1. FORMATO CONDICIONAL EN EXCEL
Existe en Excel una función que opera con formatos, que no es difícil de utilizar, no es demasiado potente
pero puede darnos mucho juego a la hora de delimitar información mediante formatos, colores, tipo de texto,
…
Es el llamado en Excel Formato condicional.
Para comprender su funcionamiento, bastará un sencillo ejemplo:
Supongamos un calendario en el cual aparecen por cada día unas cifras.
Como se puede observar en la imagen de la
izquierda, reconocer de un vistazo la
información que queremos de un solo
vistazo, puede resultar difícil…
Supongamos que queremos ver cuales de
esos días contiene una cifra superior a 45.
Parece inmediato pensar que si distinguimos
con cierto color, por ejemplo el rojo, la celda
donde la cifra es estrictamente mayor que 45,
la información se verá infinitamente más
clara y de un solo vistazo nos hacemos
rápidamente una composición de la estructura de la información.
En esta nueva ilustración podemos ver con
claridad la información que andamos
buscando… ¡ y con una mirada!
Esta forma de presentar la información ha
demostrado presentar ventajas sobre la
información presentada de forma plana,
monocolor si bien, es poco útil para realizar
operaciones matemáticas, lógicas, etc… en
función del color. Excel no soporta estas
distinciones.
Pero para el caso de discriminar información de forma visual, es el procedimiento más conveniente..
La presentación de la información mediante colores que la diferencian está muy bien. Pero, que sucede si se
modifica la información en el transcurso de un trabajo… ¿ Tenemos que recolorear todo el rango de datos?,
¿No será fuente de errores el realizar esta operación (el recoloreado) cada vez que cambie un dato, sobre
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2. todo si cambian con frecuencia?. Tal como lo estamos planteando ahora, ya no parece un método tan eficaz.
Nos inunda de trabajo extra que además es propenso a errores.
Justo para automatizar este proceso y no
cometer errores, Excel dispone del llamado
“Formato Condicional”. Consiste básicamente
en lo que hemos explicado con el ejemplo:
diferenciar celdas de información con distintos
formatos dependiendo de cual sea la
información.
Ahora, trataremos de explicar paso a paso el
procedimiento para establecer formatos
condicionales a un rango de datos.
Normalmente, partimos de un rango de datos sin formato ninguno, en este caso, tal como aparece en la
primera imagen.
Seleccionamos el rango de datos con el que queremos trabajar: el rango o conjunto de celdas con los valores
numéricos. Para hacer la selección, situamos el ratón sobre la celda de la parte superior izquierda, pulsamos
el botón izquierdo del ratón y arrastramos este hasta la celda de la parte inferior derecha, última celda del
rango. Soltamos ahora el botón del ratón y la selección nos ha tenido que quedar de un color levemente
azulado, que se distingue del resto.
Ahora aplicamos el formato a la selección.
Desplegamos el menú Formato y elegimos Formato Condicional…
El aspecto del
cuadro de diálogo
del recurso es el que
podemos ver en la
imagen siguiente
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3. Como se puede ver, consta de varios apartados
que vamos a tratar de explicar:
Lo primero que hemos de aclarar es que el
formato condicional es muy limitado; entre
otras limitaciones, tenemos la de que solamente
podemos establecer, coma máximo, tres
condiciones.
Por defecto, en el cuadro de diálogo, aparece
una única condición (vemos en color azul la
leyenda Condición 1) pero pulsando sobre el
botón agregar se va desplegando hasta
conseguir introducir tres condiciones.
Una vez definidas la o las condiciones, pulsamos sobre el botón Aceptar, y listo.
Si lo que queremos es suprimir alguna de las tres condiciones que se pueden implementar como máximo,
pulsaremos el botón suprimir. En ese momento aparece un cuadro para poder seleccionar que condición o
condiciones eliminar. Este cuadro está representado en la imagen de la derecha. Seleccionadas las
condiciones a suprimir, pulsaremos su correspondiente botón Aceptar y quedarán eliminadas.
Para este ejemplo, vamos a necesitar una sola condición: que se coloree de rojo la celda cuyo valor exceda
estrictamente de 45.
Pues bien, el primer desplegable tiene seleccionado por defecto el valor que necesitamos para el ejemplo:
“Valor de celda”. En este campo, se pueden seleccionar uno de estos dos:
Valor de celda: Es el valor por defecto. Dependiendo del valor que tenga la celda, se hará una u otra cosa en
ella.
Fórmula: Permite introducir una función o una fórmula que se ejecutará en la celda si se cumple la
condición.
El siguiente cuadro de texto desplegable permite elegir entre varias opciones condicionalers:
Entre: eligiendo
esta, nos abre a
continuación dos
campos para
escribir sendos
valores entre los
que se
comprende la
condición.
No está entre: lo contrario de lo anterior.
Igual a : en este caso, desaparece uno de los campos y en el que queda, será en el que le indiquemos la
condición.
No igual a: lo contrario del anterior.
Mayor que: establece la condición y en la casilla que aparece se expresa el valor crítico.
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4. Menor que: como el anterior pero en vez de por arriba, por abajo.
Mayor o igual que: establece la condición y en la casilla que aparece se expresa el valor crítico.
Menor o igual que: como el anterior pero en vez de por arriba, por abajo.
Por último, tras
expresar la
condición y los
valores
comparables, solo
nos queda definir
el formato que
queremos que la
celda o rango de
celdas en cuestión
adopte.
Para ello, solo
pulsaremos el
botón Formato y
aparece el
conocido cuadro
de diálogo de
formato de texto, que aparece en la imagen, donde definiremos cada parámetro para diferenciar la celda o
rango de ellas que cumpla la condición.
En nuestro ejemplo, vamos a elegir que la condición verdadera saea que el valor de la celda sea MAYOR
QUE y el valor a comparar 45. en Formato solo definiremos que el color de fondo sea rojo.. con esto ya
hemos definiodo el formato condicional.
Ahora, cada vez que modifiquemos un campo, automáticamente se valorará cual es su valor y, de ser
superior a 45, la celda se tornará de fondo rojo.
Más adelante, veremos un tema dedicado a la introducción de fórmulas en Excel. Es entonces cuando
retomando el tema del Formato condicinal, veremos que utilidad puede tener y como se incrementa aún más
la operatividad de la función.
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