notarXpert Folder

NOTARXPERTXFIRST GENERATION
Alles, was Recht ist - notarXpert unterstützt Sie dabei!
Vorwort von Michael J. Meixner, Geschäftsführer der ACP Business Solutions GmbH
„Der Unterschied ist größer als Sie denken“ - Unter diesem Motto darf ich Sie herzlich im brand-
neuen Produktfolder von notarXpert willkommen heißen. Wir haben uns erneut bemüht, das
Beste für Sie und Ihre Kanzlei möglich zu machen: Die neue Version unserer Software ist noch
effizienter in der Bedienung und kann mit noch mehr Funktionen aufwarten. Ich bin der fest-
en Überzeugung, dass notarXpert zum Innovativsten gehört, was der Markt an
Kanzleisoftware zu bieten hat. Aber Innovation alleine reicht nicht - Sie und Ihr Unternehmen
stehen im Mittelpunkt unserer Bemühungen. Daher haben wir auch interessante Angebote für
Leasing und Miete, bieten optimale Lösungen für Kanzleien jeder Größe und offerieren eine
Software, welche individuell und modular auf Ihre Bedingungen zugeschnitten ist.
Ihre Zufriedenheit liegt meinem Team und mir am Herzen! Neben einem für Sie perfekten
Produkt bieten wir auch ein freundliches und kompetentes Team an Kundenbetreuern,
welches Ihnen entweder am Supporttelefon zur Verfügung steht oder auch gerne direkt zu
Ihnen kommt, um für Sie die beste und schnellste Lösung zu finden. Seminare und Pro-
grammschulungen - ebenfalls perfekt auf Ihre Kanzlei abgestimmt - runden unser Angebot ab.
Das gesamte notarXpert-Team sorgt in enger Zusammenarbeit mit vielen renommierten
Kanzleien für eine laufende, optimierte und kundenorientierte Weiterentwicklung der
Software. Aufgrund der Wartungsverträge profitieren alle Kunden von dieser geballten und
gesammelten Kompetenz!
Mein Team und ich freuen uns darauf, Ihnen und Ihrer Kanzlei auch in den kommenden Jahren
tatkräftig zur Seite stehen zu dürfen.
Ihr Michael J. Meixner

Das Unternehmen
Die ACP Gruppe: Gebündelte Kompetenz schafft Sicherheit
Die 1993 gegründete ACP Gruppe blickt auf eine einzigartige Erfolgsgeschichte zurück:
Innerhalb weniger Jahre entwickelte sie sich zu einem führenden Unternehmen in der
österreichischen IT-Branche, das in seiner 15-jährigen Geschichte ausnahmslos in der
Gewinnzone bilanzierte. Im Jahr 2007 wurden über 850 Mitarbeiter in 30 Standorten
in Österreich, Deutschland, Schweiz, Rumänien und Polen beschäftigt. Dabei wurde ein
Jahresumsatz von 320 Mio. Euro erzielt.
Die Dienstleistungen der ACP Gruppe sind breit gefächert und decken nahezu den gesam-
ten IT-Bereich ab: Software, Hardware, Services, Finanzierung und Branchenlösungen.
Dadurch erhalten Kunden im IT-Bereich alles aus einer Hand. Zu den Partnern zählen
renommierte Firmen wie z.B. Hewlett Packard, Fujitsu Siemens, Lenovo, Lexmark, u.v.m.
Neben notarXpert realisierte die ACP Gruppe auch für andere Sparten spezifische
Lösungen. So wurde zum Beispiel jurXpert für Rechtsanwälte entwickelt. Gleichzeitig ist
ACP mittlerweile der größte Microsoft Integrator Österreichs.
Der Name ACP Business Solutions steht nicht nur für moderne Softwarelösungen im
Notariatsbereich, das Unternehmen ist ebenso bestrebt, individuelle Klientenanforder-
ungen in ihrer Gesamtheit zu erkennen. Arbeitserleichterung, Effizienzsteigerung und
Zufriedenheit für den Kunden mit spezifischen Gesamtlösungen auch im Server-,
PC- und Druckerbereich sowie anderer Office-Facilities haben oberste Priorität.
Profitieren auch Sie von dem Vorteil, alles aus einer IT-Hand zu erhalten!

Inhaltsverzeichnis
06 Aktenverwaltung
24 Buchhaltung & Anderkonto
08 Personenverwaltung
26 webERV
10 Leistungserfassung
28 Schnittstellenmodul
12 Dokumentenmanagement
30 Workflowmodul
14 Terminverwaltung
32 OutlookSync & Telefonie
16 Beglaubigungen
34 Volltextsuche
18 Tools
36 Statistik Pro & CRM
20 Vertragsmodul allgemein
38 Literaturverwaltung
22 Gerichtskommission
B A S I S M O D U L E
Z U S A T Z M O D U L E
S P E Z I A L M O D U L E
© 2009 APC Business Solutions GmbH, v1.0 - Februar 2009. In der Beschreibung der Funktionalität einzelner Programmodule wird manchmal auf andere Programmodule verwiesen.
Es kann vorkommen, dass dieser Verweis vor allem bei unbedeutenderen Funktionen in manchen Fällen nicht angeführt wird. Alle Angaben ohne Gewähr. Druckfehler vorbehalten.

fakten
Alles auf einen Blick
Die Struktur der Akten wurde so
gewählt, dass alle wesentlichen
Informationen auf einen Blick ein-
sehbar sind. Die Struktur orientiert
sich dabei an den jeweiligen Rechts-
gebieten bzw. Abteilungen Ihrer
Kanzlei.
notarXpert erlaubt das gleichzeitige
Öffnen beliebig vieler Akten. Ist ein
schneller Zugriff auf einen anderen
Akt notwendig, muss der aktuell
geöffnete Akt nicht geschlossen
werden.
Durch frei skalierbare Abmessungen
der Akten erfüllt notarXpert auch
die Anforderungen moderner Flach-
bildschirme. Mit größtmöglicher
Flexibilität können auch Daten zwi-
schen einzelnen Akten problemlos
per Drag & Drop verschoben oder
kopiert werden.
Durch einen übersichtlichen Menü-
baum können Bereiche des Aktes
per Klick direkt angewählt werden.
Dadurch lassen sich sämtliche
Routinen schnell und komfortabel
abarbeiten. Ein Informationssystem
zeigt neben Notizen auch den
letzten Sachbearbeiter des Aktes an.
Auf einen Blick sehen Sie, welche
Arbeitsschritte schon abgearbeitet
wurden und welche Schritte noch
offen sind. Die Kopiermöglichkeit
von Akten und Subakten ist eine
zusätzliche Erleichterung beim
Arbeiten mit notarXpert.
Umfangreiche Suchfunktionen
Die Datenbank kann mittels indivi-
duell einstellbaren Suchroutinen
nach verschiedensten Kriterien und
Parametern durchsucht werden.
Auch die Darstellung des Such-
ergebnisses lässt sich punktgenau
den individuellen Bedürfnissen Ihrer
Kanzlei anpassen.
Durch die Vergabe von „Favoriten“
und einen Schnellzugriff auf zuletzt
bearbeitete Dokumente lassen sich
aktuelle Akten rasch aufrufen.
Verschiedenste Funktionen ver-
knüpfen in notarXpert den elektro-
nischen Akt mit dem abgelegten
Papierakt – beispielsweise ein
Barcode-Etikettendruck oder die
künftige Einbindung von RFID-Chips.
All dies erleichtert bei Bedarf das
rasche Auffinden des physischen
Aktes.
Durch die Einbindung verschieden-
ster Datenquellen, wie Telefon-
anlage, Internet, Dokumentenscans
oder Emails, ist es möglich, Akten auf
Wunsch automatisch mit relevanten
Daten zu ergänzen. Die Einbindung
fallrelevanter Daten ermöglicht eine
lückenlose Dokumentation.
Diese Zusatzdaten werden auch bei
Suchanfragen berücksichtigt und
angezeigt. So können z.B. Inhalte
von beliebigen Dokumenten per
Volltextindex rasch gefunden wer-
den (Zusatzmodul Volltextsuche).
Aktenverwaltung
Stichworte: Elektronischer Akt, Aktinformationssystem, Aktsuche, Akthistorie

www.notarxpert.at 07 | 40
Ihre Kerninformationen sind nur einen Mausklick entfernt
notarXpert bringt Ordnung und Struktur in den Kanzleialltag
Nicht der Kunde muss sich notarXpert anpassen, sondern notarXpert passt sich den
Wünschen des Kunden an. Jede Kanzlei hat – je nach Größe, Spezialisierung und
Klientenzahl – individuelle Anforderungen an eine Software. Das geballte KnowHow in
notarXpert lässt sich punktgenau an diese Anforderungen anpassen und sorgt dafür, dass
Sie besser, schneller und lustvoller arbeiten. Es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Dieses Credo spiegelt sich insbesonders in der Nachbildung des Papieraktes und des
Ablagesystems der Kanzlei wider. Ein Akt-Farbleitsystem markiert einzelne Rechtsgebiete
bzw. zuständige Juristen. Im Akt erfolgt einerseits eine historische Ablage, andererseits
kann diese durch abgegrenzte Bereiche (nach dem Prinzip von Akttrennblättern) über-
sichtlich strukturiert werden. Ein leistungsfähiges Suchsystem liefert auch bei riesigen
Aktarchiven rasch die gewünschten Ergebnisse. Im Suchergebnis werden sämtliche
relevanten Details zusammengefasst und jene Mitarbeiter, die zuletzt im Akt gearbeitet
haben, angezeigt.
notarXpert belastet nicht durch unnötige Dateneingabe den Kanzleibetrieb,
sondern hilft durch schnelles Auffinden des elektronischen Akts, die Effizienz der
Kanzlei deutlich zu steigern!

