Mijn presentaties voor de Natioanle workshop in het MEF4CAP project, gehouden maart 2023 in Wageningen. Overeen dashboard voor boeren om administratieve lasten te verminderen en sensordata te mengen met administratieve data

1. INTEGRATIE VAN FINANCIELE,
MANAGEMENT-, EN DUURZAAMHEIDS-
DATA via robotic accounting
National Dutch Workshop, March 2023
Krijn Poppe

2. Demonstration Case 1 - SITRA
System for information Transfer to Reduce Administrative burden
MEF4CAP Project
23-3-2023 2

3. Voedselproductie wordt steeds data intensiever:
Keurmerken, nationale programmas, CSRD-scope 3, GLB-ecoschemas, FSDN
3

4. Managen van duurzaamheid (PPP) inclusief trade-offs met KPI
0
20
40
60
80
100
Cost price
per 100
kg milk
Income per
Family
Labour unit
solvability
(%)
Energy use
per euro output
Water use per euro output
Pesticide use
per hectare
Grazing days
Education
Surplus of
Phosphate per
hectare
Surplus of
Nitrogen per
hectare
PEOPLE
PROFIT
<< PLANET >>

5. Toename data-intensiteit leidt tot admin. lasten
• Op gezinsbedrijven is het niet zozeer het interne management dat om data vraagt maar de
externe verantwoording
• Externe partijen kiezen vaak voor een eigen oplossing (set formulieren, eigen website,
machtigingen voor een centrale database buiten de boerderij), wat tot stapeling in
administratieve lasten leidt.
• Noodzaak tot innovatie in het boerderijkantoor.
• MEF4CAP test 2 innovaties:
 Boerderij sensor- en satelliet-data verkrijgen en integreren met boekhoud-data in een
boer-vriendelijk dashboard
 Robotic accounting gebaseerd op digitale facturen (UBL, XML, UNCEFACT)

6. .. Innovatie in een complex landschap

7. Ontwerp principes voor SITRA dashboard
• Moet nuttige duurzaamheidsinformatie opleveren met groeipad naar
nieuwe databronnen als sensoren (luchtkwaliteit, robots)
• Zo weinig mogelijk werk voor boeren, in bijzonder minimale data invoer
• Zo veel mogelijk integratie in managementprocessen (zoals betalen van
facturen of in een boerderij management system)
• Boer als eigenaar van eigen data (kluisjes-aanpak) en in control bij het
delen van data
• Certificeerbaar / fraudebestendig voor geval er betalingen (keurmerken,
GLB ecoschema’s) of boetes mede op de data worden gebaseerd.

8. 23-3-2023 8
Factuur Voer Data invoer (SITRA)
Bedragen
in €
Factuurregels:
5 product items
+ 4 types
kortingen
Kg
Software alloceert
kortingen aan producten
en berekent incl./excl.
btw
Allocatie
naar melk-
vee obv
type voer
En N, P,K inhoud is
bekend
Product namen
van leverancier
gekoppeld aan
boekhoudcode

9. The data flow in farm accounting classic paper flow
23-3-2023 9
Invoices
Digital
bank
data
Data entry
and coding
Data store
invoices
Data store
bank data
Classification
maintance
Classification
rules
coding
Data store
coded and
auditable
transactions
(+ payments)
Reports

10. The data flow in farm accounting robotic accounting
23-3-2023 10
Invoices
Digital
Invoices
Digital
bank
data
Data entry
and coding
Data store
invoices
Data store
bank data
Classification
maintance
Classification
rules
coding
coding
Data store
coded and
auditable
transactions
(+ payments)
Reports
Dutch FADN

11. 23-3-2023 11
Ontvangen van en
bladeren door facturen

12. Betaal-
knop
 Digitale facturen rechts, boer betaalt ze, bankrekening (links) wordt bijgewerkt.
 SITRA houdt koppeling vast, legt koppeling met ontvangen facturen over omzet
 Basis voor robotic accounting: BTW-aangifte, KPI data duurzaamheid (stoffenbalans,
overzicht gewasbeschermingsmiddelen etc), massabalans (biologisch) etc.
 Eventueel nog een scherm toevoegen voor opgave voorraden op balansdatum
Digitale facturen betalen met SITRA
Bank data

