2. 2. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. EL ARCHIVO
1. FLUJO DOCUMENTAL
2. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
• Vitales
• Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas, aviso….)
• Métodos y sistemas de archivo
3. TRATAMIENTOS DE LOS DOCUMENTOS. ESTRATEGIAS Y
CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN ARCHIVO
•
4. ARCHIVO CORPORATIVO
5. GESTIÓN DOCUMENTAL INFORMÁTICA: OFICINA SIN PAPELES
6. REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES PARA LA ELIMINACIÓN DE RESIDUOS
3. FLUJO DOCUMENTAL
Conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar todo tipo de
documentos que fluyen en una organización.
Debe permitir:
Acceso de manera fácil e inmediata a la información.
Rápida recuperación de documentos en los que se está
trabajando.
Si el proceso es de eliminación tenerlo debidamente
establecido.
Custodia y conservación indefinida de aquellos que sean
valiosos.
4. CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Se requiere un procedimiento preestablecido para la
clasificación y tratamiento de la documentación.
Manual de procedimientos
El manual de procedimientos contiene una descripción
precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de
cada empresa
Complementando al manual de procedimientos, están las
instrucciones de trabajo que completan o detallan los
procedimientos, ya que se utilizan para documentar
procesos específicos.
6. Informe, expediente, dossier y otros (Anuncios, saludas,
aviso….)
Informes
Descripción, oral o escrita, de las características y circunstancias de un
suceso o asunto.
Portada
Índice
Sinopsis - Introducción
Desarrollo
Conclusiones – Recomendaciones
Fuentes
Glosario
Anexos
7. Informe, expediente, dossier y otros
(Anuncios, saludas, aviso….)
Expedientes
Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio.
Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones
administrativas y también de las judiciales en los actos de jurisdicción
voluntaria.
Oficio administrativo
Recurso administrativo
Impresos
http://www.uca.es/area/biblioteca/archivo/gestion/normasorganizacion
8. Carpeta con todos los documentos sobre un
caso o una persona. Lo definen como informe
o expediente.
DOSSIER
Diferencia entre Legajo, Libro, Expediente y Dossier
Expediente: unidad o conjunto ordenado de documentos cuyo orden o secuencia corresponde al trámite
que debe seguir una acción administrativa para entrar en vigencia o ser resuelta. Indican el nacimiento,
desarrollo y efectos de la acción, la falta de cualquier documento, puede invalidar o suspender un trámite.
Termina con un acto administrativo
Es un conjunto de documentos resultantes de una sucesión de actuaciones, que constituyen los
antecedentes a la resolución administrativa o entrada en vigencia, cuyo orden está establecido de
antemano. Conjunto y orden que son además, condición de legalidad de dicha resolución. Ej. contratos,
acuerdos del consejo, sumarios judiciales, créditos bancarios.
Legajo: formato mediante el cual se agrupan un conjunto de documentos luego de ser elaborados por las
siguientes razones:
Se refieren en particular al mismo objeto, tema o actividad, aunque sean documentos de diferentes tipos
pero no obedecen a un trámite o procedimiento complejo como es el caso del expediente. Ej. Hojas de
vida.
Cuando por razones fiscales y legales deben coserse documentos de la misma tipología como es el caso de
legajos contables. A veces de tipología diversa, como se exige para los protocolos notariales.
Dossier: conjunto de documentos que se reúnen en un legajo para su conservación, no corresponden a un
único proceso administrativo, pero se refieren al mismo tema o asunto. Puede incluir varios actos
administrativos, o continuar con documentos del mismo asunto. (No se cierra). . Ej. Hojas de vida, contratos
9. OTROS DOCUMENTOS O COMUNICACIONES BREVES
TELEGRAMA
BUROFAX
ANUNCIO
SALUDA
NOTA INTERNA
MEMORÁNDUM
FAX
CORREO ELECTRÓNICO
BOLETIN
AVISO
CIRCULARES
11. http://www.youtube.com/watch?v=PMoINjIgE3o&feature=related
CONCEPTOS DE ARCHIVO
Archivo es el local o mueble en que se custodian los documentos.
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material (papel, CD, etc.) acumuladas en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión.
En la empresa, el archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada
todos los documentos de interés, con el de asegurar su perfecta conservación
y garantizar la rapidez a la hora de solucionar las peticiones de
consultas, procedentes de las diversas unidades organizativas de la empresa.
ORDEN MUCHO ORDEN!!!
12. COMO SE PLANIFICA UN ARCHIVO. ASPECTOS A CONTEMPLAR:
Las instalaciones, mobiliario y materiales de archivo.
La ordenación física de las instalaciones y del mobiliario.
Los métodos de clasificación y de codificación de los documentos.
El inventario de toda la documentación guardada.
Los lugares de conservación de los documentos.
Los procedimientos de envío y recuperación de la documentación.
El sistema de eliminación de los documentos.
13. Atendiendo a la antigüedad del documento se dividen en:
Activos: Documentos vivos
Semiactivos: De baja actividad
Inactivos: Sin vigencia administrativa
VER 2.19
SISTEMAS DE ARCHIVOS
Sistema de archivo es el conjunto de medios materiales con que cuenta
las organizaciones o empresas para llevar a cabo las tareas de guarda y
custodia y localización y recuperación de la documentación, tanto
recibida como emitida.
Convencionales: carpetas de diversas formas, carpetas archivadoras (A-
Z), con anillas.
14. MOBILIARIO
Estanterías: Variedad de estanterías y armarios, de seguridad
Microfilme: Fotografías de los documentos a través de microfilmación, que
reduce considerablemente el tamaño del documento.
Informáticos: Las llamadas e-office, oficinas sin papeles.
Ficheros: Con sus respectivas fichas.