fakten
Die Personenanlage
Die einheitliche Grundstruktur für
die Erfassung sämtlicher Personen
(Klienten, Mitarbeiter, Ansprech-
partner, Funktionsträger etc.)
ermöglicht den Zugriff auf eine
zentrale Personendatenbank mit
umfassender Kollisionsprüfung.
Automatismen - z.B. bei Vornamen
und Rechtsformen - ermöglichen
eine rasche Eingabe. Die inkremen-
telle Suche und Anlage von
Personen erfolgt zeitsparend
und übersichtlich über eine benut-
zerfreundliche Datenmaske.
Auch eine direkte Zuordnung von
Ansprechpartnern, Beteiligten und
Firmenstrukturen ist möglich. Das
integrierte laufend aktualisierte
Notariats-, Anwalts- und Gerichts-
verzeichnis, lässt sich jederzeit mit
den Stammdaten abgleichen – und
ist daher immer auf dem aktuellen
Stand. Dabei kann auf Anlagen aus
Herold.at®
, Daten aus der Zwischen-
ablage (beispielsweise Outlook-
signatur, alte Verträge), Firmenbuch
und Grundbuch zurück gegriffen
werden.
Die Daten von Liegenschaften mit
Eigentümerstrukturen und Buch-
berechtigten können auf direktem
Weg als solide Grundlage für
Verträge und als Basis für das
webERV-Grundbuch verwendet
werden.
Vielfältige Anwendungen
Natürlichen Personen können
neben den Ausweisdaten auch
weitere Personen in der Rubrik
Familienstand zugeordnet werden.
Allen Personen können mehrere
Dokumente - wie eingescannte
Ausweisdokumente oder z.B. der
aktuelle Firmenbuchauszug - auto-
matisch zugeordnet werden. Diese
Zuordnungen bilden mit den
Stammdaten die Basis jeder Be-
glaubigung und der Notariatsakte.
Daten können problemlos in Word-
Dokumente übernommen werden,
wobei unterschiedliche Schreib-
formen für natürliche und juristi-
sche Personen vorgegeben und
auch in bereits bestehenden Ver-
trägen eingesetzt werden können.
Die Synchronisation mit Outlook®
ist in Echtzeit möglich (Zusatzmodul
OutlookSync & Telefonie). Pro Mit-
arbeiter kann definiert werden,
welche Personen abgeglichen wer-
den sollen – dies ermöglicht einen
optimalen Einsatz der Daten am
Handy oder PDA. Die Abgleichs-
möglichkeit mit der Ediktsdatei
markiert automatisch insolvente
Personen und betroffene Akten
(Zusatzmodul Schnittstellenmodul).
Die CRM-Funktionalität kann über
frei definierte Felder in beliebigen
Strukturen erzielt werden – auch
diese Felder können als Such-
kriterien bei der Personensuche ver-
wendet werden (Zusatzmodule
Vertragsmodul und Statistik Pro).
Personenverwaltung
Stichworte: Zentrale Datenbank, Kommunikation, Organigramm, Kollisionsprüfung

notarXpert gibt Menschen Profil
Viel mehr als eine reine Stammdatenverwaltung
Die Personenverwaltung ist das Herz jeder Kanzlei. Bislang scheitern viele Lösungen
an der konsequenten und einfachen Erfassung in einer zentralen Datenbank. Oft
sind Personendaten auf verschiedene Datenbanken in der Kanzlei verteilt, sodass
Mehrfacheingaben und der laufend notwendige Abgleich dieser Datenbanken die
Kanzlei unnötig belasten. notarXpert hingegen dient als zentrale Datenbank, die z.B.
mit Outlook®
in Echtzeit abgeglichen werden kann. Auch andere Datenbanken können
mittels Import/Export und Abmischmöglichkeiten eingebunden werden. Diese neue
Form der Datenqualität hilft, Personen für nachhaltige Zwecke - wie Telefonie, Email-
und Faxerstellung, Marketingaktivitäten und Statistiken - einzusetzen.
notarXpert unterstützt auch bei der laufenden neuen Datenanlage. Zum Beispiel durch
den Import von Personen aus dem Grund- und Firmenbuch, aus Herold.at®
und belieb-
iger Daten aus der Zwischenablage. Diese Daten können in Beglaubigungen, Vorlagen,
aber auch in alten Verträgen verwendet werden.
Die automatische Personenanlage aus unterschiedlichen Datenquellen reduziert
den Eingabeaufwand für Personen drastisch und erhöht durch Vermeidung von
Tippfehlern maßgeblich die Qualität.

fakten
Die Leistungserfassung
Leistungen werden entweder direkt
im Akt oder über ein zentrales
Erfassungstool - dem „Leistungser-
fassungsblatt“ - dokumentiert. Bei
notarXpert wird die Leistung sofort
bei deren Erbringung parallel nach
Zeit und Tarif erfasst. Die Struk-
turierung der Leistungserfassung
kann auch nach dem NIS (Notar-
informationssystem) der österreich-
ischen Notariatskammer erfolgen.
Besonders leicht können Leistungen
durch das Abarbeiten der je nach
Aktart unterschiedlichen Arbeits-
schritte erfasst werden. Durch das
Erledigen dieser Arbeitsschritte kön-
nen entweder sofort Dokumente
erstellt, Abfragen aus Firmenbuch,
Grundbuch getätigt, oder Daten zu
den unterschiedlichsten Registern
übertragen werden. Auch die Bar-
auslagen werden in dem gleichen
Prozess erfasst und können so nicht
vergessen werden. Nach der Erfass-
ung kann notarXpert automatisch
Kalendierungen für Sie setzen.
Beim Leistungserfassungsblatt ste-
hen die Modi der Nach- und Echt-
zeiterfassung zur Verfügung; pro
Leistung sind auch mehrere Zeit-
abschnitte möglich. Pro Abschnitt
lässt sich ein anderer Leistungs-
erbringer oder eine andere Doku-
mentenversion zuordnen. Leist-
ungen in diesem Tool können direkt
im Akt gespeichert oder zentral hier
erfasst und danach erst in die jewei-
ligen Akten übertragen werden.
Die Honorarlegung
Aus notarXpert lassen sich vielfältige
Dokumente - wie Leistungsauf-
stellungen, Honorarnoten, Storno-
noten, Gutschriften, Honorarnoten,
Kassabelege, Vorlageberichte ans
Gericht, AkontoHonorarnoten und
Zahlscheine - erstellen. Leistungen
werden mit Werten aus Einheitssatz,
Einzelleistung und Stundensatz
angezeigt. Für eine Abrechnungs-
simulation lassen sich einzelne
Leistungen abhaken (die neuen
Abrechnungswerte werden in
Echtzeit angezeigt) oder einfach
eine neue Bemessungsgrundlage
eintragen.
notarXpert kennt auch die Möglich-
keit einer geteilten Honorarnote:
Mehrere Personen teilen sich die
Kosten eines Aktes, wobei die
Anteile in Prozenten oder absoluten
Beträgen definiert werden können.
Mittels der sogenannten „perma-
nenten Kostenänderung“ lassen sich
Änderungen auch von bestehenden
Leistungen gleichzeitig durchführen.
Nach Honorarnoten-Erstellung er-
folgt auf Wunsch eine Überleitung
in die OP-Liste oder/und eine
Kalendierung. notarXpert be-
herrscht vielfältige Pauschalverein-
barungen, pro Akt oder direkt bei
jeder Abrechnung. Sollte eine
Honorarnote nicht korrekt sein,
kann diese entweder gänzlich stor-
niert oder mittels (Teil-) Gutschriften
korrigiert werden.
Leistungserfassung
Stichworte: Leistungserfassungsblatt, NIS, Tarife, Honorarlegung

notarXpert weiß genau, was Ihre Kanzlei leistet
Lückenlose Leistungserfassung sorgt für mehr Umsatz
So wie jeder Mensch verschieden ist, ist auch die Arbeitsweise jedes Mitarbeiters indivi-
duell. Während viele Anwender meist Leistungen direkt im Akt erfassen, gibt es zusätz-
lich die Möglichkeit über das Zeitschreiben auf Basis des NIS, Leistungen in einem
zentralen Tool zu speichern. Mit dem notarXpert Leistungserfassungsblatt bietet
notarXpert genau diese Möglichkeit!
Durch die Gegenüberstellung unterschiedlicher Abrechnungsmethoden in jedem Akt
sowie der Möglichkeit, schnell einzelne Leistungen aus der Abrechnung zu nehmen,
erhalten Sie eine Übersicht über die Kosten eines Aktes. In Echtzeit berücksichtigt
notarXpert jede Änderung (etwa der Bemessungsgrundlage) und erstellt Honorarnoten
- auf Wunsch auch „geteilte Honorarnoten“. Die Honorarlegung kann direkt aus dem
Akt, jedoch auch aus der Beglaubigungsmaske erfolgen und dann entweder in die
Offene Posten Verwaltung oder auch in ein Kassabuch übergeleitet werden.
Die leichte Erfassung von Leistungen sowie die verschiedenen Automatismen
in diesem Bereich schaffen eine solide Basis. Das Aufspüren von nicht abgerech-
neten und noch nicht erfassten Leistungen in Kombination mit anderen Kenn-
zahlen führt zu optimierter Honorarlegung.

