KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker
•Télécharger en tant que PPT, PDF•
0 j'aime•423 vues
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker
Similaire à KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker (12)
Plus de KVANdagen
Plus de KVANdagen (20)
KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker
- 1. Omgeving van de zaak in kaart Een schildering van een zoektocht Rienk Jonker 6 juni 2011
- 12. NEN 23081 6-6-2011 #KVAN11
- 25. Huidige situatie 6-6-2011 #KVAN11
- 27. Archieffunctie en lagen 6-6-2011 #KVAN11
- 28. Ding in zijn omgeving 6-6-2011 #KVAN11
- 31. Centraal register 6-6-2011 #KVAN11
- 32. Proces e.o. 6-6-2011 #KVAN11
- 33. Het dossier 6-6-2011 #KVAN11
- 34. Het volledige schilderij 6-6-2011 #KVAN11
- 37. 6-6-2011 #KVAN11
Notes de l'éditeur
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Er wordt veel met modellen en schema’s gewerkt. De mooiste zijn die direct ‘vertellen’ wat belangrijk is door overbodige franje te verwijderen. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- We hebben de behoeft om dingen te duiden en plaats te geven door er zinvolle namen aan te hangen. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Architectuur = Een architectuur beschrijft de samenhangende structuur van de informatievoorziening, de benodigde functionaliteiten en de daarmee te ondersteunen bedrijfsomgeving en de benodigde technische componenten. Bedrijfsarchitectuur Informatiearchitectuur IT-architectuur Voorbeeld van een plaat van uit GEMMA 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Als of ik het verhaal weer aan het vertellen was. NEN-ISO 23081-1:2006 nl. Informatie en documentatie - Archiefbeheerprocessen - Meta-informatie voor archief - en informatiemanagement Deel 1: Principles en Deel 2: Conceptueel en implementatievraagstukken Metadatarichtlijn Informatiehuishouding Rijksoverheid MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; Appendix 9 to the Moreq2 specification: Metadata model <Geen auteur geregistreerd of bekend> Office for Official Publications of the European Communities, Bruxelles- Luxembourg, 2008. Version 1.0 February 2008, Update and extension, 2008 ISDF - International Standard for Describing Functions ISAAR - International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families ( Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen Organisaties, Personen en Families) ISAD(g) - General International Standard Archival Description 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Nr. 9092: BPM Basics For Dummies Kiran Garimella en Michael Lees, Bruce Williams Wiley Publishing Inc, 2008. Software AG Special Edition Metadata in a nutshell Michael Day UKOLN: the UK Office for Library and Information Networking, University of Bath, UK, Bath UK, 2001. [Draft of an article published in Information Europe 6(2), Summer 2001, p. 11. Information Europe is the quarterly magazine of EBLIDA (the European Bureau of Library, Information and Documentation Associations)]. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Collega: ”Flessen met een etiket” 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Van de elementen is bekend uit welke standaarden zij afkomstig zijn. In eerste instantie toe te passen standaarden zijn: OWMS (Dublin Core) NEN 20381 Moreq2 Richtlijn Metagegevens Overheidsinformatie (uit de baselines van het rijk) Aanvullende archivistische standaarden zijn ICA-ISAAR(cpf) ICA-ISAD(g) ICA-ISDF Een element kan uit een of meer standaarden komen. Een elementtype is een element uit een gegevenswoordenboek Per element wordt aangegeven bij welk elementtype hij hoort De te gebruiken elementen zijn het resultaat van een mapping tussen de bronnen Elementnaam LWD (eigen naam) MoReq2, Model requirements for the management of electronic records; MoReq2 Specification , Office for Official Publications of the European Communities, Bruxelles- Luxembourg, 2008. (Version 1.0, February 2008, Update and extension, 2008) en vooral appendix 9 Metadatamodel . Metadata die informatie identificeren: o.a. uniek registratienummer, datum opmaak, verzending of ontvangst, verwijzing naar een dossier of andere aggregatievorm, titel, auteur; Metadata die juiste interpretatie van informatie mogelijk maken: o.a. classificatienummer, verwijzing naar dossier, verwijzing naar proces en procedure; Metadata die de authenticiteit van informatie aantonen: o.a. datum opmaak, datum verzending of ontvangst, auteur, relatie