Curso con contenidos extraídos en buena parte de la experiencia personal en eficiencia personal y gestión del tiempo

1. Eficiencia personal y gestión del tiempo Julen Iturbe-Ormaetxe [email_address] http://consultorartesano.com 21-oct-2010 Cómo organizarse cuando todo se mueve

3. Diferenciación inclusiva Ofrece una imagen completamente distinta del orden . Ocurrir, in-cidir entre las categorías no es en este caso una excepción, sino la regla. Los límites surgen aquí no mediante exclusión, sino mediante formas particularmente compactas de “doble inclusión” . Alguien participa en muchos círculos distintos y a través de esto se limita. […] En el marco de las diferenciaciones inclusivas, los límites se piensan y solidifican como ejemplos móviles que posibilitan lealtades encabalgadas. Ulrich Beck en ¿Qué es la globalización? http ://www.youtube.com/watch?v=i-yhtXAzYwc http ://www.youtube.com/watch?v=0bq88I4DOD4 Gestión paradójica “ y” en lugar de “o”

4. 1. Tiempo y eficiencia

5. La lentitud acabo muriendo allá a principios del siglo XXI. Tras algunos debates al más alto nivel, los grandes mandatarios del mundo decidieron que debíamos vivir deprisa. Fue un momento crucial en la historia de la humanidad. Un punto de no retorno. Aquella decisión oscureció el cielo por mucho que el sol brillara como siempre. Despacio murió. Se eliminaron los correspondientes iconos. Todo, claro está, muy deprisa. Visto y no visto. El tiempo comenzó a huir. Buscaba huecos en la presión cotidiana y sabía escapar. A veces a hurtadillas, a veces por la puerta grande. Tapar aquí era dejar un agujero allá. El tiempo se marchaba, abandonaba su papel estructurador. Relegado a un papel de eterno enemigo, al final fue sometido a tortura. Y de la peor forma posible, acabo muriendo. La lucha, a partir de entonces, sería contra el tiempo. Un tiempo que encarnó como nadie antes la eficiencia. Eres más eficiente cuanto menos tiempo usas. Así que los nuevos dioses de la era rápida en que todo se había convertido eran efímeros. Nacían, crecían y morían. Adolescencia que abocaba a una breve tercera edad para acabar enfangados en un meteórico declive final. Era ver sin mirar, observar sin comprender, centésimas de segundo para decidir. Ya, de inmediato. Sea lo que sea, pero ya. Adiós a quienes dejan pasar el tiempo sin atraparlo. Se inventaron cápsulas de tiempo. Se inventaron mediciones matemáticas. Se inventó más en menos. Se inventaron experiencias fulgurantes. Se inventaron descargas de adrenalina. Se inventó la intensidad. Todo porque alguien decidió hace ya mucho tiempo que no podíamos vivir despacio. http :// blog.consultorartesano.com /2010/04/despacio-2. html

8. HISTORIA DEL LEÑADOR Hubo una vez un leñador que pasaba horas y horas, miles de horas, cortando los árboles de su pinar con una sierra que de tanto usarla apenas cortaba nada. Un día, un vecino se le acercó y al observar el enorme esfuerzo que hacía el leñador le propuso que parase un momento a descansar y afilar la sierra. El leñador, indignado, le preguntó si acaso no había visto toda la tarea que le quedaba aún por hacer. ¡Cómo iba a parar! Le contestó que no tenía tiempo. PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Coste según fases Planificación/Coste

9. TIEMPO y PDCA ¿Beta permanente? P D C A RENDIMIENTO MEDIOCRE BUENO EXCELENTE + + TIEMPO tE tB tM

10. La tarea individual no es la unidad básica en el interior de la organización, sino que lo es el proceso de trabajo. El trabajo del siglo XXI Tareas individuales Actividades de coordinación Trabajo reflexivo de aprendizaje ¿Óptimos locales? ¿Individuos eficaces generando procesos ineficaces? Trabajo sobre el trabajo Eficiencia y eficacia = coordinaciones adecuadas