fakten
Das Dokumentenmanagement
Pro Akt legt das Programm einen
eigenen Dokumentenordner an,
der fortan als Speicherort für sämt-
liche Dateien dieses Aktes dient.
notarXpert orientiert sich hinsicht-
lich Bedienbarkeit und Funktion-
alität am Windows Explorer®
und
am Betriebssystem. Sprich:
Sämtliche Programme, die im
Windows®
-Kontextmenü zur Ver-
fügung stehen (z. B. WinZip®
,
WinRar®
, Deltaview®
, Antiviruspro-
gramme etc.) können direkt über
notarXpert angesprochen werden.
Das Dokumentenarchiv eines Aktes
ist auch außerhalb von notarXpert
aufrufbar - Dokumente verschwin-
den nicht einfach in einer
Datenbank. Dokumente können
von dort anhand „sprechender“
Dateinamen gut erkannt und leicht
geöffnet werden.
notarXpert unterstützt „Drag and
Drop“: Dokumente können mit der
Maus leicht von einem in einen
anderen Akt oder von außen in
einen bestehenden Akt kopiert
oder verschoben werden.
Beim Abspeichern von Doku-
menten besteht die Möglichkeit,
selbstdefinierte Namensvorgaben
und Unterordner anzulegen, um
Dokumente in einer gewohnten
Ordner- und Dateistruktur darstel-
len zu können. Das Arbeiten mit
Dokumentarten optimiert zusätz-
lich den Erstellungsprozess.
PDF-Integration
Das Windows-Kontextmenü wird
mit weiteren Funktionen erweitert:
Zum Beispiel mit dem Vergleich von
Dokumenten, der Versendung per
Email an Aktpersonen oder einer
Konvertierungsmöglichkeit in PDF-
Dateien (zusätzlich Workflowmodul
und PDF-Schnittstelle notwendig).
Aus jeder Leistung heraus lassen
sich Word-Dokumente erstellen,
wobei auch mehrere Vorlagen
zugeordnet werden können.
Standardmäßig wird eine umfang-
reiche Vorlagensammlung angebo-
ten. Diese Sammlung lässt sich
individuell erweitern, wobei be-
stehende Vorlagen editiert werden
können. Dokumente können auch
nachträglich mit Leistungen ver-
bunden werden. Unterstützt wird
auch die Dokumentversionierung,
wodurch Änderungen leichter
nachzuvollziehen sind. Zusätzlich
werden auch eingescannte
Dokumente, etwa die Urkunden für
Cyberdoc 07 optimal verwaltet.
Diese bilden einerseits die Grund-
lage für den elektronischen Akt und
können automatisiert zusammen
mit den Parteiendaten an Cyberdoc
07 übertragen werden. Mit der
optionalen notarXpert Volltext-
suche können Dokumente noch
schneller gefunden und in einer
Vorschau komfortabel angezeigt
werden.
Dokumentenmanagement
Stichworte: „Sprechende” Namen, PDF-Writer, Drag & Drop, Cyberdoc

Nie wieder den Überblick verlieren!
Dokumente bereits im Basisumfang übersichtlich verwalten
Als leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem, das speziell an die Bedürfnisse von
Notariatskanzleien angepasst wurde, kann das notarXpert Dokumentenmanagement-
system sämtliche Dateien - Microsoft Word®
-Dokumente, eingescannte Dokumente (z.B.
Ausweisdokumente, Urkunden) , Emails, PDF-Dokumente, Excel®
-Tabellen, Audiodateien
(z. B. Diktate) oder andere - direkt im Akt speichern. Das lästige Suchen nach Dokumenten
gehört somit der Vergangenheit an!
Durch das Spiegeln von Windows®
-Ordnern und dem Abspeichern von Dokumenten
mit „sprechenden“ Namen können Sie auch auf Akt-Dokumente zugreifen, ohne
notarXpert zu öffnen. Somit kann es Ihnen nicht wie anderen Kanzleien passieren, dass Sie
versehentlich das falsche Dokument versenden, weil es mit einem wenig aussagekräftigen
Dateinamen (fortlaufende Nummer) gespeichert wurde. Die Kanzlei kann in vielen
Bereichen die Dokument- bzw. Ordnerstruktur speziell konfigurieren – und gewährleistet
damit eine einheitliche Struktur innerhalb des Unternehmens.
Bei notarXpert stehen Dokumente in der gleichen Struktur wie im Microsoft
Explorer®
zur Verfügung. Beliebig erstellbare Unterordner im oder eine Ebene ober-
halb des Aktes erhöhen zusätzlich die Übersichtlichkeit.

fakten
Der notarXpert Kalender
Mit dem notarXpert Kalender steht
Kanzleien eine zentrale Termin-
übersicht zur Verfügung, auf die
alle Mitarbeiter Zugriff haben.
Angelehnt an den MS-Outlook®
-
Kalender, bietet dieser gewohnte
Funktionen, aber auch erweiterte
Möglichkeiten.
Jedem Termin lässt sich der je-
weilige Akt mit Aktdaten (Akten-
zahl, Aktschreibung, Klient etc.) -
aber auch beliebige Personen,
Dokumente etc. – zuordnen.
Zu jedem Termin lässt sich eine indi-
viduelle Erinnerung aktivieren.
Wiederholungstermine, Warnungen
bei Terminkollisionen usw. machen
den notarXpert-Kalender zu einer
verlässlichen und multifunktionalen
Arbeitshilfe.
Jeder Mitarbeiter kann die ge-
wünschte Standardansicht (Tages-,
Wochen- oder Monatsüberblick)
bzw. die angezeigten Intervall-
größen (Minuten, 10 Minuten,
Viertelstunde etc.) individuell fest-
legen.
Da Termine gleichzeitig auch im all-
gemeinen Kanzleikalender gespei-
chert werden können, hat jeder
User sowohl seine persönlichen
Termine, als auch die Termine der
Kollegen jederzeit abrufbereit.
Neben klassischen Kalender-
einträgen lassen sich in notarXpert
auch Fristen und Aufgaben able-
gen.
Für Aufgaben, wie z.B. Rückrufe,
steht eine eigene Aufgabenliste zur
Verfügung, die übersichtlich alle
offenen und fälligen Tasks anzeigt.
Kalendereinträge mit Aktbezug
werden auch in dem betreffenden
Akt angezeigt. Jeder Eintrag kann
darüber hinaus mit einer eigenen
Prioritäts- und Statusstufe versehen
werden.
Nach der Erledigung können
Termine über das notarXpert Work-
flowmodul automatisch in
Leistungen übergeführt werden.
Detailinformationen zu den Ter-
minen werden dabei als „Leistungs-
notizen“ abgespeichert.
Die notarXpert Fristenliste
In der “Fristenliste” erstellt
notarXpert eine Auflistung aller Ein-
träge in tabellarischer Form.
Diese (druckbare) Übersicht
ermöglicht jedem Mitarbeiter einen
schnellen Überblick über Termine,
Fristen und Aufgaben.
Auch die Termine von Mitarbeiter-
gruppen lassen sich so komfortabel
und übersichtlich anzeigen.
Terminverwaltung
Stichworte: Grafischer Kalender, Kanzlei- und Mitarbeiteransicht, Fristenliste

Tag für Tag bestens informiert
Die clevere Alternative bzw. Ergänzung zu MS Outlook®
Durch den Einsatz des ausgeklügelten notarXpert-Kalenders erübrigt sich der Einsatz
einer externen Kalendersoftware. Outlook-geübte Anwender werden sich auf Anhieb
zurechtfinden, da sich bekannte Features, wie Erinnerungsfunktion, Wiederholungs-
termine etc. auch im notarXpert-Kalender wiederfinden. Durch die Beschränkung auf
eine Software muss auch nur eine Datenbank gewartet werden. Beim Eintragen der
Termine greifen Sie direkt auf Ihre Daten (Personen, Akten, Adressen…) zu. Mit dem
Kanzleikalender haben Sie auch die Termine aller anderen Mitarbeiter im Überblick.
Über die Terminsynchronisierung (Zusatzmodul OutlookSync & Telefonie) werden alle
Termine mit aktspezifischen Informationen (Aktenzahl, Klient usw.) von notarXpert mit
Outlook synchronisiert. Terminänderungen werden in beide Richtungen übertragen. Sie
haben den Vorteil von zwei Kalendern, wobei Eintragungen nur einmal vorgenommen
werden müssen – dank vollautomatischer Synchronisierung!
Der notarXpert Kalender macht eine gesonderte Kalendersoftware überflüssig:
Jeder kann in den Kalender jedes Mitarbeiters – auch in den Kanzleikalender -
Einsicht nehmen. Die Zuordnung von Aktdetails zu Terminen bietet nur der Einsatz
des vollintegrierten notarXpert-Kalenders!

fakten
Der Beglaubigungsteil
Mit notarXpert sind Beglaubigungen
rasch und komfortabel durchführ-
bar. Durch einfaches "Hineinholen"
der gewünschten Personendaten
können auch komplexe Vertret-
ungsstrukturen (GmbH & Co KG)
realisiert werden. Auf Knopfdruck
erhalten Sie dann die passende
Klausel, das Vermerkblatt oder die
Anerkennungserklärung.
Sammelbeglaubigungen sind eben-
so einfach realisierbar. Dabei werden
Ihre Formulierungswünsche im Be-
glaubigungsteil speziell berücksich-
tigt und die Vorlage für Sie speziell
angepasst.
Bei der Erstellung der Beglaub-
igungsklausel werden auch hinter
den Parteien hinterlegte Amtsbe-
stätigungen bzw. Vollmachten
berücksichtigt.
Weiters ist es möglich, die zu ver-
schiedenen Zeitpunkten geleisteten
Unterschriften zu einer Beglaub-
igungsklausel zusammenzufassen
und zu verrechnen.
Oft wiederkehrende Beglaub-
igungen (z.B. Pfandurkunden der
Bank) werden in notarXpert in Serie
erfasst, und die relevanten Daten
automatisch richtig vorgeschlagen.
Optional erfolgt die Vorerfassung
einer Beglaubigung ohne BRZ.
Diese steht dann im Bedarfsfalle
besonders rasch zur Verfügung.
Die Beglaubigungen können für
Laufkundschaft außerhalb eines
Aktes komplett abgewickelt wer-
den. Im Akt können Beglaubigungen
anhand der Arbeitsschritte abge-
arbeitet werden – dabei werden
speziell markierte Parteien automa-
tisch für die Beglaubigung vorge-
schlagen.
Wird die Beglaubigung bar bezahlt,
können die Beglaubigungskosten
direkt in die Buchhaltung (Kassa-
konto) übergeleitet bzw. es kann
auch eine Honorarnote erstellt
werden.
Die Register
Aus dem Beglaubigungsteil wird
direkt das Beurkundungsregister
geschrieben, wobei in notarXpert
das Reservieren und Einschieben von
BRZs im Rahmen der Notariatsord-
nung möglich ist. Über diese
Auswertung kann man zusätzlich
eine Aufstellung über die Finanz-
amtsgebühren erhalten. Sämtliche
für den Notar erforderlichen
Register - wie auch das Repertorium
- werden automatisch geführt. Alle
gesetzlichen Auswertungen sind
einfach erstellbar.
Datensicherheit wird auch hier groß
geschrieben: Nachträgliche Ände-
rungen sind nicht möglich. Sofern
diese erlaubt sind (Nachtrag im
Repertorium), werden diese selbst-
verständlich mitprotokolliert.
Beglaubigungen & Registerführung
Stichworte: Sammelbeglaubigung, Massenbeglaubigung, Kassabuch

