2. Introducción
En una serie de artículos publicados en los últimos años, se describe una aplicación empresarial
común para muchos clientes de SAP que realiza modificaciones masivas en datos de los
sistemas SAP R/3 o mySAP. La aplicación de interés es la modificación masiva de registros de
clientes como, por ejemplo, los campos Sales Office (Oficina de ventas), Sales Group (Grupo
de vendedores) o Customer Group (Grupo de clientes) mediante la transacción XD02 de SAP.
La herramienta recomendada para realizar tales modificaciones es Legacy System Migration
Workbench (LSMW) de SAP. No obstante, hay una serie de 14 pasos implicados en dicha
modificación masiva de los datos maestros de clientes que puede resultar costoso y llevar
mucho tiempo.
En este documento, se presenta una alternativa mucho más sencilla para realizar una
actualización masiva a los registros maestros de clientes. Mostraremos cómo Transaction™ se
puede utilizar para lograr la misma aplicación empresarial en sólo 3 pasos que pueden llevar
a cabo superusuarios empresariales o analistas funcionales sin necesidad de acceso a nivel de
programador a sesiones de LSMW en SAP.
Además, destacaremos otros puntos de comparación entre Transaction y LSMW.
Antecedentes: pasos de LSMW para actualizar
registros maestros de clientes
Según muchos artículos publicados, hay 14 pasos obligatorios para actualizar los registros maestros
de clientes con la herramienta LSMW.
1. Mantener atributos de objeto: primero se registra la transacción XD02 mediante una
sesión de registro batch input. Cada campo de cada pantalla de registro se modifica y se le
asigna un nombre. En función del número de pantallas visitadas y del número de campos
que se van a cargar, la realización de este paso puede llevar un tiempo.
2. Mantener estructuras fuente: a una estructura fuente se le asigna un nombre para la carga.
3. Mantener campos fuente: todos los campos fuente que se actualizarán tienen un nombre
asignado y su formato se ha definido de manera precisa.
4. Mantener relaciones de estructura: debido a que la relación se determina
automáticamente, este paso no requiere ninguna acción para la carga de datos maestros
de clientes.
5. Mantener asignación de campos y reglas de conversión: asignar cada campo registrado
en el paso 1 a los campos fuente definidos en el paso 3.
6. Mantener valores fijos, conversiones, rutina definida por el usuario: en el ejemplo de datos
maestros de clientes, se omite este paso.
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 2
3. 7. Especificar ficheros: señalar un fichero delimitado por tabulaciones que se va a cargar. Si
el fichero de datos fuente está en formato Excel, el fichero Excel deberá grabarse como
fichero delimitado por tabulaciones.
8. Asignar ficheros: este paso es automático para este ejemplo.
9. Importar datos: el fichero fuente se importa en el sistema.
10. Visualizar datos importados: se trata de un paso opcional, el fichero importado se puede
visualizar para su verificación.
11. Convertir datos: los datos importados se convierten al formato de entrada adecuado.
12. Visualizar datos convertidos: otro paso opcional; los datos convertidos se pueden
visualizar para su verificación.
13. Crear sesión batch input: se crea una sesión por lotes que pueden ejecutar las
transacciones XD02 para realizar modificaciones en los datos.
14. Ejecutar sesión batch input: en el último paso, la sesión por lotes se ejecuta en realidad
mediante la transacción SM35.
Aunque no son obligatorios los 14 pasos, está implicado el proceso de ejecución de dicha
modificación masiva dedatosy éste puede durar bastante tiempo.
TransactionSHUTTLE para ejecutar registros maestros
de clientes
En esta sección, se presenta Transaction y se muestra lo sencillo que resulta su uso para actualizar
registros maestros de clientes.
Suponiendo que ya disponga de un fichero Excel con datos que deben cargarse, los 3 pasos
básicos implicados en la carga de estos datos en SAP mediante Transaction son:
1. Registrar cualquier transacción SAP mediante Transaction.1.
2. Asignar los campos registrados a campos de Excel mediante una sencilla asignación de
arrastrar y soltar.
