Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
•Télécharger en tant que PPT, PDF•
0 j'aime•742 vues
Pilot e-depot gemeente Haarlem. Een business case voor digitale duurzaamheid Na een periode van voorbereiding door de Werkgroep Voorbereiding Implementatie e-Depot (WVI) van RHC’s en NA, starten nu de eerste pilots. Een van die pilots is het e-depot van de gemeente Haarlem. In deze projectpresentatie nemen medewerkers van de gemeente Haarlem en het Noord-Hollands Archief u mee in het verloop van deze pilot. Aanleiding voor de gemeente Haarlem is de zorg over de digitale duurzaamheid van het archief dat nu gevormd wordt. Duurzaamheid begint bij de creatie. Voor het Noord-Hollands Archief ligt de uitdaging in het opnemen van digitaal archief in een eerder stadium dan de traditionele overbrengingstermijn. Het archief wordt daarmee letterlijk en figuurlijk groter: Big Archives! Met medewerking van het Nationaal Archief en ondersteund door Archief 2020, stelt de projectgroep een businesscase op voor het duurzaam beheer van digitaal archief. Het voorkeursscenario daarbij is de uitplaatsing van (semi-statisch) archief bij het NoordHollands Archief in het gezamenlijke e-depot van Nationaal Archief en RHC’s. In de presentatie komen de volgende onderwerpen aan de orde: formuleren van een businesscase digitale duurzaamheid, maken van een ‘mapping’ van metadata, ontwerpen van een informatiearchitectuur en toetsing van het geheel aan de hand van ED3. Kees Brouwer applicatiearchitect - Gemeente Haarlem Stinie Francke archiefinspecteur - Noord-Hollands Archief
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
Similaire à Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2 (20)
Plus de KVANdagen
Plus de KVANdagen (20)
Noord Hollands Archief Architectuur e depot - v2
- 1. Architectuur e-depot 17 juni 2014 Kees Brouwer
- 2. Architectuure-depot17juni20142 Probleemstelling • Probleem • digitaal informatiebeheer niet op orde • voldoen niet aan eisen archivering • geen voorzieningen voor langdurige opslag • Pilotproject e-depot met NHA • opdracht Haarlem • doe onderzoek naar mogelijke oplossingen • binnen welke juridische kaders • wat is een e-depot, wat is de relatie met DMS/RMA • wat zijn de functionele en technische eisen • welke modellen zijn er voor de inrichting
- 3. Architectuure-depot17juni20143 Context • Informatieobjecten die betrekking hebben op zaakgericht werken • Betrokken systemen • Zaaksystemen / zakenmagazijn • DMS / RMA • e-depot • Levenscyclus van informatieobjecten • lopende zaak-fase • afgehandelde zaak-fase • statische fase • Bewaarregimes • niet bewaren • gedurende beperkte termijn bewaren • permanent bewaren
- 4. Architectuure-depot17juni20144 Betrokken systemen • Betrokken systemen • DMS • registratie, presentatie, beveiliging, autorisatie, versiebeheer van informatieobjecten • gekoppeld aan zaaksystemen • RMA • identificatie, classificatie, vernietiging, overbrenging van informatieobjecten • e-depot • voorzieningen voor duurzaam beheren en raadplegen van informatieobjecten (archiefstukken) • DMS/RMA kan in één system • e-depot is apart, kan niet worden gecombineerd met DMS/RMA
- 5. Architectuure-depot17juni20145 Betrokken systemen • Betrokken systemen • Zaaksystemen • alle systemen waarin zaakgericht gewerkt wordt: uitkeringssysteem, subsidiesysteem, vergunningensysteem • Zakenmagazijn • geaggregeerde informatie over zaken • status afhandeling • metadata • automatisch gekoppeld aan zaaksystemen • Relatie met e-depot • e-depot is gekoppeld aan DMS/RMA en zakenmagazijn, niet aan afzonderlijke zaaksystemen