Die Beglaubigung – Das tägliche Geschäft
Ob für Laufkundschaft oder im Akt...
Tausende Beglaubigungen werden von einem Notariat pro Jahr erstellt, hunderte
Geschäftszahlen vergeben. Selbst, wenn nur jede zweite Klausel nachbearbeitet werden
muss, kostet das im Jahr viele Stunden Arbeit. Die Sicherheit, Laufkundschaft genauso
gut und exakt bedienen zu können wie langjährige Klienten, ist ebenso wichtig wie der
Vorteil, immer wieder auftauchende Formulierungen nicht jedesmal aufs Neue in der
Beglaubigungsklausel erfassen zu müssen. notarXpert bietet Ihnen diesen Komfort und
diese Sicherheit! Individuelle Klauseln werden für jede Notariatskanzlei speziell in das
Programm integriert. Regelmäßig verwendete Formulierungen (z.B. „Pfandurkunden
der Bank“) werden hinterlegt und bei der Erstellung automatisch vorgeschlagen.
Das manuelle Zusammenziehen mehrerer Klauseln in eine Sammelbeglaubigung kostet
ebenso sehr viel Zeit. notarXpert bietet hier eine einfache Funktion, mit der mehrere
Beglaubigungsklauseln zu Sammelbeglaubigungen zusammengefasst werden. Einfacher
kann man diesen Arbeitsablauf nicht abbilden!
Eigens für Ihre Kanzlei erstellte Beglaubigungstexte und Automatismen sparen Zeit
und helfen dabei, sich noch intensiver mit Klienten befassen zu können.

fakten
Die notarXpert-Tools
Bereits in der Basisversion bietet
notarXpert eine große Zahl an Hilfs-
mitteln, die die tägliche Arbeit eines
Notariats entscheidend unterstützt.
Mit dem Tarifrechner können Sie
schon im Rahmen eines Erstberat-
ungsgesprächs die vermutlichen
Kosten für diverse notarielle
Leistungen berechnen. Direkt in der
Beglaubigungsmaske kann durch
rasches Ändern der Bemessungs-
grundlage, der Unterschriftsanzahl
und anderer Parameter eine rasche
Kostenauskunft erstellt werden.
Ident kann in Musterakten z.B. bei
Kaufverträgen durch Simulieren der
Bemessungsgrundlage und An-/
Abhaken einzelner Leistungen ver-
fahren werden.
Besonders für das Überschreiben
von alten Verträgen ist das Tool
Personenimport geeignet. Damit
kann der Anwender in Word genau
an der Position des Cursors die
Personen eines beliebigen Aktes
besonders rasch und einfach einfü-
gen und dabei festlegen, welche
Daten und in welcher Optik diese
importiert werden. Das Aus-
schreiben von Beträgen, Datum,
Titel usw. ist eine weitere Option
dieses Tools.
Löschungen von Terminen werden
generell mitprotokolliert. Mit dem
Sicherheitsmodul werden aber auch
andere Aktionen, wie Leistungs-
erfassung, -änderung etc. von
notarXpert dokumentiert. Die
Basistools lassen sich mit dem
Indexrechner erweitern (Zusatz-
modul Indexverwaltung): Dieses
Hilfsmittel berechnet die Änderung
eines Betrags anhand von zehn
gespeicherten Indizes.
Clevere Unterstützung
Zu den Basisfunktionen gehört
auch der Netviewer: Hierbei handelt
es sich um ein Support-Tool: Bei An-
wender-Fragen kann ein notar-
Xpert-Mitarbeiter per Remote-
Access auf den Bildschirm des
Anwenders zugreifen und ihn
so optimal beraten. Pro User lässt
sich ein Benutzerordner definieren,
der ständig zur Verfügung steht,
wenn ein Dokument nicht in Akten
abgespeichert werden soll. Inte-
griert ist auch ein ständig aktuali-
siertes Notariats-, Anwalts- und
Gerichtsverzeichnis, wobei die Ein-
träge aus dem Notariatsverzeichnis
in die Datenbank der Kanzlei über-
tragen werden können; ein Ab-
gleich des Anwaltsverzeichnisses
mit den Kontaktdaten ist jederzeit
möglich.
Der notarXpert Kommunikations-
manager ist ein leistungsstarkes
Tool mit vielen Möglichkeiten:
Er bietet nicht nur den Zugriff
auf Kontaktdaten, sondern auch
eine einfache Aktsuche und die
Möglichkeit, Rückrufnotizen für
User zu erfassen.
Tools
Stichworte: Kommunikationsmanager, Tarifrechner, Beglaubigungssimulation

Das Schweizer Taschenmesser für Juristen
Auch kleine Helfer können den Arbeitsalltag erheblich erleichtern!
Die Qualität einer modernen Notariatssoftware bemisst sich nicht nur an den Funktio-
nen zur Akten- und Personenverwaltung, sondern auch an den übrigen Hilfsmitteln, die
standardmäßig zur Verfügung gestellt werden. und Kostensimulation in der
Beglaubigungsmaske und Musterakten erlauben dem Anwender schon beim Erst-
beratungsgespräch dem Klienten rasch und einfach die notwendigen Infos über zu
erwartende Kosten zu geben.
Wenn ein Kunde anruft, kann der notarXpert-Support mit dem integrierten Netviewer®
einfach einen Blick auf das Problem werfen und dieses schnell lösen – ohne dass lange
Erklärungen abgegeben werden müssen. So erhalten Sie kundennahe und rasche Hilfe
auf Ihre Anfragen und können sich sofort wieder auf Ihre Arbeit konzentrieren. Das ist
zeitsparend und effizient! Sie suchen die Telefonnummer des Ansprechpartners eines
Klienten? Kein Problem! Geben Sie im notarXpert Kommunikationsmanager den
Namen der Firma ein und Sie erhalten alle Ansprechpartner und dazugehörigen Akten!
Mit notarXpert erhalten Sie eine Lösung, die bereits im Basisumfang keine
Wünsche hinsichtlich Komfort offen lässt und Sie mit leistungsfähigen Werkzeugen
unterstützt.

fakten
Die Vertragsvorlagen
In notarXpert werden standard-
mäßig Worddokumente als .doc
und nicht als .rtf erstellt. Der Vorteil
liegt unter anderem darin, dass
eventuell vorhandene grafische
Briefköpfe komprimiert abgespei-
chert, der Speicherplatz drastisch
reduziert und die Speicher- und
Ladezeiten beschleunigt werden
können. Viele der in notarXpert
vorhandenen Felder können für
individuelle Vorlagen ausgelesen
werden und damit Word-
dokumente (.doc) erstellt werden.
Mit der neuen internen Word-
Erstellungsmethode kann der
Erstellungsprozess nun dramatisch
beschleunigt werden.
Das Vertragsmodul unterstützt Sie
bei der Anlage und Verwaltung von
umfassenden Musterverträgen und
Textbausteinen. Dabei können
Verträge mittels angepasster
Vertragsvorlagen entweder weit-
gehend vollautomatisch erstellt
oder alte Verträge in Word durch
interaktives Einfügen von Aktdaten
und Textbausteinen an der Cursor-
position angepasst werden.Pro
Aktart ist der Akt individuell durch
Rollen, benutzerdefinierte Felder
(Zahl, Betrag, Datum, Text, Memo)
sowie Checkboxes & DropDowns
gestaltbar. Pro Rechtsgebiet wer-
den Schablonen, Rollen, Felder und
entsprechende Musterverträge -
unter anderem in Notariatsaktform
- und Anträge ausgeliefert.
Die Textbausteine
Diese können gleichermaßen in
automatisierten Musterverträgen,
als auch ganz leicht interaktiv für
die Abänderung in beliebigen alten
Verträgen verwendet werden. Die
Textbausteine können beliebige
Formate haben – beim Import
werden die spezifischen Vertrags-
daten berücksichtigt.
Verwendete Textbausteine können
selbst im fertigen Vertrag noch
speziell markiert, abgeändert und
danach als neue Version in das
Textbausteinsystem exportiert
werden.
Das Rückschreiben von geänderten
Daten im Vertrag direkt in die Akt-
und Personenfelder ist genauso
möglich, wie das nochmalige
Rausmischen/Aktualisieren bereits
fertiger abgeänderter Verträge.
Im Zusammenspiel mit dem
Statistik-Modul Pro kann sich die
Kanzlei ein leistungsfähiges CRM-
System aufbauen. Beliebige Felder
(Umsatzgröße, Mitarbeiteranzahl,
Interessen, etc) können strukturiert
bei den Personen eingegeben wer-
den. Diese Felder können für
Marketingaktivitäten ausgewertet
und damit Einladungen an Klienten
(Serienbriefe, Serienmails) erstellt
werden.
Ausgefeilte Markierungsmechanis-
men speichern, wer eingeladen
wurde und wer gekommen ist.
Vertragsmodul - Allgemein
Stichworte: Mustervorlagen, Textbausteine, Rollen, Felder