met andere documenten, wijze van verzending; wijze van authentificatie (elektronische handtekening); Metadata die het vinden van informatie vergemakkelijken: onderwerp, auteur, titel, datum, classificatiecode; Metadata die de beschikbaarheid en openbaarheid van de informatie ondersteunen rubricering, openbaarheid, uitzonderingscriteria, intellectueel eigendom, autorisatie Metadata die correcte (re)presentatie mogelijk maken: o.a. software en hardware omgeving, fysieke opslaggegevens, compressiegegevens; Metadata die beheershandelingen sturen of mogelijk maken: o.a. toegangsautorisatie, datum vernietiging of overdracht, datum conversie of migratie; hiertoe kunnen ook logistieke data gerekend worden (verblijfplaats); Metadata die uitgevoerde beheershandelingen vastleggen: o.a. wanneer door wie gebruikt, datum conversie, vernietiging 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Uit de handleiding 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Een axioma is een niet bewezen, maar als grondslag aanvaarde stelling. Een axioma dient zelf als grondslag van het bewijs van andere stellingen. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Ding is een begrip uit de ontologie Thing – een eenheid die met een naam te duiden is. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Aanvullend op het model is er sprake van een aantal horizontale lagen: - taak/doelstelling (ontologie) hier wordt beschreven wat een organisatie(onderdeel) doet, waarom het gebeurt en welke doelstellingen er zijn. - Activiteit / proces / zaak (taxonomie/thesaurus) op deze laag worden de processen beschreven die nodig zijn om de delen van de taken/doelstellingen te kunnen bereiken. - functionaliteit (schema) hier wordt beschreven wat vanuit het proces maar ook vanuit (maatschappelijke) randvoorwaarden de mogelijke acties en transacties zijn - informatie/gegevens (ontologie) hier staan de gegevens/ informatie centraal - techniek ((meta)taal, uri) een en ander leidt tot het gebruik van technieken 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Functioneel beheer: Houdt zich bezig met de sturing van de informatievoorziening, het vormgeven en aanpassen ervan en het instandhouden en bewaken van de werking van de informatievoorziening. Hierbij gaat het niet om techniek, maar om logica en het logisch gebruik ervan. Applicatiebeheer: Het instandhouden en vernieuwen van applicaties. (BISL) Technisch beheer: Systeembeheer, netwerbeheer, kast- en depotbeheer Gegevensbeheer: Beheer van basis- en kernadministraties. Bewaking kwaliteit en manier van gebruik. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- De archieffunctie in een organisatie is het geheel van activiteiten en functionaliteiten dat die organisatie in staat stelt - archiefbescheiden te gebruiken, - zich op basis van deze archiefbescheiden te verantwoorden voor haar handelen en - in overeenstemming met de wet om te gaan met materiaal met cultureel-historische waarde. De archieffunctie is gericht op zowel digitale als niet-digitale bescheiden. _____________________________ Dit is een proces dat niet op zich zelf staat maar extra instrumenten biedt voor de verbetering van de kwaliteit van de informatie. Het gaat dan om kwaliteiten als authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit en bruikbaarheid. De RM-processen zijn van toepassing van de wieg of nog beter de conceptie tot het graf. Om de RM elementen in te bedden zijn de volgende vragen te beantwoorden: Betreft het archiefbescheiden Wat houdt het primaire proces in wie zijn de actoren wat zijn hun rollen wat is de grondslag welke documenten/gegevens komen voor wat zijn de risico’s Hoe zit het met de informatie- en gegevensstroom Is de waarde en zijn de bewaartermijnen bekend Welke metadata moet worden vastgelegd Welke procesonderdelen van het archiefsysteem zijn onderdeel van dit proces Welke RM-functionaliteiten zijn nodig Welke technieken worden gebruikt om het proces te ondersteunen Applicaties Bestandsformaten en opslagformaten Gegevensdragers Encryptie Welke beheershandelingen komen voor vernietiging vervanging overbrenging vervreemding etc. Op welke manier worden toetsing en controle uitgevoerd Audit Control Archiefinspectie Per onderdeel is aan te geven Waar het onderdeel betrekking op heeft wat de grondslag is Wet, Norm/standaard, Referentiekader Welke actoren en rollen betrokken zijn. Welke instrumenten beschikbaar zijn Welke actie te ondernemen is Wat met het resultaat van de actie te doen is uitzoeken invoeren documenteren Dit onderdeel is uitgewerkt in: Leidraad RM-functie , Gemeente Leeuwarden, Leeuwarden, 2010. (Versie 22-nov-2010) (concept) 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Metadata heeft betrekking op dingen (objecten etc.) maar kunnen ook onderdeel van een object zijn. 