1. TECNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
Presentado por: Laura Corrales
Lady Laura Londoňo

3. Objetivos del archivo total
- La racionalización y la normalización de la documentación desde su
producción hasta su destino final.
- El manejo integral de los documentos y de la información como base para
la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
- La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
- La evaluación y valoración de la documentación para evitar la
acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción
y conservación del acervo documental.
- La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la información.
- La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva
concepción total.

4. Maneras de diligenciar un archivo
- Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable
de la documentación que se va a transferir.
- Entidad productora: Debe colocarse el nombre completo o razón social
de la entidad que produce o produjo los documentos.
- Unidad administrativa: Debe consignarse el nombre de la dependencia
o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina
productora.
- Oficina Productora: Debe colocarse el nombre de la Unidad
Administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en
ejercicio de sus funciones.
- Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos
acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios
individuales.

5. - Hoja ___ de ___: Se numerará cada hoja del inventario
consecutivamente. De___: Se registrará el total de hojas del
inventario.
- Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias
primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en
las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha
de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se
anotará el número de la transferencia.
- Número de orden: Debe anotarse en forma consecutiva el
número correspondiente a cada uno de los asientos
descritos, que generalmente corresponde a una unidad
documental.
- Código: Sistema convencional establecido por la entidad que
identifica las oficinas productoras y cada una de las
Series, Subseries o asuntos relacionados.

6. = Nombre de la Serie, Subserie o Asuntos: Debe anotarse el
nombre asignado al conjunto de unidades documentales de
estructura y contenidos homogéneos emanados de un mismo órgano
o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Para las transferencias primarias secundarias y las
ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o
dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades
de conservación. En los inventarios individuales, el asiento
corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones
asignadas.
Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo
asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma
función de la oficina productora.
- Fechas extremas: Deben consignarse la fecha inicial y final de
cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos
correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta.
Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

7. - Unidad de conservación: Se consignará el número asignado a cada
unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrará las
unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la
parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
- No. de folios: Se anotará el número total de folios contenido en
cada unidad de conservación descrita.
- Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes
diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes
(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes
electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
- Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra
un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se
tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de
la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

8. - Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores. Para la documentación
ordenada numéricamente como
actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se
anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la
numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes
documentos.
Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos:
circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, pl
anos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer
lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo: una hoja
con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo
tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.
Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las
características físicas y requerimientos técnicos para la visualización
y consulta de la información. Especificar programas de
sistematización de la información.

9. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número
de páginas que lo componen.
Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la
documentación, especificando el tipo de deterioro: físico
(rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico
(oxidación de tintas, soporte débil) y/o biológico (ataque de
hongos, insectos, roedores).
Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha
en que se realiza la elaboración del mismo.
Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la
fecha en que se realiza dicha entrega.
Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la
persona responsable recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en
que se recibió.

18. Cuando una correspondencia llega a
mano de la oficinista esta abre la
correspondencia, la marca con fecha y
hora de recibo, se cerciora de que si
este anexo con la
correspondencia, lo clasifica
y distribuye dicha
correspondencia a los pacientes si traen con ellos un certificado con un sello
autorizado del segundo piso de la clínica.
En esta empresa la sala u oficina principal de archivo realiza dicho
procedimiento manual; el archivo que predomina son las historias medicas .
Las historias medicas o por lo general la documentación procesada en esta
empresa en la parte superior tienen un espacio en el cual manejan un
código, Ej.: 05467732. Y se lee de atrás hacia adelante .

19. Acostumbran archivar en unas estanterías de las cuales pegan recuadros hechos
por cartulina con tres números los cuales son los últimos del manuscrito.
En esta empresa no suelen manejar maquinas todo es manual y el resto de
documentación que no se archiva en el sótano se procesa sistemáticamente en el
segundo piso de la clínica . Se usa el archivo activo y el archivo muerto.
ARCHIVO ACTIVO E INACTIVO (MUERTO): Entiéndase por archivo activo
aquel que recibe las correspondencias diariamente y que forma parte del legajo
de un año activo de documentación.
Cuando las correspondencias pasan a conservarse a un lugar donde no serán
usadas, ni tocadas diariamente, solo ocasionalmente, entonces este archivo se
llama Archivo Inactivo o Muerto. Algunos documentos que se usan en la
empresa como los contratos
vencidos, facturas, recibos, comprobantes, cheques, formularios usados, van a
parar a este archivo por un periodo de cinco años dependiendo de las normas de
la empresa.
La archivista recolecta la documentación todos los lunes.
Los elementos para crear un archivo son: Los documentos, los folders, las guías, las
pestañas, las carpetas, la perforadora, los ganchos de folders, el archivero, los labels
para nombrar los folders.

20. La misericordia de Calarcá es el hospital de
dicho pueblo.
En la sección de archivo todos los
documentos los manejan manualmente y
no utilizan ningún formato especial y
concreto para cuando llegan y envían los
manuscritos.
Para controlar los documentos en la oficina de archivo se tienen
destinados dos libros:
- Libro radicador de documentos recibidos
- Libro radicador documentos enviados.
Cuando un documento ingresa en la oficina de archivo el debido proceso
realizado es:
- Identificar de que entidad procede.