In wenigen Schritten unterschriftsreif
Verträge einfach und schnell erstellen
Bereits im notarXpert Basisumfang ist ein leistungsfähiges Dokumenterstellungstool
enthalten. Es werden weit über 100 Word-Vorlagen ausgeliefert, welche den Kanzlei-
bedürfnissen anpasst werden können. Das Vertragsmanagement unterstützt bei der
Anlage und Verwaltung von Musterverträgen und Textbausteinen. Die Textbausteine
lassen sich dabei leicht den Vertragsgegebenheiten anpassen. Mit Parteienklausel (auch
in Notariatsaktform), Aufsandung, Unterschriftenliste, etc. können viel Schreibarbeit und
Fehler vermieden werden, ebenso mit der weitgehend vollautomatischen Erstellung
von Verträgen in Bereichen des Liegenschafts-, Bestands- und Gesellschaftsrechts.
Neben der Möglichkeit, einerseits alte Verträge im Bedarfsfalle rasch durch den Import
von Aktdaten und Textbausteinen abzuändern, unterstützt Sie notarXpert speziell bei
der Entwicklung weitgehend vollautomatisierter Verträge aus Ihren bereits bestehen-
den Altverträgen. Dabei kann besonders leicht auch das Geschlecht bzw. Ein- und
Mehrzahl der Parteien berücksichtigt werden.
Das nochmalige Schreiben von bereits im Akt enthaltenen Daten bzw. Personen
entfällt vollständig – sowohl im interaktiven Einsatz bei Altverträgen als auch bei
vollautomatisch befüllten Mustervorlagen.

fakten
Der Todesfallaufnahme-Wizard
notarXpert unterstützt Sie tatkräf-
tig bei der Abhandlung von
Verlassenschaften und erleichtert
wesentlich Ihre Tätigkeit als
Gerichtskommissär. Mit der Hilfe
des Todesfallaufnahme-Assistenten
(TA-Wizard) werden Sie Schritt für
Schritt über Bildschirmmasken
durch den gesamten Prozess
geführt.
Alle erforderlichen Daten wie
Personen (Verstorbener, Erben etc.),
Inventar (Aktiva, Passiva) werden
der Reihe nach abgefragt und im
Programm gespeichert. Aus dem
Wizard können sogar direkt
Grundbuchsabfragen getätigt wer-
den, die dann als Liegenschaft ins
Inventar importiert werden. Bereits
erfasste Daten stehen automatisch
zur Verfügung und werden vom
Assistenten automatisch vorge-
schlagen, z.B. Ehepartner. Son-
derfälle (Sachwalterschaften, Kura-
tel etc.) werden berücksichtigt. Hat
der Verstorbene keine direkten
Nachkommen, dann unterstützt Sie
notarXpert bei der Recherche und
bei der Darstellung der Parantel
zwei und drei im Rahmen der
Stammbaumverwaltung.
Mit notarXpert können Sie effizient
arbeiten und das Fehlerpotential
minimieren. Durch die Darstellung
des Inventars im Akt, kann man
jederzeit den aktuellen Vermögens-
stand des Verstorbenen ablesen.
Die Mustersammlung
Mit Hilfe dieser Daten erstellen Sie
einerseits die Todesfallaufnahme
perfekt, andererseits werden mit
nur einem Mausklick die Bank-
anfragen erstellt, optional per Email
versendet und dann zentral bei
Einlangen der Auskünfte kontrol-
liert! Selbst das Verlassenschafts-
abhandlungsprotokoll kann aus
notarXpert vorlagengestützt opti-
mal vorbereitet und sogar
Erbteilungsübereinkommen in einer
ersten Rohfassung berücksichtigt
werden. Dabei werden auch
Spezialitäten wie Gütergemein-
schaften berücksichtigt. Zahlreiche
Beschlüsse werden aus notarXpert
generiert und darin auch die
Zustellverfügung vollautomatisch
erstellt. So hat der Notar Zeit, sich
auf die wesentlichen Dinge in der
jeweiligen Verlassenschaft zu kon-
zentrieren.
Ein besonderes Highlight des
Programms ist die Beherrschung
von rechenintensiven Verfahrens-
arten wie z.B. kridamäßige Ver-
teilungen unter Berücksichtigung
etwa von Pfandrechten und stan-
desgemäßen Begräbniskosten.
Neben den Vorlagen für den
Gerichtskommissär gibt es auch
Varianten für den Einsatz als
Erbenmachthaber. Auch der
Vorlagebericht an das Gericht kann
in notarXpert automatisch gene-
riert und die jeweiligen Kosten
dabei entsprechend gegliedert auf-
geführt werden.
Vertragsmodul - Gerichtskommission
Stichworte: Todesfallaufnahme-Wizard, Inventar, Stammbaumverwaltung

Komplexe Verlassenschaften mit notarXpert einfach abhandeln
Steigern Sie die Effienz und verbessern Sie den Ablauf in der Verlassenschaft
Das Abtippen aller aufgenommenen Daten einer Todesfallaufnahme kann sehr lang-
wierig und unübersichtlich werden, die dazugehörigen Spezialfälle wie Erbteilungs-
übereinkommen, Gütergemeinschaften oder kridamäßige Verteilung erhöhen Ihren
Aufwand als Gerichtskommissär erheblich.
notarXpert erleichtert Ihnen nicht nur das Erfassen aller notwendigen Daten, es stellt
Ihnen diese auch noch in strukturierter und übersichtlicher Form dar. Spezialfälle
können sehr einfach durch Auswahl der entsprechenden Optionen berücksichtigt
werden. Alle erfassten Daten finden sich in allen Mustern der umfangreichen
notarXpert Mustersammlung wieder, so ist ein Kopieren und Einfügen von Textstellen
aus einem anderen Dokument nicht mehr nötig.
Mit notarXpert können Effizienz und Ablauf in der Verlassenschaft massiv
verbessert werden und es bleibt Ihnen als Gerichtskommissär mehr Zeit, sich um
die wesentlichen Dinge einer Verlassenschaft zu kümmern.

fakten
Das Buchen
Honorareingänge werden in der
Buchhaltung und gleichzeitig am
betreffenden Offenen Posten-
Konto gebucht. Durch die automa-
tische Überleitung der Honor-
arnoten in die OP-Verwaltung
erkennt das Programm die USt-frei-
en und USt-pflichtigen Anteile und
verbucht auf die richtigen Erlös-
konten in der Buchhaltung.
Während des Buchungsvorganges
können beliebige Abfragen ge-
tätigt werden. Die Kontenübersicht
ist über mehrere Konten sowie
Journalabfragen über einen beliebi-
gen Zeitraum möglich.
Eine Saldenliste nach Kontengruppe
lässt sich zu jedem beliebigen
Zeitpunkt erstellen und gibt einen
raschen Überblick über den aktuel-
len Stand der Einnahmen und
Ausgaben innerhalb eines Monats.
Neben den vollautomatischen
Monatsabschlüssen ermöglichen die
Ertragsermittlungen - sowohl über
den abgeschlossenen Monat als
auch über das bisherige Ge-
schäftsjahr - eine effiziente Kosten-
übersicht. Auch das UVA-Formular
kann automatisch aus notarXpert
generiert werden. Die Buchhaltung
ist mehrklientenfähig – optional
kann diese auch für GmbHs einge-
setzt werden.
Mit der OP-Verwaltung und dem
mehrstufigen Mahnwesen haben
sie ihre Kanzleiaußenstände voll im
Griff. Die Verwaltung der Außen-
stände erfolgt vollautomatisch –
durch Überleitung der Honorar-
noten in die Offene Posten-
Verwaltung, und Verknüpfung der
Buchhaltung mit den Offenen
Posten bei Zahlungseingang. Ein
Abruf der Offenen Posten- und der
Anderkonten ist jederzeit aus dem
Akt möglich.
Die Anderkontenverwaltung
Die Anderkontenverwaltung wur-
de streng nach den Richtlinien der
Notariatskammer aufgebaut und
glänzt mit ihrer komfortablen
Bedienung. Sich wiederholende
Buchungstexte kann man vordefi-
nieren und einfach übernehmen.
Wenn man eine Kontenübersicht,
das Buchungsjournal oder mehrere
Kontenblätter einsehen will, kann
man dies direkt aus der Buchungs-
maske heraus tun.
Der Monatsabschluss beinhaltet alle
notwendigen Auswertungen. Der
Jahresabschluss erfolgt wie der
Monatsabschluss vollautomatisch
und druckt alle abgeschlossenen
Konten aus. Beim Jahresabschluss
werden die nicht abgeschlossenen
Konten in das nächste Jahr über-
nommen. Weiterüberweisungen
der Fremdgelder sind automatisiert
durch Telebanking oder Zahlschein-
druck möglich. Optional sind
Zahlungen aus dem Telebanking/
ELBA®
in die Anderkontenverwalt-
ung einlesbar und Überweisungen
aus dieser generierbar.
Buchhaltung & OP
Stichworte: E/A-Rechnung, doppelte Buchführung, Anderkonten, OP-Verwaltung

Es war noch nie so einfach, Bilanz zu ziehen
notarXpert bringt Kontrolle und Transparenz in jede Kanzlei
Sparen Sie Arbeitsschritte und sichern Sie sich dennoch einen optimalen Überblick über
die Geldflüsse der Kanzlei! Neben der E/A-Buchhaltung gibt es optional auch die
GesmbH-Buchhaltung. Die Buchhaltung ist zudem mehrmandantenfähig.
Buchen Sie durch die vielfältigen Automatismen und gegenseitige Verknüpfung mit der
OP-Verwaltung besonders effizient und fehlerfrei durch die Kontrollsalden. Sparen Sie
an Steuerberatungskosten, indem Sie nur mehr Salden übermitteln. Die streng nach den
Richtlinien der Notariatskammer aufgebaute Anderkontenverwaltung ermöglicht die
effiziente Verwaltung der in der Kanzlei befindlichen Fremdgelder und Effekten. Die
Kopplung mit Telebanking/ELBA® und den No1-Rechner der NTB erhöht den Komfort
für den Anwender und reduziert potentielle Fehlerquellen deutlich. Erhöhen Sie die
Liquidität Ihrer Kanzlei durch die mit der Honorarlegung verknüpfte „Offene Posten-
Verwaltung“ und das leistungsfähige Mahnwesen.
Durch die Verknüpfung mit dem elektronischen Akt und der Offenen Posten-
Verwaltung schließt sich der Kreis zu einem optimalen Workflow, welcher der
Kanzlei Zeit, Geld und Fehler erspart!

