[1] O documento discute os conceitos de organização, departamentalização e estrutura organizacional.
[2] Apresenta os níveis hierárquicos nas organizações (estratégico, tático e operacional), os tipos de organização (alongada e achatada), centralização versus descentralização e os processos administrativos básicos (planejamento, organização, direção e controle).
[3] Discutem-se também os tipos de planos, níveis de planejamento, organização, direção e controle, além de apresentar exemplos
5. 5
Vantagens da
Descentralização
Desvantagens da
Descentralização
1. As decisões são tomadas mais
rapidamente pelos próprios
executores da ação.
2. Tomadores de decisão são os que
têm mais informação sobre a
situação.
3. Maior participação no processo
decisório promove motivação e moral
elevado entre os administradores
médios.
4. Proporciona excelente treinamento
para os administradores médios.
1. Pode ocorrer falta de informação e
coordenação entre os departamentos
envolvidos.
2. Maior custo pela exigência de
melhor seleção e treinamento dos
administradores médios.
3. Risco da subobjetivação: os
administradores podem defender mais
os objetivos departamentais do que
os empresariais.
4. As políticas e procedimentos podem
variar enormemente nos diversos
departamentos.
Vantagens e Desvantagens da Descentralização
6. 6
O Processo Administrativo
Planejamento Organização Direção Controle
• Definir a missão
• Formular objetivos
• Definir os planos
para alcançar os
objetivos
• Programar as
atividades
• Dividir o trabalho
• Designar as
atividades
• Agrupar as
atividades em
órgãos e cargos
• Alocar recursos
• Definir autoridade
e responsabilidade
• Designar as
pessoas
• Coordenar os
esforços
• Comunicar
• Motivar
• Liderar
• Orientar
• Definir os padrões
• Monitorar o
desempenho
• Avaliar o
desempenho
• Ação corretiva
7. 7
Resultados
• Desempenho
• Objetivos
• Produtos
• Serviços
• Eficiência
• Eficácia
Direção
Designar pessoas,
dirigir seus esforços,
motivá-las, liderá-las
e comunicar
As quatro funções administrativas
Planejamento
Formular objetivos
e os meios para
alcançá-los
Controle
Monitorar as
atividades e
corrigir os desvios
Organização
Modelar o trabalho,
alocar recursos e
coordenar atividades
Recursos
• Humanos
• Financeiros
• Materiais
• Tecnológicos
• Informação
8. 8
O desdobramento dos objetivos
Objetivos organizacionais
Estabelecimento dos objetivos da organização
Políticas
Colocação dos objetivos como guias para a ação
Diretrizes
Linhas mestras e genéricas para a ação
Metas
Alvos a atingir a curto prazo em cada órgão
Programas
Atividades necessárias para cada meta
Procedimentos
Modos de execução de cada programa
Métodos
Planos de ação para a execução de tarefas
Normas
Regras para cada procedimento
Amplitude
Detalhamento
Maior
Menor
Menor Maior
9. 9
A função de planejar
Planejar
• Definir objetivos
• Verificar onde as
coisas estão hoje
• Desenvolver premissas
sobre condições
futuras (cenários)
• Identificar meios
para alcançar os
objetivos
• Implementar os
planos de ação
necessários
Organizar Dirigir Controlar
10. 10
Planejame
nto
Conteúdo
Extens
ão de
Tempo
Amplitude
Estratégico Genérico, sintético
e abrangente
Longo
prazo
Macroorientado. Aborda a empresa como
uma totalidade.
Tático Menos genérico e
mais detalhado
Médio
prazo
Aborda cada unidade da empresa
separadamente.
Operacional Detalhado,
específico e
analítico
Curto
prazo
Microorientado. Aborda cada tarefa ou
operação apenas.
Os três níveis de planejamento
11. 11
Métodos de trabalho
ou de execução.
Representados por
organogramas.
Receita / despesa
em um dado espaço
de tempo.
Correlação entre tempo
e atividades (agendas).
Representados por
cronogramas.
Como as pessoas
devem se comportar
em determinadas
situações.