13. Voorbeeld Massabalans (bio certificatie)
MASS BALANCE for ORGANIC CERTIFCATION (in NL by SKAL)
Crop: Ware potatoes, Variety Santé
Area 20ha
Date Trading parner Quantity
(ton) (ton/ha)
Stock start of year
1-1-2021 0 0
Bought
20-1-2021Agrico 40
3-2-2021HZPC 60
Total 100
Use 100 5
Production 1000 50
Sales
12-10-2021Nedato 300
12-11-2021McCain 600
Total 900
Stock at end of year
31-12-2021 100 5
Points for verification
Ratio input/output 10
Production in % SKAL reference 108%
(SKAL reference in tons/ha) 48

14. Uitwerking ontwerp principes voor SITRA dashboard
• Facturen bevatten dus heel veel data voor duurzaamheids KPI
• Die via robotic accounting op digitale facturen zonder handmatige
invoer in boekhoudpakket en/of boerderij management systeem kan
worden vastgelegd.
• Waarbij koppeling aan bankgegevens zorgt voor controleerbaarheid op
compleetheid
• Bijkomend voordeel: elke boer heeft bankrekening en btw-aangifte,
penetratie BMS is lang geen 100% van bedrijven.
• Kunnen we ook voordelen van BMS (meer details, registratie verbruik en
percelen, integratie met machine-sensoren) benutten?

15. 15
Order
Delivery (dispatch note)
Invoice
Payment
Use of input
Output produced
Sales Order
Delivery
Inventory
Inventory
Offer (after tender call)
Invoice
Payment
Business processes
Integration Farm Financial
Accounting and FMIS
Inventory Check
Bought and
delivered inputs
Sold and
delivered outputs
Farm Profit
/ income
and
material
balance
Complete allocation
to production units
(gross margins, cost
prices, material
balance) that can be
audited, has correct
prices and adds up
to farm total
Inventory Check
Record use of inputs per production unit
Record output per production unit
prices

16. Data flows to/from farms via dashboard: potential future situation
Incoming
data for
farmers
Offers
Orders
Invoices
Bank data
Governments’ IACS (Integrated
Administration and Control
System)
Maps Subsidy data
IoT (Internet
of Things)
Sensor data
Satellite data
Etc.
Calculations
EDI
Shared Service: Coding of data and Allocation of data to activities (crops, fields etc.)
Data carrier
• Financial accounts
• Management accounts (gross margins)
• Environmental accounts (GHG, CO2, P)
• Certification schemes (Skal, SGS: GlobalGap,
KPI)
• Food industry / Retail
• Government reporting (SBR)
Management Software
(Agrovision, Crop-R, etc.)
Informed consent data platforms (Agriplace, JoinData)
Information
EDI
Software
Accounting Office
23-3-2023 16
Problem frame: Realise a “future-proof”, international and scalable plaform where structured and non-
structured data for farmers can be combined. The created data can be used as a base for reporting,
compliance and –monitoring, AI, Machine Learning, etc Based on Data Space concept for data governance.
DASHBOARD

17. Conclusies voor innovatie in het Farm Office
1. Digitaal bankieren, boekhouden en bedrijfsmanagement- systemen
kunnen goed worden geïntegreerd in eenvoudig te gebruiken
dashboard.
2. Robotic accounting gebaseerd op digitale facturen (en
afleverbonnen) verlaagt de (huidige) administratieve lasten fors.
3. Deze oplossing leidt tot coherente en controleerbare data over KPI
van een bedrijf.
4. Sensor- en satelliet data past in hetzelfde dashboard, verhoogt de
data kwaliteit (coherentie), leidt tot verdere reductie in data invoer
en geeft een groeimodel naar controleerbare KPI op basis van
management maatregelen en gemeten emissies.
5. Het dashboard veronderstelt een (nationaal?) platform dat de
algoritmes voor codering en voor berekening indicatoren bevat.

