Caso de éxito PMO telecomunicaciones

PMOfficers all rights reserved 2021
E:PMOFFICERS5.Colaboradores
Asociados3.Marketing_Social Media
(Adrian)0.Publicaciones Social Media (por
tema)Invitación Redes Sociales
¿Cómo (Re) Diseñar y
Liderar una IT PMO de
Telecomunicaciones?
(caso de éxito)
Speaker:
Leonardo Reyes
Fecha: Jueves 7/Abril/2021
17.00 hora local Madrid España
Founder PMOfficers, PMOAcademy &
PMOXperience
Strategy & PMO Consultant.
Trainer-Speaker-Author
Webinars Series
La Magia de la PMO
Fecha: Miércoles 09/Febrero/2022
Barcelona 20.00 Hora Local
Moderador: Consultor Asociado PMOfficers
Powered by
Objetivo: Una las grandes dificultades para todo Sponsor
PMO en los entornos actuales es poder lograr casos de
éxito en el diseño, implementación y ejecución de una PMO
Compartiremos desde la experiencia: Cómo (re)diseñar una
IT PMO dentro de una Dirección de Telecomunicaciones de
una Entidad Bancaria condenada al fracaso y convertirla en
caso de éxito.

Experiencia de +25 en múltiples sectores e industrias tanto sector público como privado, principalmente en la gestión y
liderazgo de oficinas de gestión de proyectos y productos bajo marcos tradicionales (predictivos) y ágiles (adaptativos).
 Fundador de la marca PMOfficers que incluye:
 PMOXperience: Consultoría especializada en Oficinas de gestión de proyectos y productos
 PMOAcademy: Academia de Formación Especializada para Liderar Oficinas de Proyecto & Productos
 Plataforma PMOXSuite (Co-Fundador)
 Lic. Informática, Master EBM, Postgrado Dirección Empresa, Postgrado en Calidad,
 Certificado: PMO-CC, PMO-SR, PMO-DT, PMO-BR, PMP, SM-I, Sig Sigma Yellow Belt . . .
 Juez PMO Global Awards (Desde 2018) Miembro Activo: PMOGA y Capítulo PMI BCN.
 Primer Certificado en España PMO-CC de la PMOGA
 Profesor universitario sobre PMO:
 Certificación PMO-CP en la U. La Salle BCN
 Certificación PMO-FO en la Barcelona Executive Business School (BEBS)
 Módulo PMO en la U.Europea Campus Valencia
 Exponente Capítulos PMI: Madrid, Valencia y LATAM
 Conferencista en Universidades , Organizaciones y Centros de Negocio :
 Perú (APROLOG), Colombia (U.Del Bosque) y Ecuador (ESPAE)
 AACEE (Association for the Advancement of Cost Engineering International) entre otros .
www.pmoacademy.org www.pmoxperience.com
www.pmofficers.com www.pmoxsuite.com

@pmofficers
AGENDA
WEBINAR PMOfficers LA MAGIA DE LA PMO
@pmofficers @pmofficers
 Escenario Identificado (Encrucijada 2018)
 Nueva Estrategia PMO Corto Plazo (2018)
 Nueva Estrategia PMO Mediano Plazo (2019)
 Resultados Obtenidos
 Mejoras y Áreas de Oportunidad (Propuestas 2020)
 Preguntas y Respuestas ?
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Escenario
Identificado
(Encrucijada 2018)
Caso de
Éxito
PMO

Caso de Éxito - Diagnostico Inicial Caso de Estudio
En el 2018 uno de los principales bancos de la region de Catalunya (España) ante la explosión de las
empresas FINTECH decide impulsar un Proyecto Estrátegico de la Transformación Tecnológica en 2019
El proyecto lo encarga a la Dirección de Telecomunicaciones del Banco, la cual tanto el alcance como el
presupuesto viene ya predefinido por el banco y la dirección debe encargarse de su ejecución correcta.
La Dirección de Telecomunicaciones está a cargo del Sr. Jordi Petit Camembert quién decide implementar
una PMO para llevar toda su cartera global de proyectos y lidere el Proyecto Estrátegico de la
Transformación Tecnológica en 2019.
Decide contratar a una empresa consultora TIC sin experiencia en temas de Diseño e Implementación de
PMOs, la cual para la propuesta decide tomar el marco del PMI bajo el PMBOK
El Sr.Petit comprá la idea y entra en funcionamiento la PMO del finales del 2018
El proyecto se debe liderar desde la actual PMO !