3. Ejecutar la carga en SAP.
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 3
4. Figura 1: pantalla principal de Transaction
Al iniciar Transaction, aparecerá la siguiente pantalla.:
Paso 1: registrar la transacción XD02
Haga clic en el botón New (Nuevo) en la pantalla de Transaction para iniciar un nuevo registro.
Cuando se le solicite, indique el código de transacción XD02. Transaction inicia la transacción
XD02 y le indica que finalice la transacción Change Customer (Modificar cliente), tal como se
muestra en la figura 2. Indique la información clave del cliente y elija la vista “Sales” (Ventas)
Figura 2: registro de transacción para el código de transacción XD02
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 4
5. en “Sales area data” (Datos del área de ventas). Efectúe modificaciones en los tres campos
obligatorios (Sales office (Oficina de ventas), Sales group (Grupo de vendedores) y Customer
group (Grupo de clientes)) y grabe la transacción.
Paso 2: asignar los campos
Una vez finalizado el registro, Transaction le permite seleccionar la fuente de datos de fichero
Excel y muestra una pantalla de asignación dividida en dos partes: (1) una lista de todos los
campos de SAP que se han tocado durante el registro, con los valores de campos introducidos
y (2) una vista preliminar de la hoja de cálculo Excel que se va a cargar.
Figura 3: pantalla inicial de Transaction EasyMapper
El proceso de asignación de las columnas de Excel con los campos de SAP es tan sencillo
como arrastrar y soltar las columnas de Excel, mostradas en la vista preliminar de Excel, a
los campos de SAP situados en la mitad superior de la pantalla del asignador. Al final de la
operación de arrastrar y soltar, aparece el asignador tal y como se muestra en la figura 4. La
columna A de Excel está asignada al campo Customer Account Number (Número de cuenta
de cliente), la columna B se asigna al campo Sales Organization (Organización de ventas)
y, así sucesivamente, para los 7 campos que se han tocado durante el registro.
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 5
6. Figura 4: pantalla asignada de Transaction EasyMapper
Paso 3: ejecutar la transacción
Una vez concluida la asignación, estará preparado para ejecutar la transacción. Tal como se
muestra en la figura 5, simplemente abra el script XD02 en Transaction, señale el fichero Excel
que desea cargar, especifique la fila de inicio, la fila de fin y la columna para los resultados que
se van a incluir en el log. Una vez especificados todos los parámetros de entrada, haga clic en el
botón Run (Ejecutar) para iniciar la carga del fichero Excel en SAP.
Antes de comenzar la ejecución, se solicita al usuario que entre en el sistema SAP mediante el log-
in. Esta entrada al sistema verifica que el usuario tiene autorización para ejecutar la transacción
XD02. Si el usuario cuenta con la autorización adecuada, las transacciones se procesan en tiempo
real y los mensajes de SAP se visualizan en la columna especificada como columna de log de
sistema, como se muestra en la figura 6. Las transacciones que dan lugar a un error se resaltan
de manera clara. Los registros con errores de datos se pueden solucionar y se puede realizar una
segunda carga sólo de dichos registros.
Los logs de SAP se conservan por completo con el nombre del usuario que realizó la carga.
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 6
7. Figura 5: pantalla de Transaction que muestra los campos que deben indi-
carse antes de ejecutar la transacción runs
Figura 6: hoja de Excel que muestra los datos y el resultado de SAP
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 7
8. Comparación de Transaction con LSMW
El uso de Transaction para actualizar registros maestros de clientes es una fácil alternativa a
LSMW y puede mejorar de manera significativa la productividad para la carga masiva de datos.
Algunos puntos clave de comparación entre LSMW (cuando se utiliza en modo Batch Input
Recording (Registro batch input)) y Transaction son:
• Autorización: Transaction no requiere autorización a nivel de programador y se ejecuta con
autorizaciones normales. El uso de LSMW generalmente requiere de autorización a nivel
de programador en SAP y no está disponible para la mayoría de usuarios empresariales o
analistas funcionales.
