1. neo max|IT Specialist
▼
▼
▼
& MANAGED SERVICES
Transistorstraat 22 1322 CE Almere 036 536 37 29 | Eusubiusbuitensingel 8 6828 HT Arnhem 026 845 36 20
D eze t i j d vra ag t o m fo cus o p uw bed r ijfsvoer in g.
Of he e f t u d e h ande n vo l aan de aan stu r in g van u w I CT lever an cier s!
Wa a r ligt uW f o cu s?
Bedrijven besteden hun ICT activiteiten en bijbehorende diensten uit
om redenen als kostenverlaging, focus op kerntaken en continuïteit van
de IT informatievoorziening.
Kleine en middelgrote organisaties trekken voor deze uitbesteding vaak
meerdere leveranciers aan waardoor er in de praktijk, na verloop van tijd,
regelmatig een situatie ontstaat die niet aan de verwachtingen voldoet.
Dit document is bedoeld om (kleine en middelgrote) organisaties die
uitbesteding overwegen of die reeds uitbesteden enkele aandachtspunten en
praktische tips te geven hoe een dergelijke situatie kan worden voorkomen.
Inhoudsopgave
Uitbesteding ICT activiteiten 2
Kostenverlaging 2
Vergroten concurrentiekracht 2
Continuïteit van de informatievoorziening 2
Situatieschets 3
Evalueer de redenen van uitbesteding 3
Voorkom teleurstelling 4
Aanvullende informatie 5
Bronvermelding 5
w ww.neomax. n l regieorganisa tie

2. Uitbesteding ICT activiteiten
De veelvoorkomende redenen voor organisaties om over te gaan
tot uitbesteding zijn:
• Kostenverlaging
• Vergroten concurrentiekracht (door focus op kernactiviteiten)
• Continuïteit van de IT informatievoorziening
Kostenverlaging
Een organisatie die gebruik maakt van de dienst verlening van een uitbestedingpartner
profiteert van het schaalvoordeel die deze partner kan doorvoeren in de uitvoering
van de werkzaamheden. Kosten die samenhangen met overcapaciteit in de bemensing
van de eigen ICT afdeling vallen hiermee weg.
Daarbij komen ook nog de voordelen kijken als het gaat om:
• Bepaalde investeringen, in bv. ondersteunende ICT middelen, vallen weg of kunnen
over een langere periode worden uitgesmeerd;
• Alle ICT kosten worden inzichtelijk en kunnen in een gewenst kostenmodel worden
afgenomen;
• Opleiding / training van het eigen IT personeel
Vergroten concurrentiekracht
Een (ICT) organisatie die zich niet meer hoeft bezig te houden met de aansturing van
de interne ICT afdeling en minder bezig hoeft te zijn met operationele, technische en
uitvoerende ICT gerelateerde zaken, kan zich focussen op haar eigen kernactiviteiten.
Continuïteit van de informatievoorziening
Door de snelle veranderingen in, en het steeds complexer worden van,
de ICT technologieën is het voor organisaties een ware uitdaging om alle benodigde
kennis en ervaring in een eigen ICT afdeling te krijgen en te houden. Toch is
deze personele capaciteit nodig om de continuïteit van de informatievoorziening
te borgen.
Met uitbesteding worden alle hieraan gerelateerde ‘uitdagingen’ ook onderdeel van
de activiteiten van de uitbestedingpartner.
w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 2

3. Situatieschets
W e e t d á t u u i t best eed!
Naast organisaties die hun ICT activiteiten en het beheer van ICT infrastructuren
uitbesteden aan één of enkele grote ICT partner(s), hebben veel andere organisaties
de situatie waarin ze met een veelvoud van ICT leveranciers samenwerken waarmee
ze de dagelijkse operatie draaiend houden.
Bij deze laatste genoemde situatie is er vaak spraken van een interne ICT afdeling
die gebruik maakt van specifieke kennis of expertise van een derde partij, wel dan
niet vastgelegd in een service overeenkomst. Enkele willekeurige voorbeelden van
onderdelen of diensten in een ICT omgeving die op deze wijze in stand worden
gehouden zijn:
• Ontwikkeling en beheer van algemene- / bedrijfspecifieke applicaties
• Telefonie oplossingen (vast en mobiel)
• Hard- en software: inkoop en support
• Printoplossingen
• Dataverbindingen
In de praktijk bestempelen we deze diensten, versnipperd over meerdere leveranciers,
niet direct als ‘uitbesteding’ maar als een organisatie zich bewust wordt dat een situatie
met een veelvoud van ICT leveranciers in de kern gelijk is aan een (omvangrijk)
uitbestedingtraject, dan kan er ook een volgende stap worden gemaakt. Namelijk
het werken aan de factoren die van een dergelijk uitbestedingtraject een succes maken.
Evalueer de redenen van uitbesteding
Wat Waren ook al Weer u W redenen
v oor uitbe st edi ng?
Uit onze evaluaties met het (ICT) management van kleine en middelgrote organisaties
horen we regelmatig dat de voordelen van uitbesteding toch niet helemaal uit de verf
komen.
Van interne ICT afdelingen wordt steeds meer verwacht dat ze zichzelf en
haar dienstverlening dusdanig organiseren dat de afdeling van ‘meer’ toegevoegde waarde
is voor de organisatie.
Dit door minder bezig te zijn met operationele, technische en uitvoerende zaken, maar
meer met de aansluiting van de ICT middelen bij de behoeften uit de organisatie.
Uitbesteding wordt hierin vaak als middel ingezet.
Maar al te vaak is de aansturing van de partners/leveranciers de grootste reden waarom
het uitbestedingtraject niet aan de verwachtingen voldoet.
Dit heeft dan niet van doen met de kwaliteit van de dienstverlening van de betreffende
partijen maar alles met de (onderschatte) hoeveelheid tijd die er nodig is om
de aansturing van deze partijen inhoud en vorm te geven.
w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 3