fakten
notarXpert webERV
Über den webERV kommunizieren
Sie mit allen Gerichten, aber auch
mit allen anderen webERV-Teil-
nehmern (mittels sogenannter
Teilnehmerdirektzustellung).
Sowohl Firmenbuchanträge, als
auch der ab dem 01.04.2009
gesetzlich vorgeschriebene Grund-
buch-webERV sind über das notar-
Xpert webERV-Modul möglich.
Anträge werden in einem Sende-
stapel gesammelt und können von
hier aus noch einmal überprüft und
einzeln oder gesammelt versendet
werden.
An Leistungen angefügte Word-
Dokumente werden von notar-
Xpert automatisch für eine
Konvertierung in PDFs vorgeschla-
gen (PDF-Integration erforderlich).
Vor Versendung einer Teilnehmer-
direktzustellung kann notarXpert
die Zustellbarkeit nachprüfen,
sprich: ob der betreffende Web-
ERV-Teilnehmer überhaupt in der
Lage ist, webERV zu empfangen.
Rückverkehrs-Meldungen werden
von notarXpert automatisch ausge-
wertet und den richtigen Akten
zugeordnet. Die manuelle Zu-
ordnung zum richtigen Akt ist auch
jederzeit möglich.
Der notarXpert Grundbuch-webERV
Ist der aktuelle Grundbuchstand per
Schnittstellenmodul besonders
komfortabel im Akt erfasst, lässt
sich spielend jede Art von Begehren
in Sekundenschnelle erstellen.
Die Programmlogik verhindert nicht
passende Begehren und unterstützt
so einen effektiveren Arbeitsablauf
in der Erstellung von Grundbuchs-
anträgen. Mit drei Mausklicks kann
die Löschung eines Pfandrechtes
begehrt werden. Im notarXpert
Grundbuch-webERV sind keine
umständlichen und langen Ein-
gaben erforderlich, da alle üblicher-
weise einzugebenden Daten bereits
durch das Schnittstellenmodul
automatisiert importiert wurden.
Nach Erstellung aller antragsbezo-
genen Begehren müssen die einge-
gebenen Daten natürlich noch kon-
trolliert werden.
notarXpert erleichtert diese Kont-
rolle dadurch, dass die Zusammen-
fassung des elektronischen An-
trages sehr nahe an das gewohnte
Format eines in Papierform einge-
brachten Antrags kommt.
notarXpert bietet Ihnen außerdem
die Möglichkeit, den elektronischen
Antrag so darzustellen, wie diesen
auch der zuständige Grundbuchs-
führer auf seinem Tisch liegen hat.
So vermeiden Sie unnötige Miss-
verständnisse mit Rechtspflegern
und beseitigen eine weitere Fehler-
quelle.
webERV
Stichworte: Schriftsätze, Firmenbuchanträge, Grundbuchanträge, Rückverkehr

Ihr direkter Draht zu Wissen und Information
Bequem und einfach mit den Gerichten kommunizieren
Seit Sommer 2007 wurde mit der Einführung des webERVs die Kommunikation mit den
Gerichten auf ein neues technisches und funktionelles Niveau angehoben – Österreich
ist damit einer der Vorreiter Europas in diesem Bereich. Die mögliche Kopplung mit
Cyberdoc hilft, schnell und richtig auf Urkunden zu verweisen. Die künftigen Rück-
verkehrsauswertungen bringen einen hohen Grad an Automatisierung.
Mit der Einführung der strukturierten Grundbucheingabe mit 01. 04. 2009 müssen nun
auch alle Anträge an das Grundbuchgericht über den webERV übermittelt werden. Bis
zu 100 verschiedene Felder müssen dabei befüllt werden, um einen nun vollkommen
strukturierten Antrag richtig zu übermitteln. Um Ihnen diese enorme Umstellung zu
erleichtern, bietet notarXpert neben dem Schnittstellenmodul, welches den IST-Zustand
der betroffenen Grundbuchseinlage übernimmt, eine intuitive wizard-ähnliche
Funktion. Spezielle Kontrollausdrucke für Juristen und Sekretariat erleichtern die
Kontrolle der Eingaben vor dem Versenden.
Gerade durch die mögliche Kopplung mit Cyberdoc 07 und dem Grundbuch
können Eingaben besonders schnell und sicher erfolgen.

fakten
Das Schnittstellenmodul
Dieses Modul ermöglicht die Daten-
übergabe und –übernahme von/an
externe(n) Datenbanken bzw.
Register:
• Grundbuch
• Firmenbuch
• Cyberdoc
• Testamentsregister
• Treuhandregister
• Ediktsdatei (Insolvenzdatei)
• FinanzOnline®
• LexisNexis®
Online
• RIS®
• www.herold.at®
Je nach Datenbank stehen unter-
schiedliche Funktionen zur Ver-
fügung, die vor allem bei Firmen-
und Grundbuchsabfragen ein hoch-
effizientes Arbeiten möglich
machen: So kann notarXpert Ergeb-
nisse von Direktabfragen automa
tisch mittels Datenimport in die
Stammdaten übernehmen!
Durch diese Möglichkeit des Daten-
imports kann z.B. die Anlage einer
Firma mit einer Vielzahl von
Funktionsträgern (Geschäftsführer,
Prokurist etc.) inkl. deren Ver-
tretungsbefugnis rasch und fehler-
resistent durchgeführt werden. Per
Mausklick werden die entsprech-
enden Personen automatisch und
korrekt von notarXpert angelegt.
Durch diese Unterstützung spart
die Kanzlei bei der Erfassung von
Daten Zeit – und damit Geld.
Änderungs- statt Vollabfrage
Will man lediglich überprüfen, ob
ein Grundbuchs- oder Firmen-
buchantrag vollzogen wurde,
besteht keine Notwendigkeit einer
Vollabfrage mehr - die zumeist
gegenüber dem Klienten gar nicht
verrechnet werden kann.
Mit notarXpert besteht die
Möglichkeit, sogenannte „Änder-
ungsabfragen“ durchzuführen. Erst
wenn eine höhere TB- (oder FB-)
Zahl vorhanden ist, führt
notarXpert Vollabfragen durch.
Auszüge werden automatisch
direkt in den Akt gespeichert – auf
Wunsch sogar als umgewandelte
Word®
-Datei mit eingebettetem
Kanzleibriefkopf – und eine Leist-
ung wird samt einer Barauslage ver-
bucht! Aber auch Plomben-,
Namens- und Stapelabfragen wer-
den von notarXpert unterstützt.
Die Cyberdoc-Schnittstelle erleich-
tert das Signieren von Urkunden, da
Parteiendaten von notarXpert nach
Cyberdoc übertragen und nicht
manuell angelegt werden müssen.
Im Gegenzug wird die Archivier-
ungsnummer aus Cyberdoc von
notarXpert übernommen, sodass
eine weitere klassische Fehlerquelle
beseitigt ist. Ergebnisse von RIS®
bzw. LexisNexis®
Online-Abfragen
werden als Dokumente im Akt und
die dazugehörigen Suchbegriffe als
Notizen zur automatisch angeleg-
ten Leistung gespeichert.
Schnittstellenmodul
Stichworte: Grundbuch, Firmenbuch, Cyberdoc, RIS®
, Register, Herold®

Externe Informationen in die eigene Datenbank übernehmen
Ein Tool für (fast) alle Fälle!
Das in Österreich einzigartige Schnittstellenmodul von notarXpert bietet Ihnen wertvolle
Möglichkeiten, wenn es darum geht, Auszüge von externen Datenbanken - wie Firmen-
oder Grundbuch - nicht nur auszudrucken, sondern auch als Daten zu verarbeiten.
Wer schon einmal für eine Gesellschaft mit vielen Funktionsträgern einen Firmen-
buchantrag einbringen musste, wird dankbar über die genial einfache Import-
funktionalität von notarXpert sein. Mit einem Mausklick werden Firma und Funktions-
träger als Personen angelegt bzw. abgeglichen, falls die Person schon vorhanden ist. Sie
können so mindestens 50 Cent an Kosten ersparen – pro Person! Mit der Importfunktion
können Sie für den Grundbuchsantrag im webERV den IST-Zustand einer
Grundbuchseinlage übernehmen – damit haben Sie sozusagen schon die halbe Miete!
Von hier aus und mit Unterstützung des Grundbuch-Wizards von notarXpert haben Sie
blitzschnell einen neuen Grundbuchsantrag!
Sparen Sie Zeit durch das automatisierte Anlegen von Personen - sei es aus den
bereits erwähnten Registern oder über die Zwischenablage aus Worddokumenten,
Internetseiten oder Signaturen am Ende jedes Emails – auch aus www.herold.at ist
ein Import möglich!

fakten
Das Workflowmodul
Bilden Sie den Arbeitsablauf Ihrer
Kanzlei im notarXpert Workflow-
modul ab und optimieren Sie so
Ihre täglichen Kanzleitätigkeiten!
Mit Hilfe des "Magic Button" und
des "Magic Folder" können Sie
unter anderem Emails, PDF-
Dokumente, Excel®
-Tabellen und
Internet Seiten (z. B.: Online-
Datenbanken wie LexisNexis®
Online und RIS®
) direkt als Leistung
im Akt verzeichnen. Beliebige ein-
gescannte Dokumente können
besonders leicht mittels PopUp
bzw. notarXpert-Explorer in den
Akt strukturiert verspeichert und
verzeichnet werden.
Emails werden von notarXpert mit
„sprechenden“ Dateinamen verse-
hen, damit diese Emails jederzeit
einfach gefunden werden können.
Outlook®
-Ordner werden über-
wacht, sodass Emails nach dem
Versenden automatisch im Akt inkl.
der entsprechenden Leistung
gespeichert werden können.
Mit individuell einstellbaren
Dokumentarten lassen sich Abläufe
von der Dokumenterstellung bis zur
korrekten Leistungserfassung fest-
legen. Dokumente werden nach
individuellen Vorgaben gespeichert.
Dabei werden beide Abläufe –
zuerst Leistung, dann Dokument
und umgekehrt - perfekt unter-
stützt.
Die PDF-Schnittstelle
Das Workflowmodul kann mit der
„notarXpert PDF-Integration“
erweitert werden. Dieser ermög-
licht es, mehrere Dateien zu einer
PDF-Datei umzuwandeln - und
unterstützt dabei unterschiedlichste
Formate und PDF-Funktionen, wie
Wasserzeichen, Verschlüsselung etc.
Schriftsätze im Word-Format
können von notarXpert selbststän-
dig in PDFs umgewandelt werden
und sind so in kürzester Zeit
webERV-sendefähig! Als weitere
Option kann z.B. definiert werden,
ob PDFs nach der Erstellung gleich
als Email versendet werden sollen.
Termineinträge (z. B Konferenzen)
können direkt in Leistungen
umgewandelt werden: Die erfasste
Termindauer wird dann als tat-
sächliche Dauer der Leistung
gespeichert.
Eine manuelle Doppelerfassung von
Termin und Leistung, wie üblicher-
weise notwendig, entfällt hier voll-
ständig!
Für ein perfektes Controlling von
Dokumenten, die von Ihrer Kanzlei
erstellt und dann außer Haus gehen
sollen, lassen sich für die einzelnen
Bearbeitungsschritte individuelle
Leistungsstati anlegen.
So besteht stets ein aktueller
Überblick, welche Dokumente
schon versendet wurden und
welche noch im Haus sind!
Workflowmodul
Stichworte: Magic Folder, Dokumentarten, PDF-Integration, Email-Erfassung

