Das effiziente Arbeiten innerhalb virtueller Teams wird für Unternehmen immer wichtiger. Wie funktioniert ein Team, das weit verstreut zusammenarbeiten muss? Wie viel persönlichen Kontakt benötigt ein Projekt? Welche Aufgaben werden idealerweise virtuell organisiert und welche nicht? Wie schafft man ein zentrales Aufgaben- und Dokumentenmanagement, das auch gelebt wird? Wie steuert man ein Projekt aus der Ferne? Workgroup-Plattformen unterstützen die ortsunabhängige Zusammenarbeit, sind jedoch meist nicht auf die Optimierung von Projektmanagement fokusiert. Die KaTe GmbH als Projektleitung, benötigte ein Collaboration Tool, das einen kleinen aber feinen „Werkzeugkasten“ für die effiziente Arbeit mit virtuellen Teams zur Verfügung stellt. Dargestellt wird ein Projekt, in dem an drei schweizerischen Standorten und in Deutschland eine Kern-Software für zwei voneinander unabhängige Versicherungsunternehmen durch einen externen IT-Dienstleister entwickelt und eingeführt wird. Das eingesetzte Collaboration Tool war Projectplace.

1. Internationales Projektmanagement
in der Cloud
Stuttgart, 11. Dezember 2014

2. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Niederlassung Stuttgart
Quellenstraße 7
70376 Stuttgart
Deutschland
www.kate-group.de
Gründung: 2008
Mitarbeiter: zweistellig
KaTe GmbH
2

3. www.kate-group.de
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Portfolio
Zusammenarbeit mit
Projektmanagement
SAP Werkzeuge
GPM@IT Stuttgart
in SAP Projekten
1. Solution Manager
 Blueprint: Process Integration
 Testmanagement
 ChangeManagement
2. ASAP Methodik
KaTe GmbH
3

4. Internationales Projektmanagement
in der Cloud
Stuttgart, 11. Dezember 2014

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Agenda
2. PM Herausforderungen
Wo liegen die Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams?
3. Herausforderungen meistern mit Collaboration Tools
Was zeichnet die Arbeit mit Projectplace aus?
5. Fragen & Diskussionsrunde
19.15 Uhr : Pause ca. 15 Minuten
4. Projectplace praktisch
Wie bilde ich ein SAP Projekt in Projectplace ab?
20.15 Uhr : Ende der Veranstaltung
1. Ausgangssituation:
Internationale Projekte virtuelle Teams
Wie leitet man ein Projekt aus der Ferne?
5

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Ausgangssituation
… Sitz: Glarus, Schweiz … Sitz: Stans, Schweiz
… Sitz: Zürich, Schweiz
Internationale Projekte virtuelle Projektteams
Versicherungs-
Unternehmen
GLS
Versicherungs-
Unternehmen
NSV
Software-
Entwicklung
… Sitz: Stuttgart, Deutschland
Projektleitung
6

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Ausgangssituation
7
Projektbeschreibung:
„Austausch einer individuell entwickelten Sachversicherungssoftware“
3+1 Jahre Laufzeit
40 Teammitglieder in wechselnder Besetzung
4 Standorte
7 Teilprojekte
36 Arbeitspakete
40 Konzeptionsworkshops
Teilweise keine Projekterfahrung
Keine IT-Erfahrung
Keine Erfahrung mit virtuellen Teams.

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Herausforderungen
8
1. Teambildung
2. Motivation & Führung
3. Aufgabenmanagement,
Projektstrukturierung
4. Dokumentenmanagement,
Informationsmanagement

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Herausforderungen (1/4)
Teambildung nach Tuckman
Forming Storming Norming Performing Adjourning
Erschwerter Prozess bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
9
…Kantinengespräche…
…Kontextinformationen…
(Kind in Firmen-Kindertagesstätte)
„sollen wir dutschi machen“

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Herausforderungen (2/4)
Motivation & Führung
Zuwendung, Zugehörigkeit,
Anerkennung, Wertschätzung
Grundlagen der
Motivation eines Teams.
Directing, Coaching, Supporting,
Delegating
Grundlagen situativer
Führung eines Teams.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Nonverbale Kommunikation reduziert
• Beziehungsebenen schwer zu entwickeln
• Konflikte lange verborgen
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Kein Wir-Gefühl
&
10
…ist Mitarbeiter überfordert,
unzufrieden, zu entspannt?
…Kontextinformationen
(Parallelprojekt beansprucht
ihn auch)?

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Herausforderungen (3/4)
Aufgabenmanagement, Projektstrukturierung
Planung und Steuerung aller Aufgaben und Lieferobjekte,
die das Team, zum Erreichen der Projektziele leisten muss.
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Potentielle Förderung von Einzelkämpfern
• Erschwerte Vertrauensbildung
• Darstellung des Projektstatus erschwert
• Übergabe und Transparenz
der Lieferergebnisse
erschwert
11
Ist Aufgabe jemanden anderen
zugeordnet? Welchen Status hat
diese ? Beim letzten Besuch hat er
so komisch geschaut?

