Conferenza tenuta presso la SSAB da Antonella De Robbio (Univ. Padova) il 26-03-2009 nell'ambito del Ciclo "Biblioteche libri documenti: dall'informazione alla conoscenza", Prof.ssa M.T. Biagetti

1. E-LIS
Un Open Archive disciplinare:
problematiche e gestione
Antonella De Robbio
Ideatore e membro del comitato organizzatore di E-LIS
26 marzo 2009 ore 15
CICLO DI CONFERENZE 2008-2009
BIBLIOTECHE LIBRI DOCUMENTI
Dall’informazione alla conoscenza
Quarto ciclo

3. E-LIS Eprints in Library and
Information Science
 Open Archive internazionale, di tipo
disciplinare, per l’ambito LIS, liberamente
accessibile http://eprints.rclis.org
 servizio di livello internazionale entro
l’infrastruttura rclis Research in Computing,
Library and Information Science
 allineato al movimento Open Access, ne
condivide filosofia, politiche e strumenti
 basato sulle iniziative dell’open source
3

4. E-LIS
E-prints in Library and Information Science
http://eprints.rclis.org
4

5. Underlying concepts
 Open Access (OA) as the motivation
 Global effort to redefine the mechanisms of
scholarly communication to make LIS
research more visible and accessible
 Trend towards digital libraries and self-
archiving
5

6. And...
...if librarians don’t promote open
acces nor do they self-archive in their
own field…
...how are we going to convince
the rest of the authors?
6

7. L’idea di E-LIS
 Nasce nel 2003 come idea da un nucleo di
professionisti a livello internazionale
 È un’evoluzione di DoIS Documents in Information
Science, un servizio per la ricerca e recupero di
ricerche e lavori a testo pieno nell’area LIS (oltre
12.000 riferimenti bibliografici di cui circa 9.000 a
testo pieno)
 Si basa su un lavoro completamente volontario da
parte di varie figure del settore,con competenze
miste, provenienti da vari Paesi del mondo
 Non è un servizio a fini di lucro né a scopo
commerciale
7

8. C’era una volta...
8

9. La mission
 Oltre alle materie tradizionali che riguardano
la biblioteconomia e la bibliografia, E-LIS si
occupa anche di tutte le discipline tecniche e
applicative correlate al mondo della scienza
dell'informazione.
 In tale dimensione tutti gli argomenti che
riguardano la costruzione di biblioteche
digitali, strumenti e ambienti, tecniche e
metodologie, dai metadati descrittivi e tecnici
o di conservazione, dall'archiviazione al
copyright, compresi gli aspetti dell'editoria
elettronica, trovano posto in E-LIS.
9

10. Lo scopo di E-LIS
 mettere a disposizione della comunità LIS non solo
metadati, ma anche i documenti a testo pieno,
rendendoli visibili, ricercabili, accessibili, recuperabili
e fruibili ad ogni potenziale utente della Rete.
 migliorare le conoscenze sulla costruzione e gestione
di archivi aperti lavorando praticamente sul campo
entro un quadro di Open Digital Libraries
 non solo promuovere gli open archives nei vari ambiti
disciplinari, ma creare un modello valido e credibile,
entro il nostro settore disciplinare attraverso la
costruzione di un archivio mondiale LIS
 gettare le basi per un lavoro comune tra bibliotecari,
informatici, docenti LIS e figure legate al movimento
Open Access
10

11. Objectives
 To promote self-archiving in LIS (not only in E-
LIS)
 To offer an open archive:
 To authors without acces to an institutional repository
 More visibility for authors, citations
 Platform to test and see how an open archive
works and what its capabilities are
 Really...it was necessary
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12. Altri Open archives in LIS (1)
 @rchiveSIC http://archivesic.ccsd.cnrs.fr/
 330 documenti (66 unpublished/264 published or in press)
 Ambito Francia
 Progetto in colloborazione con varie istituzioni di ricerca solo francesi
 Eprints software
 mémSIC http://memsic.ccsd.cnrs.fr/
 60 documenti (memories)
 Ambito Francia
 Progetto in colloborazione con varie istituzioni di ricerca solo francesi
 Eprints software
 DLIST http://dlist.sir.arizona.edu/
 117 documenti (49 unpublished/68 published or in press)
 Sono accettati solo docuemnti in lingua inglese.
 Orientato alla bibliometria e information literacy
 School of Information Resources and Library Science and Arizona Health
Sciences Library (University of Arizona).
 Eprints software
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13. Altri Open archives in LIS (2)
 Caltech Library System Papers and Publications
http://caltechlib.library.caltech.edu/
 23 documenti (published or in press)
 Deposito riservato ai lavori LIS di Caltech
 Parte del Caltech CODA (Collection of Open Digital Archives)
project (California Institute of Technology).
 Eprints software
 LDL Librarians' Digital Library https://drtc.isibang.ac.in/
 163 documents
 Localizzato in India al Documentation Research & Training Centre
(DRTC), Indian Statistical Institute of Bangalore
 Basato su piattaforma DSpace
13

