Actividad practica liliana marcela meneses hernandez

ACTIVIDAD PRÁCTICA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION

LILIANA MARCELA MENESES HERNÁNDEZ
GRUPO 2

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II.
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
NOVIEMBRE
2013

ACTIVIDAD PRÁCTICA

LILIANA MARCELA MENESES HERNÁNDEZ

Presentado a:
LUZ STELLA GALLEG0

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACION II.
BASE DE DATOS
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
NOVIEMBRE
2013

TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
CONTENIDO
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA

3
4-43
44
45

INTRODUCCION

En la presente actividad podremos evidenciar los conceptos básicos, objetivos,
funciones e importancia sobre el análisis y diseño de sistemas de información, a través
de una actividad practica, visita realizada a la Biblioteca del MINTIC, conociendo su
Sistema de Información el cual nos permite administrar, realizar prestamos, podemos
conocer la ubicación, elaborar informes entre otras actividades importantes para
nosotros como próximos profesionales, además brindar a los usuarios el mejor servicio,
desarrollar y poner en practica la importancia de análisis y diseño de sistemas visto
durante la asignatura.

ACTIVIDAD PRÁCTICA


La Biblioteca Especializada que visité fue la Biblioteca del Ministerio de Tecnologías de
la Información y las Comunicaciones, es especializada ya que la información que ofrece
es de un área específica como es el caso de las tecnologías y comunicación.
La finalidad de una biblioteca especializada es suministrar información concreta, precisa
y urgente.
MINTIC
PROFESIONAL DE ARCHIVO Y BIBLIOTECOLOGIA UNIVERSIDAD SALLE
TELEFONO 3443460

ORGANIZACIÓN DEL BIBLIOTECA MINTIC

Dispone de una infraestructura física donde se encuentra organizado todo el acervo
técnico y bibliográfico. Cuenta con sala de consulta cuya función es ofrecer un espacio
físico que facilite el análisis y la consulta de la información.
COLECCIONES:
La biblioteca cuenta con las siguientes colecciones:
•

Colecciones Seriadas:

Son aquellas que se publican periódicamente, es decir mensual, trimestral,
semestral o anual, en ellas encontramos las revistas y los periódicos.
•

Colección General:

Aquí encontramos consulta básica como los libros que puede acceder todo
tipo de público.
•

Colección de Filatelia:

Esta colección consiste en los sellos postales, estampillas de épocas y
sucesos especiales.
•

Referencias:

Está constituida por diccionarios y enciclopedias.
•

Audiovisuales:

Los soportes entregados junto con algunos informes o libros como CD´S,
DVC, DVD, entre otros
•

Colección Especializada:

Acá podemos hallar información acerca de tecnología y las comunicaciones,
como su historia, encuentros, desarrollo, innovaciones y medios de
comunicación.

•

Entretenimiento:

Podemos consultar libros de fotografía, libros de política entre otros.
SISTEMA DE INFORMACION

Dispone de un sistema de información bibliográfica llamado Mandarín OPAC que es
accesible a través de la intranet donde el usuario podrá realizar: búsqueda y consulta
de información, solicitudes de compra, reserva de material e inscripción a servicios
especializados.
http://172.23.24.159/m4/opac/m4opac.dll
Tiene a disposición personal calificado que le sirve de apoyo en la búsqueda de la
información solicitada.
Su acervo se encuentra totalmente automatizado con el programa Mandarín.
El programa Mandarín es un sistema de gestión bibliotecario, es una base de datos del
material bibliográfico, este programa es utilizado en mayoría de las bibliotecas
pequeñas.
Mandarín M3: Es un sistema de gestión local, sirve como parte administrativa el cual
procesa, cataloga, clasifica la información preparándola a su vez para su consulta,
además podemos conocer el reporte de los préstamos, inventarios, circulación y
actualizaciones
Mandarin M3 ® es una software poderoso para bibliotecas con funciones
sofisticadas tales como la catalogación, OPAC, circulación, reportes e
inventario. Desarrollado para las colecciones de hasta 1.000.000, M3 controla
todas las necesidades de automatización de bibliotecas. Además, estos
múltiples módulos le permiten ampliar su funcionalidad para satisfacer todas
las necesidades de las unidades de información.
Acontinuacion relaciono:
•
•
•

Los diseños de entrada
Los diseños de Salida
Diseños de archivo

Para ingresar a la Base de datos es necesaria esta información
Nombre: admin
Contraseña: bocaraton

Creación de Registros
Mandarin permite la creación de registros NUEVOS desde la barra de Menú
Archivo – Nuevo, donde usted deberá seleccionar Registro Bibliográfico
inmediatamente el sistema le mostrara una serie de plantillas de diferentes
tipologías documentas donde usted podrá seleccionar la que requiere,