Entornos FUCA Resultado$ y Valor
Caso de Éxito - Diagnostico Inicial Caso de Estudio

Caso de Éxito - Encrucijada 2018 - 2019
ENCRUCIJADA:
- Pero entre medio todos se encuentran en una ENCRUCIJADA!! El consejo de administración del banco
deciden impulsar Proyecto Estrátegico de la Transformación Tecnológica de forma inmediata en 2019
Enero.
Consultora externa.
- Está a punto de perder el contrato y decide contratar a un Especialista en temas de PMO para ayudarles a
recuperar la confianza perdida con el cliente y reconducir con éxito la cartera global de los proyectos de
telecomunicaciones a cargo del Sr.Petit.
Auditoría Interna:
- 6 meses de después de la creación de la PMO, el Sr.Petit se da cuenta que NO le está dando los
resultados deseados, no está aportando las soluciones que requiere ni tampoco ve que aporte valor como
inicialmente se lo contaron, y por tanto está a punto de cancelar el contrato.

Caso de Éxito - Encrucijada 2019
Proyecto Estrátegico de la Transformación Primera Fase:
Como primera fase deciden que el Proyecto Estrátegico de la Transformación inicie en “plan piloto” con la
actualización de un total de 1,000 oficinas con una inversión total aproximada de 2,5 millones de euros a
realizar en 10 meses y los cuales han sido distribuidos en:
- Equipos tecnológicos de hw de telecomunicaciones (routers, switches, access points, tablets)
- Nueva red wifi en cada oficina del banco (fase inicial 1,000 - total 5,000)
- Equipos técnicos (contratar especialistas en telecomunicaciones).
- Proveedores externos (equipos de hw, instaladores técnicos),
- Equipo externo para el desarrollo de una APP para la gestión de todos los equipos de
telecomunicaciones

Escenario de
Resultados Reales
2018
Caso de
Éxito
PMO

Realidad – Punto de Dolor Objetivo Solución
El 99.99% utilizan algún tipo de tecnología o
herramientas para la gestión de sus
proyectos y productos.
Un Beneficio tangible y fundamental es tener
una ÚNICA FUENTA DE INFORMACIÓN
VIABLE, VERAZ Y DIGITAL (Ejemplo PPM
propio, compra o desarrollo externo)
IMPRESCINDIBLE PARA LA MEJOR TOMA
DE DECISIONES ($)
Caso de Éxito - Escenario de Resultados Reales

Caso de Éxito - Escenario de Resultados Reales
RESULTADOS PLANIFICADOS - Primera Fase:
- Las mil oficinas se planifican entregar en 10 meses a 100 oficinas al mes.
- Durante los primeros 3 meses únicamente se tenían finalizadas 8 Oficinas (0.08% de avance real vs
30% planificado).
- La APP no está cumpliendo con los requerimientos y no se sabe cuándo estára 100% operativa
- Los proveedores externos no tienen un calendario de implementación por tanto NO saben cuándo
ejecutarán.
- Las 3 empresas de instalación contratada no tiene equipo suficiente y al no tener el calendario real no
se pueden planificar correctamente para la gestión de recursos técnicos.
- No hay control del gasto, ni información de avances ni cuadros de mando para el
Dir.Telecomunicaciones
- No hay un formato ni tampoco un plan de comunicación del avance del programa.
- El equipo no tiene formación en gestión de proyectos mucho menos en PMO.