- 6. Architectuure-depot17juni20146 Levenscyclus informatieobjecten • Lopende zaak-fase • zaak wordt gestart • informatieobjecten worden toegevoegd, gewijzigd, geraadpleegd, verwijderd (DMS-functies) • praktisch gezien is geen verduurzaming nodig • na einde zaak classificeren, selecteren, eventueel overdragen/overbrengen (RMA-functies) • Afgehandelde zaak-fase • zaak is afgehandeld, geen wijzigingen meer, nog wel regelmatig raadplegen • verduurzamen nodig (DMS of e-depot) • juridische status blijft ongewijzigd, toegang volgens WOB, beperkingen i.v.m. privacy / financieel gevoelig • Statische fase • incidenteel raadplegen • verduurzamen in e-depot • juridische status wijzigt voor de permanent te bewaren informatieobjecten, formele overdracht, toegang volgens archiefwet
- 7. Architectuure-depot17juni20147 Bewaarregimes • Niet te bewaren – werkdocumenten, concepten • Gedurende een beperkte termijn te bewaren – beperkt kan oplopen tot 110 jaar • Permanent te bewaren – na 20 tot 30 jaar formele overdracht • Bewaartermijnen staan in de selectielijst
- 8. Architectuure-depot17juni20148 Modellen voor de inrichting • Model 1 - informatieobjecten direct na ontstaan naar e- depot • e-depot moet alle functies DMS/RMA gaan overnemen of ondersteunen • nadeel: vermenging van functionaliteiten, uitgebreide koppelvlakken nodig • niet nader onderzocht, valt buiten de opdracht
- 9. Architectuure-depot17juni20149 Modellen voor de inrichting • Model 2 - informatieobjecten direct na afsluiting zaak naar e-depot • metadata blijft gedurende de afgehandelde zaak-fase in DMS/RMA • voordeel: geen voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming • nadeel: uitgebreide koppelvlakken nodig
- 10. Architectuure-depot17juni201410 Modellen voor de inrichting • Model 3 - informatieobjecten na bewaartermijn naar e- depot • voordeel: één, relatief eenvoudig koppelvlak • nadeel: voorzieningen in DMS/RMA voor verduurzaming
- 11. ArchiefinstellingGemeente BeveiligingBeveiliging TMLORGBZ Architectuure-depot17juni201411 Inrichting model 2 i.c.m. extern e-depot Uitkerings- systeem Vergunningen -systeem Subsidie- systeem Bevolkings- administratie DMS/RMA Koppelvlakgemeente Zaken- magazijn Koppelvlake-depot e-depot archiefinstelling
- 12. Architectuure-depot17juni201412 Eisen bij extern e-depot • Koppelvlak • geautomatiseerd, niet met spreadsheets o.i.d. • StUF of andere nationale of internationale standard • Digikoppeling • Gegevensbeveiliging • zelfde eisen als aan gemeentelijke beveiliging i.v.m. privacy- en financieel gevoelige informatie • Metadata • match tussen RGBZ en TMLO, niet alleen theoretisch, zoals door KING is gedaan, maar ook getoetst in onze praktijk, met Verseon • Performance • performance moet voldoen aan eisen vanuit werkprocessen
- 13. Architectuure-depot17juni201413 Uitwerking modellen in scenario’s • In scenario’s worden de verschillen tussen de modellen nader onderzocht • besluitvorming wie moet welke besluiten nemen? • processen / procedures / formatie welke processen en procedures zouden moeten worden gerealiseerd en hoeveel fte’s kost dat? • technische voorzieningen welke technische voorzieningen zouden we moeten realiseren?
- 14. Architectuure-depot17juni201414 Resultaten pilot • Duidelijkheid over e-depot • juridisch kader vastgesteld • wat is een e-depot, relaties met met andere componenten informatievoorziening • onderzoek afstemming metadata • functionele en technische eisen opgesteld • inrichtingsmodellen / scenario’s • Aanbevelingen • betrek ICT vroeg in het proces • afstemming ICT en Archiefbeheer is noodzakelijk! • samenwerking in de keten moet worden afgestemd
- 15. Architectuure-depot17juni201415 Bedankt! • Bedankt voor jullie aandacht • Zijn er vragen?
