2ºCongresso da Associação Ibero Americana de Instalações Desportivas e de Lazer-S.Paulo Brasil CONTATE-ME josealfredo.lopes@gmail.com

1. José Alfredo de Sousa Lopes
PORTUGAL
“Plano de Activação ou Abertura, como
fase a considerar no planeamento e
organização de uma Instalação
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2. A importância de planear com antecedência
O Contexto Organizativo Interno de uma
Instalação, é sempre o resultado da forma
como esta foi planeada e projetada.
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3. A importância de planear com antecedência
As instalações desportivas correm o risco de não
cumprirem correctamente as finalidades da sua
criação.
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4. A importância de planear com antecedência
“A gestão de um equipamento tem que ser o resultado de um
processo de planificação que começa com o estudo de viabilidade
prévio e que continua com o projecto de gestão. Estando o
equipamento ou instalação construído, deve concretizar-se o plano
de gestão que coincida com a exploração plena da mesma.”
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5. Quanto custa a sua construção e quanto custa o seu funcionamento
•Grande concentração de energias e interesses no seu processo de
programação e construção com menor projeção da qualidade da usa
estrutura organizativa de funcionamento;
•Incorreta projeção dos custos e possibilidades de rentabilização
anteriores ao seu funcionamento
O estudo da sua viabilidade é muitas vezes
centralizado nos custos de construção e
financiamento, descurando um estudo realista dos
custos de gestão do seu funcionamento futuro.
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6. Quanto custa a sua construção e quanto custa o seu funcionamento
Simplificação de questões na Análise Prévia à Viabilidade
O que necessito e posso fazer?
Quanto me vai custar em cada momento?
Como tenho de o fazer? -minimizando custos; -optimizando recursos;
-optimizando serviços;
Que rendimentos espero obter?
Que custos estamos dispostos a assumir?
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7. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção
QUAL O MODELO DE GESTÃO A ADOPTAR?
Gestão Directa do titular,
Gestão Indirecta ou
Gestão mista, por outras entidades?
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8. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção
o modelo de gestão é fundamental pelo tipo de
decisões que cada entidade poderá tomar,
segundo as perspectivas de rentabilidade social,
económica, ou desportiva que vier a privilegiar.
Sector Sector Sector
Associativo Privado Comercial Público
-Estratégia de Curto Prazo; -Busca do lucro,
-Variabilidade nos modelos
-Poucos Conhecimentos e maximizando
de gestão;
Capacidades; investimentos;
VOCAÇÃO RENTABILIDADE VOCAÇÃO RENTABILIDADE VOCAÇÃO RENTABILIDADE
DESPORTIVA ECONÓMICA SOCIAL
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9. As decisões organizativas começam no momento da sua projeção
Interessa de forma muito atempada definir a estrutura
organizativa especialmente em áreas específicas e seus
níveis de responsabilidade.
O futuro director ou gerente directo das
Instalações, deve participar desde muito cedo
nas decisões relacionadas com a projecção
da construção e do seu funcionamento
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10. Equipamento e Serviços realizados em simultâneo
EQUIPAMENTO SERVIÇO
Planos Plano Geral Desportivo
Estratégicos Plano de Plano de
ESTRATÉGICO Equipamentos Actividades e Serviços
•Estudo Viabilidade e
Planos •de Programação
Técnica.
Específicos
TÁCTICOS Projecto Projecto
Arquitectónico de Gestão
Planos Equipamento em Funcionamento
Sectoriais
OPERATIVOS -Plano de Gestão;-Programa de Manutenção;-Plano de Marketing;
-Estudo de Mercado;-Programa de Qualidade;-Outros.
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11. O Funcionamento deve viabilizar a construção
anteriores
-Estudo de viabilidade
Algumas etapas
-Projecto de Gestão do mesmo processo que
vão progressivamente
-Plano de Gestão actualizando
as estimativas prévias
-Memórias de Gestão posteriores
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12. Interligar a projeção com o funcionamento real
Projecto de Gestão
ajudou a estimar a futura gestão e
funcionamento em todas as áreas
Serão necessários procedimentos de
forma a interligar o projecto de gestão
com o plano de gestão, introduzindo
neste, dados mais actualizados
Plano de Gestão
transmite a realidade da acção
organizativa do equipamento em pleno
funcionamento
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13. Principais dados a atualizar ao longo do tempo
1-GESTÃO FUNCIONAL .Organização;
.Recursos;
.Imagem/Promoção.
2-GESTÃO DE ACTIVIDADES .Act.Desportivas;
.Eventos;
Programação;
.Previsão de Utentes nas actividades;
.Avaliação Impacto Ambiental
3-GESTÃO DA MANUTENÇÃO .Manutenção;
.Previsão Consumos.
4-ESTUDO .Previsão Receitas;
ECONÓMICO-FINANCEIRO .Previsão Despesas;
.Programação Resultados.
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14. Planificar o momento de abertura e o ano zero
Projecto de Gestão
a planificação e periodização das ações necessárias
para poder colocar em funcionamento todas as áreas
de trabalho e elementos que intervêm ou virão a
intervir no momento de abertura e
ATIVAÇÃO
PLANO DE
funcionamento de uma instalação.