Nueva Estrategia PMO
Corto Plazo
Caso de
Éxito
PMO

Objetivo Solución
El 99.99% de las Empresas tienen
una Cartera de Proyectos y/o
Productos.
Un Beneficio Tangible, Inmediato
y Fundamental es Estandarizar e
Implementar Buenas Prácticas A
NIVEL DE OFICINA (PMO).
Realidad
Diagnostico Inicial Caso de Estudio

Paso.1 Definir: Porqué queremos una PMO?
Paso.2 Establecer: Para qué queremos una PMO?
Paso.3 Identificar: El mejor equipo que debe liderar la PMO
Paso.4 Diseñar la Categorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.5 Diseñar la Priorización: de toda la Cartera que gestionará la PMO
Paso.6 Presentar: Formalmente a la PMO ante la Organización “Kick-Off”
Paso.7 Implementar y Ejecutar
Diagnostico Inicial Caso de Estudio
Método PMOfficers Cómo diseñar e
implementar tu PMO en 7 pasos

1. Categorizar y Priorizar
3. Mejorar los sistemas
colaborativos
2. Definición y Ejecución de
la Estrategia
PMO 4. Mejorar Plan de
Comunicación
Caso de Éxito - Nueva Estrategia PMO

1. Categorizar y Priorizar:
- A todos los proveedores
- A todos los Equipos Técnicos
- La Red Completa de Oficinas por importancia, tamaño, área geográfica (Fase Inicial 1000)
2. Definición y Ejecución de la Estrategia
- Se ajusta el alcance en 700 oficinas en lugar de 1,000 pero con la misma fecha final y mismo presupuesto
- Se define el tipo de PMO
- Nuevo Calendario de Implementación (tres meses de retraso se debe replanificar a 7 meses para cumplir con la fecha fin)
- Se comparte el calendario con todos los equipos técnicos para que planifiquen los equipos vs oficinas
- Se define un Product Backlog con spints semanales y release quincenal para la actualización de la APP
- Se comparte la planificación con la empresa de telecomunicaciones que gestionan las oficinas actualmente (Telefónica)
3. Mejorar los sistemas colaborativos y 4. Plan de Comunicación:
- Se genera una carpeta global del proyecto con toda la información de los Interesados Clave por empresa, proveedor, etc
- Se genera un archivo en XLS para tener la planificación global diaria del programa de implementación
- Se generan los KPIs de avance del programa de implementación (ejemplo: cuantas oficinas instaladas vs planificadas)
- Se informa todos los días del avance de la implementación vía whatsapp empresarial

1. Se redefine el Alcance pasando de
1,000 a 700 oficinas.
2. Se mantiene el equipo global de la
PMO y proveedores externos (no se
añaden recursos).
3. Se mantiene el presupuesto.
4. Se mantiene la fecha final.
OKRS PMO - PLANTEADOS

1. Categorizar y Priorizar
El Modelo PMO BIRISI es un Modelo creado por PMOfficers para Categorizar y Priorizar una Cartera Global de Proyectos y Productos

PROYECTOS PRODUCTOS
Oficinas Bancarias
(HW)
APP
(SW)
Basado en el Método PMOfficers para indentificar una Cartera Global de Proyectos vs Productos

PMO Táctica
PMO de Control
PMO Híbrida
PMO Estratégica
PMO Operativa
PMO de Soporte PMO Directiva
ePMO
(Enterprise PMO)
PMO de Gobierno
APMO
(Agile PMO)
PMOs-PMI PMOs-PMI Equivalencia
PMO Centralizada AMO
(Agile Management Office)
PMOs-PMOfficers
Basado en el Método PMOfficers para indentificar todos los tipos de PMOs

Caso de
Éxito
PMO
Nueva Estrategia PMO
Mediano Plazo

ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN
Método PMOfficers
(Estrategia + Cultura = Personas)
Caso de Éxito - Método PMOfficers
PMO
Híbrida
Basado en el Método PMOfficers de Consultoría PMOXperience para Diseñar e Implementar una Oficina Global de Proyectos vs Productos