Notes de l'éditeur
- Goedemiddag. Mijn naam is Kees Brouwer. Ik ben applicatie-architect bij de gemeente Haarlem. In die functie bewaak ik de opbouw en de samenhang van het applicatielandschap van de gemeente, welke applicaties heeft de gemeente of zou de gemeente moeten hebben, wat zijn de relaties tussen die applicaties. In die rol, vanuit de ICT-hoek dus, ben ik ook betrokken bij dit project.
- Laten we beginnen met de probleemstelling. De gemeente Haarlem is niet anders dan veel andere gemeentes, ook wij worstelen met de digitalisering, met het meer en meer digitaal worden van alle werkzaamheden van een gemeente. Een van de uitdagingen die we hebben is het op orde krijgen van het informatiebeheer. De rol van de DIV-afdeling is daarbij sterk veranderd. DIV was een uitvoerende afdeling met medewerkers die als taak hadden om papieren dossiers te vormen en die papieren dossiers netjes te bewaren en beschikbaar te stellen. DIV wordt een afdeling met vooral een regie-taak. Door de digitalisering begint de vorming van een archief al op het moment dat een stuk de gemeente binnenkomt of op het moment dat een stuk wordt opgesteld. Dan moet meteen worden vastgesteld wat voor stuk het is, bij welke zaak het hoort, wie het moet gaan behandelen, of het straks moet worden bewaard, enzovoorts. Dat is allemaal de verantwoordelijkheid van de behandelende ambtenaar, niet van de DIV-er. De vorming van het archief is niet veel meer dan een statuswijziging. De taak van DIV is om de regie te voeren over dit proces, om aan te geven welke stukken bewaard moeten worden, hoe lang ze bewaard moeten worden, dus om de kaders te stellen. En natuurlijk ook om die kaders te bewaken. Het NHA heeft bij ons een nul-meting gedaan waarin het digitaal informatiebeheer is getoetst. Daaruit bleek dat we het niet voldoende op orde hebben. We voldoen niet aan de eisen die worden gesteld vanuit archivering en we hebben geen voorzieningen voor langdurige opslag van informatieobjecten. De vraag is dan dus, hoe kunnen we daarin wel voorzien? Om daar antwoord op te krijgen zijn we een project begonnen in samenwerking met het Noord Hollands Archief. We noemen dat project een pilot, ik ben niet helemaal gelukkig met die term omdat we niet, zoals de term pilot suggereert, een voorziening gaan uitproberen maar in het project hebben onderzocht op welke manier we wel kunnen voorzien in langdurige opslag, wat voor de gemeente Haarlem de beste oplossing is. Daarbij is onderzocht wat de juridische kaders zijn, wat een e-depot is, hoe een e-depot samenhangt met de andere componenten van onze informatievoorziening, welke functionele en technische eisen we stellen en vooral welke modellen er zijn voor de inrichting van een e-depot. Die modellen vormen de basis voor het onderzoeken van een aantal scenario’s, wat is de impact en wat zijn de kosten als we ervoor kiezen om in zee te gaan met het NHA. Of wat kost het als we dat doen met een commerciele aanbieder? De resultaten van dat onderzoek worden verwerkt in een businesscase die wordt gebruikt bij de besluitvorming. Zodra de businesscase gereed is wordt deze openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld aan andere overheden.
- Door naar het onderzoek. Als eerste is de context onderzocht en vastgesteld. Het onderzoeksproject, de pilot, beperkt zich tot de informatieobjecten die betrekking hebben op het zaakgericht werken. In de praktijk zijn dat veelal documenten, spreadsheets, e-mails. Andere informatieobjecten hebben we nog niet meegenomen, denk daarbij aan databases, luchtfoto’s, websites. Zaakgericht werken wordt wel zo breed mogelijk ingezet in Haarlem, we proberen zoveel mogelijk te vangen. We hebben gekeken naar de betrokken systemen en gedefinieerd wat die doen en hoe die met elkaar samenhangen. We hebben gekeken naar de levenscyclus van informatieobjecten. De hier gehanteerde indeling is afkomstig uit de ‘Baseline Informatiehuishouding gemeenten’. De definities komen ongeveer overeen met de indeling dynamisch en semi-statisch uit de archiefwereld. We hebben gekozen voor de definities uit de baseline omdat wij redeneren vanuit onze werkprocessen en daar zijn die zaakfases relevant, niet de archiefstatussen. In de volgende sheets werken we het allemaal verder uit.
