemestring - Florø 19.05.09
Landet ditt trengeMAIL

75. Handlings-informasjon
Krever HANDLING fra deg
• Beholdes i innboksen
• Begrenset mengde
• Alt synlig v/overblikk
Referanseinformasjon
Får kanskje BRUK FOR
• Fjernes fra innboksen
• Uendelig mengde
• Søkbar
MAIL

76. Referanse /
Handling
Referanse
Handling

77. ARBEIDSPLATTFORM
Innboks
= handling
Arkiv
= referanse

78. Hvor skal vi lagre
informasjonen??

79. Tilføre verdi

80. Tilføre verdi

81. ARBEIDSPLATTFORM
Overblikk
Innboks
Søk
Arkiv

82. Varsel eller
originalinformasjon?

83. I N B O
X
Varsel
Original-informasjon

84. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo

85. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

87. Forsvinner?

88. Lettere med
tiden?

91. Neste skritt

94. ”Jamen det blir bare for
mange e-poster”
Å ikke håndtere – er også en håndtering
Bevisst eller ubevisst valg?
Sletter du noen, blir de gjenværende mer
verdifulle

95. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

96. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

97. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010

98. Ny idé
Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ferdig!!

99. Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2

100. Prosjekt-platåfase
Energiogbegeistring
Tid Modifisert etter Scott Belsky,
Making Ideas Happen
Penguin Books, 2010
Ny oppgave Ny oppgave nr 2

105. Kontekstbytte
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

106. K o n t e k s t b y t t e
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

107. Større skrivebord =
større produksjon?

108. Løsning – større skrivebord?

109. Mange oppgaver på
arbeidsflaten =
mange
kontekstbytter

110. E-post er for viktig til
å håndtere mens du
egentlig gjør noe
annet

111. Skap rom for å
jobbe med e-post
og bare e-post

112. Steng epost-
varsling når du
jobber med noe
annet

113. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

114. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

115. 8:00
12:00
16:00
@@
@@ @
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @@@@
@ @

116. 8:00
12:00
16:00
@
@@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@
@

118. Innbokskontroll ≠
-svare på alt
- svare med én gang

120. Enig/uenig?
I e-postens innboks fins det
forpliktende oppgaver

121. Enig/uenig?
Sikrest oversikt over de uløste
oppgavene, oppnås ved å fjerne
de løste oppgavene

122. Tøm innboksen!

123. Quick-fix – full innboks
1. Lag mappe som heter ”Arkiv”
2. Flytt alle meldingene fra innboksen og over til
”Arkiv”
3. Flytt tilbake til innboksen de meldingene du
vil følge opp med handling
4. Fra nå av: Kun uløste oppgaver i innboksen.
5. Gjør oppgaver uten utsettelse

124. Long-fix – full innboks
1. Ikke sjekk en innboks uten at du også er i
modus til å faktisk håndtere oppgavene der
2. Eldste først som triks
3. Benytt evt. bonus-mappe
4. Pågående prosjekt – trenger kanskje bare én
melding (”dult”) i innboksen, resten i
prosjektmappe

125. Enig/uenig?
Vi kan bare løse én
refleksjonskrevende oppgave av
gangen

126. Enig/uenig?
Bytte mellom ulike kontekster
for oppgaveløsning koster tid og
energi

127. 8:00
12:00
16:00
@@
@@
@
@
@@
@
@@ @ @
@ @ @
@ @ @
@ @@

131. Evaluering hos Miles, ½ år etter
innføring i innbokskontroll

132. Hvordan
innbokskontroll?
- oppgavetenkning
- unngå utsettelse
- unngå avbrudd
- del

133. Dele eller sende?

134. Vær raus med hvem
du setter på kopi. Du vet aldri
hvem du kan få
behov for å skylde på.

135. KONTEKSTUELL INFORMASJON
VS
KOPISYKEN

139. KONTEKSTUELL INFORMASJON
Informasjon tilgjengelig
• der den trengs
• når den trengs
• for personen(e) som trenger den

140. Your inbox is your castle!
I N B O X

143. Hva har vi i midten??

145. Handleliste

146. Handleliste
Varsel!!

147. Deling, fordeler
• Den som deler, får tanken ut av hodet – beholder
fokus
• Den (kanskje samme person) har oppgavene
tilgjengelige i riktig kontekst når oppgaven skal
løses. Kollega slipper å spørre, du slipper å bli
avbrutt
• Data skrives inn bare én gang, mulighet for feil
blir langt mindre, og vi unngår dobbeltarbeid
Konklusjon: Deling gir mindre støy, mer fokus

148. Møteplanlegging
Noen vil ta opp noe på det faste møte. Sende til
leder som da må overta ansvaret for å huske
dette, skrive det direkte inn (dele kontekstuelt) i
møteagenda?

149. E-post
Jira? E-postE-post
E-post
Felles disk
???
Kalender

150. sende dele

151. 1:1-teknologi
sosial
delingsteknologi

152. Handling?
Får bruk for?
Varsel eller
originalinfo Lettere for mottager å
håndtere et varsel enn
originalinformasjon!

154. Tilføre verdi

155. Deler eller sender jeg?
Hvor søkbar gjør jeg informasjonen?
Sender jeg varsel eller originalinformasjon?

156. Kalender – gjøre en avtale
Hvor mye verdi tilfører vi organisasjonen når vi
skriver inn avtalen?

157. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)

158. Ta med hjem
Identifiser dine innbokser
Fjern løste oppgaver i stedet for å fiske uløste
Del informasjon kontekstuelt
Gjør oppgaver bare én gang (der det er mulig)
Vær i modus for
oppgaveløsning
når du sjekker
en innboks

159. www.innbokskontroll.no/
presentasjoner

160. facebook.com/
innbokskontroll
(quick-fix)

161. Du burde engasjere deg i foretaket,
og lese et memo nå og da

162. Jeg advarte deg om memoene.
Jo flere du sender, dess færre leses.