14. Partners
AIDAinformazioni
14

15. Some of our activities
 Papers and posters at International and
National conferences (IFLA, ISI, LIDA...)
 Articles in Bibliotime, Profesional de la
Información, ACIMED, High Energy Physics
Libraries Webzine, REDC...
 Agreements...
 with associations (CNIC, IBICT, AVEI, SEDIC, AIDA,
AAB,...)
 with journals (Biblios, ACIMED, AIDAInformazioni ,
BAAB, Vjesnik bibliotekara Hrvatske, Compactus,
Pez de Plata, MEI, Infoteka, Anales de
Documentación...)
 with services (Exit, directory of LIS professionals
http://www.kronosdoc.com/gtbib/directorios/exit.php...)
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16. Utenti e contenuti
 EPrints Administrator: 4
 Editor: 67
 User: 5810
 Total Users: 5881
 Repository: 8897
 Under Review: 38
 User Areas: 1474
 Retired: 588
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17. Organizzazione tecnica
 E-LIS è costruito con software libero Eprints, EPrints 3.1.2.1 (Chocolate-
coated Coffee Bean) [Born on 2008-12-19]
 Database Driver: EPrints::Database::mysql [DBI 1.602, DBD::mysql 3.0008]
 Database Server Version: MySQL 5.0.32-Debian_7etch8
 Database Status: OK
 Indexer Status:Running
 Size of Index Queue:0 Field(s)
 EPrints consente varie personalizzazioni e configurazioni,
 è utilizzato da oltre 350 istituzioni accademiche nel mondo
 ha come prerequisiti esclusivamente software Open e di pubblico dominio
LAMP (Linux, Apache, MySql, Perl).
 E-LIS è ospitato gratuitamente dal CILEA (macchina, servizi tecnici e
backup)
 Piena compatibilità standard OAI:
 Adotta protocollo PMH-OAI v. 2.0
 Validato e registrato entro OAI
 Presente in OAIster e visibile agli harvester internazionali
17

18. I documenti nell’archivio E-LIS
 in press (2%)
 pre-prints (19%)
 post-prints (75%)
18

19. The archive: documents
 articles
 papers
 presentations
 posters
 thesis
19

20. The archive: documents
 reviewed
 non reviewed
20

21. Caratteristiche organizzative
 Editorial board internazionale
 Gestito da un team internazionale composto da
professionisti del settore di vari Paesi
 si utilizzano liste di discussione
 una tecnica
 una per gli editors
 Una admin
 organizzazione browsing a livello disciplinare, basata
su uno schema di classificazione gerarchico molto
semplice denominato JITA schema
 Organizzazione browsing per Paese
21

22. JITA schema
 Schema semplice, presenta un solo livello gerarchico (per il
momento), con una descrizione per ciascun elemento utile ai fini del
deposito dei materiali.
 Fusione e rielaborazione di due preesistenti schemi
 NewsAgentTopic Classification Scheme (mantenuta da Mike Keen at
Aberystwyth, UK, fino al 31 marzo 1998)
 RIS classification scheme (ora cessata) Review of Information Science
originariamente concepita da Donald Soergel (University of Maryland)
 JITA non vuole pertanto essere una classificazione di tipo astratto,
ma il suo scopo è molto pragmatico ed è quello (tipico degli ambienti
OA) di presentare in visualizzazione e recupero, attraverso la
modalità di browsing, i documenti presenti entro il server, suddivisi in
ampie categorie, senza troppo scendere nel dettaglio.
 Usata anche dall’archivio del CNR Bologna Library EPrint e da
CALTECH
 JITA sta per Josè (Barrueco), Imma (Subirats Coll), Thomas
(Krichel), Antonella (De Robbio)
22

