In Corona we work from home, still the need for brainstorm, teamwork exists

1. Monhemius
Nieuwsbrief
Maart 2020
Brainstorm zonder contact? Lessen van Corona
De Delphi-methode weer van stal gehaald. Brainstorm, Standup meetings, Scrum,
Brownpaper sessies. Nu even niet…
Veel bedrijven en mensen staan in de overle-
vingsstand. We proberen zoveel mogelijk nor-
maal te werken. Maar het is niet normaal.
Sommigen zeggen nu al: “De crisis gaat voor-
bij en dan moeten we alles inhalen.”
Anderen zeggen: “Alles wordt anders, maar
we weten niet hoe”.
Zou het niet goed zijn om nu juist even stil te
staan bij de toekomst, zodat we minder wor-
den overvallen? Maar dit soort gesprekken
moet je met een team doen, en dat is nu even
niet mogelijk.
Een oude methode zou kunnen helpen.

2. De spelregels zijn ineens veranderd
We hebben een transformatie doorgemaakt
om steeds effectiever en efficiënter te werken in
kleine groepen. Brainstorms, Brownpaper ses-
sies, veel Post-it en Flipovers. En vooral: alles in
nauwe interactie.
Nadat we door Corona ineens tot stilstand zijn
gekomen, ziet het overgebleven werk er heel anders
uit. We krijgen vierkante ogen van onze laptop en van
het werken in Skype meetings. Interactief teamwerk is
plotseling niet meer mogelijk. Het is niet dat we geen
tijd meer hebben, maar de tijd raakt versnipperd.
Iedereen denkt individueel na over de toekomst.
Maar het blijft bij losse gedachten, piekeren. Er is inter-
actie nodig om daar een betekenis aan te kunnen ge-
ven. We halen een oude methode van stal; bij de Delphi
methode kan ieder op zijn eigen moment rustig naden-
ken en antwoord geven. Terwijl je kind even slaapt, of
wanneer je collega’s nog niet wakker zijn. Het thuiswer-
ken heeft veel nadelen, maar kunnen we ook een voor-
deel benutten?
Wat is Delphi ?
De Delphi methode is bedacht in de jaren 50
van de vorige eeuw. De oorsprong ligt in militaire
vragen over het ontwikkelen van een strategie met
een groep experts. De methode is nooit populair
geworden, misschien omdat het té ambitieus en té
instrumenteel werd toegepast om met heel grote
groepen tot consensus te komen? Dat ging goed
maar het was een beetje saai. De methode was
geen tovermiddel om complexe problemen op te
lossen. Maar het is wèl een degelijk middel om de
krachten te bundelen.
Dus eerst maar even uitleggen hoe het in grote
lijnen werkt. De vraag waar we overeenstemming over
willen bereiken gaan we voorleggen aan een team van
experts en direct betrokkenen. Zij geven elk, onafhan-
kelijk van elkaar, een antwoord op de gestelde vraag.
Vervolgens worden alle antwoorden tot een concept
antwoord geformuleerd, waarin alle deelnemers hun
inbreng terugzien. Dit resultaat wordt weer met de hele
groep gedeeld om er opnieuw een mening over te ge-
ven. Dit proces wordt herhaald tot er overeenstemming
is bereikt.
Het heeft als voordeel dat iedereen zijn tijd kan
nemen zonder tijdsdruk. Ook vermindert nu de druk om
sociaal gewenste antwoorden te geven en de neiging
om aan sluiten bij anderen (groupthink).
Hoe werkt het ?
Hoewel ontworpen voor grote groepen, zou
het best kunnen werken voor kleinere groepen
waarvan de leden thuis werken.
Laten we een voorbeeld nemen, dat praat mak-
kelijker. Een MKB bedrijf dat zonnepanelen levert en
installeert. Het was al een maand moeilijk met leverin-
gen uit China, maar toch nog plotseling zitten alle instal-
latieteams thuis. Er ligt een stapel offertes aan klanten,
die worden uitgesteld. Het bedrijf heeft nog geen idee of