• Logs integrados: en Transaction, los resultados que devuelve SAP residen en la misma hoja
de cálculo que los datos por lo que la corrección y el nuevo proceso de registros erróneos
resultan muy cómodos y rápidos. En LSMW, los resultados de SAP residen en una pantalla
independiente y la identificación y solución repetitivas de registros erróneos pueden ser
algo molestas.
• Cabecera y datos de varias partidas individuales: Transaction permite la carga de datos de
transacciones comunes como facturas, comprobantes diarios, pedidos, etc. en los que cada
registro puede tener un número variable de partidas individuales. No es posible cargar este
tipo de datos con el modo Batch Input Recording (Registro batch input) de LSMW debido
a que el número de campos del registro debe coincidir con el número de campos que se
van a cargar.
• Integración nativa de Excel: Transaction funciona originalmente con datos de Excel
sin necesidad de convertirlos a formatos delimitados por tabulaciones o por comas.
Transaction también funciona originalmente con fórmulas de Excel, por lo que es posible
calcular o hacer referencia desde otras fuentes a campos individuales. Con LSMW, los
datos deben convertirse a formatos de texto para poder cargarse. La integración nativa de
Excel conlleva una significativa mejora de la productividad.
• Registro más potente: Transaction ofrece diferentes modos de registro y una grabadora
más potente que la grabadora batch input de LSMW. Por consiguiente, Transaction es
capaz de gestionar muchas más transacciones y aplicaciones en comparación con LSMW.
• No se requieren transportes: Transaction no requiere transporte para mover programas
de carga de un sistema a otro. Un script se puede registrar fácilmente en un sistema de
control de calidad y ejecutarse inmediatamente la producción sin necesidad de esperar el
transporte.
• Versión en tiempo de ejecución: Transaction se ofrece también en una versión en tiempo
de ejecución ligera, RUNNER, para usuarios que no están autorizados a crear scripts,
pero que sólo pueden ejecutar scripts de carga anteriormente creados. Con LSMW, por
definición a todos los usuarios les está permitido crear o modificar el script de carga. Por
tanto, la implementación de Transaction en toda la empresa resulta más fácil y más segura.
• Soporte técnico completo: los usuarios de Transaction de todo el mundo disponen de
soporte técnico completo por teléfono y correo electrónico a cargo del equipo de soporte
técnico mundial de Winshuttle. Los ingenieros de soporte técnico de Winshuttle cuentan
con experiencia y conocimientos amplios de las transacciones de SAP en muchos módulos
de SAP.
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 8
9. Winshuttle es la empresa de usabilidad ERP que ofrece productos de software que permiten
a los usuarios empresariales trabajar con las soluciones de SAP directamente desde Excel,
formularios web y otro tipo de interfaces sin necesidad de programación Nos centramos en
un hecho simple: cuando utilizamos aplicaciones SAP, el tiempo es oro. Nuestras soluciones
de usabilidad aceleran de forma radical las transacciones SAP de usuario, ahorrando
y redireccionando millones de dólares para los clientes SAP cada día. Estos beneficios
económicos se consiguen reduciendo de forma significativa los costes de empleados y
contratistas y aumentando los recursos para abordar prioridades más estratégicas. Centenares
de clientes de todo el mundo eligen Winshuttle para hacer más fácil su vida con SAP. Para
obtener más información, visite www.winshuttle.es.
Oficinas Centrales Reino Unido Alemania
Bothell, WA London, U.K. Bremerhaven, Germany
Tel + 1 (800) 711-9798 Tel +44 (0) 208 704 4170 Tel +49 (0) 471 140840
Fax + 1 (425) 527-6666 Fax +44 (0) 208 711 2665 Fax +49 (0) 471 140849
www.winshuttle.com www.winshuttle.co.uk www.winshuttle-software.de
Francia India
Maisons-Alfort, France Research & Development
Tel +33 (0) 148 937 171 Chandigarh, India
Fax +33 (0) 143 683 768 Tel +91 (0) 172 465 5941
www.winshuttle.fr www.winshuttle.in
Alternativa no técnica a LSMW para la actualización de registros
maestros de clientes en SAP® 9
