This presentation supports a 70 page report whereby a Valentines Day Ball was organised at Neoma Business School. We were required to prepare a budget, organise all the materials needed for the event and plan each individual task ( With the aid of Microsoft Project) to ensure success prior to and on the day of the event. All of which was completed over an intensive 3 week period.
2. Cupidon TeamMathilde Foiratier
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
Amanda Guzman
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
Benjamin Keller
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
John Bourke
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
Morgane Lechat
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
Liu Qingfeng
Membre du Comité
d’Organisation du Gala
3. Gala St Valentin
Notre idée Nos objectifs
Organiser un évènement
pour les étudiants toute
promos CESEM avec
l’aide des associations de
NEOMA dans un lieu
exceptionnel
Réunir jusqu’à 240
participants
Réaliser le gala dans un lieu
exceptionnel
Réussir à obtenir l’aide et la
participation de 3
associations NEOMA au
projet
Fédérer les promotions
CESEM et toutes les
nationalités autour d’un jeu
nouveau
5. Compte Rendu Questionnaire : analyse
quantitative
Population Interrogée
Le questionnaire a été diffusé à 480 étudiants des promotions CESEM. Il a
été rempli par des élèves de toutes les promotions
Traitement des données et Résultats
Ce questionnaire étant anonyme, le traitement des données s’est fait
dans le respect de l’anonymat.
48%
8%
14%
12% 1%1% 2%
1% 1%
2%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
1%
8%
Quelle est votre nationalité ?
francais irlandais allemand
chinois hongrois bulgare
italien espagnol marocaine
mexicain franco-allemand japonais
indien bangladesh israelien
sirilanka mongolien coréen
coréen nord indonesien néerlandaise
Pakistanaise
6. Analyse qualitative du projet Gala St.
Valentin
Qui
• Cibler actuellement
les étudiants des
promotions CESEM
uniquement
Quoi
• Un gala de St.
Valentin
• La participation
d’associations de
NEOMA
Combien
• 240 participants
• Billets à €45
• Les coûts estimés à
€9655
• Les gains estimés à
€12300
DONC BENEFICE
DE 2645 EUROS
Comment
• L’événement, se
déroule selon un
planning
préalablement établi
au cours de la
conception du projet
Quand
• Le 10 Février 2017 à
partir de 20h00
• Avant les vacances
scolaires
Où
• À Reims, Salon
Degermann (salle
pouvant accueillir
jusqu’à 250
personnes)
35 Rue Buirette 51100
Reims
11. WBS
Objectifs: S'assurer que toutes les tâches sont identifiées
Projet, Sous-projet, Phase (étape, lot de travaux), Activité (ou Tâche)
Création du logo de notre comité > Choisir la forme, la couleur, la police > Confirmer Design > Présenter logo avec l'équipe pour validation
Création du flyer de l'évènement > Rassembler les données de l'évènement à transmettre > Choisir le thème du flyer et son agencement > Présenter flyer avec l'équipe pour validation > Réalisation flyer > Distribution flyers
Création de l'évènement Facebook > Rassembler les informations descriptives du Gala > Création d'une page d'évènement Facebook > Agencement Page Evenement Facebook (photo de couverture, texte descriptif) > Inviter les étudiants à l'évènement >Promouvoir l'évènement
Création de l'évènement sur ShotEvent > Rassembler les informations descriptives du Gala > Création de l'évènement et du mode de paiement > Présenter à l'équipe l'évènement et le paiement pour validation > Ouverture de la billeterie et diffusion de la page de paiement aux étudiants
Création des Décors > Contacter le Bureau des Arts de NEOMA > Présenter notre idée de thème au BDA et établir liste décors > Donner au BDA le budget prévisionnel établi pour les décors >Validation de l'équipe Comité avec l'équipe BDA
Design Flyer Menu > Contacter l'association Cook'in Reims pour établir menu > Etablir couleurs, forme Menu > Validation avec équipe Menu et feu vert à Cook'In Reims pour Réalisation
Marketing/
Communication
Création du ticket d'entrée > Rassembler les informations nécessaires >Faire le design du billet >Proposer le billet à l'équipe pour validation
Création questionnaire d'étude de marché > Déterminer les besoins en informations à récolter > Créer et rédiger le questionnaire en ligne >Diffusion du questionnaire aux étudiants >Récupération des résultats et analyse de ceux-ci
Création questionnaire Satisfaction post évènement > Déterminer les besoins en informations à récolter > Créer et rédiger le questionnaire en ligne >Diffusion du questionnaire aux étudiants >Récupération des résultats et analyse de ceux-ci
Création d'un compte Facebook du Comité > Inscription sur Facebook >Insertion du logo du comié sur la page Facebook >Invitation des étudiants à être "amis" avec nous > Gestion de la page Facebook
Création Discours Inauguration >Rassembler les informations nécessaires à la rédaction >Rédiger le discours >Validation du discours auprès de l'équipe > Détermination de la personne communicante