18. Papers uit het project
Paper over het huidige data-landschap en noodzaak innovatie:
http://centmapress.ilb.uni-bonn.de/ojs/index.php/fsd/article/view/92
Paper over robotic accounting
https://www.mdpi.com/2071-1050/14/11/6756
Paper over integratie digitaal bankieren, landbouwboekhouden en
bedrijfsmanagement systemen:
https://www.mdpi.com/2079-9292/12/6/1485

19. Thank you for your attention
Presentation by:
Krijn Poppe
kjpoppe@hccnet.nl
This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020
research and innovation programme under grant agreement No. 101000662.
The content of this publication exclusively reflects the author's view and the
Research Executive Agency and the Commission are not responsible for any
use that may be made of the information it contains.
@MEF4CAP
www.mef4cap.eu

20. Toekomstpaden in data management
voor monitoring en evaluatie in de
Nederlandse landbouw
National Dutch Workshop, March 2023
Krijn Poppe

21. .. Innovatie in een complex landschap

22. Nieuwe Techniek, nieuwe organisatie?
PROCES 1950 2020 2025 ??
Facturen aanmaken
afnemer / leverancier met
typemachine
met ERP met ERP output in EDI-bericht
Facturen transporteren PTT=PostNL
PostNL of e-mail met pdf
soms JoinData's EDIcricle
via JoinData of rechtsreekts
naar boer
Facturen vastleggen pen en kasboek
Scansys pdf //
Snelstart/twinfield etc
Betalen cash/girobetaalopdracht
Registreren betaling (tabelarisch) kasboek
Vastleggen verbruik/oogst zakagenda / bouwboek BMS (dacom, agrovision)
Boekhouden grootboek boekhoudbureau
boekhoudsoftware (Exact
etc)
transport naar accountant fysiek fysiek / cloud data delen via platform of cloud
algoritme / rekeningschema boekhoudbureau idem (soms basis GRAS) onveranderd
standaardisatie kengetallen
wetenschap, leerboeken
onderwijs
Agro-Connect obv WUR
projecten
inhoudelijk: algoritme
beheerder als shared service?
Ideal telebankieren Dashboard n.a.v. SITRA
prototype

23. PROCES 1950 2020 2025 ??
Facturen aanmaken
afnemer / leverancier met
typemachine
met ERP met ERP output in EDI-bericht
Facturen transporteren PTT=PostNL
PostNL of e-mail met pdf
soms JoinData's EDIcricle
via JoinData of rechtsreekts
naar boer
Facturen vastleggen pen en kasboek
Scansys pdf //
Snelstart/twinfield etc
Betalen cash/girobetaalopdracht
Registreren betaling (tabelarisch) kasboek
Vastleggen verbruik/oogst zakagenda / bouwboek BMS (dacom, agrovision)
Boekhouden grootboek boekhoudbureau
boekhoudsoftware (Exact
etc)
transport naar accountant fysiek fysiek / cloud data delen via platform of cloud
algoritme / rekeningschema boekhoudbureau idem (soms basis GRAS) onveranderd
standaardisatie kengetallen
wetenschap, leerboeken
onderwijs
Agro-Connect obv WUR
projecten
inhoudelijk: algoritme
beheerder als shared service?
Dashboard n.a.v. SITRA
prototype
Ideal telebankieren
Welke nieuwe organisatie?
bestaande partijen
(BMS, boekhoud-
software, evt. bank) start-up
boeren-
cooperatie
branche-
organisatie
overheid (RVO
/ Skal etc)
Business model
abonnenement voor
boer
<<idem <<idem
<<idem of
heffing
?
Financiering
uit eigen vermogen
angel/venture
capital, subsidie boeren, evt.
subsidie
heffing,
subsidie, BO
partners
overheid
Governance commerciele partij
bepaalt
<<idem
boeren bepalen
wat ze nodig
hebben
BO partners
(boeren en
industrie)
overheid
Uitvoering softwarebedrijf zelf <<idem IT dienstverlener <<idem <<idem
Issues
is NL markt groot
genoeg?
<<idem, teveel
risico voor
financier?
gebrek aan
initiatief bij
boeren, resp. LTO
wil BO boeren zo
onder-steunen
of is centrale
database
makkelijker
<< idem, IT
projecten
overheid
worden vaak
te complex
Realisatie collectief
Realisatie via markt

