Definición de Eficiencia

1. Definición de Eficiencia:
Aplicada a la Administración:
Según Idalberto Chiavenato,
eficiencia
"
significa utilización correcta de los recursos(medios de producción) disponibles. Puede definirse
mediante la ecuación E=P/R,donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados
" [1].
Para Koontz y Weihrich, la
eficiencia
es " el logro de las metas con la menor cantidad de recursos " [2].
Según Robbins y Coulter, la
eficiencia
consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" [3].
Para Reinaldo O. Da Silva, la
eficiencia
significa " operar de modo que los recurso sean utilizados de forma más adecuada " [4].Aplicada a la
Economía:
Según Samuelson y Nordhaus,
eficiencia
" significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para
satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos " [5].
Para Gregory Mankiw, la
Eficiencia es la " propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible
sus recursos escasos " [6].
Simón Andrade, define la
Eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de
actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados,
minimizando el empleo de recursos" [7].Aplicada a la Mercadotecnia:
Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la
Eficiencia es el " nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor
coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los
objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.) " [8].Según el
Diccionario Porrua De La Lengua Española:
Eficiencia
f. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este efecto.
[10].De lo anterior se deduce que eficiencia es la óptima utilización de los recursos
disponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa, producto,
organización o persona es “eficiente” cuando es capaz de obtener resultados deseados
aprovechando al máximo los recursos a su disposición. La eficacia tiene que ver con resultados,
está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a los
recursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. Pero, ¿Se puede ser eficiente sin ser

2. eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambas
interrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar ser
siempre eficientes y eficaces. Así tenemos a aquellos que aprovechan al máximo los
recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran
resultados fabulosos, logran ser productivo.
Eficiencia + Eficacia = Productividad
Quien es eficiente y eficaz, es efectivo y es, por tanto, un elemento muy valioso para
cualquier empresa u organización.
Definición de Eficacia:
Según Idalberto Chiavenato, la
eficacia " es una medida del logro de resultados" [1]
Para Koontz y Weihrich, la
Eficacia es " el cumplimiento de objetivos " [2].
Según Robbins y Coulter,
Eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que
la organización alcanza sus objetivos [3].
Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "está relacionada con el logro de los objetivos/resultados
propuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metas
establecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" [9].
Simón Andrade, define la
eficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. Es la
manifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce como
eficiencia directiva" [7].
Finalmente, el Diccionario Porrua De La Lengua Española;
Eficacia:
f. Virtud,actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir un efecto. Aptitud.
[10].Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es
decir, cuánto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar

3. los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos imprescindibles para llevar a
término el cumplimiento de los objetivos formulados.
¿Qué es importante?
Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos
de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos
es la atención de lo de lo
Importante
. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido
a la existencia a largo plazo a una organización: L o q u e c o n s t i t u y e l a r a z ó n
de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano
personal, la definición de lo que resulta Importante para una
organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos
hacia el futuro .La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de
desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del
entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a un abalanza podríamos decir
que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a
atender lo Urgente y lo Importante.
Ahora, ¿Qué es urgente?
El otro aspecto a integrar es la atención a lo
Urgente
Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.
Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos
nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se
expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vida
diaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos de
la gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo como
recomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva y
propone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que esta dividida en cuatro
cuadrantes:
Cuadrante 1:
Llamaremos a este cuadrante

4. “Lo Urgente e Importante”.
Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada
nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,
vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad que
presiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,
enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.
Cuadrante 2:
“Lo Importante, No Urgente”.
Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en
cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten
nuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significa
sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejor
futuro. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos,
anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis,
descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante, No urgente”
representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos
futuros. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él,
determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Poner
primero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estas
cuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución ,no presionan sobre
nosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.
Los "Roba tiempos".
Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no
corresponden a los Cuadrantes 1 ó 2. Llamaremos Roba tiempos a estos
verdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos en
nuestro esquema en:
Cuadrante 3:
“Lo Urgente, No Importante”:
Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no
planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás
personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos
distraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes es
una tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra
popularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunque
podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros
deseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el día
ocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".
Cuadrante 4:
“Lo No Urgente, No Importante”:
Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de
tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este
cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparación
adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpas son
subproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeño cuadro
siguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi parecer una “guía
rápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia:

5. Herramientas de planeación.
Agenda Ejecutiva.
Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la
administración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Es
también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de
objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como
complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de
prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La
organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda
ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se
puede conocer también como „‟‟las órdenes del día‟‟‟. La agenda se distribuye
generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los
asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse
consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha,
la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión
Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser:
Bienvenida y apertura de la agenda.
Comentarios a los puntos de la agenda.
Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.
Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.
Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el
cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.
Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención
Arreglos y anuncios para la próxima reunión.
La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotar
reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de
documentos de trabajo, etc.