Seleccione una plantilla y presione OK

Sugerencia:
Una vez ha pulsado sobre un campo MARC para activar el panel, puede
presionarCTRL+T para cambiar los campos MARC de texto a números. Para insertar
campos o subcampos, haga clic derecho sobre la plantilla o para realizar ediciones del
registro.
Diligencie líder de acuerdo al material

05: estado del registro
a: Aumento en el nivel de codificación
c: Corregido o revisado
d: Borrado
n: Nuevo
p: Aumento en el nivel de codificación

06: Tipo De Registro: “Con esta etiqueta se especifica el tipo de material y
se hace visual en el OPAC”

a: Material Textual
c: Música Impresa
d: Música Manoescrita
e: Mapas material
g: Grafico proyectable
i: Grabación de sonido no musical sonora
j: Grabación sonora

k: Grafico no proyectable de dos dimensiones
m: Archivo de computadora
o: Conjunto de materiales
p: material mixto
r: Objeto tridimensional o natural
t: Manuscritos

07: Nivel Bibliográfico

a: Parte componente de una monografía
b: Parte componente de una publicación seriada
c: Colección
d: Subunidad
i: Recursos integrado
m: Monografía / recurso
s: Publicación Seriada
Campos Fijos Para Material especial (Mapas y/o Planos, Video)

00: Categoría del material

a: Mapa
c: Recurso electrónico
d: Globo
f. Material parpable
g: Grafico proyectable
h: Microforma
k: Grafico no proyectado
o: Conjunto de materiales
m: Película cinematográfico
q: Música anotada
r: Imagen de teledetección
s: Grabación de sonido
t: Texto
v: Video grabación
z: No especificado

01: Designación especifica de material

c. Cartucho de video
d: Videodisco
f: Videocassete
r: Carrete de video
u: No especificado

w: Bobina de hilo magnético
z: Otros tipos
|: No intento para codificar

03: Color

a:Monocromo
b: Blanco y negro
c: Policromo
m:Mixto
n: No aplicable
u: Desconocido
z: Otros
|: No intento para codificar

04: Formato de la videograbación

a:Beta
b: VHS
c: U Matic
d: EIAJ (carrete de ½ pgl)
e: Tipo C (carrete de 1 ó 2 pgl)
g: Videodisco láser óptico (Reflexivo)
h: Videodisco CED
i: Betacam

k: Super.VHS
m: M-II
o: D-2
p: 8mm

05: Sonido incorporado o separado

= Sin sonido (mudo)
a: Sonido incorporado al medio
b: Sonido separado del medio
u: Desconocido
|: No intento codificar

06: Medio del sonido

= Sin sonido (mudo)
a: banda sonora óptica en película cinematográfica
b: Banda sonora magnética en película cinematográfica
c: Cartucho de cinta de sonido magnético
d: Disco sonoro
e: Carrete de cinta de sonido magnético
f: Casete de cinta de sonido magnético
g: Banda sonora óptica y magnética en película
h: Cinta de video
i: Videodisco

u: Desconocido
z: Otros
07: Dimensiones
a: 8mm
m: ¼ pgl
o: ½ pgl
q: 2 pgl
r: ¾ pgl
u: Desconocido
z: Otros

Etiqueta 008 campos Fijos

00-05: Fecha de entrada al archivo, esta es generada automáticamente por el sistema.

06: Tipo de fecha / estado de la publicación

b:No hay fechas
m: Fecha múltiple
q: fecha indefinida
r: Fecha de reimpresión
s: Fecha cierta / probable
t: Fecha real / copyright
15-17: Lugar de publicación. “Caracteres normalizados por la Library of Congress”
http://www.loc.gov/marc/geoareas/gacs_name.pdf
18: Ilustraciones
# = sin ilustraciones
a = ilustraciones
b = mapas
c = retratos
d = gráficas
e = planos
f = láminas
g = música
h = facsímiles
i = escudos de armas
j = tablas genealógicas
k = formularios

l = muestras
m = fonodiscos
o = fotografías
p = material iluminado
| = no codificada

22: Audiencia propuesta
# = Tipo de audiencia no especificado o desconocido
a = preescolar
b = primaria
c = preadolescente
d = adolescente
e = adultos
f = especializada
g = general
j = juvenil
| = no codificada
23: Forma del ítem
# = ninguno de los siguientes
a = microfilm
b = microficha
c = microopaco
d = tipografía mayor
f = braille
r = material impreso

s = electrónico
| = no codificada

24-27: Clase de contenido (hasta 4 códigos, en orden alfabético)

