La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)

La gestión documental
basada en datos:
la experiencia del Consorcio de
Educación de Barcelona (CEB)
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
13º CONGRESSO NACIONAL BAD
Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas
25 de Octubre de 2018
Fundao (Portugal)

LA EXPERIENCIA DEL CONSORCIO DE
EDUCACIÓN DE BARCELONA

El Consorcio de Educación
de Barcelona (CEB)
Órgano consorciado responsable de toda la educación en
la ciudad de Barcelona (excepto la formación universitaria)
60% Generalitat de
Catalunya
230 centros
educativos
públicos
400 centros
educativos
concertados
200 centros
privados
40% Ajuntament de
Barcelona
15 servicios
educativos
especializados
18.000
docentes
200
profesionales
(PAS)
Jordi Serra Serra - La gestión documental basada en datos - 13º CONGRESSO NACIONAL BAD - Octubre 2018 - Fundao (Portugal)

Situación inicial (junio 2016)
180 procesos (80% no normalizados)
0 procesos telemáticos plenos
271 soluciones tecnológicas (62% ofimáticas)
Sin sistema de gestión documental

Equipo de trabajo
Gerència del
Consorci d’Educació
de Barcelona
Direcció d’Atenció a
la Comunitat
Educativa (DACE)
Unitat de Sistemes
d’Informació i
Disseny de
Processos (USIDP)
Àrea de tecnologies
de la informació i
les comunicacions
(TIC)
Soporte externo

Objetivos formales
Llevar a cabo la
transformación
digital de los
procesos del
Consorcio
Y a través de ella
mejorar la educación
de los menores en la
ciudad de Barcelona

Objetivos reales
• Conseguir el nivel de control suficiente sobre la
actividad del Consorcio para poder:
• Saber si dicha actividad está mejorando la educación de los
menores en la ciudad de Barcelona, y en qué medida lo está
haciendo.
• Saber dónde aplicar medidas (quirúrgicas) para acercar la
actividad del Consorcio a su objetivo principal.
• Es decir, disponer:
• De datos desagregados de actividad en tiempo real.
• De una fotografia precisa de los procesos y sistemas.

EL DISEÑO GENERAL DEL SISTEMA

El sistema de gestión documental se ha concebido
como una pieza de un engranaje mayor...
Cuadro de
clasificación
Cuadro de
productores
Reglas de
acceso
Reglas de
conservación
Tabla de series
y tipos docum.
Gestor
documental

El sistema de gestión documental se ha concebido
como una pieza de un engranaje mayor...
Mapa de
procesos
Mapa de
agentes
Reglas de
acceso
Reglas de
conservación
Mapa de series
documentales
Aplicaciones
de negocio
Reglas de
publicidad
Reglas de
seguridad
Mapa de
sistemas
Mapa de tipos
de documento
Mapa de datos
Soluciones
de oficina
Entornos de
colaboración
Banco de
datos

SistemasReglasMapas
...que se configura como un sistema integral
de gestión de la información
Mapa de
procesos
Mapa de
agentes
Reglas de
acceso
Reglas de
conservación
Mapa de series
documentales
Aplicaciones
de negocio
Reglas de
publicidad
Reglas de
seguridad
Mapa de
sistemas
Mapa de tipos
de documento
Mapa de datos
Soluciones
de oficina
Entornos de
colaboración
Banco de
datos

Esto implica integrar cuatro tipos de proyectos:

Identificación y registro
Mapeo de datos
Mapeo de tipos/modelos
Mapeo de sistemas
Mapeo de series documentales
Mapeo de procesos
Mapeo de agentes

Sistema de gobierno integral de la información
Mapeo de datos
Mapeo de sistemas
Mapeo de procesos
Mapeo de agentes

Análisis y planificación
Reestructuraciones orgánicas o análisis de
dimensionamiento y distribución de competencias
Análisis de optimización de flujos, mejoras en
procesos y cambios normativos
Análisis de normalización, concentración y
supresión de series documentales
Análisis de deficiencias en seguridad y
trazabilidad, mejora de funcionalidades e
interoperabilidad (plan de sistemas)
Normalización de documentos, sustitución de
documentos por evidencias basadas en datos
Análisis de calidad de datos, normalización de
datos y detección de necesidades de información
Mapeo de datos
Mapeo de sistemas
Mapeo de procesos
Mapeo de agentes