- De systemen bij de opslag en rchivering van informatieobjecten, het DMS, het RMA en het e-depot. Het DMS is gekoppeld aan de zaaksystemen van de gemeente. Daarin vindt de opslag van documenten plaats. De belangrijkste conclusie van het onderzoek naar de functies van die verschillende systemen is dat DMS/RMA kan worden gecombineerd in een systeem maar dat geldt niet voor het e-depot. Dat is echt iets anders. De verschillen zijn: doelstelling digitale duurzaamheid (belangrijkst) informatiemodel metadata, zoeken toegangsrechten
- Bij de betrokken systemen vinden we verder de zaaksystemen in de gemeente. Daar hebben we er meer van. In onze definitie is een zaaksysteem ieder systeem waarin zaakgericht gewerkt wordt. In de gemeentelijke praktijk gaat het dan om bijvoorbeeld het uitkeringensysteem van de afdeling Sociale Zaken, het vergunningensysteem, het bevolkingssysteem, het subsidiesysteem enz. We zagen net al dat al die zaaksystemen voor de opslag van informatieobjecten gekoppeld zouden moeten zijn aan het DMS/RMA. Dat is nog niet voor alle systemen gerealiseerd maar daar wordt nu aan gewerkt, het uitkeringssysteem is gekoppeld, we zijn bezig met het vergunningensysteem en het bevolkingssysteem. In het zakenmagazijn houden we geaggregeerde informatie bij over zaken, het gaat daarbij om de afhandelingsstatus en een gedeelte van de metadata. Het zakenmagazijn is automatisch gekoppeld aan de zaaksystemen. Het e-depot zit daarachter, het wordt niet gekoppeld aan de afzonderlijke zaaksystemen maar aan de combinatie DMS/RMA en zakenmagazijn. Dat is omdat het aantal koppelingen dat moet worden gerealiseerd dan al snel onbeheersbaar wordt.
- Het volgende is de levenscyclus van informatieobjecten, de terminologie is afkomstig uit de baseline informatiehuishouding gemeenten. De levenscyclus begint met de lopende zaak-fase. Een belangrijke vaststelling is dat in deze fase praktisch gezien nog geen verduurzaming nodig is. De afhandeling van zaken duurt, uitzonderingsgevallen daargelaten, doorgaans niet zo lang. Daarna komt de afgehandelde zaak-fase. Dat is de lastigste fase, dat is waar de beslissing die de gemeente straks moet nemen om draait. In deze fase spelen drie belangrijke zaken. De zaak is weliswaar afgehandeld maar de informatie uit die zaak is nog wel vaak nodig bij de afhandeling van vervolgzaken en moet daarom direct vanuit de werkprocessen kunnen worden geraadpleegd. Denk bijvoorbeeld aan de aanvraag van een uitkering, dat is een zaak op zich die wordt afgesloten nadat een besluit genomen is. Als de uitkering toegekend wordt is de informatie uit die toekenning weer nodig bij bijvoorbeeld een heronderzoek of bij de maandelijkse beoordeling van de inkomsten. Dat raadplegen in werkprocessen is een DMS-functie. Omdat de afgehandelde zaak-fase heel lang kan duren is ook verduurzaming nodig, het kan zijn dat ergens tijdens deze fase een bestandsformaat wordt vervangen door een opvolger. Daar moeten we dan iets mee, eigenlijk is dat typisch een e-depot functie. De juridische status blijft ongewijzigd, de gemeente blijft verantwoordelijk, er blijven beperkingen op toegang i.v.m. privacy van gegevens, denk aan uitkeringsgegevens of financieel gevoelige informatie In de statische fase spelen de informatie-objecten nog maar een beperkte rol in onze werkprocessen en worden de informatieobjecten nog maar incidenteel geraadpleegd, Daarmee zien we het probleem al een beetje, in de afgehandelde zaak-fase zijn voorzieningen nodig die horen bij een e-depot en voorzieningen die horen bij een DMS, dat bijt elkaar. De andere twee fases zijn duidelijker, bij de lopende zaak-fase hoort het DMS/RMA, bij de statische fase hoort het e-depot
