O documento discute a gestão do tempo, abordando conceitos como planejamento, priorização de tarefas e ferramentas para organização. Apresenta a importância da gestão do tempo para o trabalho e a vida pessoal e discute os principais aspectos para a formação de equipes de projetos de TI.
2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
Introdução aos princípios que regem o tempo
Tempos pessoal
Agendas dos profissionais de informática
Meios e ferramentas de Gestão do tempo
Avaliação dos meios de gerenciamento do tempo
3. OBJETIVOS DE APRENDIZAGEM
Entender o que é a Gestão do Tempo e sua
importância
Compreender os conceitos fundamentais de
Gestão do tempo como forma de desenvolvimento
eficaz do trabalho.
Contextualizar a Gestão do Tempo no âmbito da
informática
Saber utilizar as técnicas de Gestão do Tempo no
desenvolvimento de Projetos de Informática.
4. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
Conteúdo dividido em 20 aulas;
Aspectos:
Introdução à Gestão do Tempo.
Conseqüências da má gestão do tempo
O gerenciamento eficaz do tempo e as vantagens para
o trabalho/ Meios e ferramentas que permitem uma
gestão eficaz do tempo.
Listagem das principais atividades pessoais.
Avaliação das atividades considerando a energia e o
tempo utilizado.
5. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
Aspectos:
Reflexão sobre a capacidade de gerenciamento da
agenda de tarefas.
Listagem das principais atividades do suporte técnico
em informática.
Determinar o nível de prioridade das atividades
pessoais e dos profissionais do suporte técnico em
informática.
Determinar as atividades que podem ser delegadas.
6. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
Aspectos:
Planejar a execução de atividades com a ajuda de
ferramentas de gerenciamento do tempo.
Refletir sobre a capacidade de avaliar a importância de
uma situação dada.
Reconhecer os limites de suas responsabilidades/
Avaliar pontos fortes e pontos fracos na gestão do
tempo / Determinar meios que permitiriam uma gestão
do tempo mais eficiente.
Se interrogar sobre a influência que pode ter a gestão
do tempo sobre os resultados das ações no universo
pessoal e profissional.
7. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
O que é tempo?
Origem grega:
Chronos - relativo à seqüência de acontecimentos,
Kairos - relativo ao momento em que algo acontece.
“Tempo é o jeito que a natureza deu para que tudo não
acontecesse de uma vez só”, disse John Wheeler
(Professor de Teoria Física da Universidade de
Princeton)
“organização da vida”, “presente, passado e futuro”, “é
um espaço que existe para realizar todas as atividades
que devem ser feitas”
8. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
O que é gestão?
é a atividade de administrar idéias para que se
transformem em resultados esperados.
combinação e coordenação de inúmeros fatores como
planejamento, aporte de recursos humanos, físicos e
financeiros.
O que é um gestor?
é a pessoa a quem compete a interpretação dos
objetivos propostos pela organização, através do
planejamento, da organização, da liderança ou direção
e do controle, afim de atingir os referidos objetivos.
9. INTRODUÇÃO À GESTÃO DO TEMPO
O que é gestão do tempo?
É a atividade que visa organizar o tempo disponível, de forma
que atenda a execução de tarefas visadas.
escolha de prioridades, estabelecimento de cronogramas e
prazos,
Qual a importância de se ter uma eficaz gestão do
tempo?
“Na canção “O TEMPO NÃO PÁRA”, do compositor e cantor
brasileiro CAZUZA, fica nítido a noção de que efetivamente o
tempo escorre pelas mãos e que temos posse apenas do hoje
do agora, já que, o passado não volta mais e o futuro, nem
sequer sabemos se chegará.”
10. OBSTÁCULOS PARA UMA EFICAZ GESTÃO DO
TEMPO
Falta de consciência do valor do tempo;
Prazos curtos e cobranças.
Planejamento ausente ou mal trabalhado;
Não planejar as atividades diárias.
Deficiência nos meios necessários;
Falta de material e/ou verba.
Desvio do foco e baixo comprometimento;
Realização de atividades que não levam ao objetivo
final (TV, internet, etc).
11. CONSEQÜÊNCIAS DE UMA MÁ GESTÃO DO
TEMPO
Atraso ou má qualidade dos produtos;
Não cumprimento de prazos ou cumprimento com
produtos mal feitos.
Falta de credibilidade;
Falta de confiança dos clientes/pessoas.
Falência.
Sem credibilidade e sem produtos de qualidades,
significa sem clientes e conseqüentemente leva a
falência.