Plano de Gestão
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15. Planificar o momento de abertura e o ano zero
o trabalho a realizar com vista à
abertura e funcionamento das
instalações, atualiza o projecto de
gestão e concretiza o plano de
gestão que estará em vigor para o
médio e longo prazo
o plano de ativação é o ponto de
equilíbrio imediatamente anterior ao
funcionamento propriamente dito
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16. A Ativação está incluída no ciclo de vida da instalação
Período 1- de CONCEPÇÃO
1.APRECIAÇÃO
Fase de Diagnóstico
Decisão Positiva 2.VALORIZAÇÃO DE POSSIBILIDADES
Período 2- de DESENHO
3.CONFIGURAÇÃO
Proposta de Modelo
4.DETERMINAÇÃO
Aprovação
Período 3- de CONSTRUÇÃO
5.MATERIALIZAÇÃO
Entrega da Obra
Período 4- de Funcionamento
Ponto de Equilíbrio 6.Activação
Satisfação dos Objectivos 7.Funcionamento Natural/Exploração
Sobrevivência, adaptação e 8.Adaptação/ Transformação
melhoria
Fecho, Demolição ou 9.Caducidade
Reutilização
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17. A Ativação está incluída no ciclo de vida da instalação
O Plano de Activação é assim um
trabalho que para além de preparar todas as
ações necessárias ao próprio ato ou
cerimónias de inauguração, deve concentrar-
se em quatro ÁREAS fundamentais:
A-ÁREA ECONOMICO-FINANCEIRA;
B-ÁREA DE RECURSOS HUMANOS;
C-ÁREA DE GESTÃO TÉCNICA;
D-ÁREA DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO.
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18. Áreas para operacionalizar
A-ÁREA ECONOMICO-FINANCEIRA
Deve concretizar-se a análise e aprovação de um orçamento
que vise a aquisição do material necessário no edifício, na
qual assume especial atenção o contato e a gestão de
fornecedores, que deverá incluir como mínimo as seguintes
rubricas:
-Material para as actividades Desportivas a desenvolver;
-Material de recheio do edifício:
.Salas de exercício;
.Ginásio;
.Interior da Piscina;
.Secretaria e gabinetes; Atualizar Plano Contabilístico e
.Sala Médica;
.Zona de espera e recepção; Definir a organização da Conta
. (…) De Exploração.
-Equipamento informático e de gestão administrativa;
-Software de Gestão;
-Mobiliário;
-Material e produtos de Limpeza e Manutenção;
-Elementos Decorativos e Sinalética;
-Outros/Vários;
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19. Áreas para operacionalizar
B-ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
Levando em conta os conteúdos descritos em projecto de
gestão nos quais se divide a gestão integral da instalação,
deve:
-Previsão de pessoal
.Direcção;
. .Coordenação de actividades e serviços;
.Monitorização de actividades desportivas ou de serviços complementares;
.Realização de serviços especiais e pontuais;
.Tratamento de água, máquinas, edifício e outros sistemas;
.Limpeza e higiene;
.Socorrismo, Salvamento e segurança;
.Atendimento e administração.
Após análise e definição do horário de funcionamento e quadrante de serviços, deve proceder-se:
-Descrição dos postos de trabalho;
-Funções inerentes ao posto de trabalho;
-Perfil profissional desejado para ojosealfredo.lopes@gmail.com 965085464
respectivo posto de trabalho. 19

20. Áreas para operacionalizar
C-ÁREA DE GESTÃO TÉCNICA
-Normativas e regulamentos;
-Normas Gerais e de utilização das instalações;
-Quadrante de actividades;
-Definição e caracterização do funcionamento dos diferentes espaços;
-Entrevistas e Selecção do pessoal;
(…)
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21. Áreas para operacionalizar
D-ÁREA DE IMAGEM E COMUNICAÇÃO
-Definição de protocolo de atendimento ao público;
-Plano de Marketing e difusão das instalações e
serviços;
-Definição da imagem corporativa;
-…
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22. Conclusões
1-
Considerando a importância
especialmente política no sector
público e essencialmente económica no
privado donde se destaca o
posicionamento no mercado
concorrencial, o planeamento e
periodização de todas as tarefas
inerentes ao Plano de Activação, devem
ser preparadas cada vez com maior
cuidado e até com alguma antecipação.
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23. Conclusões
2-
O planeamento da Ativação, inauguração
ou abertura, assume assim um papel
crucial na própria imagem da futura
instalação, sabendo da necessidade em
causar boas percepções aos utentes e
clientes desde o primeiro dia.
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24. Conclusões
3-
A organização do funcionamento é afinal um
sistema complexo de áreas, processos ou
acções, ao cuidado de um número alargado de
profissionais.
4-
Deve ser considerada a previsão de testes a
esse mesmo sistema. Este período em que se
planeia a activação é o ideal para a realização
de testes, simulando com utentes convidados,
através de eventos reservados ou mesmo
através do próprio programa de inauguração.
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25. Plano de Ativação
• Somos assim
favoráveis a que se
introduza cada vez
mais este conceito
no longo processo
de programação e
planeamento de
uma instalação
desportiva,
independentemente
da sua dimensão e
tipologia.
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26. josealfredo.lopes@gmail.com
colocamos o desporto em forma
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