1. Universidad de Puerto Rico, Río Piedras
Sistema de Bibliotecas
Biblioteca de Administración Pública
Jeannette Lebrón Ramos, MPA
Mayo 2011
Semana de la Biblioteca 2011
2. • Conocer la herramienta tecnológica Dropbox y sus
1. beneficios.
• Visualizar a Dropbox como una herramienta de
2. apoyo en el ámbito educativo, laboral y personal.
• Crear una cuenta en Dropbox y aprender a descargar
3. el programa a su ordenador.
3. • Aprender a manejar Drobox desde el ordenador
•Crear carpetas
•Insertar documentos en carpetas
4. •Compartir enlaces de documentos
• Aprender a manejar Drobox desde la cuenta en Internet.
•Crear carpetas
•Subir documentos
•Descargar documentos
5. •Compartir carpetas
•etc.
• Conocer las formas de adquirir espacio adicional
6. (gratuito) en Dropbox.
4. ¿Sete dañó o te robaron tu ordenador y perdiste
todos tus documentos?
¿Perdiste tu USB con información muy valiosa?
¿Se te olvida actualizar tus backups?
5. Es una herramienta de alojamiento
de archivos en Internet con cualquier
tipo de extensión y tamaño.
6. Se creó en 2007 y se lanzó públicamente en septiembre de
2008.
En el 2010 Dropbox tenía 5 millones de usuarios.
Actualmente Dropbox tiene 25 millones de usuarios.
Diariamente se guardan 300 millones de archivos en Dropbox
(más de un millón cada 5 minutos).
Dropbox utiliza los servidores de Amazon.
(Dropbox, 2011)
7. No es necesario el pendrive o disco duro externo.
Crea copia de seguridad en línea de tus documentos
depositados en la carpeta.
Puede almacenarse cualquier tipo de archivo (videos, fotos,
documentos, música)
No cambia el formato de tus documentos almacenados.
Permite tener los mismos archivos en más de una
computadora a la vez y en tu smart phone.
Se puede bajar la aplicación a smart phone.
8. Sincroniza los cambios realizados en cualquier equipo o en
la cuenta de Internet.
Envía alerta de los eventos realizados a todos los
ordenadores que tengan el programa instalado bajo la
misma cuenta.
Permite compartir archivos con otras personas.
Se puede utilizar con cualquier sistema operativo.
Permite acceso a tu directorio de archivos de forma remota.
9. Mantiene un historial de todos los trabajos por un mes.
Permite publicar en Internet sin tener acceso a un servidor o
ayuda técnica.
Provee 2 GB de espacio gratuito y permite alcanzar hasta
10GB/16 GB si se invitan amigos.
Permite recuperar los documentos borrados durante 30 días.
10. Cuando dos personas trabajan el mismo documento a la vez
en ordenadores diferentes, Dropbox crea una segunda copia
“conflicted copy” del mismo documento.
No tiene capacidad para crear descriptores, metadatos o
encabezamientos de materia.
El espacio gratuito disponible para albergar documentos
alcanza de 10GB o 16GB.
El máximo de espacio que ofrece cada cuenta es de 100GB.
El límite en tamaño para subir archivos a través de la interface
web es de 300MB.
Sincroniza los archivos sólo en la carpeta de Dropbox.
La asistencia al cliente se ofrece únicamente a través de
correo electrónico.
11. Todas las transmisiones de datos de archivos se produce a
través de un canal cifrado (SSL).
• SSL es un protocolo para establecer un canal de comunicaciones seguro
para evitar la interceptación de información esencial o confidencial por la
red y otras comunicaciones de Internet. Proteger la transmisión de los
mensajes.
Todos los archivos almacenados en Dropbox son encriptados
(AES-256).
• AES - Estándar de Encriptación Avanzada (Advanced Encryption Standard)
es una técnica de cifrado de clave simétrica que remplazará el Estándar de
Encriptación de Datos (DES) utilizado habitualmente.
Para información adicional: How to increase the privacy and the safety of
Dropbox.
your data on Dropbox.
12. University of Melbourn, Australia
Reconocen riesgos de Dropbox relacionados a violaciones de
derechos de autor y otros asuntos.
Establecen Política de uso de Dropbox en la Universidad.
13. Escuela de Comunicación e Información de la
Universidad de Rutgers – New Jersey
Recomiendan Dropbox como archivo de copia de seguridad
15. Tres pasos para crear una cuenta en
Dropbox:
1. Acceder a https://www.dropbox.com/
2. Seleccionar create an account en la opción
de Log in
3. Completar los espacios con la información
requerida
2
3
16. El proceso de instalación se puede realizar mientras
creamos la cuenta o en cualquier otro momento.
Podemos instalar con la misma cuenta en varias
computadoras a la vez.
Pasos para la instalación de Dropbox
1
22. Las carpetas creadas en Dropbox se trabajan igual que cualquier
otra carpeta.
¿Como insertar documentos a la carpeta de Dropbox?