23. JITA schema
JITA Classification System of Library and Information Science (8889)
 A. Theoretical and general aspects of libraries and information. (985)
 AA. Library and information science as a field. (191)
 AB. Information theory and library theory. (132)
 AC. Relationship of LIS with other fields . (158)
 AZ. None of these, but in this section. (80)
 B. Information use and sociology of information. (2458)
 BA. Use and impact of information. (337)
 BB. Bibliometric methods. (422)
 BC. Information in society. (332)
 BD. Information society. (235)
 BE. Information economics. (97)
 BF. Information policy (257)
 BG. Information dissemination and diffusion. (509)
 BH. Information needs and information requirements analysis. (213)
 BI. User interfaces, usability. (168)
 BZ. None of these, but in this section. (63)
 C. Users, literacy and reading. (788)
 CA. Use studies. (92)
 CB. User studies. (180)
 CC. User categories: children, young people, social groups. (91)
 CD. User training, promotion, activities, education. (267)
 CE. Literacy. (129)
 CF. Reading and story telling. (42)
 CZ. None of these, but in this section. (37)
23

24. Countries
EUROPE (5196)
20 editors
AMERICA: North and Central America (1746) 5 editors
ASIA (950) 10 editors
AMERICA: South America (978) 5 editors
AFRICA (61) 5 editors
OCEANIA (70)
1 editor
24

25. Editors
 Editors at National Level (languages)
 Why at National Level?
 It is impossible to know the situation of OA in LIS in
every country
 The reality is different and activities should be
conducted accordingly
 Although the E-LIS interface is in English, contact with
authors is more effective in their native language(s)
 It is important to give the Editors independence
25

26. 82 Paesi e 36 lingue
26

27. organisational model
Here we are
27

28. Argentina Pedro J. Dimitri Nancy Diana Gómez Austria Monika Bargmann
Michael Katzmayr Michaela Putz Brazil Miguel Angel Márdero Arellano
Fernando César Lima Leite Simone R. Weitzel Bulgaria Antoaneta
Dimitrova Canada Andrew Waller Kumiko Vezina Chile Hector Gomez
China Jiannian Huang Colombia Luis Hernando Lopera Lopera Costa
Rica Saray Córdoba González Croatia Damir Pavelic Cuba Ricardo
Arencibia Czech Republic Eva Bratkova Cyprus Andreas K. Andreou
Finland Mikael Vakkari France Marlene Delhaye Germany Dirk
Lewandowski Greece Maria Frantzi Giannis Tsakonas India Raman
Nair Damir Pavelic Indonesia Imam Budi Prasetiawan Joko Santoso
Nuning Kurniasih Iran Alireza Noruzi Italy Antonella De Robbio
Andrea Marchitelli Ilaria Fava Mexico Jose Antonio Torres-Reyes
Gonzalo Lara Alberto Gonzalez Miguel Ángel Sánchez Villegas
Zapopan Martín Muela-Meza Nepal Dilip Man Sthapit New Zealand
Paul Staincliffe Vye Perrone Nigeria Elizabeth N. Akinbulumo Pakistan
Maqsood Shaheen Peru Julio Santillán Poland Bozena Bednarek-
Michalska Lidia Derfert-Wolf Portugal Paula Sequeiros Russia Evgeny
Negulyaev Serbia and Montenegro Biljana Kosanovic Danica
Radovanovic South Africa Fatima Darries Spain Tomas Baiget Gustavo
Grandal Montero Antonia Ferrer Sri Lanka J.J.G. Arachchige
Switzerland Jean-Blaise Claivaz Josef Herget Trinidad and Tobago
Jennifer Papin-Ramcharan Turkey Ilkay Holt Uganda Noela Victoria
Ojara United Kingdom Emma McCulloch United States Norm Medeiros
Nestor Osorio West Indies Islands J. K. Vijayakumar Antonella De
Robbio Fernanda Peset Susanna Mornati Zeno Tajoli José Manuel
Barrueco Julio Alonso Imma Subirats
28

29. So, the editors...
 Are key to our open archive:
 E-LIS grows because of their work!!
 Control the quality of metadata
 Promote self-archiving in their own countries
 Contact with authors
 Assist authors in the self-archiving process
 Work for free (actually all of us)
 Work cooperatively
 Don’t have commercial purposes
 Should be active
29

30. How? The tools
 Mailing lists: editors, technicians,
administrators
 Editors’ FAQs
 Submission guidelines 1.0
 Metadata and “files”
 Bulletins
 INFODOC: by authors.
 E-mail alerts: by subjects.
 RSS feeds: the last 20 items.
 The administrators: e-mail and meetings 30

31. 31

32. 32

33. 33

34. 34

35. 35

36. 36

37. 37

38. Basic workflow
Indian Author Cuban Author German Author Authors...
Workspace Workspace Workspace Worspace
Indian Editor Cuban editor German editor Editors...
Live
Archive
User A User B Users…
38