er een einde aan de crisis komt en alle aandacht gaat
naar het inschrijven op inkomensondersteunende maat-
regelen van de overheid. Er komen de meest wilde
ideeën van de werknemers om ander werk te gaan
doen en de tijd nuttig te besteden, maar daar zit geen
lijn in.
Zeker lijkt dat de eerste drie maanden iedere ac-
tiviteit onmogelijk is. Het managementteam vraagt een
tiental medewerkers om mee te denken aan een draai-
boek voor het opstarten van werk zodra het weer moge-
lijk zal zijn. Een MT lid treedt op als facilitator en maakt
de startvraag “Stel dat op 1 September de beperkingen
van reizen voorbij zijn, en dat het ontmoeten van klan-
ten mogelijk wordt (anderhalve meter afstand!); wat
moeten we dan vóór die tijd doen?” Hij zegt erbij: we
hebben alle tijd, privé gaat altijd voor, maar we willen
graag dat U meedenkt.
De uitgekozen medewerkers zijn heel enthou-
siast; ze kunnen eindelijk iets doen. Iedereen geeft op
zijn eigen wijze heel verschillende input. Het MT lid is
blij verrast van de energie die uit de antwoorden blijkt.
Hij heeft relatief veel tijd nodig om tot een goede sa-
menvatting te komen. Hij stuurt de samenvatting naar
teamleden met de vraag om na te denken over het nu
ontstane beeld, dat natuurlijk nog uit fragmenten be-
staat. De deelnemers zien nu pas de inbreng van de
anderen. De tweede ronde vult veel overgebleven vra-
gen aan en er komen nog enkele verrassende inzichten
naar voren. Tot slot stuurt het MT lid een bedankje
rond, samen met het eindresultaat.
Ondertussen gaat dit als een lopend vuurtje rond
en het MT lid begint ook antwoorden te krijgen van me-
dewerkers die niet in het uitgekozen team zitten. In
plaats van alle antwoorden mee te nemen, besluit het
MT lid om gewoon parallelle teams te starten, hij zoek
nog een paar vrijwilligers om als facilitator een team
onder hun hoede te nemen. Dat is een belangrijke keu-
ze omdat zo de teams onafhankelijk blijven.
Na twee iteraties in drie weken heeft het MT lid
een draaiboek, waarin allerlei zaken worden belicht die
belangrijk zijn. Een paar voorbeelden:
• De monteurs stellen voor om bij de eerste offerte
bezoeken mee te gaan, zodat er geen verrassin-
gen zijn. (zij hebben het dan nog niet druk)
• De inkoopafdeling stelt voor om de eerste leve-
ringen zonder tussenopslag naar de klant te stu-
ren, en daarmee de monteurs in te plannen.
• De facturatie-afdeling stelt voor klanten te vragen
direct bij levering van materialen 50% te betalen,
om zo bedrijfskapitaal te minimaliseren.
• Een paar ontwerpers hebben de koppen bij el-
kaar gestoken en stellen voor om samen te wer-
ken met een bedrijf dat met warmtepompen en
luchtverwarming werkt, zodat ineens de goede
aansluitingen kunnen worden gemaakt.
Wat doet het ?
• De betrokkenheid heeft een heilzaam effect, de
medewerkers die thuis zitten kunnen hun corona-
frustratie en angst omzetten in iets concreets.
• Iedereen begrijpt de onzekerheid, maar toch ont-
staat een vertrouwen in de toekomst dankzij het
samen werken aan een plan.
Tips
• Let op, het is voor de facilitator veel werk. Zorg-
vuldig formuleren en je eigen mening op de ach-
tergrond houden zijn we niet meer zo gewend.
• Soms is een derde ronde nodig, maar let op
zachte signalen van de deelnemers, wanneer het
proces niet convergeert moet de facilitator direct
ingrijpen.
• Help de deelnemers, iedereen heeft een andere
thuissituatie!
Figuur op volgende bladzijde: overzicht van de methode