21. - Leer para comprender el asunto y así determinar si le
corresponde o no a nuestra entidad recibirlo.
- Confirmar que si este dirigido a la institución.
- “MUY IMPORTANTE” que contenga la firma original
(documentos sin firmar no se podrá recibir).
- En caso de que el documento lo envíen por medio de una
empresa de mensajería, tendríamos que abrir el sobre y hacer
el mismo procedimiento.
- Le damos un numero de radicado y sello de recibido, a la
persona o al mensajero.
- Radicamos el documento en el libro radicador recibidos.

22. - MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL -

23. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Un programa de gestión de documentos se entiende como un proceso
archivístico encaminado al eficiente, eficaz y efectivo manejo y
organización de la documentación producida y recibida por una
entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.
OBJETIVOS:
-La racionalización y la normalización de la documentación desde su
producción hasta su destino final.
-El manejo integral de los documentos y de la información como base para
la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional.
-La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos
comunes y a una política informativa total.
-La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación
innecesaria de información y reducir costos en la producción y
conservación del acervo documental.

24. - La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al
flujo normal y eficaz de la información.
-La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción
total.
A partir del estudio, análisis de la documentación el PGD normaliza todas
las fases de la gestión documental; producción o
recepción, distribución, trámite, consulta, retención, almacenamiento, recu
peración, preservación y disposición final, de la información institucional
como recurso indispensable para la toma de decisiones y la preservación del
patrimonio documental de la entidad.
ALCANCE DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN
Procedimiento mediante el cual un organismo o sujeto productor, genera o
recibe documentos en cumplimiento de sus funciones.

25. TRÁMITE Y DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
Una vez cada dependencia ha recibido la correspondencia procede a dar el
trámite respectivo, la mayoría de comunicaciones generan una respuesta, la
cual es elaborada por la dependencia que le está dando trámite siguiendo las
normas ICONTEC, en original y dos copias, las cuales deben ser firmadas por
el jefe respectivo; para quienes no tienen autorización, al requerir el envío de
una comunicación al medio externo, la generan colocando el código de su
dependencia, pero la proyectan a la firma del Jefe inmediato autorizado para
firmar.
Una vez se revisa que la comunicación se ajuste a las normas establecidas, se
procede a radicarla (colocar el número consecutivo de despacho y la
fecha), luego se empaqueta el original con anexos si los hay y se despacha por
el correo; casos excepcionales y de urgencia son entregados directamente por
el mensajero. La primera copia se guarda en el consecutivo de
correspondencia despachada que se guardará en la Unidad de Información y
la segunda copia se devolverá a la oficina productora junto con el antecedente
para el archivo correspondiente en la serie documental respectiva.

26. Con relación a la correspondencia que no genera respuesta, debe ser
archivada en la dependencia que le dio trámite de acuerdo con la serie
documental.
CONSULTA
Es el derecho que tiene un usuario del archivo (entidad, dependencia,
persona natural, etc.) a consultar la información contenida en los
documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.
Las consultas pueden hacerla los funcionarios autorizados en cada
dependencia, para el caso de requerir consultas de documentación de otra
dependencia a la que corresponda el funcionario, éste deberá solicitar
autorización al jefe respectivo.
Se debe tener en cuenta la normatividad sobre reserva de algunos
documentos, para el caso de la universidad las historias laborales y las
historias académicas deben ser de absoluta reserva y requieren una segura
custodia.

27. RETENCION
Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer
en el archivo de gestión (el archivo de cada dependencia) una vez finalizado
su trámite administrativo o en el Archivo Central, tal como se consigna en la
Tabla de Retención Documental.
El tiempo de retención en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central está
condicionado a la necesidad de utilización de la información.
ALMACENAMIENTO
Los documentos se colocaran en unidades de conservación adecuadas
(legajos, carpetas, A-Z, cajas) que se identifican con la correspondiente
signatura topográfica, nombre de la serie y/o subserie, nombre del
expediente, fechas extremas y número de folios.
RECUPERACIÓN
Consiste en localizar el documento con miras a obtener la información
contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz.

28. La recuperación de documentos se logra mediante la disponibilidad de
instrumentos de control, consulta y descripción.
PROTECCION
La protección se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar
la integridad física de los documentos, lo mismo que del manejo de la
información.
PRESERVACION TEMPORAL
Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los
documentos ya sea en el Archivo de Gestión o en el Central, después de
perdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para su
disposición final.
DISPOSICION FINAL
Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar
los valores administrativos, fiscal, legal, contable, o técnico y si previo estudio
del Comité de Archivo de la Entidad.

29. Si dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que
interesen para la investigación, la ciencia, la cultura o la historia
integrarán el archivo histórico de la Universidad.
ELIMINACION
Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que
hayan perdido sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contable
y que además no represente ningún interés para la investigación
retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o
la cultura.
CONSERVACION PERMANENTE
Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos
que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las
decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del
órgano productor y que tiene valor testimonial.

30. Conclusión
Por pequeña que sea una empresa en el momento que ingrese un
manuscrito se hace totalmente necesario archivar pues muchos de los
documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de
forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier
circunstancia, se logre tener un control y constancia; por ende se puedan
ser localizados fácil y prontamente.
Todas las entidades optan por archivar ya que como se conoce es totalmente
necesario pero todas tienen una manera particular y única de realizar este
procedimiento teniendo todas así el mismo objetivo.