# = contenido no especificado
a = resúmenes/sumarios
b = bibliografías (es bibliografía o contiene una)
c = catálogos
d = diccionarios
e = enciclopedias
f = manuales
g = artículos jurídicos
i = índices
j = patentes
k = discografías
l = legislación
m = tesis
n = estado de la literatura
o = reseñas
p = textos programados
q = filmografías
r = directorios
s = estadísticas
t = reportes técnicos

u = normas y especificaciones
v = casos y notas legales
w = compilaciones y reportes legales
z = tratados
| = no codificada

28: Publicación gubernamental

# = no es una publicación gubernamental
i = internacional intergubernamental
f = federal/nacional
a = componente autónomo o semiautónomo
s = estado/provincia
m = multiestatal
c = multilocal
l = local
z = otro tipo de publicación gubernamental
o = publicación gubernamental - nivel indeterminado
u = se desconoce si el material es una publicación gubernamental
| = no codificada
29: Publicación de una conferencia
0 = No es una publicación de una conferencia
1 = Sí es una publicación de una conferencia
| = no codificada

31: Índice

0 = No tiene índice
1 = Sí tiene índice
| = no codificada

33: Forma literaria

0 = No es obra de ficción (sin especificar)
1 = Obra de ficción (sin especificar)
c = tiras cómicas
d = obras dramáticas
e = ensayos
f = novelas
h = humor, sátiras, etc.
i = cartas
j = cuentos
m = formas mixtas
p = poemas
s = discursos
u = desconocida
| = no codificada

34: Biografía

# = No contiene información biográfica
a = Autobiografía
b = Biografía individual
c = Biografía colectiva
d = contiene información biográfica
| = no codificada

35-37 Idioma. ““Caracteres normalizados por la Library of Congress”

http://www.loc.gov/marc/languages/language_code.html
Campos Variables

Etique
ta

020

Ind.
1

0

Ind.
2

0

Nombre etiqueta
(ISBN) número normalizado
para libros y (ISSN) número
normalizado para
publicaciones periódicas.
Otros indicadores:

024

034

8

Datos matemáticos
cartográficos (tipo de escala)

1

0
040

En este campo van descritos
otros detalles del material

0

Localizador de información
(esta etiqueta se maneja de
manera interna)

Descripción
Estos números deberán ir
sin guiones ni espacios
a9583254162.

aPPE-04.
Solo para planos y/o
mapas

Solo para planos y/o
mapas

aLista

aspa (Documento
únicamente en un idioma)

041
Código idioma del documento
“Caracteres normalizados por
la Library of Congress” (ver
anexo 1)

0

aspa (Español; traducción
del Inglés)
heng

aspa(Texto en Español e
Inglés)
aeng
043

0

0

099

Código de la región.
“Caracteres normalizados por
la Library of Congress” (ver
anexo 2)

Para Colombia
as-ck---

Número de clasificación local
aCipriano,
Autor sin apellidos

100

0

0

cSanto,
cObispo de Cartago,
dca. 210-258 (245 San
Cipriano Obispo de
Cartago)
aSmith, John,

1

0

Etique
ta

Ind.
1

Ind.
2

111

1

0

Autor en orden invertido

Nombre etiqueta

d1825- (año de nacimiento
desconocido)

Descripción
aColombia.
bMinisterio de Tecnologías

Autor Corporativo, Nombre de
jurisdicción

2

0

de la información y las
Comunicaciones.

Autor Corporativo, Orden
directo

aMinisterio de Tecnologías
Comunicaciones
bOficina de Administración
Postal
b Adpostal

245

0
1

Indicador sin Autor
4

Indicadores con autor

aLas nuevas aeronaves de
Avianca:
bhistoria de la aviación
colombiana
cMinisterio de
Comunicaciones.
Administración Postal
Nacional, diseño Sanchéz
Mallarino Publicidad.
h[estampa]

246

1

1

Título paralelo

aBoletines informativos:
bEmisiones postales

250

Edición

a1a ed.
a2a ed., revisada y
corregida.

260

0

0

Pie de imprenta

aBogotá
bEl Ministerio
c2001

aMedellín
bLibrería Ágora
c1997
300

Descripción física

axxxi, 271 p.
bilustraciones, gráficas,
mapas y tablas
c21 cm. +
e1 libro de respuestas

a1 Lámina :
bcol ;
c30x40 mm

a1 mapa
bbyn
cDin B1

Etique
ta
440

Ind.
1

Ind.
2
0

Nombre etiqueta
Mención de Serie

Descripción
aEstudio de vulnerabilidad
y reforzamiento estructural
del edificio Murillo Toro.
pContrato
interadministrativo ;
vN° 101/07

500

Notas

aOficina Subdirección

Administrativa.

aDocumento en varios
idiomas

aIncluye referencias
bibliográficas (p. xxv-x1vii)
y glosario.

aIncluye glosario e índice.