Os quatro tipos de planos
Tipos
de
Planos
Relacionados
com
Métodos
Relacionados
com
Dinheiro
Relacionados
com
Tempo
Relacionados
com
Comportamentos
Procedimentos
Orçamentos
Programas ou
Programações
Regras ou
Regulamentos
12. 12
A função de ORGANIZAR
Organizar
• Dividir o trabalho
• Agrupar as atividades
em uma estrutura
lógica
• Designar as pessoas
para sua execução
• Alocar os recursos
• Coordenar os esforços
Dirigir ControlarPlanejar
13. 13
Abrangência Tipo de Desenho Conteúdo Resultante
Nível
institucional
Desenho
organizacional
A empresa como uma
totalidade
Tipos de organização
Nível
intermediário
Desenho
departamental
Cada departamento
Isoladamente
Tipos de
departamentalização
Nível
operacional
Desenho de cargos e
tarefas
Cada tarefa ou
operação
Análise e descrição
de cargos
Os três níveis de organização
14. 14
A função de DIRIGIR
Dirigir
• Dirigir os esforços para
um propósito comum
• Comunicar
• Liderar
• Motivar
• Orientar as pessoas
• Impulsionar as pessoas
Organizar ControlarPlanejar
15. 15
Níveis
de
Organiza
ção
Níveis de
Direção
Cargos Envolvidos Abrangência
Institucio
nal
Direção Diretores e altos executivos A empresa ou áreas da
empresa
Intermedi
ário
Gerência Gerentes e pessoal do meio
do campo
Cada departamento ou
unidade da empresa
Operacio
nal
Supervisão Supervisores e
encarregados
Cada grupo de pessoas
ou tarefas
Os três níveis de direção
16. 16
A função de CONTROLAR
Controlar
• Definir padrões de
desempenho
• Monitorar o
desempenho
• Comparar o
desempenho com os
padrões estabelecidos
• Tomar a ação corretiva
para corrigir desvios
e assegurar o alcance
dos objetivos
Planejar Organizar Dirigir
18. 18
OS QUATRO TIPOS DE PADRÕES
Tipos
de
Padrões
Padrões
de
Quantidade
Padrões
de
Qualidade
Padrões
de
Tempo
Padrões
de
Custo
• Volume de produção
• Níveis de estoque
• Número de horas trabalhadas
• Volume de vendas
• Controle de qualidade do produto
• Controle de qualidade do processo
• Especificações do produto
• CQ da matéria-prima
• Tempo padrão de produção
• Tempo médio de estocagem
• Padrões de rendimento
• Tempo médio de atendimento
• Custo de produção
• Custo de estocagem
• Custo padrão
• Custo médio de financiamento
21. A Comunicação no Organograma
Comunicação Formal
Informação Normas e
instruções
Esforços de coordenação
Presidente
Vice
Presidente
Vice
Presidente
Gerente GerenteGerenteGerente
22. 22
Caso Introdutório:
A revolução na Blue Jeans
A Blue Jeans é uma indústria de roupas esportivas. Seus jeans
são peças raras cobiçadas por jovens e velhos. Apesar da
modernidade dos produtos, a Blue Jeans é uma empresa
tradicionalista e conservadora em sua gestão.
A nova diretora de produção – Luciana – pretende fazer
uma série de mudanças na empresa para aumentar a qualidade
e a produtividade e reduzir tempos e custos.
Em primeiro lugar, ela pretende mudar o tipo de organização
linear que existe na produção. Ao invés do tradicional supervisor,
Marina pretende substituí-lo por facilitadores de equipes de trabalho.
Se você fosse Luciana, por onde começaria?
23. 23
Organização Linear
Características:
1. Autoridade linear ou única.
2. Linhas formais de comunicação.
3. Centralização das decisões.
4. Aspecto piramidal.
Vantagens:
1. Estrutura simples e de fácil compreensão.
2. Clara delimitação das responsabilidades.
3. Facilidade de implantação.
4. Estabilidade.
5. Indicada para pequenas empresas.
Desvantagens:
1. Estabilidade e constância das relações formais.
2. Autoridade linear baseada no comando único e direto.
3. Exagero da função de chefia.
4. Chefes generalistas que não se especializam.
5. Provoca o congestionamento das comunicações.
6. Comunicações indiretas e demoradas.
Características:
1. Autoridade linear ou única.
2. Linhas formais de comunicação.
3. Centralização das decisões.
4. Aspecto piramidal.
Vantagens:
1. Estrutura simples e de fácil compreensão.
2. Clara delimitação das responsabilidades.
3. Facilidade de implantação.
4. Estabilidade.
5. Indicada para pequenas empresas.
Desvantagens:
1. Estabilidade e constância das relações formais.
2. Autoridade linear baseada no comando único e direto.
3. Exagero da função de chefia.
4. Chefes generalistas que não se especializam.
5. Provoca o congestionamento das comunicações.
6. Comunicações indiretas e demoradas.
24. 24
Organização Funcional
Características:
1. Autoridade funcional ou dividida.
2. Linhas diretas de comunicação.
3. Descentralização das decisões.
4. Ênfase na especialização.
