Dokumen tersebut memberikan panduan lengkap tentang cara membuat dokumen mail merge menggunakan Microsoft Word untuk membuat undangan ulang tahun secara massal untuk 250 teman sekelas. Langkah-langkahnya meliputi pembuatan dokumen induk undangan, sumber data kontak teman, penggabungan data ke dokumen induk, dan pencetakan hasil mail merge.

1. Membuat Dokumen
MAIL MERGE
Menggunakan Program Pengolah Kata
Labieb Maududi, S.Kom
SMA NEGERI 1 KEBOMAS GRESIK

2. MAILMERGE
 Kompetensi yang akan dicapai
 Standar Kompetensi :
 Membuat dokumen menggunakan program pengolahan kata
 Kompetensi Dasar :
Membuat dokumen mail merge
 Pengalaman Belajar :
 Membuat Dokumen Induk
 Membuat sumber data sesuai contoh.
 Melakukan penggabungan sesuai Induk
 Mencetak mailmerge dengan benar sesuai peralatan yang ada
Indikator
 Membuat dokumen induk
 Membuat sumber data
 Menggabungkan dokumen induk dengan sumber data
 Mencetak mail merge

3. MAILMERGE
 Problem
Salah satu teman anda dua hari lagi akan merayakan
Ulang Tahun sweet seventeennya. Dia bermaksud
mengundang teman-teman sekelasnya, Karena waktu
sangat mendesak dia tidak munkin memesan
undangan di percetakan. Karena sebagai teman
sekelas sebanyak 250 orang, anda ingin membantu
untuk membuatkan undangan melalui microsoft
Word pada fasilitas mailmerge

4. MAIL MERGE
1. Membuat Dokumen Induk Mail Merge
Mail merge adalah naskah yang dijadikan induk dokumen untuk
membuat sura atau surat undangan berjumlah besar. Anda hanya
membuat satu dokumen induk dan database, tetapi anda dapat
mencetaknya berulang kali sebanyak database yang anda masukkan.
Cara membuat mail merge :
a. Pilih Menu Tools
b. Pilih Mail Merge, word menampilkan kotak dialog mail merge helper.
c. Klik Create, maka word menampilkan daftar jenis dokumen mail merge
(Form Letter, Mailing Label, Envelopes, dan Katalog.
d. Pilih Form Letter
e. Klik New, Main Dokumen untuk membuat dokumen mail merge yang baru.
f. Ketika muncul kotak dialog Mail Merge Helper, klik Edit lalu Form Letter.
g. Ketik surat undangan sebanyak 250 secara praktis dengan menggunakan
mailmerge.

5. Contoh Dokumen Induk

6. 2. Membuat Sumber Data
Cara membuat sumber data MailMerge :
a. Klik Menu Tools, pilih Letter and Mailing kemudian pilih
Mail Merge
b. Pilih letters pada select starting document .
• pilih use the current document.
• Klik Next : sellect recipients,
• Pilih type a new list
• Klik create untuk mengisi data source, dan akan
muncu kotak dialog New Address List.

7. c. Anda dapat menggunakan field (variabel) yang sudah tersedia atau
dapat menggantinya sesuai dengan keinginan kita. Untuk mengganti
field tersebut hapuslah semua field names yang ada dengan mengklik
Delete, lalu klik yes.

8. d. Klik Add untuk mengisi field names yang baru, maka muncul kotak dialog
Add Field yang dikehendaki (nama, alamat, kota, tetap) satu persatu.
e. Klik Ok, word akan menampilkan kembali kotak dialog, New Address List.
f. Isi data pada field name yang telah kita buat, untuk mengisi data kembali, Klik
New Entry.

9. g. Klik close, maka word akan menampilkan kotak dialog Save telah anda
Address List, simpan data yang buat dengan cara klik nama file pada kotak
dialog Mail Merge Recipients, klik Select All untuk menampilkan semua data,
kemudian klik Ok.

10. h. Posisikan pointer pada tempat yang ingin anda isi dengan data yang telah dibuat,
lalu klik Insert Merge, Field pada menu bar, klik field yang anda inginkan, lalu
klik Insert. (Isikan field dengan cara satu per satu).
i. Klik View Merged Data pada menu bar untuk menampilkan data yang telah anda
buat.
j. Klik Previous Record pada menu bar untuk menampilkan data berikutnya.
Menggabungkan Dokumen Induk dengan Sumber Data
3. Untuk menggabungkan sumber data dengan dokumen induk menjadi satu
dokumen baru, lakukan klik Merge to New Document. Jika kita ingin secara
langsung mencetak surat tanpa menggabungkannya terlebih dahulu dalam
dokumen baru klik Merge to Print.

11. Kotak Dialog Penggabungan Dokumen

12. Hasil mergenya adalah seperti di
bawah ini:

13. 5. Kegiatan
a. Membuat sumber data berupa undangan
ulang tahun.
b. Mengumpulkan nama-nama teman yang
akan diundang sebanyak 250.
c. Membuat undangan dengan fasilitas
MailMerge.
d. Mencetak hasil pekerjaaan.
e. Mengumpulkan hasil pekerjaan.

14. Evaluasi
Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini
dengan jawaban yang singkat dan benar!
1. Jelaskan yang dimaksud dengan MailMerge!
2. Apa perbedaan dengan dokumen induk
dengan sumber data?
3. Bagaimanakah langkah-langkah
menggabungkan dokumen induk dengan
sumber data?
4. Bagaimana cara mencetak MailMerge?

15. LEMBAR PENILAIAN PSIKOMOTOR
Kelas :X
No Nama Skor Keterangan
Keterangan :
Aspek yang dinilai Skor
a. Hasil pekerjaan siswa kurang tepat 0 – 25
26 – 75
b. Hasil pekerjaan siswa tidak lengkap tapi benar 76 - 100
c. Hasil pekerjaan siswa lengkap dan benar

16. Penilaian Sikap
Nilai
Pernyataan A B C
No
1. Siswa mengikuti pelajaran TIK.
2. Siswa merasa tertarik pada pelajaran TIK.
3. Siswa berusaha menyerahkan tugas tepat waktu.
4. Siswa berusaha memahami pelajaran TIK.
5. Siswa bertanya pada guru bila ada yg tidak jelas.
6. Siswa selalu mengerjakan soal latihan di rumah.
7. Siswa berusaha memiliki buku
8. Siswa berusaha mencari referensi di perpust.
Jumlah
Keterangan :
Skor
Nilai
1. A = Baik Sekali 85 - 100
2. B = Baik 75 - 84
3. C = Cukup 0 - 74

17. 5. Tindak Lanjut
 Jika Anda dapat menyelesaikan tugas sesuai dengan
langkah kerja di atas diperbolehkan untuk melanjutkan
pada kegiatan berikutnya (sebagai pengayaan), jika belum
pelajari kembali (sebagai remedial).
6. Pustaka Acuan
 ………...(1998). Pengantar komputer dan soal-soal
latihan, Jakarta..
 Buku Teknologi Informasi an Komunikasi Unuk SMA
Kelas X
 Pedoman Khusus Teknologi Informasi dan Komunikasi
2003

18. Terima Kasih
Sampai Jumpa di KD selanjutnya