39. Cuba papers
ACIMED
39

40. Cuba papers
ACIMED
40

41. Policies
 Solo controllo formale sui metadati
 Politiche di copyright presenti sul
sito (citate dal progetto Romeo)
 Politiche di submission “aperte”
alle proposte di nuovi partners
 Accordi con istituzioni e
associazioni bibliotecarie di vari
Paesi
41

42. Copyright
 Tutte le opere depositate nel server E-LIS server
rimangono di proprietà dell’autore.
 Gli autori che sottomettono lavori sono responsabili dei
documenti che archiviano e garantiscono che la
proprietà intellettuale delle opere depositate è loro e che
non esistono restrizioni ai fini della distribuzione digitale
delle opere da loro depositate
 Accordo per il deposito (deposit agreement) :
 For work being deposited by its own author
 For work being deposited by someone other than its author
 Noi incoraggiamo a dare l’opzione open access dove
possibile, ma offriamo al contempo la possibilità agli
autori di restringere l’accesso per i lavori su cui possono
gravare diritti editoriali
42

43. Funzionalità a valore aggiunto
 Le tipologie di materiale previste da E-LIS sono oltre venti
 I metadati sono stati configurati per ciascuna di queste
tipologie di materiale, tenendo conto delle dinamiche di
harvesting basate sul Dublin Core
 Visualizzazione del metadato pieno (fullmetadata)
 Alerting automatico per gli editors (per i documenti nel
buffer in attesa di approvazione)
 Ricerca a testo pieno dentro i documenti, in home, in
ricerca base e in ricerca avanzata
 Contatore in home (programma Perl)
 Utilizzo di Webalizer per le statistiche
43

44. Reference linking
 Una delle funzionalità che rendono questo
archivio particolarmente innovativo è la sua
integrazione con lo strumento software
“ParaTools”, messo a punto dallo staff di
Southampton
 Il software, integrabile in EPrints, è una
collezione di moduli Perl che consentono il
“reference parsing" al fine di attuare il "reference
linking”, estraendo i riferimenti bibliografici dai
documenti dopo averli analizzati nelle parti che li
compongono come l’autore, l’anno, il volume e il
titolo.
44

45. value-added tools for editors and
users
reference linking with ParaTools
45

46. 46

47. 47

48. 48

49. 49

50. 50

51. Il deposito in E-LIS
 avviene tramite il self-archiving degli autori
previa iscrizione al server
 è aperto alle comunità LIS di ogni Paese
 i lavori possono essere in qualsiasi lingua
(è raccomandato un abstract in inglese)
 supporta tutti i formati
 esiste un servizio proxy per supportare il
deposito (staff di volontari)
51

52. Depositi cumulativi e giornalieri
52

53. submissions and authors
60% of submissions
38%
mediated by E-LIS editors
30% self-archived
62%
4365 Users
53

54. Crescita
The data is based on the datestamp of records
harvested from the repositories using Celestial
54

55. Improve statistics in every paper for each
author (collaboration withTim Brody team?)
Towards Archive access logs
55

56. Monthly statistics of usage
56

57. 8000 visite al mese
8000 visite al mese

58. 58

59. 59

60. Future developments
 Enhancing technical functionalities,
METALIS too
 View by Person ID for C.V. and
bibliography
 Metadata rights and implementation of
Creative Commons licences
 Metadata enriched on the basis of AMF
Academic Metadata Format model
60

61. We need CC…
 Cooperazione: con quanti più soggetti possibile
 Collaborazione: al fine di ampliare la conoscenza
collettiva sulle Open Digital Libraries
 Attività di promozione e marketing in vari Paesi
entro la filosofia Open Access
 Maggiore cooperazione con altre figure: associazioni
bibliotecarie, editori Open Access…
 Accordi con istituzioni, associazioni, enti …
 Necessità di volontari: bibliotecari e informatici, ma non
solo…
Al fine di una crescita dell’archivio davvero WorldWide
61

62. METALIS : Central Services
Provider
 Services Provider for LIS
 Done by Zeno Tajoli (AEPIC, CILEA)
 Part of the code is from scripts developed by
Simeon Warner, Alessandro Tugnoli and UKOLN
 Services:
 Metadata crosswalks
 Simple and advanced search
 Setup OpenURL Resolver
http://metalis.cilea.it/
62

63. 63

64. Thanks for your attention!
e-lis team
64