Vantagens:
1. Proporciona o máximo de especialização.
2. Permite a melhor supervisão técnica possível.
3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação.
4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução.
Desvantagens:
1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando.
2. Subordinação múltipla.
3. Tendência à concorrência entre especialistas.
4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização.
Características:
1. Autoridade funcional ou dividida.
2. Linhas diretas de comunicação.
3. Descentralização das decisões.
4. Ênfase na especialização.
Vantagens:
1. Proporciona o máximo de especialização.
2. Permite a melhor supervisão técnica possível.
3. Desenvolve comunicações diretas e sem intermediação.
4. Separa as funções de planejamento e controle das funções de execução.
Desvantagens:
1. Diluição e conseqüente perda de autoridade de comando.
2. Subordinação múltipla.
3. Tendência à concorrência entre especialistas.
4. Tendência à tensão e conflito dentro da organização.
26. 26
Exercício:
A organização funcional da
BioQuímica
Alencar é gerente de produção da BioQuímica, fabricante de produtos
farmacêuticos populares.
A estrutura da fábrica é funcional, envolvendo vários departamentos
subordinados a Abraão, como: produção, almoxarifado, compras e
abastecimento, manutenção, tecnologia, tecnologia e expedição.
Abraão está insatisfeito com o desempenho do modelo adotado e quer
conversar com a diretoria para fazer alterações no sentido de modernizá-lo
urgentemente.
Como Alencar deveria apresentar a sua argumentação à diretoria?
27. 27
Organização Linha-Staff
Características:
1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional.
2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação.
3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e
órgãos de apoio e suporte (assessoria).
4. Hierarquia versus especialização.
Vantagens:
1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única.
2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff.
Desvantagens:
1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff.
2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
Características:
1. Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional.
2. Coexistência entre as linhas formais e as linhas diretas de comunicação.
3. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e
órgãos de apoio e suporte (assessoria).
4. Hierarquia versus especialização.
Vantagens:
1. Assegura assessoria especializada e mantém o princípio de autoridade única.
2. Atividade conjunta e coordenada de órgãos de linha e órgãos de staff.
Desvantagens:
1. Conflitos entre órgãos de linha e de staff.
2. Dificuldade na obtenção e manutenção do equilíbrio entre linha e staff.
28. 28
Funções de um órgão de Staff
Nível Institucional
Nível Intermediário
Nível Operacional
• Consultoria
• Assessoramento
• Aconselhamento
• Recomendação
• Apoio e suporte
• Prestação de serviços especializados
• Execução de serviços especializados
29. 29
Staff
É quem assessora
É quem dá
consultoria e
assistência
Recomendação
Alternativas
Trabalho de gabinete
Pelo planejamento
e pelas sugestões
Gerente de
Staff
Linha
É quem decide
É quem cuida
da execução
Comando
Ação
Trabalho de campo
Pela operação e
pelos resultados
Gerente de
Departamento
Características da Linha e do Staff
Aspectos
Papel Principal
Atuação
Tipo de Atividade
Responsabilidade
Exemplo
31. 31
Caso Introdutório:
A revolução na Blue Jeans
Em segundo lugar, Lucianar pretende extinguir o
Departamento de Planejamento e Controle da Produção e
delegar a cada equipe a responsabilidade de elaborar o plano
de diagramação da configuração e a definição de cotas de
produção diária para que cada uma passe a ser responsável por
sua própria produtividade, qualidade e segurança.
Marina quer implantar um novo conceito de costurar em equipe:
o ciclo operacional de cada equipe passa a ser o período que
vai da entrada da matéria-prima até a saída do produto acabado.
Como você poderia ajudar Luciana?