Transformación
Redefinición y
normalización del
proceso
Reestructuración
del circuito
documenal
Definición de
requisitos
funcionales
Desarrollo e
implementación
de aplicación
Integración de
cargas y creación
de datamarts y CM
Implantación de
reestructuración
orgánica
Mapeo de datos
Mapeo de sistemas
Mapeo de procesos
Mapeo de agentes

Metodología de transformación
1
• Se analiza el proceso, el circuito documental, y sus vínculos con sistemas de información.
2
• Se descomponen los documentos en datos y se mapea la matriz de datos del proceso con el modelo general
del Banco de Datos del Consorcio, y con ello se elabora el modelo de datos específico del trámite.
3
• Se transforman los sistemas que dan soporte el proceso en un único sistema normalizado.
4
• Se construyen los formularios para dar cobertura a las entradas y salidas de datos del proceso.
5
• Se desarrolla la integración automática del sistema normalizado con el Banco de Datos del Consorcio.
6
• Se analizan las necesidades de información para el control del proceso transformado y para la definición de
políticas de ese ámbito, y se construyen cuadros de mando específicos para dicho proceso y ámbito.

LA ORIENTACIÓN A DATOS EN LA
TRANSFORMACIÓN DIGITAL

• “We’ve entered a new era of RIM, with Big
Data at the forefront.”
Kon Leong, 2016

Un dato sólo sirve de evidencia
cuando es de calidad (cierto)

¿Qué demandan los científicos de datos
(y por extensión los analistas de datos)?
• Datos de calidad (colectados y depurados) para:
• Análisis (Business intelligence)
• Experimentación (Decisions science)
• Machine learning/Deep learning
• Buenas políticas de comunicación de los datos.
• Ética en el uso e interpretación de los datos.

Factores de calidad de los datos
• Controlados en su captura
• Protegidos ante modificaciones
• Trazables en su orígen (auditables)
Relativos a la
fiabilidad
(certeza)
• No duplicados ni redundantes
• Normalizados (en sus valores)
• Temporalizados (actuales o retrospectivos)
Relativos a la
consistencia (uso)
• Disponibles (conservados)
• Accesibles (compartidos)
• Con acceso controlado
Relativos a la
funcionalidad

¿Cómo implementamos una
gestión documental
basada en datos?

Proceso (tramitación)
Acción Acción Acción
Documento o
agregado de datos
(evidencia)
Documento o
agregado de datos
(evidencia)
Documento o
agregado de datos
(evidencia)

Serie o agregación
Documento o
agregado de datos
(evidencia)
Documento o
agregado de datos
(evidencia)
Documento o
agregado de datos
(evidencia)

Alumno
solicita
beca
Evaluador
valora
petición
Decano
resuelve
concesión
Expediente
Jordi Serra solicito 1700
EUR para cursar MGDIE con
fecha 22/10/2011
En relación con la solicitud
del Sr. Jordi Serra de 1700
fecha 22/10/2011, yo, Sara
Vidal, valoro positivamente la
solicitud con fecha
26/10/2011
En relación con la solicitud
del Sr. Jordi Serra de 1700
fecha 22/10/2011, valorada
positivamente por el Sr. Sara
Vidal con fecha 26/10/2011,
yo, Mònica Gómez, concedo
el importe solicitado con
fecha 28/10/2011

Jordi Serra Jordi Serra Jordi Serra
Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR Solicito 1700 EUR
Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE Para cursar MGDIE
Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011 Con fecha 22/10/2011
Sara Vidal Sara Vidal
Valoro positivamente Valoro positivamente
Con fecha 26/10/2011 Con fecha 26/10/2011
Mònica Gómez
Concedo
Con fecha 28/10/2011
Alumno
solicita
beca
Evaluador
valora
petición
Decano
resuelve
concesión

Mònica Gómez
Concedo
Alumno
solicita
beca
Evaluador
valora
petición
Decano
resuelve
concesión
EXPEDIENTE

El reto de la interoperabilidad
interna: la cultura de silos

Mònica Gómez
Concedo
Alumno
solicita
beca
Evaluador
valora
petición
Decano
resuelve
concesión
Aplicación o equivalente