- De informatieobjecten kunnen worden ingedeeld naar bewaarregimes. Als eerste de niet te bewaren objecten, zoals werkdocumenten, concepten die geen betekenis hebben in het proces. We hebben gedurende een beperkte termijn te bewaren informatieobjecten die na afhandeling van de zaak, afhankelijk van de keuze van de gemeente, worden opgeslagen in het DMS/RMA of in een e-depot. Ik vind het overigens een nogal vrije interpretatie van het begrip beperkt, tot maximaal 110 jaar. En we kennen de permanent te bewaren objecten, dat is waar het e-depot zich vooral op richt. Bij ‘niet te bewaren’ opmerken dat in ons huidige DMS (Verseon) geen voorzieningen aanwezig zijn voor een audit-trail, we kunnen dus achteraf niet nagaan wie wat heeft toegevoegd en vooral verwijderd, daarom staat nu de mogelijkheid om te verwijderen uit en bewaren we in feite alles.
- Nu we de hele context hebben vastgesteld kunnen we kijken welke modellen er zijn voor de inrichting. We onderscheiden er drie die zijn gerelateerd aan de verschillende fases in de zaak-afhandeling, die staan hierboven, de lopende zaak-fase, de afgehandelde zaak-fase en de statische fase. In het eerste model worden de informatie-objecten direct na het ontstaan opgeslagen in het e-depot. Het e-depot moet dan ook allerlei functies uit een DMS/RMA gaan ondersteunen en met een behoorlijk uitgebreid koppelvlak gesynchroniseerd worden. Dat is denk ik allemaal behoorlijk ingewikkeld. Het maakte geen deel uit van de opdracht die aan het begin van het project is geformuleerd en is daarom niet verder onderzocht.
- In het tweede model worden de informatieobjecten direct na het afsluiten van de zaak opgenomen in het e-depot. Dat heeft voor- en nadelen. Het belangrijkste voordeel is dat er in het DMS/RMA geen voorzieningen hoeven te komen voor verduurzaming, dat is dan de verantwoordelijkheid van het e-depot. Het belangrijkste nadeel is het vrij uitgebreide koppelvlak. Dat is nodig om de informatieobjecten te kunnen raadplegen in de werkprocessen en omdat er ook na het sluiten van een zaak metadata moet worden gesynchroniseerd. Van veel objecten is bij het afsluiten van de zaak nog niet bekend hoe lang ze bewaard moeten blijven: de toekenning van een uitkering, een zaak, moet bewaard blijven tot 5 of 7 jaar na het einde van de uitkering sterkte en constructieberekeningen bij bouwvergunningen moeten bewaard blijven tot 1 jaar na de sloop van een gebouw. Dat kan wel effe duren
- Het laatste model is het eenvoudigste model. Er is maar een (1) koppelvlak nodig, namelijk voor het overzetten van de informatieobjecten naar het e-depot. Die koppeling kan relatief eenvoudig blijven omdat er geen real-time eisen aan worden gesteld. Het belangrijkste nadeel zijn de voorzieningen voor het verduurzamen. Het besluit dat de gemeente moet nemen gaat dus tussen de modellen 2 en 3 besteden we het verduurzamen uit aan een daarin gespecialiseerde organisatie zoals het NHA, een belangrijk voordeel, maar dan moeten we i.v.m. gebruik in onze werkprocessen en synchronisatie van metadata wel een behoorlijk ingewikkeld koppelvlak opzetten of zorgen we zelf voor verduurzaming, geen eenvoudige opgave, met als voordeel dat we kunnen volstaan met een relatief eenvoudige koppeling.