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Herausforderungen (4/4)
Dokumentenmanagement, Informationsmanagement
Erschwert bei virtuellen Teams!
• Zuweisung und Einhaltung von Zugriffsrechten problematisch
• Einhaltung von Strukturvorgaben erschwert
• Disziplinierte Dokumentenablage und Versionierung
schwerer einzufordern und zu kontrollieren
• Durchführung von Reviews komplex
Permanente, strukturierte und verständliche zur Verfügung
Stellung aller Dokumente und Informationen, die das Team
benötigt, um seine Aufgaben zu erfüllen.
12
Ich habe die
Prozessbeschreibung zur
Vorbereitung per eMail
versendet – wieso haben
Sie noch etwas geändert?

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Herausforderungen
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Projektmanagement in der Cloud bedarf demnach
besondere Unterstützung bei den Themen …
… aber wie?
13
Gibt es Grenzen … KickOff, Steuerkreis Entscheidungen …?

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
ABER:
• kein Fokus auf PM-Bedürfnisse
• komplexe Handhabung
• fehlende Akzeptanz bei
unerfahrenen Nutzern
>>> das Tool wird nicht gelebt!!!
… mithilfe eines Collaboration Tools?
14
Notes / Outlook:
Reviewprozess per EMail !
Sharepoint:
Wo stehen wir im Projekt ?

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vielleicht:
• Fokus auf PM-Bedürfnisse?
• einfache Handhabung?
• Akzeptanz bei
unerfahrenen Nutzern?
>>> das Tool wird gelebt???
… mithilfe einer virtuellen Projektumgebung?
?
15

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Das Team in Daten und Bildern
Telefonkonferenzen
Online-Meetings
Whiteboard-Funktion
Projektchat
E-Mail
Projekt-Icon
Terminabstimmung
16
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Das Team in Daten und Bildern
17
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Projektchat
18
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Projektchat
19
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Online-Meetings
20
Feuerwehrfachmann:
„Ist das die Art, wie sich
die Techniker auf
unseren Bildschirm
schalten ?…“
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Whiteboard-Funktion
21
Lieferant … zeigt prototypische Masken …
Kunde ... kann einfach darüber malen …
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Das Team in Daten und Bildern
Telefonkonferenzen
Online-Meetings
Whiteboard-Funktion
Projektchat
E-Mail
Projekt-Icon
Terminabstimmung
22
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
ProjektplanBoards
Dokumentenmanagement
AufgabenmanagementZiele
Versionierung
Zugriffsrechte
23
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Dokumentenmanagement
24
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

25. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Versionierung
25
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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j.knecht@kate-group.com
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Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Dokumentenmanagement
26
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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j.knecht@kate-group.com
Exkurs
… schauen Sie zur Flipchart … ;-)
Was ist ein KanBan Board?
27

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Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Boards
28
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Aufgabenmanagement
29
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Aufgabenmanagement
30
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

31. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
ProjektplanBoards
Dokumentenmanagement
AufgabenmanagementZiele
Versionierung
Zugriffsrechte
31
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

32. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
Arbeitsprozesse
Terminabstimmung
Change-
management
Reviewprozesse
32
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

33. www.kate-group.de
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…
15 Minuten Pause
33

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
Arbeitsprozesse
Terminabstimmung
Change-
management
Reviewprozesse
34
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

35. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
35
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Reviewprozesse
36
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Reviewprozesse
37
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

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Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Reviewprozesse
38
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

39. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Herausforderungen meistern …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
Arbeitsprozesse
Terminabstimmung
Change-
management
Reviewprozesse
39
… mithilfe der virtuellen Projektumgebung

40. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
40
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

41. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
41
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

42. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
42
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

43. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
43
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

44. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
44
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

45. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
45
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

46. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
46
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

47. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
47
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

48. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Ein SAP Projekt durchführen …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Vorlagen
48
SAP Vorgehensmodelle in eigener virtueller Projektumgebung

49. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Testzugang mit SAP Vorlagen
Niederlassung Stuttgart
Quellenstraße 7
70376 Stuttgart
Deutschland
www.kate-group.com
Gerne stellen wir Ihnen einen
kostenfreien Testzugang mit allen
Vorlagen auf unserer Enterprise
Umgebung zur Verfügung!
Kontakt:
j.knecht@kate-group.com
KaTe GmbH
49

50. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Testmanagement …
Kommunikation
Überblick
Information
Dokumentation
Standards
Identifikation
Prozesse
Kontakt
Change-
management
50

51. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Resumée
…geht! 
Erfolgreiches Projekmanagement
in der Cloud …
51

52. Marko Cakalic | Country Manager D-A-CH | marko.cakalic@projectplace.com
52

53. 150,000
registered users
1,000,000
Founded
as one of the world’s first
SaaS companies
1998
number of projects
in people-centric
collaboration
Pioneer
uptime
99.97%
Average service
53

54. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Resumée
…geht! 
Erfolgreiches Projekmanagement
in der Cloud …
54

55. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
… ging gut? 
Erfahrungsaustausch
Erfolgreiches Projekmanagement
in der Cloud …
55

56. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Internationales PM in der Cloud
56

57. www.kate-group.de
j.knecht@kate-group.com
Referenten
Marko Cakalic
Michael Beitz
Joachim Knecht
Antonela Bauer
57