3. ? ?
?
?
? ?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
Facilitator zorgt
voor een goede,
open vraag
Teamleden geven onaf-
hankelijk van elkaar een
eerste inkleuring
Facilitator vat de antwoor-
den samen en geeft aan
waar nog open vragen zijn
Teamleden reageren op elkaars
bijdrage en er ontstaat een bijna
volledig beeld
Facilitator maakt een eind-
document en besluit of nog
een laatste ronde nodig is
Blijf gezond,
En bel gerust.
Vriendelijke groeten
Leo Monhemius
leo@monhemius.nl
www.monhemius.nl
+31-655174905

4. Monhemius
Newsletter
March 2020
Brainstorm without contact? Lessons from Corona,
Delphi method revisited. Brainstorm, Standup meetings, Scrum,
Brownpaper sessions.
Not now... Many companies and employees are
in survival mode. We try to work as normal as
we can. But it's not normal.
Some people are saying: "The crisis will be
over soon and then we have to catch up with
everything."
Others say: "Everything's going to be differ-
ent, but we don't know how.”
Wouldn't it be good to think about the future
for a moment, so that will be less over-
whelmed? But you need a team to have con-
versations like this, and that's not possible
right now. An old method could come to the
rescue.

5. The rules of the game have changed
We have transformed our work into more ef-
fective and efficient work in small teams. Brain-
storms, Brown paper sessions, lots of Post-it and
Flip overs. And most importantly: everything with
direct interaction.
After we suddenly came to a stop by Corona, the
resulting work method is very different. We get square
eyes from our laptop and from working in Skype meet-
ings. Interactive teamwork is not possible anymore. It's
not like we're running out of time, but our time is frag-
mented.
Everyone reflects about the future individually.
But it's just separate thoughts, worrying. It will take in-
teraction to develop a balanced approach. We revitalize
an old approach; the Delphi method. Each participant
can think and answer quietly at his moment of choice.
During your child’s sleep, or when your colleagues
aren't awake yet. Working from home has many disad-
vantages, but could we take advantage of the new situ-
ation?
What is Delphi?
The Delphi method was developed in the
1950s. The roots are military questions about devel-
oping a strategy with a group of experts.
The method never became popular. That may be
caused by applying it too ambitiously, too instru-
mentally, and by trying to reach consensus with
very large groups? That did go well but it was bor-
ing. The method was not the panacea for solving
extremely complex problems. But it is indeed a sol-
id method of joining forces.
So let us first explain how it works in general. We
will submit the question about which we want to reach
an agreement to a team of experts and those directly
involved. Each of them independently answers the
question asked. All answers are then condensed into a
draft answer, in which all participants recognize their
inputs. This result is again shared with the entire group
to give an opinion again. This process is repeated until
agreement is reached.
It has the advantage that everyone can take their
time without time pressure. The pressure to provide
socially desirable answers is also decreasing, and the
same holds for the tendency to follow others
(groupthink).
How does it work ?
While designed for large groups, it may work
best for smaller groups whose members work from
home.
Let's take an example, it talks easier. An SME
company supplies and installs solar panels. It had been
difficult for a month with deliveries from China, but sud-
denly all installation teams are at home. There is a pile
of quotations to customers that are being postponed.
The company has no clue when the crisis will end and
all attention is focused on subscribing to governmental
income support schemes. Wild ideas come from the
employees to do other work and to use the available
time, but there is no common direction.
Certainly it seems that every activity is impossible
for the first three months. The management team asks
some ten employees to think about a scenario for start-
ing work as soon as it is possible again. An MT member
acts as a facilitator and poses the starting question
“Suppose that on September 1st
the limitations of travel
are over, and that meeting customers becomes possi-
ble (one and a half meters away!) ; what should we do
before then? " He says: we have plenty of time, private
always comes first, but we invite you to think along.
The selected employees are very enthusiastic,
they can finally do something. Everyone gives very dif-
ferent input in their own way. The MT member is pleas-
antly surprised by the energy in the answers. It takes a
relatively long time to arrive at a good summary. He
sends the summary to team members with the question
to think about the image that has now emerged. Of
course it still consists of fragments. The participants are
only now seeing the input of the others. The second
round complements many of the remaining questions
and some surprising insights emerge. Finally, the MT
member sends a thank you note with the end result.
In the meantime this is going like crazy in the company,
and the MT member is also starting to get answers from
employees who are not on the selected team. Instead
of including all the answers, the MT member decides to
just start parallel teams, he is looking for a few more
volunteers to take care of a team as a facilitator. This is
an important choice because it keeps the teams inde-
pendent.
After two iterations in three weeks, the MT member has
a script, in which all kinds of important things are high-
lighted. A few examples:
• The mechanics propose to join with the first sales
-visits, so that there will be no surprises. (they are
not busy yet)
• The purchasing department proposes to send the
first deliveries to the customer without intermedi-
ate storage, and thus to plan the mechanics fast-
er.
• The billing department proposes to ask custom-
ers to pay 50% immediately upon delivery of ma-
terials, in order to minimize working capital.
• A few designers have put their heads together
and propose to work with a company that special-
izes in heat pumps and air heating, such that the
right connections can be made in advance.
What does it do?
• The involvement has a beneficial effect, the em-
ployees who are at home can turn their corona
frustration and fear into concrete effort.
• Everyone understands the uncertainty, but confi-
dence in the future nevertheless is increased by
the contribution to the plan.
Tips
• Please note, it is a lot of work for the facilitator,
Formulating carefully and keeping your own opin-
ion in the background are forgotten skills.
• Sometimes a third round is necessary, but pay
attention to soft signals from the participants. If
the process does not converge, the facilitator
must intervene immediately.
• Help the participants, everyone has a different
private situation!
Figure on the next page: overview of the method

6. ? ?
?
?
? ?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
?
Facilitator gener-
ates a good, open
question
Team members give an
initial, first answer, inde-
pendent from each other
Facilitator merges the
answers and indicates
remaining questions
Team members respond to each
others contribution and an almost
full coverage is developed
Facilitator makes a final
document and decides if
a last round is required
Take care
and feel free to call.
Kind regards
Leo Monhemius
leo@monhemius.nl
www.monhemius.nl
+31-655174905