505

0

Nota de contenido

av.1 A. -- v.2 B-Cla. -- v.3
Clau-Cons. -- v.4 ConsCost. -- v.5 Cost-Defe. -v.6 Defe-Dere. -- v.7 DeleDere…
aTomo I: Las
comunicaciones, antes de
Colón. Sociedades
amerindias, desarrollos
culturales y de
comunicación…

520
533

0

Nota de resumen
Nota sobre la reproducción

aTexto fotocopiado

aTítulo original de la obra
(cuando el documentos es
una traducción)
a Version digital del libro
541

Nota de adquisición

aFuente de adquisición
(proveedor)

aLerner

cMétodo/forma de
adquisición
cCompra / Donación

dFecha de adquisición

hPrecio de la factura. “ Si
el documento es donado
este campo no se
diligencia”
h$180.000 -- c/u $60.000

586

Etique
ta

Nota de premio

Ind.
1

Ind.
2

1

4

Nombre etiqueta
Entrada principal por autor

600

aPremio nacional sobre las
innovaciones tecnológicas
de la información,

Descripción
aGarcía Lorca, Federico,

d1898-1936
xCrítica e interpretación

610

1

4

Entrada por Entidad
Corporativa

aComcel

aColombia

Comunicaciones
650

1

4

Entrada de encabezado
principal

aComunicaciones
bHistoria
zColombia

aConservación de la vida
silvestre
vLáminas

aUrbanismo
bConservación y
restauración
vPlanos

651

4

Entrada de encabezado
geográfico

aColombia
xPolítica de
telecomunicaciones
y2000-2010

700

1

Entrada secundaria de Autor

aBriceño Jauregui, Manuel,
d1917-1992,
ePról. (Coor. / Ed. / Pról. /
Il. / Fot. / Comp. / Tr. /Dir.
/Il. /Fot.)

710

1

Entrada secundaria Entidad
Corporativa

aColombia

Comunicaciones
852

Ubicación número de
clasificación

hNúmero de clasificación
local
kColección
tEjemplar

h5324 pte.6
kFILATELIA
Ej.1
856

4

Acceso y localización
electronica

uhttp://172.23.24.159/PDF/
5001-6000/5324-6-1.pdf
yVea la imagen digital
haciendo click aquí

4.1.16 Después de diligenciar los campos bibliográficos correspondientes, el sistema
le preguntará “¿Crear Registro de Ejemplar?” presione Sí. Inmediatamente se abrirá la
ventana de creación de ejemplares que deberá diligenciar de esta manera

Tenga en cuenta el tipo de colección GENERAL, HEMEROTECA, FILATELIA,
PLANOTECA, REFERENCIA al terminar de diligenciar estos campos, presione
guardar y automáticamente quedara disponible el documento para verificación y
posterior consulta.
NOTA
Para el procesamiento de los sellos postales se deberán tener en cuenta las siguientes
puntos de referencias:

Tomado de http://www.filapedia.com/Artic

1- País Emisor: En general todos los ellos tienen identificado el país emisor, contadas
excepciones existen como lo es el sello Británico que no lo incluye.
2- Diagramación: Indica el nombre del diagramador de la figura que el sello tiene
impreso, en general lo encontramos solamente en los sellos nuevos.
3- Valor Facial: El precio marcado para el sello, existen también excepciones donde el
precio es omitido, y se entiende por el valor facial el mínimo existente para envíos
postales a nivel nacional, Estados Unidos tiene ejemplos de estos sellos.
4- Año de Emisión: Año en que se emitió el sello postal, No todos los sellos lo
incluyen, en especial los antiguos.
5- Pie de Imprenta: Indica quien es el fabricante del Sello.
6- Dentado: Perforaciones que tiene el pliego en el que se imprime un número
determinado de sellos para facilitar su separación. También existen sellos sin
dentar, generalmente de las primeras emisiones de sellos, y últimamente las que
son autoadhesivas (EEUU). La medida indica la cantidad de perforaciones que
existen en una pulgada ( 1" = 2.54 centímetros). En el sello del ejemplo el dentado
es 13 1/2, es decir, 13.5 perforaciones son contadas por cada 2.54 centímetros.

7- Motivo: Figura impresa en el sello, en general están relacionados todos los sellos
de una misma serie.
8- Serie: No siempre se identifica explícitamente la serie a la que pertenece. Una
serie es un conjunto de dos o más sellos que son agrupados bajo un mismo
concepto.
EMPEZANDO EN CIRCULACIÓN
2.1.1. Abra la carpeta Mandarín M3 en el escritorio, luego presione dos veces con el
“mouse” en el ícono Circulación. Esto muestra el cuadro de diálogo Conexión a
Circulación.
2.1.1.1. Escriba su identificación de usuario en el cuadro, Nombre, su contraseña en el
cuadro Contraseña, y presione OK.
Esto muestra la ventana de M3 Circulación
Barra de Herramientas
Barra de atajos
Barra de códigos de
barras

Panel de Usuarios

Panel de Recursos

Panel de Transacciones

•

Barra de herramientas: Contiene los botones Prestar (verde), Devolver (rojo),
Renovar (azul), Reservar (amarillo), y Estado (morado). Estas funciones también
están disponibles en el menú Modo.