1. Arrastramos el documento hasta la carpeta de Dropbox.
2. Copiamos (copy) el documento y luego los pasamos (paste) a la
carpeta de Dropbox.
3. Grabamos los documentos nuevos directamente en la carpeta de
Dropbox .
24. Se utiliza para colocar documentos que queremos hacer
públicos o compartirlos a través de enlaces.
Los documentos serán públicos sólo donde coloquemos
el enlace del mismo.
25. 1. Hacemos un clic en botón derecho del ratón
2. Seleccionamos la opción de Dropbox
3. Copy Public Link
4. Colocamos (paste) el enlace en el lugar deseado.
27. Hacer búqueda de
tus documentos
Invita a un amigo y
aumenta tu espacio
Instalar Dropbox
Espacio utilizado
Idioma
28. Invita a un amigo
250MB para el que invita
250MB para el que acepta la invitación e instala Dropbox
Invita a los contactos de tu Invita por
correo electrónico Facebook y
Twitter
Colocar el correo
electrónico de las
personas que desea
invitar
29. Provee todas las alternativas para convertirte
en un experto en Dropbox.
30. Presenta los eventos más recientes: documentos borrados,
compartidos, añadidos, etc.
Te permite recuperar documentos desde esta sección
haciendo un clic sobre el nombre del mismo.
Localizar evento por
fecha
Cantidad de
eventos por
página
31. Presenta las carpetas previamente compartidas.
Para compartir una carpeta seleccionamos la opción
share a folder.
Compartir
carpeta
37. La opción de subir documentos funciona igual al proceso
realizado cuando subimos archivos en los correos electrónicos.
1. Upload
2. Choose File
3. Localizamos el documento en el ordenador u dispositivo
4. Start upload
38. Búsqueda Básica
La alternativa de búsqueda de Dropbox hace recuperación de información
considerando las palabras utilizadas en el título de la carpeta o documentos.
En la opción de búsqueda (search) colocamos la palabra que identifica el
documento.
Lista de
resultados
40. Búsqueda Avanzada
Permite hacer búsqueda utilizando varias técnicas a la vez:
• Todas las palabras escritas
• Con frase exacta
• Alguna de las palabras escritas
• Ninguna de las palabras escritas
• Una vez colocadas los términos deseados seleccionamos la opción Advanced
search
41. Invitar a alguien a la carpeta ó compartirlo
Descargarla
Moverla
Cambiarle el nombre
Copiarla
Borrarla
44. Puntos importantes:
Positivo (+) Negativo (-)
• Permite hacer trabajos • La(s) persona(s) con la(s)
colaborativos. que compartimos carpetas
tiene(n) todos los
• Permite que otras personas privilegios que tiene usted
tengan acceso al material como propietario de ella.
contenido en la carpeta. (compartirlo con otras
personas, cambiarle el nombre
y borrarlo).
45. Recomendaciones:
Compartir archivos con personas o grupos de plena confianza.
Si los documentos a ser compartidos son sólo para lectura, hacerle conversión a
formato PDF previamente.
Compartir los archivos durante un período de tiempo necesario. Establezca un tiempo
determinado para que la persona con la que compartió la carpeta tenga acceso a los
documentos.
Revisar con frecuencia los eventos realizados en las carpetas que ha compartido.
Colocar en las carpetas sólo los documentos que desea compartir. Si es necesario,
seleccione los documentos que desea compartir y cópielos a una carpeta nueva.
46. Existen tres formas de compartir carpetas:
1. Desde la pestaña Sharing
2. Desde la opción de Share a Folder
3. Desde el menú de una carpeta Ivite to folder o Share
Folder Option (carpeta compartida)
1
2
Carpeta
3 Compartdia
48. Sharing
Presenta las carpetas previamente compartidas
Seleccionamos la opción share a folder
Compartir
carpeta
49. Sharing
En esta pantalla podemos crear una carpeta nueva (vacía) para compartirla.
A esta carpeta se le pueden colocar documentos más tarde y los mismos
estarán siendo compartidos con las persona a quien compartimos la
carpeta vacía originalmente.
También podemos compartir una carpeta existente.
Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y presionamos
opción de Next.
Opción para crear una
carpeta nueva (vacía) y
compartirla
51. Sharing
Colocamos el correo electrónico de las persona que
deseamos invitar
Presionamos opción de Share folder
Colocamos el correo
electrónico de la
persona que deseamos
invitar
53. Share a folder
Nuevamente tenemos la opción de crear una carpeta nueva para
compartirla ó podemos compartir una carpeta existente.
Para compartir una carpeta existente, hacemos la selección y
presionamos opción de Next.
54. Share a folder
Seleccionamos la carpeta que queremos compartir
Presionamos opción de Next
55. Share a folder
Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos
invitar
Presionamos opción de Share folder
Colocamos el
electrónico de la
persona que deseamos
invitar
56. Ivite to Folder/ Share Folder Option
Seleccionamos la carpeta que queremos compartir.