Quién ha desarrollado, habilidad, "ha adquirido una metodología, técnicas específicas y práctica en su área de trabajo.
Prácticas que han de abreviar formas de procesos intelectuales o mentales Las personas tenemos diferentes tipos de
conocimientos y diferentes HABILIDADES; pero solo un grupo de ambos se pone en acción cuando hacemos algo.
Habilidad(es)
Se desarrollaron las habilidades
de comunicación, empatía y
colaboración entre el equipo de
la PMO y todos los actores
involucrados
Basado en el Taller PMOfficers de Certificación PMO-SK (PMO SOFT SKILLS)

Ayuda
Aconseja
Facilita
Audita (QA)
Mentor/Coach
Planificación Estratégica
Fomenta la Formación en la Gestión
de Proyectos y Productos
Gestiona el Conocimiento
(Proyectos y Productos)
Planifica
Seguimiento
Inicia
Controla
Gestiona
Ejecuta
Estima
Organiza
Comunica
PMO
PROJECT & PRODUCT MANAGER
PROJECT /PRODUCT
MANAGER
Basado en el Taller PMOfficers de Certificación PMO-SR (PMO STRATEGIC ROADMAP)

Resultados
Obtenidos
Caso de
Éxito
PMO

Caso de Éxito – Resultados
1. Se consiguen 703 oficinas (100.03% KPI Éxito).
2. Se finaliza con el 99% del mismo equipo PMO (no hay rotación).
3. Hay cambios de proveedores externos (no se añaden recursos
pero no afecta planificación).
4. Se mantiene el presupuesto inicial y finaliza en la fecha acordada.
5. Se implican a todas las áreas (gestión del cambio).
6. Se realizan lecciones aprendidas y transición al servicio (área de
operaciones).
7. Se logra un eficaz plan de comunicación diario del avance
Global y detallado de todo el proyecto.
PMO – OBJETIVOS CLAVES CONSEGUIDOS
(OKRs)

Mejoras y Áreas de
Oportunidad
(Propuestas 2020)
Caso de
Éxito
PMO

ROADMAP PMO
(Strategy Execution 1 – 2 Years)
SHORT
TERM
(1 - 3
Months)
MID
TERM
(3 - 9
Months)
LONG
TERM
( 6 - 12
Months)
PMO-BIRISI (3)
PMO STRTEGIC ROADMAP (2)
1) PMO-FO (8h):
• Interesados Clave
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Business Unit, HR y/o
Comercial
• Sponsor (opcional)
PMO SETUP (5)
PMO-CP (6)
FASE IMPLEMENTACIÓN
PMO
(PASO1: AS IS 2 - 4 Weeks)
+
(PASO2: TO BE 4 - 8 Weeks)
REPOR
T (1-2
Weeks
80 hrs)
PYME - B.U. - CORPORATE
(Tailoring)
PMO SOFT SKILLS (4)
PMO FOUNDATION (1)
Método PMOfficers
PRE-ASSESSMENT
(Evaluación Inicial
+
Presentación Ejecutiva)
Cuestionario
de Evaluación
Inicial
Análisis de
Resultados
+ Propuesta
Hoja de Ruta
(2) PMO-SR (16h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor
(opcional)
(3) PMO-BIRISI (8hr)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor
(4) PMO-SOFT SKILLS (8h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
(5) PMO-SETUP (16h)
Fases:
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
• Sponsor (opcional)
(6) PMO-CP (8h)
• IT PMO (equipo)
• PMOfficer
Change
Management
TOOLS PMO - PPM
(Gestión Proyectos
y Productos)
Digital Business &
Solutions
PMO
Ingeniería
NEXT
GENERATION
PMO
Cyberseguridad
STRATEGIC
REPORT (R1)
TACTICAL
REPORT (R2)
OPERATIONAL
TEMPLATES (R3)
(R3) OPERATIONAL TEMPLATES: PACK+- 200
(se incluyen a partir de las necesidades concretas
identificadas en el tactical report (2)
(R1) HIGH LEVEL REPORT: 10 – 15 PAGS
(R2) LOW LEVEL REPORT: 50 – 80 PAGS
FASE DISEÑO
PMO
(FORMACIÓN
+
DIGITAL ASSESSMENT 1
SEMANA)
REPOR
T (2 - 3
Weeks)
OKRS
PMO
Business
Model
Canvas