12. VANTAGENS DO GERENCIAMENTO EFICAZ DO
TEMPO
Cumprimento de prazos;
Economia de recursos;
Elimina gastos supérfluos, horas perdidas e tempo vago
Valorização do “nome”;
Credibilidade;
Fortalecimento da autoestima;
13. MEIOS E FERRAMENTAS QUE PERMITEM UMA
GESTÃO EFICAZ DO TEMPO
Existem modelos estudados pela administração
para gerenciar o tempo. O PDCA é um deles:
Plan: Planejamento da atividade;
Do: Execução da Atividade;
Check: Verificação do andamento da atividade;
Action: Ação nos resultados.
Também conhecido como Clico de Shewhart,
desenvolvido em 1930 por Walter Andrew
Shewhart
15. PDCA
Planejamento de atividade
Identificar problemas, estabelecer metas e estabelecer o
plano de ação.
Execução de atividade
Dar andamento ao projeto ou conjunto de atividades com
base no estabelecido no planejamento.
Verificação do andamento da atividade
Checar se as tarefas/atividades estão sendo executadas nos
prazos estabelecidos.
Ação nos resultados
Após toda a execução do planejamento deve-se avaliar os
erros e acertos, criando uma “fórmula para o sucesso” na
gestão do tempo.
16. PARA REFLETIR
“As coisas mais importantes
nunca devem ficar a mercê
das coisas menos
importantes” Wolfang Von
Goethe - Alemão
17. LISTAGEM DAS PRINCIPAIS ATIVIDADES
PESSOAIS
Todos temos uma rotina diária a cumprir que é
formada por um conjunto de tarefas.
FUNDASONO – 8h/noite. É necessário para a
saúde e o bem estar e a alta produtividade.
Exercício prático:
Estabeleça as atividades que você desempenha nos
diversos ambientes em que vive.
18. LISTAGEM DE ATIVIDADES
A
Atividades de casa;
Refeições;
Tarefas domiciliares; Etc.
B
Atividades Escolares;
Horário das aulas;
Estudo; Etc.
C
Atividades Esportivas;
Horário das atividades;
Treino extra; Etc.
D
Atividades de lazer;
Passeios / Festas;
Leitura; Etc.
E
Atividades Espirituais;
Reuniões / Celebrações;
Obras Sociais; Etc.
19. ESTABELECIMENTO DO TEMPO GASTO PARA
TAREFAS DIÁRIAS
Agora que já temos o conjunto de tarefas que
desempenhamos nos mais diversos ambientes e
aspectos de nossa vida, precisamos estabelecer
de acordo com os dias da semana as atividades e
horários nos quais reservamos para tais ações,
sendo assim, vamos montar nosso organograma
semanal de atividades partindo dos parâmetros dia
e turnos.
20. APROVEITAMENTO DO TEMPO LIVRE E
MAXIMIZAÇÃO DO TEMPO
Já estabelecemos atividades e organizamo-las em
um cronograma semanal, agora vamos incluir o
fator motivação.
Ou seja, devemos nos preocupar com preencher
nosso tempo livre com atividades saudáveis e
confortáveis, como relaxamento, leitura, corrida,
etc.
Procurar atividades que estimulem o cérebro e o
corpo.
21. REFLEXÃO SOBRE A CAPACIDADE DE
GERENCIAMENTO DA AGENDA DE TAREFAS
Já listamos as atividades e distribuímos as
mesmas num cronograma semanal, agora iremos
colocar prioridades para cada atividade.
As atividades são subdivididas em caráter
importante, urgente ou circunstancial.
22. CASO DE SUCESSO
Christian Barbosa
Paulista, bacharel em Ciência da Computação
maior especialista brasileiro em administração de
tempo e produtividade
Christian Abriu sua primeira empresa aos 15 anos e foi
um dos profissionais mais jovens do mundo a receber
o certificado da Microsoft.
É fundador da Triad Consulting, empresa
multinacional especializada em programas e
consultoria na área de produtividade, colaboração e
administração do tempo
a qual presta assessoria para empresas como: Santander;
Bradesco; Toyota; Coca-Cola, Rede Globo e Nestlé.
23. ESFERA IMPORTANTE
“A esfera Importante refere-se a todas as
atividades que você faz e que têm importância
em sua vida – aquelas que trazem resultado a
curto, médio ou longo prazo.
É a esfera da estrada certa, na qual você coloca
seu carro e sabe que na linha de chegada
estará realizado.
O que é importante tem tempo para ser feito,
pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.
24. ESFERA DA URGÊNCIA
A esfera da Urgência tem todas as atividades na
qual o tempo está curto ou acabou.
São as atividades que chegam em cima da hora,
que não podem ser previstas, mas que
geralmente causam estresse.