•

Barra de atajos: Contiene botones para las operaciones comunes, tales como
añadir un usuario o recurso, entrar al modo de diseño, lograr acceso a las
opciones de circulación y al calendario y cambiar el idioma de la interface. Si
desea ver las funciones de cada botón, coloque el puntero del “mouse” sobre el
botón por un momento y verá una sugerencia. Para encender o apagar la barra
de atajos para la sesión actual, presione CTRL+T.

•

Cuadro Código de Barras: Puede escribir el código de barras de un usuario,
número de identificación
o recurso para tener acceso al registro
correspondiente.

•

Panel de Usuario: Muestra estadísticas de un usuario seleccionado. La
información mostrada puede personalizarse, sin embargo, por lo general
contiene datos tales como el nombre del usuario, número de identificación,
dirección, número de teléfono, y estadísticas de las transacciones del usuario.
Puede configurar cualquier campo de MARC y estadísticas, para que aparezcan
en el panel. Puede tener acceso a un menú de opciones presionando el botón
derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya desplegado la información de
usuario.

•

Panel de Recurso: Muestra una breve información acerca del recurso
seleccionado. Al igual que con el panel de Usuario, el tipo de información que
muestra puede ser configurada. Puede tener acceso a un menú de opciones
presionando el botón derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya
desplegado la información de recurso.

•

Panel de Transacciones: Muestra las transacciones relacionadas con el usuario o
el recurso activo en el cuadro superior. El tipo de información que se muestra
aquí se puede configurar. Puede tener acceso a un menú de opciones
presionando el botón derecho del “mouse” sobre el panel cuando haya
desplegado la información de transacción.

ESTADO DEL USUARIO Y DEL RECURSO
El modo de Estado brinda información sobre las transacciones pendientes y las
cerradas, para los usuarios y los recursos. Por defecto, incluye la siguiente información:
Nota:

La información mostrada puede que haya sido modificada por el administrador del
sistema.
•

Usuarios – Estadísticas recientes o históricas sobre los préstamos, reservas,
retenciones y multas.

•

Recursos – Estadísticas recientes o históricas sobre los préstamos, reservas,
retenciones, reservaciones, multas y el uso de la circulación interna.

Para ver el estado de un usuario o un recurso haga lo siguiente:
•

En el cuadro Código de Barras, escriba el número de identificación del usuario o
recurso y presione ENTER. Esto muestra el registro en el panel Usuario o
Recurso, dependiendo del tipo de código que ingresó. Las transacciones activas
se desplegarán en forma de lista en el panel de transacciones.

•

Para ver el estado de otro usuario o recurso, ingrese el código de barras
correspondiente en el cuadro Código de Barras. O, seleccione una transacción
diferente para salir del modo de Estado.

PRESTANDO RECURSOS
•

En la barra de herramientas, presione Prestar

•

En el cuadro Código de Barras, escriba el número de identificación del usuario y
presione ENTER.

NOTA:
Si el usuario tiene multas pendientes, le aparecerá un mensaje de error. En ese caso
se puede hacer lo siguiente:

•

Presione Rebasar para ignorar el mensaje y continuar con la transacción.

•

Presione Pago para mostrar el cuadro de diálogo Pago.

•

Presione Cancelar para anular la transacción.

•

En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras del recurso y
presione ENTER. Esto prestará el recurso.

CAMBIANDO LA FECHA DE EXPIRACIÓN DE PRÉSTAMOS TEMPORERAMENTE

•

En la barra de herramientas, presione Prestar

•

presione ENTER. Si se trata de varios recursos, ingrese el código de barras para
cada uno. Esto procesa la transacción de préstamo basado en el periodo
previamente establecido. El (los) recurso(s) prestado(s) aparecerá(n) en el panel
de Transacciones. Ahora proceda a revisar la fecha de expiración.

•

En el panel de Transacciones, seleccione el (los) cuadro(s) de cotejo
correspondiente(s) al (los) recurso(s) que se acaban de prestar. Presione con el
botón derecho del “mouse” sobre uno de los recursos para obtener un menú de
transacciones.

•

Seleccione Cambiar de Fecha

•

Seleccione el día de expiración que desea. Si necesita seleccionar un día del
mes siguiente, presione sobre el botón de la flecha derecha (>) en el calendario
para seleccionar el mes, luego presione sobre la fecha de expiración.