Serie o agregación
Evidencia
(documento en PDF)
<?xml version="1.0"
encoding="UTF-8"?>
<evaluador>Sara
Vidal</evaluador>
<valoracion>True</valoracion>
<fecha>26/10/2011</fecha>
Aplicación o equivalente
Jordi Serra solicito 1700
fecha 22/10/2011
Órgano: M. Gómez
Resolución: Concedo
Fecha: 28/10/2011

Gestión de ficheros
Gestión de datos estructurados

Gestión vs explotación
BI
(explotación)
Recopilación
costosa de los
datos
Sin vínculo con
los sistemas
productores

La implantación de un gestor
documental no es suficiente
BI
(explotación)
Dificultad para
procesarlo
como datos
estructurados
Sin vínculo con
los sistemas
productores
GD
(ficheros)

La gestión de datos forma parte
de la gestión documental
BI
(explotación)
GD
(ficheros)
MD
(transaccionales
consolidados)
Insuficiente a
efectos de
normalización

La gestión de datos forma parte
de la gestión documental
BI
(explotación)
GD
(ficheros)
MD
(transaccionales
consolidados)
MD
(referenciales)
Se necesita:
• Entornos tecnológicos controlados
• Órgano de gobierno centralizado
• Inventario detallado de datos

La importancia de normalizar y
documentar los datos recolectados
BI
(explotación)
GD
(ficheros)
MD
(transaccionales
consolidados)
MD
(referenciales)
Podemos
normalizar
aquí...
O aquí...O aquí...
O aquí.

La vida de un dato entre trámites
Dato facilitado
(evidencia):
dentro de un
documento o
unidad de
significación
Dato
contextualizado:
dentro de un
expediente
(integrado en una
matriz de
variables)
Dato referencial
(dato único):
dentro de un
registro
centralizado
(MDM) de datos
potencialmente
reutilizables para
normalización.
Dato explotable
(desnormalizado):
dentro de un
datamart que
permite
explotaciones
fuera de la lógica
del trámite.
Documento o
agregado de
datos
Aplicación de
negocio
MDMS BI (Datamart)
Si tengo que
normalizar en este
punto
Si tengo que
normalizar en este
punto
Si tengo que
normalizar en este
punto

La vida de un dato entre trámites
Dato facilitado
normalizado
(evidencia
verificada e
interoperable):
dentro de un
documento o
unidad de
significación
Dato
contextualizado:
dentro de un
expediente
(integrado en una
matriz de
variables)
Dato referencial
(dato único):
dentro de un
registro
centralizado
(MDM) de datos
potencialmente
reutilizables para
normalización.
Dato explotable
(desnormalizado):
dentro de un
datamart que
permite
explotaciones
fuera de la lógica
del trámite.
Documento o
agregado de
datos
Aplicación de
negocio
MDMS BI (Datamart)
Si estoy
normalizando en
este punto

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
Fons d’emergència
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
Al inicio del proyecto más de un 60% de la información
que gestionaba el Consorcio residia en herramientas
de oficina.
En total se identificaron 168 herramientas,
mayoritariamente hojas de cálculo, que almacenaban
datos relevantes para el Consorcio.
Un 84% de estas herramientas contenian información
repetitiva o ya disponible en otros sistemas.

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
Anna Blanco Anna B.A. Blanco Ana BlacoBlanco, Anna Anna Blanco Blanco, Anna
IDALU 544689
Las herramientas de oficina del Consorcio contenían en inicio 707
datos elementales diferentes sobre alumnos, centros educativos...
Una parte importante de estos datos eran potencialmente
normalizables o ya disponían de sistemas de codificación.
Solo un 54% de los datos que se referian a centros educativos iban
identificados con el código del registro de centros.
Solo un 17% de los datos que se referían a alumnos iban vinculados al
código de matrícula del alumno.

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
IDALU 544689
El objetivo del Banco de Datos del Consorcio ha sido
ofrecer un dato único y fiable...
...en un entorno seguro y con control de usuarios...
...relacionado con el resto de datos del Consorcio...
...y como producto listo para el consumo inmediato.

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Los datos se importan al Banco de Datos con periodicidad regular, en
un proceso progresivamente automatizado (robotizado), y en este
proceso se normalizan para asegurar el dato único.