25. ESFERA CIRCUNSTANCIAL
A esfera Circunstancial, por sua vez, cobre as
tarefas desnecessárias.
São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas
feitas por comodidade ou por
serem “socialmente” apropriadas.
É a esfera da estrada que não leva a lugar
algum, que não traz resultados, apenas
frustrações”.
26. EXEMPLO PRÁTICO
Temos que focar nossas atividades na esfera do
que é importante e também dar atenção ao que é
urgente.
Comemoração do aniversário de um ente querido –
IMPORTANTE
Preparação para uma prova na semana que vem –
URGENTE
Passar uma tarde vendo TV, jogando vídeo game
ou nas redes sociais - CIRCUNSTANCIAL
27. EM RESUMO!!
As atividades importantes podem ser planejadas
com mais comodidade;
As atividades urgentes devem ser resolvidas
imediatamente e
As atividades circunstanciais devem ser levadas a
terceiro plano.
28. ATIVIDADE PRÁTICA
estabelecer dentre as nossas tarefas a lista de
prioridades colocando-as como importantes,
urgentes e circunstanciais.
Para tanto, voltemos para o alocado na aulas 5 e
coloquemos ao lado de cada uma das atividades a
letra I quando considerarmos Importante, U
quando considerarmos Urgente e C quando
considerarmos Circunstancial.
29. POTENCIALIZANDO O USO DO SEU TEMPO
Após identificar a real importância de cada atividade,
agora vamos pensar sobre o que é necessário para
melhorar o uso do nosso tempo.
Agora, diante das tarefas que você classificou com
urgentes, faça uma análise do porquê de ainda não ter
sido realizada e o que pode ser feito para sanar tal
situação.
O mesmo exercício faça para com as atividades
consideradas importantes.
Finalmente, dentro das atividades identificadas como
circunstanciais, estude a possibilidade de transferir o
tempo gasto com estas para a execução de tarefas
consideradas urgentes e importantes.
30. DICAS
Dicas sobre gestão do tempo:
http://exame.abril.com.br/topicos/administracao-do-
tempo
31. LISTAGEM DAS ATIVIDADES DO SUPORTE
TÉCNICO
Agora que planejamos nossas atividades pessoais,
iremos afunilar nosso estudo para o lado técnico e
de TI.
O gerenciamento do tempo é imprescindível para o
sucesso em projetos de TI;
A materialização de um projeto é super importante;
Na ciência de computação o suporte técnico é um
âmbito muito importante;
33. FORMAÇÃO DA EQUIPE
Aspecto técnico (conhecimento e experiência)
Levantamento da carreira acadêmica e profissional
(certificados, cursos, referencias, diplomas,
exames, histórico escolar, IRA)
Aspectos das atitudes (teste psicológico, conversa,
comportamento, maneira de conversar e até se
sentar)
OBS: “A vida profissional tem nascedouro nos
bancos da escola e possuem reflexos
inimagináveis”.
34. FORMAÇÃO DA EQUIPE
Um boa equipe precisa de um bom GP (gerente de
projetos)
O Gerente de projetos
Estabelece o numero de profissionais
O rol de equipamentos
Os recursos na medida certa.
Profissionais de um projeto de TI
Gerente de projetos, Analista de Sistemas, Técnico em
TI, Programador, Designer.
35. PROFISSIONAIS DA EQUIPE
Gerente de Projetos
Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins, que
tem o encargo de gerir os trabalhos da equipe rumo ao alcance das
metas o tempo estabelecido. Acompanha prazos.
O Analista de Sistemas de Tecnologia da Informação;
Profissional graduado em Ciências da Computação ou áreas afins e que
tem a missão de desenvolver softwares aplicáveis ao Projeto.
O Técnico em Tecnologia da Informação;
Profissional técnico que tem a missão de auxiliar a equipe no
desenvolvimento de suas tarefas. Atua na área de suporte de hardware
e redes.
Programador;
Geralmente profissional de formação técnica que tem a missão de
programar computadores, desenvolver e dar manutenção aos sistemas.
Designer.
Profissional que tem a habilidade de desenvolver sites, logomarcas ou
imagens relacionadas ao projeto.
36. MATERIAL
Os instrumentos de Hardware e Periféricos
Computadores de Mesa (desktops);
Computadores móveis (Notebooks, Netbooks, Tablets,
etc.);
Equipamentos de Telecomunicação (Aparelhos de
Rádio, Aparelhos Celulares, etc.);
Impressoras; Scanners;
Leitores de Código de Barras;
Armazenadores de dados como pen drives, HDs
externos, etc.
Espaço físico (sala) e mobília para os
equipamentos e para a equipe.