•

Presione OK. La fecha de expiración que ha cambiado aparecerá en el panel de
Transacciones.

DEVOLVIENDO RECURSOS
•

En la barra de herramientas, presione Devolver

•

presione ENTER. Esto hará devolver el recurso.

Devolviendo Múltiples Recursos de un Mismo Usuario
•

En la barra de herramientas, presione Prestar, Reservar, o Estado

•

En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras del usuario y
presione ENTER.

•

En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo correspondiente a
cada recurso que el usuario desea devolver en el momento.

•

Presione el botón derecho del “mouse” sobre el panel de Transacciones para
lograr acceso al menú de transacción.

•

Presione Devolver (esto hará devolver todos los recursos marcados)

Devolución Rápida

Este método de entrada rápida se utiliza cuando desea registrar todos los libros que
dejó a un lado según eran devueltos por los usuarios. Esta modalidad no brinda
mensajes de alerta sobre un usuario.
•

En el menú Modo, elija Devolución Rápida.

•

presione

ENTER. Repita este proceso por cada recurso a ser devuelto.
•

Al finalizar seleccione otro modo de transacción para salir de Devolución Rápida.
Circulación en la Biblioteca. Esta función se usa para registrar aquellos recursos
sacados de los anaqueles y utilizados en sala.

•

En el menú Modo, elija Circulación en la Biblioteca.

•

presione

ENTER. Repita este proceso por cada recurso a devolver utilizando este modo.
•

Al finalizar seleccione otro modo de transacción para salir de Circulación en la
Biblioteca.

Devolviendo Recursos Dañados
Si un usuario devuelve un recurso dañado, puede colocar una penalidad al registro de
éste.
•

En la barra de herramientas, presione Prestar, Reservar, o Estado.

•

presione ENTER.

•

En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado del recurso
dañado y luego presione con el botón derecho del “mouse”. Esto abre un menú.

•

Elija Dañado. Cuando vea el mensaje de confirmación, presione Sí. Esto
registrará que el recurso ha sido devuelto con daños y le asigna una multa al
usuario.

Reclamando un Recurso como Perdido, Devuelto, o Nunca prestado
•


•

presione ENTER.

•

En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado del recurso
que el usuario alega haber perdido y luego presione el botón derecho del
“mouse”. Esto abre un menú.

•

Elija el reclamo apropiado (Perdido, Reclamó Devuelto, Reclamó que Nunca fue
prestado). Esto hará que remueva el recurso de la lista en el panel de
Transacciones.

RENOVANDO PRÉSTAMOS DE RECURSOS
Renovando un Recurso
•

En la barra de herramientas, presione Renovar.

•

presione ENTER.

NOTA: Si el recurso está vencido le mostrará un mensaje. Presione Rebasar para
ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.

Renovando Múltiples Recursos a un Mismo Usuario
•


•

presione ENTER.

NOTA: Si el usuario tiene un recurso vencido le mostrará un mensaje. Presione
Rebasar para ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.
•

En el panel de Transacciones, seleccione el cuadro de cotejo al lado de cada
recurso que va a renovar y luego presione con el botón derecho del “mouse”.
Esto abre un menú.

•

Presione Renovar. Esto hará renovar todos los recursos marcados.

NOTA: Si alguno de los recursos están vencido le mostrará un mensaje. Presione
Rebasar para ignorar el mensaje y seguir, o Cancelar para detener la transacción.

RESERVANDO O RETENIENDO RECURSOS
Las transacciones de reserva y retención se llevan a cabo desde la opción de Reserva.
La transacción cae en “retenido” cuando el recurso se encuentra en la biblioteca, lo cual
significa que está disponible. Se aplica una reserva cuando el recurso está en préstamo
en ese momento.
•

En la barra de herramientas, presione Reservar.

•

presione ENTER.

•

presione ENTER. Esto hará reservar o retener el recurso.

PROCESANDO MULTAS DE UN USUARIO
Antes de recibir el pago o conmutar una multa, el recurso debe ser devuelto o
reclamado como perdido o dañado.
•


•

En el cuadro Código de Barras, escriba el código de barras de usuario y presione
ENTER.

•

Presione Pagos. Esto muestra la ventana Pagos. El total de la multa aparece en
la línea Total debajo de Pago. Si el usuario tiene intenciones de saldar la multa,
salte al paso 4.

•

Para excluir un recurso del pago en el momento, elimine la marca en el cuadro
de cotejo Pagar.

•

Para hacer un pago parcial de la multa de un recurso específico, presione sobre
la lista del recurso en la columna Pago y escriba la cantidad que está pagando.