11. MANUAL Destreza física NO MANUAL Destreza intelectual ¿Destreza emocional?

12. Tiempo de trabajo Tiempo de ocio

13. Notas útiles

14. 2. Análisis del uso del tiempo

15. PDCA El tiempo de trabajo Sola/o PC Lugar Reuniones Trabajo personal Pensar Hacer Hacer que hagan Revisar Planificar 100% 100% 100% 100%

16. Ordena de 1 a 11 (el 1 representa el más importante) cada uno de los aspectos consideras que influyen más en la mala utilización del tiempo de trabajo y que provocan problemas de organización en el trabajo. EJERCICIO SOBRE LOS LADRONES DE TIEMPO

17. Alto Bajo Normal CURVA DE RENDIMIENTO PERSONAL 0 6 12 18 0

18. Notas útiles

29. No manejo bien el ordenador, sobre todo el correo electrónico y otras herramientas colaborativas. Tengo la sensación de que por ahí pierdo mucho tiempo. A veces me falta la necesaria autodisciplina para llevar a cabo aquello que me he propuesto. En mi vida profesional falta un objetivo claro y preciso: a menudo no veo ningún sentido en lo que estoy haciendo. Me resulta difícil decir que no cuando otras personas quieren algo de mí. La delegación de tareas pocas veces es la correcta y a menudo tengo yo misma/o que hacer y solucionar cosas que pudieran haber hecho otras personas. La comunicación con otros es con frecuencia deficiente. No nos manejamos bien en el cara a cara y es habitual la tensión y el stress. Tengo demasiados papeles sobre la mesa. El orden y la limpieza de mi mesa de trabajo no son precisamente ejemplares. Mi planificación del tiempo y mis plazos sólo los consigo mantener a veces agobiándome, ya que siempre se presenta algo imprevisto. A menudo no establezco prioridades concretas e intento solucionar de una vez demasiados trabajos al mismo tiempo. Me dedico a resolver "pequeñeces" y me concentro demasiado poco en lo verdaderamente importante. La mayor parte de las veces dejo para otro momento aquellas tareas que son importantes, es decir, que requieren mucho tiempo o son desagradables. Las reuniones duran con frecuencia demasiado tiempo y a menudo el resultado de las mismas no es bueno. A menudo no realizo el trabajo que realmente debiera debido a las muchas visitas que recibo, tanto de la misma empresa como de fuera de ella. El teléfono me molesta continuamente y la mayoría de las llamadas se prolongan más de lo necesario. Casi nunca A veces Con frecuencia Casi siempre Autoanálisis sobre ladrones de tiempo

30. Notas útiles

33. - ¿ Tengo especial interés personal por esta tarea?, ¿me interesa egoístamente?, ¿me ayudará a conseguir algún objetivo personal? - ¿Es importante para alguien que me interesa ? - ¿Tiene un límite de tiempo concreto: fecha y hora? - ¿Es una orden superior que no puedo ignorar? - Si la tarea requiere colaborar con otras personas, ¿ puedo hacer que éstas comiencen con su parte del proyecto ? Gestionar el tiempo es... Genera un ABC (muy importantes, importantes, menos importantes) Establecer prioridades

34. Pareto + Ishikawa

35. Elemento Total Frecuencia Orden de prioridad SELECCIÓN PONDERADA Personas X X X X X X X X X X X X X

36. - Los objetivos marcan un norte que orienta las acciones que emprendemos. - Los objetivos y metas se traducen en indicadores , medidas que sirven para determinar el grado de alcance del objetivo (proporcionan refuerzo e información para la acción). - Los objetivos sólo tienen sentido dentro de un marco más amplio , que les da sentido (proyecto personal, proyecto de empresa, etc..). - Definir implica seleccionar, tomar decisiones sobre lo que es importante y lo que no lo es (ley de Pareto: 80-20). - Los objetivos y las metas cambian en la vida, pero en cada momento sirven. - Los objetivos, una vez definidos, sólo tienen sentido cuando son comunicados a “los nuestros”. Gestionar el tiempo es... Definir metas y objetivos