Damit alle an einem Strang ziehen...
Arbeitsabläufe optimieren und vereinfachen
Nützen Sie die vielfältigen Möglichkeiten dieses „Workflow-Vereinfachungsmoduls“!
Mit wenigen Mausklicks können Sie z. B. ein Worddokument mit einem sinnvollen
und beschreibenden Namen im richtigen Unterordner abspeichern, automatisch in
ein PDF mit Wasserzeichen (z.B. „Entwurf“) umwandeln und dieses PDF-File per Email
an den Klienten versenden - selbstverständlich mit der korrekten Email-Adresse! Dank
der perfekten Personenverwaltung von notarXpert. Genauso leicht geht dann das
automatisierte Verzeichnen von Emails und Fax-Nachrichten von der Hand.
Auch im Verzeichnen von erledigten Terminen oder Aufgaben werden Sie optimal
unterstützt: In kürzester Zeit lässt sich ein Eintrag aus dem Kalender, der Fristenliste oder
einem Akt sofort in eine vordefinierte Leistung überleiten. Mittels eines frei definier-
baren Leistungsstatus („abgeschlossen“, „kontrolliert“, „Post“, etc.) steuern Sie den
Workflow der Kanzlei-Leistungen bzw. -Dokumente.
Keine andere Softwarelösung unterstützt derart effizient Ihren Workflow des
Speicherns von Dokumenten, der anschließenden automatisierten Leistungs-
erfassung und dem von Bedingungen abhängigen Abrechnungsprozess.

fakten
Outlook-Synchronisation
Die komfortable Live-Synchro-
nisationsfunktion von notarXpert
sorgt dafür, dass Ihre Termine auto-
matisch - also ohne manuellen
Startbefehl - mit Ihrem Termin-
kalender in Microsoft Outlook®
ab-
geglichen werden. Sobald neue
Kalendereinträge gespeichert wer-
den, übernimmt notarXpert unver-
züglich alle Änderungen aus
Microsoft Outlook®
(bzw. umge-
kehrt).
Dabei lässt sich nicht nur der per-
sönliche Kalender von Kanzlei-
mitarbeitern, sondern auch der
allgemeine Kanzleikalender mit
allen relevanten Daten (wie
Kliententermine, Todesfallauf-
nahmen etc.) mit Microsoft
Outlook®
– und von dort in Folge
mit Smartphones oder PDAs - syn-
chronisieren.
Auch unterwegs eingetragene
Termine werden über die prakti-
sche Synchronisationsfunktion
von notarXpert nach dem Pro-
grammstart bzw. per Push-Tech-
nologie unmittelbar übernommen.
Neben Terminen lassen sich so
natürlich auch Kontakte zwischen
notarXpert und Outlook®
synchro-
nisieren. Dabei sind individuelle
Einstellungen für einzelne Mitar-
beiter möglich.
CTI/Callcenter-Funktionalität
Der notarXpert-Kommunikations-
manager kann Telefonate auf
Knopfdruck über TAPI-fähige
Telefonanlagen starten.
Bei eingehenden Gesprächen
wird der Anrufer mit Name und
Nummer angezeigt bzw. sämtliche
Akten mit Bezug zum Anrufer
sowie deren zuständige Bearbeiter
eingeblendet. Jedes Telefonat kann
rasch und unkompliziert als Leis-
tung zum jeweiligen Akt zugeord-
net und mit entsprechenden Ge-
sprächsnotizen (Name des Anrufers,
des Angerufenen, Dauer des
Telefonats usw.) versehen werden.
Rückrufnotizen mit Informationen
wie Aktennummer, anzurufende
Person, Kontakt etc. werden als
neue Aufgaben für abwesende Mit-
arbeiter eingetragen.
Das mühsame Heraussuchen von
Telefonnummern gehört der Ver-
gangenheit an: notarXpert startet
Rückrufe auf Knopfdruck. Selbst-
verständlich unterstützt notarXpert
auch andere Callcenter-Funktionen,
wie Makeln, Verbinden, Halten, etc.
Eine ausführliche Anrufhistorie gibt
Auskunft über zuletzt geführte
Gespräche. Nachträglich lassen sich
so zu allen Telefonaten konkrete
Leistungen verzeichnen.
OutlookSync & Telefonie
Stichworte: Termine, Kontakte, Push-Technologie, TAPI, Telefonzeiterfassung

Über dieses notarXpert-Feature spricht die Branche!
Die perfekte Wahl für Ihre Kanzlei
Mit notarXpert steht Ihnen nicht nur eine professionelle Kanzleisoftware, sondern auch
eine moderne Kommunikationszentrale zur Verfügung: Telefon und PC sind nicht
länger zwei verschiedene Kommunikationstools, sondern verschmelzen zu einer Einheit
mit völlig neuen Funktionen und Möglichkeiten für die Arbeit innerhalb und außerhalb
Ihrer Kanzlei.
Detaillierte Informationen über eingehende Anrufe, die zeitgleiche Anzeige von dazu-
gehörigen Klientendateien und Gesprächsjournale erleichtern Ihnen die Organisation
sämtlicher Abläufe – und helfen Ihnen, Zeit und Geld zu sparen. Die Live-Synchro-
nisation von Terminen und Kontakten zwischen notarXpert und Outlook®
sowie der
nachfolgenden Übertragung auf Smartphone, PDA, Blackberry etc. ermöglicht Ihnen
auch unterwegs das Managen Ihrer persönlichen Termine.
Selbst Terminkollisionen stellen kein Problem mehr dar: Da sämtliche Kanzlei-
termine in Echtzeit synchronisiert werden, haben Sie stets einen aktuellen
Überblick, ob ein Kollege übernehmen kann. Die automatische Outlook®
-
Synchronisierung macht Sie unabhängig und flexibel: Mit PDA, Smartphone und
Blackberry haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Termine und Kontaktdaten.

fakten
Die Volltextsuche
Die Volltextsuche verfügt über sehr
leistungsfähige Indizierungsmech-
anismen für Millionen von Doku-
menten.
Die Dokumente und Ordner-
strukturen bleiben dabei erhalten
und verschwinden nicht in einer
Datenbank. Der Zugriff auf diese
und die Indizierung funktionieren
ebenso außerhalb von notarXpert.
Dabei werden die unterschiedlich-
sten Dokumentformate unterstützt
– auch Email-Accounts, wobei auch
deren Anhänge mit indiziert
werden.
Die Volltextsuche selbst kann
nach den unterschiedlichsten
Kriterien (mehrere Begriffe,
unterschiedliche Verknüpfungen,
Wildcards) analog der bekannten
Online-Suchsysteme erfolgen.
Die Suche wurde durch Unter-
stützung von (Mehrfach-)Nähe und
die spezielle Behandlung von
§ bzw. §§ noch zielgerichteter.
Durch die Verknüpfung mit Infor-
mationen, den Metadaten aus
notarXpert, etwa den Aktdaten
(Klienten, zuständiger Jurist) kann
das Suchergebnis nochmals stark
optimiert werden.
So lassen sich leicht aus der Akt-
und Personensuche die jeweiligen
Dokumente der gefundenen Akten
bzw. Personen anzeigen.
Die Dokumentvorschau
Die Dokumentvorschau ermöglicht
nun durch rasches Durchblättern
die weitere Feinselektion, wobei
man im jeweiligen Dokument die
einzelnen Treffer schnell anspringen
kann. Aus der Trefferliste heraus
können dann zusätzlich jeweils die
gesamten Dokumente des Aktes
angezeigt werden.
Dokumente können optional
beschlagwortet werden, und so
wird mittels hierarchischem Schlag-
wortkatalog ein Wissensmana-
gement aufgebaut.
Die Versionierungs-Funktion Check-
In & Check-Out runden den Funk-
tionsumfang nochmals ab.
Durch das Modul Sicherheit Pro
kann die Verwaltung der Doku-
mentenrechte (NTFS) übernommen
werden und somit unter anderem
eine Chinese-Wall auf Dokument-
ebene realisiert werden.
Eine optionale OCR (Text-
erkennung) für grafische Doku-
mente (TIFF, usw.) kann ebenso wie
zusätzliche Sprachpakete (Ähnlich-
keitswortschatz) für West- und
Osteuropa eingebunden werden.
Optional sind in notarXpert auch
DM-Systeme von Fremdanbietern
wie Windream®
, Hummingbird®
und
Alfresco®
integrierbar.
Volltextsuche und DM Systeme
Stichworte: Dokumentvorschau, Wissensmanagement, Chinese-Wall