•

Para conmutar toda o parte de la multa en un recurso vencido, presione sobre el
recurso en la columna Conmutado y escriba la cantidad.

•

Si el usuario reclama haber pagado la multa anteriormente, presione sobre
Pagadas. Si desea anotar que el recurso fue pagado anteriormente, seleccione el
cuadro de cotejo Reclamó Pagado junto al recurso.

Esto elimina la cantidad de la multa del recurso en la columna Pago y la reduce en el
cuadro Total.

•

Si desea aumentar la cantidad de la multa, presione sobre el recurso en la
columna Multa y escriba la nueva cantidad. (Esto es útil en casos en que tenga
daños, pérdida, y otros.)

•

Para añadir una multa, presione Nueva Multa. Escriba la cantidad y una nota si
desea (la nota se verá en la columna Título de la ventana Pago). Presione OK.
Observación: Para ver los reembolsos presione Historial.

•

Para aplicar una devolución de dinero, presione Reembolso. Escriba la cantidad
del reembolso y una nota si lo desea (la nota se verá en la columna de Título de
la ventana de Pago). Presione OK.

•

Escriba la cantidad de dinero recibida en la línea Ofrecido y luego presione OK.
Si tiene que dar dinero devuelta, el cuadro de diálogo muestra la cantidad a
devolver. Para cerrar el cuadro de diálogo presione Cerrar.

•

Esto muestra un cuadro de diálogo preguntando si desea imprimir un recibo.
Presione Sí o No.

NOTA: Si la cantidad escrita en la línea Ofrecido es menor que el pago Total, aparecerá
un mensaje de error. Presione Cerrar para abandonar el cuadro de diálogo y ajustar la
entrada adecuada en la ventana Pagos.

WEB OPAC OASIS:
Se procesa la información y está cargado en la intranet de este ministerio para que los
funcionarios tengan acceso a la información, es una debilidad porque no puede ser visto
por los demás usuarios en internet, de igual manera se está trabajando para que todo
tipo de usuarios pueda acceder a las consultas.
Objetivo
Proveer al profesional en Ciencia de la Información del Ministerio, una manera sencilla y
global del uso, empleo y atajos que proporciona el modulo de Circulación y Préstamo
con el objetivo de hacerla más productiva y beneficiosa para todos los involucrados en
este proceso.

Que es Celsius:

Software desarrollado por la Universidad de la Plata (Argentina) para la administración y
control del servicio de Obtención de Documentos (Conmutación Bibliográfica) de
bibliotecas o Centros de Información.
- Ventajas de celsius
•

Controla en forma sistematizada el recibo y entrega de documentos.

•

Entrega reportes estadísticos de las solicitudes de documentos recibidas.

•

Presenta en forma ordenada la información generada (solicitud, búsqueda y
entrega de documentos)

•

Ofrece al usuario solicitante la información en tiempo real de todo lo que ocurre
con sus solicitudes.

•

Posee un registro histórico por cada usuario, en el cual se relacionan todas las
solicitudes a lo largo del tiempo de utilización del servicio.

•

Permite evaluar el tiempo de respuesta de cada solicitud.

¿ Cómo usar El Programa Celsius?
Para hacer uso de este servicio ingrese al catalogo página de la Universidad Javeriana
a través de la siguiente dirección:
http://sparta.javeriana.edu.co/CelsiusNT/

Ingrese el nombre de cuenta para el Ministerio

Login: estuandr
Clave: estu808

Al ingresar al programa CELSIUS con la clave asignada Ud. visualizará las siguientes
opciones:

Si va a realizar algún pedido, seleccione de la lista el tipo de documento (artículos de
revistas, capítulos o partes de libros, patentes y registros, etc.) al cual corresponda su
solicitud y haga clic en la opción ENVIAR

Ingrese los datos completos del documento que necesite teniendo en cuenta de no
omitir ninguno de los datos que despliega el formato

Cuando termine de ingresar los datos del pedido haga clic en la opción REGISTRAR
PEDIDO
Si desea solicitar otro documento haga clic en la opción RETORNAR AL MENU DE
USUARIO y repita el proceso anterior.
Celsius le ofrece a cada usuario registrado también las siguientes opciones:

•

Dentro de la opción PEDIDOS EN CURSO se podrá conocer:

•

Cuantos pedidos en curso tiene el Ministerio solicitados

•

Cuantos pedidos están listos para retirar ya sea de forma electrónica o impresa

•

Cuantos pedidos requieren ser revisados por el usuario, significa que alguno de
los datos suministrados no coinciden o son incorrectos

•

Historial de solicitudes de documentos realizados por Celsius

Dentro de la opción OTROS COMANDOS se podrá:
•

Cambiar la clave de acceso

•

Revisar los e-mail que le ha enviado la Biblioteca

•

Conocer datos estadísticos de los pedidos que Ud. ha realizado.