32. 32
Exercício:
A organização linha-staff das
Indústrias Rex
João de Barros é presidente das Indústrias Rex e pretende
aposentar-se. Escolheu seu filho, que é engenheiro, para
substituí-lo no cargo.
A empresa adota uma estrutura linha-staff e JB quer explicar-
lhe as características, vantagens e desvantagens de uma
organização para ele saber onde irá pisar quando ingressar
na empresa.
Como ele deveria fazer?
33. 33
Diferenças entre Estrutura Linear, Funcional e Linha-Staff
Estrutura Linear Estrutura Funcional Estrutura Linha-Staff
Diretor Diretor Diretor
Predomínio da Predomínio da Predomínio da
Autoridade Linear Autoridade Funcional Autoridade Linear e
Autoridade Funcional
Execução Execução Execução Execução Assessoria Execução
Gerente Gerente Gerente Gerente Staff Gerente
35. 35
Caso Introdutório:
A VideoRental
Video Rental sempre foi motivo de satisfação para seus dirigentes.
O crescimento da empresa e a excelente imagem no mercado
abriram as portas para novas franquias.
O negócio prosperou com a abertura de várias filiais franqueadas e
cresceu demais
sem necessidade de investimentos continuados.
A empresa passou a ser estruturada funcionalmente em departamentos
(financeiro, marketing e operações).
Mas os dirigentes sentiam dificuldade em conhecer os aspectos globais
das atividades da empresa. Além disso, as vendas pararam de crescer e o
negócio empacou.
Como você poderia ajudá-los?
37. 37
Tipos de Departamentalização
1. Por funções (ou funcional).
2. Por produtos ou serviços.
3. Por localização geográfica.
4. Por clientes.
5. Por fases do processo.
6. Por projetos.
1. Por funções (ou funcional).
2. Por produtos ou serviços.
3. Por localização geográfica.
4. Por clientes.
5. Por fases do processo.
6. Por projetos.
38. 38
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa.
Vantagens:
• Agrupa especialistas comuns em uma única chefia.
• Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas.
• Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção.
• Orienta as pessoas para uma única e específica atividade.
• Indicada para condições de estabilidade.
• Reflete auto-orientação e introversão administrativa.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.
• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.
• Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas.
• Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com as funções principais da empresa.
Vantagens:
• Agrupa especialistas comuns em uma única chefia.
• Garante plena utilização das habilidades técnicas das pessoas.
• Permite economia de escala pela utilização integrada de pessoas e produção.
• Orienta as pessoas para uma única e específica atividade.
• Indicada para condições de estabilidade.
• Reflete auto-orientação e introversão administrativa.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.
• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.
• Dificulta adaptação e flexibilidade a mudanças externas.
• Faz com que pessoas focalizem subojetivos de suas especialidades.
Departamentalização por Funções
Diretor Geral
Diretor Financeiro Diretor Industrial Diretor RH Diretor Marketing
39. 39
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja,
de acordo com o produto ou serviço realizado.
Vantagens:
• Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço.
• Facilita a coordenação interdepartamental.
• Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos.
• Indicada para circunstâncias externas mutáveis.
• Permite flexibilidade.
Desvantagens:
• Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos.
• Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis.
• Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade.
• Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o resultado da organização, ou seja,
de acordo com o produto ou serviço realizado.
Vantagens:
• Fixa a responsabilidade dos departamentos para um produto ou serviço.
• Facilita a coordenação interdepartamental.
• Facilita a inovação, que requer cooperação e comunicação de vários grupos.
• Indicada para circunstâncias externas mutáveis.
• Permite flexibilidade.
Desvantagens:
• Dispersa os especialistas em subgrupos orientados para diferentes produtos.
• Contra-indicada para circunstâncias externas estáveis.
• Provoca problemas humanos de temores e ansiedades com a instabilidade.
• Enfatiza a coordenação em detrimento da especialização.
Departamentalização por Produtos/Serviços
Diretor Geral
Divisão Divisão Divisão Divisão
Farmacêutica Veterinária Química Tintas
40. 40
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica.
Vantagens:
• Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais.
• Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região.
• Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território.
• Indicada para empresas de varejo..
• Indicada para condições de estabilidade.
• Permite acompanhar variações locais e regionais.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.
• Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção.
• Inadequada para a área financeira.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o território, região ou área geográfica.
Vantagens:
• Assegura o sucesso da organização pelo ajustamento às condições locais.
