Este documento describe los conceptos clave relacionados con la planificación y organización de eventos. Define evento como una reunión de personas con un motivo particular. Explica los diferentes tipos de eventos como sociales, corporativos o internacionales. Además, detalla las cuatro fases del proceso de planificación de eventos: planificación, producción, explotación y evaluación.
2. Epistemológicamente un EVENTO, del latín
“eventus” significa acontecimiento, suceso,
eventualidad.
Para nuestra aplicación, si bien se trata de un
suceso, es eventual en la concepción de
irrepetible.
Un evento es una reunión de personas que
conlleva un motivo en particular.
Para que exista un evento es necesario reunir
gente en un lugar determinado, con un fin y
que exista vinculación entre las partes.
4. Sedes o lugares.
Gastronomía
Personal de producción y atención.
Asistencia técnica.
Recreación.
Ambientación.
Entre otros.
5. Por su tamaño: Micro, medio, grande o mega.
Por su lugar de desarrollo: aire libre, espacios
cerrados, en la ciudad, en el campo.
Por su área de competencia: sociales,
populares, religiosos, culturales, deportivos,
EMPRESARIALES O CORPORATIVOS.
6. Nacionales: Característicos de cada provincia
(Festivales, ferias, fiestas, concursos, desfiles)
Internacionales: Similares a los nacionales
pero de regiones de diferentes países.
7. Tienen el fin de lograr objetivos propios de la
compañía: Imagen institucional, clientes,
posicionamiento en el mercado, consumo de
bienes y servicios, etc.
Ferias
Congresos.
Exposiciones.
Convenciones.
Seminarios.
Lanzamiento de productos
8. Conferencias de prensa.
Workshops.
Showrooms
Visita de ejecutivos extranjeros a la empresa.
Inauguraciones.
Aniversarios de empresa
Family day.
Desayunos de trabajo.
Almuerzos de trabajo.
Cena de trabajo.
9. Jornadas de lluvias de ideas.
Encuentro de negocios.
Incentivos y fidelización de la fuerza de
ventas.
Eventos de integración.
Outdoors.
Kick off meeting.
Eventos recreativos.
Jornadas de capacitación.
Asunción o cambio de autoridades.
10. Promover la superación de objetivos.
Motivar al personal.
Formar equipos con sentido de pertenencia.
Hacer anuncios y reconocer trayectorias.
Agasajar.
Conmemorar aniversarios.
Dar a conocer nuevos productos.
Mejorar el rendimiento laboral.
Incentivar a la fuerza de ventas.
Etc.
11. Son reuniones de trabajo dirigidas a
ejecutivos empresariales y altos cargos de la
empresa.
Su duración puede oscilar en promedio dos
horas.
Puede tener lugar en la misma empresa o
fuera de ella.
12. Son reuniones que se realizan para
conmemorar algún suceso importante para la
empresa.
13. Se puede utilizar como colofón a muchos
actos organizados por la empresa o para
rendir homenaje a un personaje dentro de la
institución.
14. Son reuniones y disertaciones orales en las
que se convoca a un número limitado de
personas para que debatan un problema sin
solemnidad ni excesivas preocupaciones
formales y sin que necesariamente haya que
llegar a un acuerdo.
15. Son reuniones públicas de mayor importancia
para tratar diferentes asuntos de
competencia.
Se ponen en marcha complejos programas
sociales, exposiciones y presentaciones.
16. Son reuniones de personas promovidas
generalmente por una empresa o asociación
con el fin de sacar algo nuevo en el sector.
Tiene una duración de más de dos días.
17. Al igual que los congresos, las convenciones
son reuniones de personas promovidas por
empresas, con la diferencia que esta última
generalmente están dirigidas a fuerzas de
ventas.
Se organizan para debatir asuntos propios
para decidir y buscar las alternativas que
mejor vayan a la empresa.
18. Son la mejor manera de estimular la
producción y el comercio, a la vez que se
promueve el conocimiento y venta de un bien
o servicio con una periodicidad determinada.
20. Primero definimos el objetivo del acto, que
esperamos conseguir.
Con qué medios contamos.
Audiencia prevista (asistentes, público en
general, etc.) y que objetivo deseamos
transmitir a los asistentes.
Debemos establecer un calendario.
Asignar recursos, hacer todas las
especificaciones necesarias para llevar a cabo
el acto y definir con claridad todos los
objetivos.
21. Son, lo que podríamos llamar actividades
previas al evento. Pre-evento.
Se organizan equipos de trabajo, se asignan
tareas, se establecen vías de comunicación
entre los equipos y con personas y equipos
del exterior, se define la imagen integral del
acto.
22. Fase en la que se desarrolla el acto
propiamente dicho.
Es poner en marcha todo aquello que hemos
planificado (fase 1) y que hemos producido
(fase 2).
Cada punto debe llevarse a cabo tal y como
se ha planificado, ajustándose al calendario y
planing previsto, así como a su
correspondiente checklist. También es bueno
contar con planes alternativos para
situaciones imprevistas.
23. Es la fase posterior a la celebración del
evento; en ella se evalúan todas las
actividades desarrolladas, de forma detallada;
se sacan conclusiones y se ajustan y corrigen
posibles desviaciones a tener en cuenta para
posteriores organizaciones de actos. Es una
"evaluación de calidad" de todo el trabajo
desarrollado.