Para terminar la consulta haga clic en la opción SALIR DE CUENTA USUARIO y luego
cierre el programa desde la opción ARCHIVO.

La clasificación en esta biblioteca es de forma consecutiva, la persona encargada me
comentaba que no era ideal porque no podemos tener como una ubicación unificada de
los temas pero me explico que en una biblioteca normal se realizaba la clasificación

mediante el DEWEY que es un Sistema, se ha convertido en el sistema de clasificación
bibliotecario más utilizado en el mundo, siendo empleado en más de 135 países y ha
traducido a más de 30 idiomas.
El sistema se basa en la creación de diez (de ahí lo de decimal) grandes grupos en los
que pretende agrupar todas las áreas del conocimiento humano. Los grupos son:
0 – Computadoras, información y 5 – Ciencia y matemáticas
generals
1 – Filosofía y psicología
6 – Tecnología
2 – Religión
7 – Arte y recreación
3 – Ciencias sociales
8 – Literatura
4 – Lingüística
9 – Historia y geografía
Clasificación:
Temática de lo que habla el libro, se utiliza Dewey donde nos da la ubicación exactaPero en esta biblioteca se puede hallar aparte de esto, su clasificación es de forma
consecutiva de 1-5000
La catalogación
En esta biblioteca están basadas mediante la reglas angloamericanas que ahora se
volvieron en forma sistemática que don las etiquetas mark.
Catalogación:
Acá se puede detallar cuantas hojas tiene, actor, donde fue editado, tamaño, idea de
cómo es el libro es decir las características físicas y partes internas del mismo.

La biblioteca cuenta con:

•
•
•

Sala de lectura con disponibilidad para 30 usuarios aproximadamente.
Base de Datos Mandarin: para consulta.
Hemeroteca.

Infraestructura Tecnológica:

•

Es decir conjunto de elementos de software, hardware, e infraestructura
de información y comunicación.

•

La biblioteca cuenta con un software para la administración de recursos y
servicios de forma integral llamado Mandarin (Sistema Integrado para la
Automatización de Bibliotecas), que apoya la gestión, facilita la prestación
de los servicios y la recuperación de la información. También tiene
acceso a Internet e Intranet.

TIPOS DE USUARIOS
La Biblioteca del MINTIC está a disposición de toda la comunidad como funcionarios,
investigadores, estudiantes, profesores, personal administrativo, egresados, jubilados,
entidades oficiales, privadas, como también a cualquier otro tipo de usuario que
requiera de información y demás instituciones con las que se ha establecido algún tipo
de convenio.
Por lo general diariamente visitan La biblioteca, aproximadamente unos 30 usuarios.
SERVICIOS QUE SE PRESTAN EN LA UNIDAD DE INFORMACIÓN
La biblioteca, cuenta con un equipo humano capacitado y con experiencia en el manejo
de información, además de la infraestructura física, bibliográfica y tecnológica para
ofrecer los siguientes servicios:

•
•
•
•
•
•

Préstamo Interno, es decir dentro de la sala
Difusión selectiva de la información
Orientación a usuarios, Es un servicio que orienta a los usuarios para que hagan
un buen manejo de los recursos que se prestan en las unidades de información.
Servicio de bibliografías, Son listados de referencias de un fondo documental
sobre un tema, autor, trabajo de investigación, etc.
Servicio de alerta, Este servicio permite mantener los usuarios actualizados
sobre información disponible en la unidad de información.
Servicio de Fotocopiadora

Con la finalidad de lograr un adecuado control sobre el préstamo externo o a domicilio e
interno o en sala; su operación se fundamenta en un sistema de identificación, por parte
del usuario, y uno de recuperación representado por el código de barras o número de
adquisición del libro que se encuentra inscrito en la obra.
CONCLUSIONES

Al realizar el presente trabajo pude conocer mas afondo los conceptos, etapas,
importancia, de análisis y diseño de sistemas, además a través de la anterior visita se
puede poner en practica cada uno de los conceptos aprendidos en la asignatura, por lo
tanto se conoce los sistemas de informacion utilizados en la biblioteca y su importancia
lo cuales nos permiten crear mecanismos, técnicas para poder brindar al cliente el
mejor servicio.

BIBLIOGRAFIA

Para la realización del presente trabajo se tuvo como base las siguientes fuentes
bibliográficas:
http://www.mintic.gov.co/index.php/pacp
http://www.iberius.org/es/AisManager?
Action=ViewDoc&Location=getdocs:///DocMapCSDOCS.dPortal/2512
http://bibliotecaescolarjosedechoudens.blogspot.com/p/sistema-de-automatizacionmandarin-m3.html

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