24. Coderings service als nieuwe dienst?
PROCES 1950 2020 2025 ??
Facturen aanmaken
afnemer / leverancier met
typemachine
met ERP met ERP output in EDI-bericht
Facturen transporteren PTT=PostNL
PostNL of e-mail met pdf
soms JoinData's EDIcricle
via JoinData of rechtsreekts
naar boer
Facturen vastleggen pen en kasboek
Scansys pdf //
Snelstart/twinfield etc
Betalen cash/girobetaalopdracht
Registreren betaling (tabelarisch) kasboek
Vastleggen verbruik/oogst zakagenda / bouwboek BMS (dacom, agrovision)
Boekhouden grootboek boekhoudbureau
boekhoudsoftware (Exact
etc)
transport naar accountant fysiek fysiek / cloud data delen via platform of cloud
algoritme / rekeningschema boekhoudbureau idem (soms basis GRAS) onveranderd
standaardisatie kengetallen
wetenschap, leerboeken
onderwijs
Agro-Connect obv WUR
projecten
inhoudelijk: algoritme
beheerder als shared service?
Dashboard n.a.v. SITRA
prototype
Ideal telebankieren
Kun je het beheer van algortimes voor robotic accounting real-time beschikbaar maken
WOT Bedrijven Informatienet bij WEcR heeft 90% van die regels in platform met SOOPS
2, service waarin alle facturen (evt. gewaarmerkt als zijnde betaald) door rekenregels
voor KPI, stoffenbalans, massabalans etc. worden gehaald ?
3, service waarin algoritme en essentiele deel rond verwerken facturen en betalingen als
component (white label) wordt aangeboden die software-aanbieders kunnen gebruiken
in eigen BMS of boekhoudsoftware
1. service waarin alle digitale facturen (bv. via JoinData) worden voorgecodeerd en
producten (16923 Round-up = herbicide) gekoppeld worden aan standaardcoderingen
voor BMS en Boekhoudsoftware?

25. Data flows to/from farms via dashboard: potential future situation
Incoming
data for
farmers
Offers
Orders
Invoices
Bank data
Governments’ IACS (Integrated
Administration and Control
System)
Maps Subsidy data
IoT (Internet
of Things)
Sensor data
Satellite data
Etc.
Calculations
EDI
Shared Service: Coding of data and Allocation of data to activities (crops, fields etc.)
Data carrier
• Financial accounts
• Management accounts (gross margins)
• Environmental accounts (GHG, CO2, P)
• Certification schemes (Skal, SGS: GlobalGap,
KPI)
• Food industry / Retail
• Government reporting (SBR)
Management Software
(Agrovision, Crop-R, etc.)
Informed consent data platforms (Agriplace, JoinData)
Information
EDI
Software
Accounting Office
23-3-2023 25
.
2
4
5
1
3

26. WORKSHOP: 5 Flipovers; 3 x 15 min.
1. Hoe verder met opzetten van sensornetwerken ? – Albert
Vreeman
2. Wat is nodig om alle facturen digitaal leesbaar te krijgen – wie
regelt wat? - Krijn Poppe
3. Welke governance (eigendom, besluitrecht) en business model
(Subsidie LNV, heffing Brancheorganisatie, gebruikersfee van
boeren) past het best voor een dashboard-platform ? – Roeland
van Dijk
4. Hoe kunnen data governance aspecten bij het delen van data voor
een digitale massabalans worden vorm geven? – Mireille van
Hilten
5. Heeft het zin om een shared service rond robotic accounting /
coderingen / implementatie overheidsregels (KPI) naar
accountantskantoren en boerderij-managementpakketten /
financiële software op te zetten ? – Hans Vrolijk