Hacemos un clic en la opción del menú Invite to folder.
57. Invite to folder/ Share folder Option
La persona invitada debe tener una cuenta en Dropbox o la puede
crear al recibir la invitación.
Sólo se pueden compartir carpetas. Los documentos individuales no
se pueden compartir a menos que se coloquen en una carpeta.
Colocamos el correo electrónico de las persona que deseamos invitar.
Presionamos opción de Share folder.
Colocamos el correo Colocamos el
electrónico de la correo electrónico
persona que de la persona que
deseamos invitar deseamos invitar
58. La invitación se recibe a través del correo electrónico y de la
cuenta de Internet.
Desde el correo electrónico
La persona que recibe la invitación debe entrar a su cuenta
para tener acceder a la carpeta.
Si la persona no tiene cuenta, Dropbox le da la opción de
crearla en el momento.
59. Aceptación o rechazo de carpeta compartida
Una vez se ha accedido a la cuenta se aceptar o se rechaza
la invitación.
60. Desde la cuenta de Dropbox en Internet
Podemos visualizar el alerta de carpeta compartida en la pestaña de
Sharing con número que indica la cantidad de carpetas invitadas.
Presionamos la opción de Sharing
61. Esta próxima pantalla muestra un mensaje que indica que una nueva
carpeta ha sido compartida.
Presionamos sobre el mensaje de carpeta compartida.
63. Vamos al menú de la carpeta compartida deseada
Marcamos Share folder option.
En la próxima pantalla seleccionamos la opción members.
64. Opciones disponibles:
Eliminar a una persona en particular
Dejar de compartir la carpeta completa
Salir de la(s) carpetas compartida(s)
Eliminar a la
persona de la
carpeta
Dejar de compartir Salir de la carpeta
carpeta completa compartida
65. La alternativa de Kick out ofrece la opción de
dejarle una copia de la carpeta a la persona con
quien la estábamos compartiendo.
67. La siguiente pantalla presenta:
El tiempo que ha pasado desde que se hizo el cambio
Tipo de cambio o actualización realizada
Persona que realizó el cambio
Vista preliminar del documento
Para restaurar alguna versión anterior de un documento, lo marcamos
y seleccionamos la opción Restore.
68. Desde el menú del documento que se quiere
descargar seleccionamos la opción Download file
69. Aparecerá la siguiente pantalla que nos ofrece la opción de
abrir el documento o grabarlo en el ordenador.
Después de seleccionar la opción deseadas marcamos ok.
70. Te permite colocar el documento a otra carpeta y mantenerlo
en su lugar original también.
1. Seleccionamos la opción Copy to en el menú del documento
que deseamos copiar.
71. Seleccionamos la carpeta donde queremos colocar la copia
del documento y marcamos la opción Copy File.
72. 1. Hacemos doble clic en la carpeta pública.
2. Abrimos menú del documento al que le queremos copiar el
enlace y seleccionamos la opción Copy public link.
1
2
73. 1. Marcamos la opción Copy to clipboard
2. La siguiente pantalla indica que la copia ya se ha hecho
3. Colocamos (paste) el enlace copiado en el lugar desedo.
1
2
76. Opción # 1
Colocamos el ratón sobre el icono de Dropbox localizado en la parte
inferior derecha de la computadora.
Seleccionamos la opción preference…
77. Opción # 1
En Account presionamos la opción “ Unlink this computer” y luego
ok.
78. Opcion # 2
Acceder a la cuenta de Dropbox en Internet y presionar sobre la
opción Account .
79. Opción # 2
Seleccionar la alternativa de My Computers.
Localizar el nombre del usuario o de la computadora que se quiera
desconectar a la cuenta configurada y presionar Unlink.
80.
81. Invita a un amigo
* 250MB para el que invita
* 250MB para el que instala Dropbox
250MB
EXTRA
Colocar el ó los
correos electrónicos
de las personas que
se desean invitar
86. Dropvox - aplicación para grabar
recordatorios de voz en tu Smart Phone.
Send to Dropbox - Permite que los archivos
adjuntos enviados a tu correo electrónico
suban a tu cuenta única de Dropbox.
87. Dropbox. (2011). Dropbox reveals tremendous growth with over 200
millon files saved daily by more than 25 millon people.
Recuperado de http://www.dropbox.com/press/release
Dropbox. (2011). Security Overview. Recuperado de
http://www.dropbox.com/dmca#security.
Smith, M. (2010). Using the magic pocket: A Dropbox guide.
Recuperado de http://manuals.makeuseof.com.s3.amazonaws.
com/MakeUseOf.com-Dropbox.pdf
88. University of Melbourn. (2011). Guidelines: Dropbox and university
information. Recuperado de http://www.unimelb.edu.au/
infostrategy/policies/docs/dropbox.pdf.
University of Melbourn. (2011). Explanation: Guidelines on Dropbox
and University Information . Recuperado de
http://www.unimelb.edu.au/infostrategy/policies/docs/DropBo
xExplanation.pdf