- De laatste stap, de inrichting van het model in combinatie met een extern e-depot. Het maakt voor het model niet uit wie of wat de archiefinstelling is. Dat kan het Noord Hollands Archief zijn maar wat ons betreft ook een commerciele aanbieder. We beginnen met de gemeente, met de systemen die we eerder hebben gezien, voor uitkeringen, voor vergunningen, voor de bevolkingsadministratie, voor subsidies. Dat zijn de zaaksystemen, de systemen waarin zaken worden afgehandeld. Die systemen zijn gekoppeld aan het DMS/RMA en aan het zakenmagazijn. Aan de combinatie zakenmagazijn en DMS/RMA zit een koppelvlak, gerealiseerd in onze servicebus, waarin een hele rij functies zit, voor het overzetten van informatieobjecten, voor het synchroniseren van metadata, vor het raadplegen van documenten. Dat koppelvlak praat met het koppelvlak van de archiefinstelling met daarachter het e-depot. Er is nog geen formele StUF-variant vastgesteld voor die koppeling. StUF staat voor standaard uitwisselingsformaat en is de standaard voor gemeenten.Bij het onbreken daarvan vallen we terug op een vastgestelde nationale of internationale standaard die in de buurt komt, CMIS lijkt daarbij een goede kandidaat. De metadata in onze zaaksystemen is gebaseerd op RGBZ, het referentiemodel gemeentelijke basiszaken, dat vind je dus ook terug in het zakenmagazijn en in het DMS/RMA. De metadata in het e-depot is gebaseerd op TMLO, het toepassingsprofiel metadatering lokale overheden. Die twee moeten dus met elkaar worden gematched. Op theoretisch niveau is dat al gedaan en lijkt dat heel aardig te lukken. In de praktijk lijken daar wat meer haken en ogen aan te zitten, Stinie Francke die na mij komt zal daar mee over vertellen. Dan komt de beveiliging. Als we meteen na de lopende zaak-fase alle informatieobjecten in het e-depot zetten, zit daar ook allerlei privacy- en financieel gevoelige informatie tussen. Voor de bescherming daarvan en de toegangsregels daarop moet het e-depot dus ook voldoen aan alle eisen die gesteld worden aan de gemeentelijke beveiliging. Het e-depot wordt immers een verlengstuk van onze informatievoorziening.
- Als we alle eisen aan een extern e-depot op een rijtje zetten kom ik op het volgende informele overzicht. Er moet een geautomatiseerd koppelvlak komen, gebaseerd op een vastgestelde standaard, voor de gegevensuitwisseling bij voorkeur StUF maar ik weet niet of StUF een voor ons geval bruikbare variant kent, StUF ZS/DMS lijkt een goede kandidaat. De techniek van de koppeling moet worden gerealiseerd volgens de eisen vanuit Digikoppeling. Digikoppeling is de standaard voor koppelingen tussen overheden in Nederland. We hebben het ook al gehad over de gegevensbeveiliging, over het stellen van dezelfde eisen aan een extern e-depot als aan de interne informatievoorziening van de gemeente En we hebben het gehad over de metadata, de match tussen TMLO en RGBZ waar Stinie het straks over zal hebben. En als laatste wil ik daar aan toevoegen eisen vanuit performance, als het al te traag is wordt het al snel onwerkbaar.
- De inrichtingsmodellen die we hebben onderkend vormen de basis voor een aantal scenario’s die we gaan onderzoeken. In die scenario’s onderzoeken we bijvoorbeeld wat het kost om het zelf allemaal in te richten of wat de mogelijkheden zijn die het Noord Hollands Archief biedt of eventuele commerciele aanbieders, we stellen vast wie, welk besluit moet nemen. We kijken naar de gevolgen voor processen / procedures en formatie en naar de technische voorzieningen. De scenario’s worden verwerkt in een grote businesscase en komen beschikbaar voor wie ze maar wil hebben., daarbij rekening houdend met vertrouwelijke informatie zoals we wel een zien bij offertes.
- Afsluiten! Geef gelegenheid om vragen te stellen!