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
A continuación los datos
se procesan para permitir
consultas por alumno,
centro, etc.
Ana Blanco
IDALU 544689

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
La transformación progresiva de la ofimática por aplicaciones
informáticas normalizadas incrementa la fiabilidad de los datos y
permite aumentar la frecuencia de las importaciones de datos.
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689

Gestió de casos de
maltractament
Reconeixement de
NEE
Gestió de
reclamacions
Gestió d’ajuts
menjador
Gestió del
programa EXIT
social
GEDAC - RALC
BDC
...
...
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Ana Blanco
IDALU 544689
Esto permite generar múltiples visualizaciones de los datos
adaptadas a las necesidades de cada unidad operativa
Ana Blanco
IDALU 544689

Sobre el “sistema” de gestión documental:
• La gestión documental es un servicio, no un sistema.
• La gestión documental es un servicio de información.
• “No somos una unidad de información... Somos la
información”.
• El producto de información será mejor en la medida
que sea completo (acabado), elaborado y
personalizado.

Sobre la orientación a datos:
• Proporcionar una colección de documentos como
producto de información tiene un límite de
calidad. Para sobrepasar este límite es necesario
orientar el sistema a datos.
• La orientación a datos es preceptiva si se quiere
ofrecer productos de información a medida.
• Y esto implica librar una segunda batalla:
despatrimonializar la información dentro de la
organización.

Sobre la sostenibilidad del sistema
• La eficiencia en el desarrollo e implantación del sistema de gestión
documental y de la información es clave para poder ofrecer
servicios potentes. La eficiencia por lo tanto debe guiar la
construcción, implementación y mantenimiento del sistema.
• Racionalizar el esfuerzo invertido en la construcción del sistema
• Justificar la inversión de manera inmediata
• Ofrecer mejores y más potentes productos de información
• Toda solución tiene fecha de caducidad, y debe ser reevaluada
periódicamente.
• El cambio no se impone, se asimila. La gestión del cambio necesita
tiempo, paciencia, constancia y quemar etapas.

Sobre el gobierno integrado de la información:
• Un sistema de gobierno de la información es un
observatorio para el monitoreo, el análisis, la planificación
y el desarrollo de nuevas soluciones.
• El sistema debe aportar una visión global para asegurar:
• La normalización y calidad de los datos en origen
• La reutilización e interrelación de los datos
• Pero al mismo tiempo debe ser capaz de ser implementado
en distintos sistemas de información, adaptados a las
necesidades de cada trámite y de su resultado documental
o informacional.

Sobre los resultados:
• Nuestro objetivo no es construir sistemas, sinó mejorar el
funcionamiento de la organización.
• La gestión documental y de la información debe producir
resultados en los procesos clave.
• Para conseguir este fin no se trata de analizar documentos,
sinó de analizar las decisiones que se toman en el curso de
cada proceso y las condiciones en que se toman.
• En la toma de decisiones realmente sólo importan los
datos (ciertos), no su forma documental. Si los datos se
autentifican, el documento deviene una mera formalidad.

Sobre el impacto en la toma de decisiones:
• La disponibilidad de un dato único y cierto abre nuevas
perspectivas en lo que se refiere:
• Al diseño de políticas públicas y la proactividad en los servicios públicos.
• A la analítica predictiva y la inteligencia artificial aplicadas a los servicios
públicos.
• La disponibilidad de datos ciertos y en tiempo real se convierte en
una prueba de madurez para las organizaciones y sus equipos,
puesto que obliga a repensar de forma integral la definición de
políticas, planes estratégicos y operativas de trabajo.
• La aplicación de la inteligencia artifical supone una prueba todavía
mayor sobre las cargas de trabajo y los perfiles profesionales.
• La normalización y concentración de los datos altera las estructuras
de poder tácito en las organizaciones.

Muito obrigado
Jordi Serra Serra
serra@ub.edu
13º CONGRESSO NACIONAL BAD
Bibliotecarios, arquivistas e documentalistas
25 de Octubre de 2018
Fundao (Portugal)

La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)

Similaire à La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB) (20)

Plus de Jordi Serra Serra

Plus de Jordi Serra Serra (16)

Dernier

Dernier (10)

La gestión documental basada en datos: la experiencia del Consorcio de Educación de Barcelona (CEB)