Recherche des sponsors pour l'évènement > Faire la liste des sponsors potentiels > Rédiger un mail argummentaire pour les sponsors > Envoyer le mail aux sponsors séléctionnés par l'équipe >Relancer les contacts si besoin et établir contrats si sponsoring
Responsable avec le prestataire du lieu > Sélectionner le responsable de la relation avec le prestataire > Contacter le prestataire par mail ou téléphone > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable avec l'association Cook'In Reims > Sélectionner le responsable de la relation avec l'association > Contacter le prestataire par mail, téléphone, ou Facebook > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable avec le Bureau des Arts de NEOMA > Sélectionner le responsable de la relation avec le BDA > Contacter le prestataire par mail, téléphone, ou Facebook > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable avec le Bureau des Etudiants CESEM > Sélectionner le responsable de la relation avec le BDE > Contacter le prestataire par mail, téléphone, ou Facebook > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable du contact interne avec l'école > Sélectionner le responsable de la relation avec l'école > Contacter le prestataire par mail ou téléphone > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable avec la Sécurité et les Secours (Croix Blanche) > Sélectionner le responsable de la relation avec le prestataire > Contacter le prestataire par mail ou téléphone > Etablir le contrat une fois accord trouvé
Responsable Contact avec les participants > Sélectionner le responsable de la relation avec les étudiants > Communiquer aux étudiants par mail, téléphone ou Facebook > Rester disponible et réactif si besoin
Détermination du lieu > Rechercher et comparer les lieux (avantages, inconvénients) > Rédiger Mail de Contact aux prestataires potentiels > Demander des devis > Validation avec l'équipe du lieu sélectionné en fonction budget > Signature Contrat avec le prestataire du lieu
Création du contenu du Menu > Rassembler les informations nécessaires >Prendre en compte de possibles contre indications alimentaires > Contacter Cook'in Reims pour évaluation des menus possibles > Création du menu par Cook'in Reims, après accord commun avec le comité > Remise du menu par Cook'in Reims au comité du Gala
Création des Règles du Jeu > Rassembler les informations nécessaires > Rédiger les instructions > Faire le design de l'affiche des règles du jeu > Valider les règles du jeu et l'affiche avec l'équipe
Création du Plan de Salle > Rassembler les informations nécessaires (lieu, dimensions etc) > Comptabiliser le nombre de tables et chaises nécessaires > Etablir un plan 3D de la salle
Préparation d'une liste de petit Matériel
> Faire l'inventaire des besoins en matériel > Acheter le matériel > Stocker le matériel
Transports des décors au lieu
> Comptabiliser l'ensemble des décors > S'assurer que le BDA gère bien la logistique concernant les décors
Transport du repas jusqu'au lieu > S'assurer que le repas est prêt à temps > Contacter Cook'in Reims pour confirmer leur bonne livraison au gala
Accueil des Prestataires > Etre présent sur le lieu de gala > Séléctionner la personne en charge de l'accueil des prestataires > Accueillir les prestataires et leur donner les instructions nécessaires
Programme du déroulement de la soirée > Etablir le planning des tâches à effectuer le jour J > Répartir les tâches entre membres du comité et étudiants aidant à l'organisation
Réunion hebdomadaire pour échanger sur l'avancement du projet
Gestion du budget > Créer le budget prévisionnel > Controler le budget régulièrement > Minimiser les couts dés que possible
Finance/ Administratif Création d'une association > Se renseigner sur les modalités de création et de statut auprés de la préfécture > Remplir le questionnaire en ligne
Assurer une bonne synergie entre les pôles et les partenaires > S'assurer de la bonne coordination et communication entre les différents pôles et équipes
Organisation GALA
JOUR J
Marketing / Design
Communication
Relations externes
Gala St
Valentin
CESEM
Logistique
Logistique/
Organisation Jour J
15. Budget prévisionnel
Les Encaissements Les Décaissements
Location de lieu 2 500
Vente des billets 10 800 Petits matériels 5,28
Flyers 0
Subvention de NEOMA 1 500 Aliments matériels 5 820
Création des billets 0
Matériels pour le décor 0
Main d’ouvre 0
Croix blanche 540
Sécurité 690
Achat des plantes BotaSph’Air 100
TOTAL 12 300 TOTAL 9 655
Bénéfice 2 645
16. L’analyse de l’électif et gestion de projet
Avant-projet
Analyse du projet
analyse qualitative et matrice d’analyse
de situation
Questionnaires et analyse
Recherche de solutions
1
4
2 3
5 6
Planification du projet
WBS et MS projet
Le cahier des charges
fonctionnel
L’arbre fonctionne
46
En tant que groupe, nous avons souhaité nous identifier avec un nom pouvant nous unir et assurer la cohésion du groupe: CUPIDON team (petit rappel à notre thème de projet)