37. CONSIDERAÇÕES
Desenvolver um projeto é complexo!
Um dimensionamento deve ser feito (nem menor
nem maior, na medida)
É necessário um planejamento e organização para
“juntar” esses recursos.
Para que um projeto dê certo é necessário forte
planejamento, equipe eficaz e comprometida e algo
gerenciamento.
38. OBSTÁCULOS ENCONTRADOS NA EXECUÇÃO
DOS PROJETOS DE TI
Problemas com a equipe de trabalho
Rotatividade (troca de equipe), relacionamentos
interpessoais, falta de capacidade técnica
Não entrega dos recursos materiais esperados
Atrasos na entrega das atividades (causados por uma
má gestão do tempo ou um planejamento mal
elaborado)
Quebra constante dos equipamentos e materiais
Computadores quebrados ou softwares que não
funcionam.
Deve-se fazer uma medida preventiva para todos
as aspectos citados
39. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES
“A delegação representa a transferência de
determinado nível de autoridade de um superior
para um subordinado ou conjunto de subordinados.
Saber delegar com eficácia significa dar a tarefa
certa à pessoa certa, Concedendo-lhe o grau certo
de liberdade, para que o trabalho se desenvolva de
forma mais eficiente e produtiva. Saber delegar
permite ao superior e a toda a sua equipa darem o
seu melhor e aperfeiçoarem-se progressivamente,
de modo a poder enfrentar novos desafios. Com
uma fraca capacidade de delegação, a equipe fica
constante-mente ocupada a “apagar fogos” e perde
tempo precioso”.
40. DELEGAÇÃO DE ATIVIDADES
Vantagens;
Mais tempo para criação de idéias e solução de demandas
graves.
Agilidade na tomada de decisões pois as decisões não
precisem passar por mãos diversas.
Incremento na autoestima: responsabilidade para hierarquia
mais baixa
Desvantagens
Possível de perda de controle: pode ser que o individuo que
receba a delegação se deslumbre pelo poder e passe a
extrapolar os limites de atribuição da delegação.
Perigo de incapacidades do delegado: possibilidade de
despreparo do que recebe o poder, e risco de causar
prejuízos.
41. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Nos projetos de TI a maximização do tempo deve
ser bem explorada;
Ferramentas de gerenciamento do tempo são
utilizadas em projetos de TI;
Modelo de gerenciamento em projetos de TI:
Definição; Seqüenciamento; Estimativa de Recurso;
Estimativa de Duração das Atividades; Estabelecimento
do Cronograma e Controle do Cronograma
No mercado existem softwares que auxiliam nessa
processo: Artemis, Microsoft Project, Project
Builder
42. ATIVIDADES COM FERRAMENTAS DE
GERENCIAMENTO DO TEMPO
Definição das Atividades
Identificação das atividades a serem desenvolvidas para atingir os
objetivos do Projeto.
Seqüenciamento de Atividades
Verificação da correspondência entre as fases do Projeto.
Estimativa de Recursos
Visualização do tipo e quantidade de produtos necessários para cada
atividade do cronograma.
Estimativa de Duração de Atividade
Estabelecimento de previsão de prazo para conclusão de cada atividade
do cronograma.
Desenvolvimento do Cronograma
Formatação das seqüências de atividades com suas respectivas
dependências, durações e recursos necessários para execução.
Controle do Cronograma
Acompanhamento das alterações surgidas durante a execução do
projeto e materialização dos ajustes necessários.
43. ATITUDES QUE PREJUDICAM O
APROVEITAMENTO DO TEMPO
Desorganização
Gavetas, guarda-roupa, mesa de trabalho, desktop do
computador.
Desconcentração
Atender telefone, ouvir música, ver TV, redes sociais
em paralelo.
Pensamentos Negativos
44. COMPORTAMENTOS QUE MAXIMIZAM O
APROVEITAMENTO DO TEMPO
Organização
Concentração
Pensamento Positivo
Prioridade
“condição daquilo que está em primeiro lugar”
Eu não tenho tempo para isso deve ser substituído por
eu não priorizo isso.
45. REFERÊNCIAS
CHIAVENATO, Idalberto. Teoria Geral da
Administração. Vol. I, 6ª. Edição. Rio de Janeiro:
Campus; 2001.
www.amcham.com.br, jan 2012.
http://resultadosrapidos.blogspot.com, jan 2012.
www.fundasono.org.br, jan 2012.
www.triadedotempo.com.br, jan 2012.
www.gespublica.gov.br, jan 2012.
http://www.knoow.net/, jan 2012.
Mini Dicionário Português – Editora Wkids, jan
2012.