PMOfficers se suma al ecosistema
tecnológico blockchain de la mano de las
soluciones de negocio de la empresa
BlockTac.
A partir de febrero PMOfficers incorporará
a los certificados PMO de su Digital
PMOAcademy un valor añadido de
seguridad, veracidad de identificación y
antifraude gracias a los Certificados
Digitales en blockchain de BlockTac.
PMOfficers seguimos impulsando la
Transparencia y Veracidad en la
Educación Profesional.
Áreas Oportunidad - Formación 100% PMO
Basado en el Modelo PMOfficers de Formación PMOAcademy para Diseñar, Implementar y Liderar una Oficina Global de Proyectos vs Productos

ROADMAP DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN - > EJECUCIÓN
Método PMOfficers
(Estrategia + Cultura = Personas)
Objetivo Solución: Definir la Madurez , Estado de
Salud y Grado de Entrega de la Cartera Global
Áreas Oportunidad - Consultoría100% PMO

PMOfficers se suma al ecosistema tecnológico blockchain de
la mano de las soluciones de negocio de la empresa
BlockTac.
A partir de febrero PMOfficers incorporará a los certificados
PMO de su Digital PMOXperience un valor añadido de
seguridad, veracidad de identificación y antifraude gracias
a los Certificados Digitales en blockchain de BlockTac.
PMOfficers seguimos impulsando la Transparencia y
Veracidad en la Educación Profesional.
Áreas Oportunidad - Consultoría100% PMO

BUSINESS CASE:
• Nuestra PMO tiene un Coste Total de 800.000: OPEX (sueldos, dietas, licencias de SW tipo PPM, Jira, PMOValueRing) y CAPEX (compras
de hw, móbiles, coches)
• Nuestra Cartera Global de Proyectos (40) tiene un Costo Total 15.000.000 (Entre 25 proyectos y 15 productos)
• Proyecto CRM Global: Presupuesto Inicial 400.000 + Extra Costo 100.000 (25%) = Costo Final 500.000
Cambios alcance 25 25.000
Falta Liderazgo 25 25.000
Estimación mal elaborada 50 50.000
TOTAL (Extra Costo) 100 100.000
Foto Actual
Proyecto CRM Global
% $
CRM Global
PPTO Inicial: 400.000
Extra Costo: 100.000
3.33% $500.000
(costo total final
Costo PMO (CRM
Global)
2.5% $20.000
Cambios alcance 20 5.000
Falta Liderazgo 10 2.500
Estimación mal elaborada 50 25.000
TOTAL POSIBLE RECUPERACIÓN 32.500
Foto FUTURA
Proyecto CRM Global
% $
Costo PMO (Cartera 40) 100% $800.000 Costo Total Cartera 100% $15.000.0000
CRM Global 25% $100.000
Extra Costo % $
ROI = 32,500 – 20,000
20,000
ROI = 62.5%
Ejemplo de cómo se obtiene el ROI de un Proyecto/Producto
P
R
O
B
L
E
M
A
S
M
E
J
O
R
A
S
Áreas Oportunidad – ROI PMO

Formación
https://digital.pmoacademy.org
info@pmoacademy.org
PMOfficers Consultoría y Formación PMO
PRE-ASSESSMENT
(Evaluación Inicial
+
Presentación Ejecutiva)
OKRS
PMO
Análisis de
Resultados
+
Propuesta
Hoja de Ruta
(Strategic
Roadmap)
Business
Model
Canvas
Cuestionario
Evaluación
Inicial
Consultoría
https://pmoxperience.com
info@pmoxperience.com

E:PMOFFICERS5.Colaboradores
Asociados3.Marketing_Social Media
(Adrian)0.Publicaciones Social Media (por
tema)Invitación Redes Sociales
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@pmofficers /PMOfficersConsulting
@pmofficers @leoreyes71
info@pmofficers.com
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www.pmoxperience.com (Consultoría)
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