Schneller finden, effizienter arbeiten
Rasch und einfach zum richtigen Dokument
Durch eine Vollintegration in das System können Millionen von Dokumenten in den
unterschiedlichsten Formaten sekundenschnell durchsucht werden, andererseits kann
die Suche durch Verknüpfung mit Informationen aus notarXpert - etwa mit Aktdaten
(Klient, zuständiger Jurist, Sachbearbeiter) - stark optimiert werden.
Die Treffer können dann mittels Dokumentvorschau schnell durchgeblättert und die
einzelnen Fundstellen im Dokument schnell angesprungen werden. Zusätzlich können
jeweils die gesamten Dokumente des Aktes angezeigt werden.
Erweiterte Funktionen wie ein hierarchischer Schlagwortkatalog zum Aufbau eines
Wissensmanagements oder die Funktion „Check-In & Check-Out“ mit erweiterten
Versionierungsfunktionen machen notarXpert zu einem professionellen und sehr
leistungsfähigen Dokumentenmanagement.
Hegen Sie künftig kostengünstig mit der notarXpert Volltextsuche Ihre
Dokumentenschätze und sparen Sie dabei wertvolle Zeit ein!

fakten
Die Auswertungen
Der Basisstatistikteil inklusive der
Register- und der NIS-Auswert-
ungen, werden durch unterschied-
lichste Auswertungen einerseits im
Bereich der Produktivität der
Mitarbeiter ergänzt, andererseits
kann die Kanzlei dahingehend
durchleuchtet werden, welche
Klienten und welche Rechtsgebiete
sich besonders gut entwickelt
haben. Zusätzlich kann auch der
Abrechnungsworkflow optimiert
werden, etwa durch das automati-
sierte Erstellen von Leistungs-
aufstellungen noch nicht abgerech-
neter Leistungen - etwa in einem
gewissen Zeitabschnitt (z. B. für
Quartalsabrechnungen).
Wenn Sie einen Großklienten mit
vielen Akten betreuen, werden Sie
mit der Multiaktabrechnung von
notarXpert viel Freude haben: Statt
vieler einzelner erhalten Sie eine
einzige Honorarnote - auch wenn
Sie mehrere Akten auf einmal
abrechnen. Akten können dabei
etwa für Holdingabrechnungen ein-
zelnen Aktgruppen zugeordnet
sein. Mit einstellbaren Filtern und
Gruppierungen, Zwischensummen
und Summen, erhalten Sie aussage-
kräftige Auswertungen. Diese
lassen sich entweder ausdrucken,
nach Microsoft Excel® und/oder in
viele andere Formate exportieren.
Sie können häufig benötigte Sta-
tistiken selbst abspeichern, genauso
wie die individuelle Ausgabe der
Listen der unterschiedlichen
Masken. Neben der klassischen
Tabellenansicht können von der
Kanzlei zusätzlich eigene Reports
gestaltet werden, in denen sogar
Berechnungen mit Feldwerten
zulässig sind.
Ein besonderes Higlight sind in
notarXpert die Rückstandslisten für
Verlassenschaften und einzelne
Vertragsarten. Für einzelne Ab-
teilungen der Kanzlei können alle
aktiven Akten hinsichtlich einzelner
Rechtsgebiete ausgewertet wer-
den. Dabei werden pro Akt die
jeweiligen Meilensteine dargestellt.
Ob und wann diese erledigt wor-
den sind, wann die nächste Frist ist
und ob der Akt bereits abgerechnet
wurde und auch der jeweilige
Stand des Anderkontos. So behal-
ten Sie als Jurist stets aktuell den
Überblick über Ihre Kanzlei!
Auf Wunsch können Statistiken
regelmäßig automatisch erstellt
und per Email versendet werden. In
Verknüpfung mit dem Vertrags-
modul steht der Kanzlei ein sehr lei-
stungsfähiges CRM-System zur
Verfügung.
Für effizientes Kanzlei-Controlling
können interne und kalkulatorische
Kosten erfasst und Deckungs-
beitrags-Auswertungen erstellt
werden. Kostenstellen- und Kosten-
Trägerrechnung analysieren dabei
die Kanzlei nach beliebigen Dimen-
sionen und Gesichtspunkten.
Statistik Pro & CRM
Stichworte: Effizienzwerte, Reports, Protokolle, Controlling

Immer im Bilde über die geleistete Arbeit
Verbessern Sie die Ausrichtung der Kanzlei und Ihren Gewinn entscheidend
Im Modul Statistik Pro wird der Statistikteil von notarXpert nochmals aufgewertet:
Abrechnungen mehrerer Akten eines Klienten bzw. Aktgruppen, noch feiner ein-
stellbare Leistungsbewertungen, um Produktivitäts-Kennzahlen der Kanzlei zu erhalten
usw. Mit den Rückstandslisten werden pro Akt die jeweiligen Meilensteine und Fristen
pro Akt dargestellt mit deren jeweiligen Status – so behalten Sie mit dieser kompakten
Auswertung, den Überblick was in der Kanzlei gerade vor sich geht. Zusätzlich kann sich
die Kanzlei sowohl im Statistikteil als auch im Leistungserfassungsblatt eigene
Auswertungen selbst erstellen und diese abspeichern. Diese Daten können in unter-
schiedlichste Formate exportiert, als Reports erstellt oder per Email automatisch regel-
mäßig versendet werden.
Die Controlling-Auswertungen ergänzen diesen Bereich zusätzlich mit einer Aus-
wertung nach Deckungsbeitrag anhand von internen und kalkulatorischen Kosten -
dabei kann getrennt nach Klient, Rechtsgebiet aber auch Mitarbeiter ausgewertet
werden.
Durchleuchten Sie Ihre Kanzlei und beurteilen Sie Ihre Rechtsgebiete und Klienten,
aber auch die Effizienz Ihrer Mitarbeiter neu!

fakten
Die Literaturverwaltung
Die notarXpert Literaturverwaltung
bietet ein exzellentes Preis-
Leistungs-Verhältnis, ist modular
aufgebaut und für Kanzleien jeder
Größenordnung ab 500 Medien
sinnvoll einzusetzen.
Optimalerweise wird das Modul in
notarXpert integriert, es ist aber
auch bei Kanzleien ohne oder mit
anderen Softwarelösungen einsetz-
bar.
Das leistungsstarke Bibliotheks-
verwaltungs-Modul kann nicht nur
Bücher, sondern Medien aller
Art (CD-ROMs, DVDs, Zeitschriften,
Kommentare, Dissertationen, Lose-
blattsammlungen etc.) im Sinne
einer Mustersammlung verwalten.
Ein umfangreiches Informations-
system sorgt für umfassendes
Wissen auf einen Blick: Zur
Verfügung stehen eine individuelle
Beschlagwortung, Fußnoten,
Rezensionen, Synonyme oder
Kommentare, nach denen auch mit-
tels Volltextsuche gesucht werden
kann.
Besonders komfortabel ist die
userspezifische Verwaltung und
Wiederverwendung der letzten 100
Suchanfragen. Neben der Medien-
verwaltung steht auch eine
Autoren-, Stellplatz- oder Verlags-
verwaltung zur Verfügung.
Medienerfassung und Ausleihe
In der Bibliothek verfügbare
Medien können von jedem berech-
tigten User reserviert bzw. im
Anschluss direkt über ISBN-Nummer
und/oder Barcodereader entliehen
werden.
Gerade für den Aufbau einer
Bibliotheksdatenbank, und zwar bei
der Medienerfassung, ist Hilfe
höchst willkommen. Diese stellen
öffentliche Bibliotheksserver, die
sog. Z39.50-Server, über das
Internet zur Verfügung. Mittels
ISBN-Nummern werden zu Medien
schnell Informationen wie Autor,
Titel, Verlag usw. von diesen
Z39.50-Servern eingelesen. Nach
Ergänzung mit individuellen Ein-
trägen wie Aufbewahrungsort,
Anzahl der Exemplare oder der
Info, ob das Medium Privat-
eigentum eines Mitarbeiters ist,
kann das Medium abgespeichert
werden. Mit der Literatur-
verwaltung Pro wird der Funk-
tionsumfang nochmals erweitert:
Nicht nur die Erfassung von Einzel-
medien, sondern nun auch von
ganzen Beständen in Form von
Mediendateien im MAB, UNIMARC
oder MARC21-Format ist möglich -
ebenso wie umfangreiche statisti-
sche Auswertungen (Ausleihdauer,
überfällige Bücher aufgrund von
Ausleihfristen inkl. Mahnsystem,
Einkaufsverhalten,…) sowie ein
mehrwährungsfähiges Bestell-
system.
Literaturverwaltung
Stichworte: OPAC, Ausleihsystem, Internetanbindung, Nebenwerke

Zurück zur Quelle? Kein Problem!
Eine Bibliotheksverwaltung wie aus dem Lehrbuch!
Für die Arbeit eines Juristen ist eine gut sortierte juristische Bibliothek das Um und Auf.
Doch mit steigender Anzahl der Bücher (aber auch der Mitarbeiter) steigt der Ver-
waltungsaufwand enorm. Mit einfachen Tabellenkalkulationen lässt sich diese Arbeit kaum
mehr bewältigen! Die notarXpert Literaturverwaltungs-Software wurde speziell für die
Bedürfnisse von Notariatskanzleien entwickelt - mit dem zusätzlichen großen Vorteil, dass
sie in eine ausgereifte Notariatssoftware eingebettet werden kann.
Bereits in der Basisvariante werden neben der leistungsfähigen Medien-Verwaltung auch
noch andere Anforderungen, wie Recherche und Medienanlage über Internet, erfüllt. Ein
praxiserprobtes Ausleihsystem über ISBN-Nummer bzw. Barcode-Reader ergänzen dieses
Modul – und das zu einem Bruchteil der Kosten vergleichbarer Lösungen.
Das Pro Modul erweitert den Funktionsumfang um statistische Auswertungen, mehr-
währungsfähiges Bestellsystem per Email, Lieferkontrolle und Budgetierungen bei einem
Medienumfang von mehr als 3000 Medien!
Egal ob mit dem Basis- oder dem Pro-Modul: Die Bibliotheksverwaltung bringt Nutzen
für jede Kanzlei - bereits ab einigen hundert Medien!

NOTARX-XNEXT GENERATION
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