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Doel van het schema is het leveren van een overzicht en het geven van inzicht in de onderlinge relatie tussen de objecten (de dingen) die een rol spelen binnen zowel het zaaksysteem als het archiefsysteem het dienen als referentiekader voor discussies over de informatiehuishouding Is een ontologie Een formele specificatie van een conceptueel model, waarmee concepten, eigenschappen, relaties, functies, voorwaarden en axioma's expliciet zijn beschreven. Is een metadataschema Beschrijft entiteiten, hun elementen en hun onderlinge verbanden. Een gestructureerde verzameling van gegevens waarmee modellen, regels, data, logica diensten, en de onderlinge samenhang wordt beschreven. Beter woord is metaschema Tot het tegendeel is bewezen. Vertaling van de definitie uit Tony Gill en Anne J. Gilliland, Maureen Whalen, and Mary S. Woodley , Introduction to Metadata , (Glossary). Getty Research Institute, Los Angeles, 2008. Tot het tegendeel is bewezen. Voorbeelden van definities van metadataschema’s: Metagegevensschema's beschrijven entiteiten, hun elementen en hun onderlinge verbanden. Schema's ondersteunen ook de beschrijving van documentstructuren (bijv. opmaaktalen, zoals XML) en zijn belangrijk voor het beheer van databases die deze beschrijvende informatie bevatten. (NEN-ISO 23081) Logische structuur die het verband aangeeft tussen elementen van metagegevens, doorgaans door regels vast te stellen voor het gebruik en beheer van metagegevens, vooral met betrekking tot de semantiek, de syntaxis en de keuzevrijheid (mate van verplichting) van waarden. (NEN-ISO 23081) Logisch samenhangend overzicht dat de relaties aangeeft tussen de metadata-elementen, meestal door regels voor het gebruik en beheer van metadata in het bijzonder met betrekking tot de semantiek, de syntax en de mate waarin de waarden verplicht zijn. (NEN 2082) Mijn vertaling van ‘ The structured collection of information that describes models, rules, data, logic, services etc. and how they work together’ . Uit Kiran Garimella en Michael Lees, Bruce Williams, BPM Basics For Dummies, Wiley Publishing Inc, 2008. Software AG Special Edition (blz 20) 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Wat komt er in? Een zaaktype is een informatieobject van het type reeks Betreft Verzameling zaken met dezelfde kenmerken Gelijksoortige gegevens die betrekking hebben op een proces, project of domein die nodig zijn om een zaak op hoofdlijnen vast te leggen en te sturen. Het geheel van kenmerkende gegevens dat betrekking heeft op een proces, project of domein ten behoeve van beschrijving en sturing van een zaak. Op niveau van zaaktype wordt aangegeven welke entiteiten noodzakelijk zijn elementen per entiteit nodig zijn. wat de functie(s) van het (de) element(en) is (zijn) een reeks is een informatieobject een reeks bevat ‘d ocumenten gerangschikt volgens een ordeningsplan of beheerd als een eenheid omdat ze het resultaat zijn van een zelfde proces van archiefvorming of opslag, of van eenzelfde activiteit, of omdat ze een bepaalde vorm hebben, of wegens enige andere samenhang die voortkomt uit creatie, ontvangst of gebruik. ’ een serie is een informatieobject van het type reeks bestaat uit formeel gelijksoortige documenten ISAD(g) Lexicon 1983 en Archiefterminologie 2003 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Hoe zit het met de organisatie en externe ontwikkelingen 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- Vorm van datamodel waarmee op hoofdlijnen de relatie tussen de verschillende entiteiten van het metadatamodel zichtbaar gemaakt zijn. Proefapplicatie om gegevens vast te leggen Idee was een set generieke metadata elementen Aanvullen per proces. Entiteiten zijn Proces Koppeling tussen entiteit en element met de functies van het element Functie (reden gebruik element bij entiteit) Entiteiten (actor, informatieobject, handeling gebeurtenis, mandaat) Datatype Elementen Leeuwarden Elementen uit standaarden Standaarden 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart
- 6-6-2011 #KVAN11 Omgeving van de zaak in kaart