• Fixa a responsabilidade de desempenho e lucro em cada local ou região.
• Encoraja os executivos a pensar em termos de sucesso no território.
• Indicada para empresas de varejo..
• Indicada para condições de estabilidade.
• Permite acompanhar variações locais e regionais.
Desvantagens:
• Reduz a cooperação interdepartamental.
• Ocorre principalmente nas áreas de marketing e produção.
• Inadequada para a área financeira.
Departamentalização Geográfica
Diretor Geral
Região Sudeste Região Central Região Norte Região Oeste
41. 41
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos.
Vantagens:
• Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização.
• Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes.
• Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes.
• Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes.
Desvantagens:
• As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se
secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente.
• Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade,
eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os tipos de clientes servidos.
Vantagens:
• Quando a satisfação do cliente é o aspecto mais crítico da organização.
• Quando o negócio depende de diferentes tipos de clientes.
• Predispõe os executivos a pensar em satisfazer as necessidades dos clientes.
• Permite concentrar competências sobre distintas necessidades dos clientes.
Desvantagens:
• As demais atividades da organização – produção, finanças – tornam-se
secundárias ou acessórias face à preocupação exclusiva com o cliente.
• Os demais objetivos da organização – como lucratividade, produtividade,
eficiência – podem ser sacrificados em função da satisfação do cliente.
Departamentalização por Clientes
Diretor Geral
Departamento Departamento Departamento Departamento
Feminino Masculino Juvenil Terceira Idade
42. 42
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo.
Vantagens:
• Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações.
• Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia.
• A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento.
• Enfatiza o processo.
• Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento.
Desvantagens:
• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.
• Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas.
• Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com o fluxo do processo produtivo.
Vantagens:
• Muito utilizada no nível operacional de áreas de produção ou de operações.
• Garante plena utilização e vantagens econômicos do equipamento ou tecnologia.
• A tecnologia passa a ser o foco e o ponto de referência para o agrupamento.
• Enfatiza o processo.
• Permite ações de reengenharia dos processos e de enxugamento.
Desvantagens:
• Inadequada quando a tecnologia e ambiente são mutáveis.
• Pouca flexibilidade a mudanças internas ou externas.
• Centraliza demasiadamente a atenção no processo produtivo.
Departamentalização por Processo
Diretor Industrial
Seção de Seção de Seção de Seção de
Pré-Montagem Montagem Embalagem Acabamento
43. 43
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa.
Vantagens:
• Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte.
• Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo.
• Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas.
• Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte.
• Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir.
• Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo.
• É uma departamentalização temporária por produto.
Desvantagens:
• O projeto tem vida planejada. É descontínuo.
• Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos.
• Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade.
Características:
Agrupamento das atividades de acordo com os projetos planejados pela empresa.
Vantagens:
• Agrupa equipes multifuncionais em projetos específicos de grande porte.
• Ideal para empresas cujos produtos envolvam concentração de recursos e tempo.
• Ideal para estaleiros, obras de construção civil ou industrial, hidroelétricas.
• Facilita o planejamento detalhado para a execução de produtos de grande porte.
• Adapta a empresa aos projetos que ela pretende construir.
• Unidades e grupos são destacados e concentrados durante longo tempo.
• É uma departamentalização temporária por produto.
Desvantagens:
• O projeto tem vida planejada. É descontínuo.
• Quando ele termina a empresa pode desligar pessoas ou paralisar equipamentos.
• Produz ansiedade e angústia nas pessoas pela sua descontinuidade.
Departamentalização por Projetos
Diretor do Projeto
Administrador Engenheiro de Engenheiro de Engenheiro de
do Projeto Compras Controle Execução
44. 44
Apreciação Crítica da Departamentalização
1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas.
2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda uma
melhor maneira de organizar empresas.
3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático não
conseguiram substituir inteiramente os critérios de
departamentalização.
4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevalece
apesar de todo o progresso na teoria administrativa.
1. Constitui ainda hoje o critério básico de estruturação das empresas.
2. Apesar de critérios mais recentes, não se descobriu ainda uma
melhor maneira de organizar empresas.
3. Mesmo a organização por equipes e o modelo adhocrático não
conseguiram substituir inteiramente os critérios de
departamentalização.
4. O departamento (ou unidade organizacional) ainda prevalece
apesar de todo o progresso na teoria administrativa.