37. - Base para preparar la consecución de los objetivos. - Los planes que sólo se tienen “en la cabeza” pierden en panorámica (desaparecen de la vista y de la cabeza) y se desechan fácilmente. - Descarga de trabajo para la memoria. - Produce auto-motivación para el trabajo: orienta mejor hacia los objetivos. - Provoca mayor concentración. - Permite controlar mejor los resultados del día a día, remitiendo hacia la consecución o no de lo planificado. - Permite calcular mejor el tiempo perdido y planificar mejor el dedicado a imprevistos. - El archivado de este tipo de documentación permite demostrar y demostrarse su capacidad y sus logros. Gestionar el tiempo es... Planificar por escrito

42. Notas útiles

44. Notas útiles

46. 5S en el puesto de trabajo El ejemplo de la herramienta en el puesto de trabajo Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno físico Útiles y herramienta en general, identificada y dispuesta en torno al puesto de trabajo. Cada puesto, área o entorno tiene sus herramientas asociadas. Entorno digital Acceso a Internet y herramientas colaborativas Ofimática ERPs Aplicaciones verticales Almacenamiento y gestión de la información

47. ¿Por qué 5S? Para conseguir mejorar la productividad sentando una base sólida para desarrollar la mejor continua. Porque queremos eliminar despilfarros derivados del entorno inmediato de trabajo , bajo un concepto de producción ajustada. Porque demuestra ser una herramienta eficaz para eliminar despilfarros por tiempos de búsqueda de material necesario. “ Cuando empecé con las 5S no me daba cuenta de nuestra impresionante capacidad para hacer difícil lo fácil y, además, para convivir con ello, como la cosa más normal del mundo”.

53. Notas útiles

54. LA LEY DE LA SUPERFICIE CONSTANTE Una reunión cuesta dinero y siempre hay que tener en cuenta el tiempo que exige ya que en ese momento el costo/hora es la suma de los costos/hora de cada uno de los participante y esta cantidad hay que multiplicarla por el número de horas que se está reunido REUNIÓN Preparación Ejecución

58. Es el momento de la verdad, en el que todo lo que hasta ahora se ha tenido en cuenta... puede fallar si no se tiene en cuenta: La convocatoria : a quiénes, fecha y hora, duración (hora prevista de inicio y de finalización), lugar, orden del día, objetivo de la reunión, observaciones sobre la preparación de la reunión, firma. La preparación : sala, mesa, sillas, documentación, medios de soporte audiovisual Comprobación… con tiempo suficiente . Murphy siempre acecha. Realización

59. Procesos de comunicación interpersonal Reuniones CLARIFICACIÓN CONTROL RELAJAMIENTO DINAMIZACIÓN

64. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Las reformulaciones de síntesis, control y estimulación Son el medio mediante el cual se muestra a los participantes el punto en que se encuentra el trabajo y sirven para mostrar al equipo el camino recorrido. Estimulan y motivan hacia el logro de los objetivos. Síntesis Control Estimulación

65. La pregunta-test Pretende aclarar palabras o conceptos, los cuales pueden ser utilizados por varios participantes con distintos sentidos. La invitación directa a participar Se usa para los que guardan largos silencios o hacen amago o gesto de intervenir, o incluso parece que lo hacen (nunca forzar ni insistir la primera vez). La pregunta-eco El animador reenvía la misma pregunta dirigida a él, con los mismo términos, invitando a que la conteste el primero que la propuso: que dé su respuesta. La pregunta-rebote El animador reenvía la pregunta recibida del grupo: oportunidad de dirigirla a un silencioso. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación

66. La pregunta-espejo El animador reenvía la pregunta recibida hacia el conjunto del grupo. La vuelta-recuerdo El animador recuerda la o las preguntas o asuntos propuestos y que no se han resuelto (vuelta sobre el tema perdido). La reflexión-aclaración Análisis del sentido de una intervención al nivel de la vivencia del grupo, aquí y ahora, entre nosotros, a nivel afectivo. TÉCNICAS ESPECÍFICAS DEL ANIMADOR Técnicas de participación y animación

67. Notas útiles

69. “ Enviar más bits de los necesarios es tan absurdo como subir el volumen de la radio para obtener más información”. “ Una fibra del tamaño de un cabello humano es capaz de transportar en un segundo todos los ejemplares que el Wall Street Journal ha editado hasta ahora”. “ Un perro nos reconoce por nuestros pasos a más de cien metros de distancia, mientras que un ordenador ni siquiera puede darse cuenta de nuestra presencia. Casi todos los animales domésticos reconocen cuando nos enfadamos, pero no un ordenador.” (...) La interacción es una carga que ha pesado sobre el hombre hasta hoy día. Y como consecuencia de todo ello, muchos adultos “desconectan” y proclaman ser analfabetos informáticos sin esperanzas”. Nicholas Negroponte: “ El mundo digital ”. Ediciones B. Barcelona, 1995. La digitalización de nuestras vidas, imparable

71. Un nuevo tipo de alfabetización Cumbre sobre alfabetización del siglo XXI (Berlín, 2002) Alfabetización informacional Alfabetización tecnológica Creatividad mediática Alfabetización global Alfabetización responsable Capacidad de recopilar, organizar y evaluar la información y formarse opiniones válidas basadas en los resultados. Capacidad de utilizar nuevos medios, como Internet, para acceder a la información y comunicarla eficazmente. Capacidad, cada vez mayor, de los ciudadanos de producir y distribuir, dondequiera que se encuentren, contenidos para audiencias de todos los tamaños. Comprender la interdependencia entre las personas y los países y tener la capacidad de interactuar y colaborar eficazmente a través de las culturas. Competencia de examinar las consecuencias sociales de los medios de comunicación desde el punto de vista de la seguridad, la privacidad y otros.

72. La abundancia de información Byte – kilobyte – megabyte – gigabyte – terabyte – petabyte – exabyte – zettabyte – yottabyte 10 24

73. El problema Just-in-time Producción ajustada Tensión en el flujo. Evidentes los costes asociados a los despilfarros. Tiempo de búsqueda minimizado: tiempo de maduración, SMED, MTM Incorporado a la cultura habitual de gestión. Limitación de espacios. Limitación de material en curso. Just-in-case Información desbordada La información no ha estado en el consejo de dirección. No hemos medido los despilfarros... aunque todos sabemos que existen. Hemos confiado en las máquinas procesos ¿sin valor añadido? Sin limitación de espacio. Coste del espacio ha descendido brutalmente. Ley de Parkinson generalizada.

74. El recurso escaso: la atención Más información en Benetton

77. ¿Cómo conseguimos información? Buscamos y nos nutrimos de nuestras propias fuentes de información, muchas de ellas más informales que formales. ¿Preferimos las formas verbales, el cara a cara, que las formas escritas, por la mayor accesibilidad e intensidad emocional? Sabe qué busca... y sabe más o menos qué encontrará Sabe qué busca... pero no sabe qué encontrará No sabe muy bien qué busca... pero sabe más o menos qué encontrará No sabe muy bien qué busca... y no sabe qué encontrará ¿Dónde estamos?

78. Nuestra organización hoy es información que hay que... Buscar y encontrar entre lo físico Buscar y encontrar entre lo digital

79. Ejercicio Documento papel Documento digital Espacio Deterioro Producción Reproducción Organización Orden Limpieza Control visual

80. RSS

81. RSS http :// www.consumer.es /web/es/ tecnologia / internet /2004/05/04/140123. php

82. Notas útiles

88. Acerca de mi plan de trabajo

89. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo

90. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo

91. Objetivo Indicador/es Acciones ABC Cuándo