4. Hoe voorkom je teleurstelling?
uW inte rne di enst ket en kan ni et st er ker zi j n
d a n d e zWakst e schakel!
Een simpele, eenduidige, blauwdruk voor het voorkomen van teleurstellingen in
een uitbestedingtraject is niet ‘op de markt’ verkrijgbaar. Er zijn tal van factoren die
in verschillende situaties anders benaderd dienen te worden.
• Het in juiste banen leiden van de behoeften, verwachtingen en de ontwikkelingen
binnen de klantorganisatie (management en medewerkers) is een sleutel naar
het succes van een uitbestedingtraject. Dit voor zowel de projectfase, waarin
de uitbestedingovereenkomst tot stand komt, als ook in de fasen daarna.
• Toets periodiek uw initiële businesscase en de daarvan afgeleide doelstellingen
om te gaan uitbesteden.
• Besteed aandacht aan de communicatie met uw ICT partners en leveranciers,
maar ook met de interne organisatie (van directie, business management
tot eindgebruikers).
• Zorg voor duidelijke service afspraken met uw ICT partners en leveranciers.
In het geval van meerdere leveranciers en service overeenkomsten, borg dan
dat de verschillende afspraken in lijn zijn met uw interne service niveaus.
• Maak zaken meetbaar, zodat u kunt bijsturen. Denk hierbij aan het specifiek,
meetbaar van uw eigen doelstellingen. Maar ook als het gaat om de resultaten
van uw ICT leverancier.
Het plaatsen van een Regieorganisatie tussen de gebruikers organisatie (klant) en
de ICT leverancier(s) vormt de basis om deze zaken om te zetten naar succes factoren.
Besteed daarom tijd en aandacht aan de inrichting van uw regieorganisatie en beleg daar
de activiteiten voor de aansturing, controle en bijsturing van uw ICT leveranciers.
Ook voor kleine- en middelgrote organisaties kan dit in veel gevallen bijdragen aan
FIG. | Plaats van de regieorganisatie een succesvolle(re) relatie met de bestaande leveranciers.
klant or g a n i sa t ie re gie o rgan isatie ict leveran ciers
Direktie Direktie Direktie
Demand Mgt
Business Mgt
Service Mgt Contract Mgt Account Mgt
Functioneel
Beheerder
Eindgebruiker Servicedesk Helpdesk Supply
w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 4

5. n e oma x ma na ge d s e r vi ces als u W r egi eo r gani sat i e!
Aanvullende informatie
Voor aanvullende informatie over de verschillende diensten die Neomax op het gebied
van Managed Services kan leveren kunt u terecht op de website www.neomax.nl.
U kunt ook rechtstreeks contact opnemen via het telefoonnummer 036 536 3729,
of per mail via ManagedServices@neomax.nl.
Neomax richt zich op het leveren van expertise en innovatieve diensten op het gebied
van ICT aan kleine en (middel)grote bedrijven en overheidsinstellingen. Innovatief, omdat
Neomax haar klanten een snelle, adequate oplossing biedt, indien zich een tekort aan
specialisten/ expertise voordoet. Deze specialisten bevinden zich onder meer binnen
de kennisgebieden Microsoft, Novell, Citrix, Vmware, Cisco en IT Servicemanagement.
Neomax IT Professionals doorlopen allen een ITIL training om een goede basiskennis
op te bouwen met betrekking tot de verschillende processen binnen
een ICT beheerafdeling. Daarnaast omvat deze basistraining tevens MCITP certificering.
Het leveren van gekwalificeerde, gemotiveerde en servicegerichte medewerkers is waar
Neomax in excelleert.
Neomax Managed Services levert krachtige beheerdiensten voor uw IT omgeving.
De meeste Managed Services organisaties bieden slechts één confectieoplossing. N
eomax Managed Services biedt u advies, ondersteuning en beheersing van uw IT.
Denk daarbij aan:
• Sourcing diensten (In-, Co- en Outsourcing);
• Servicedesk en gebruikersondersteuning;
• Remote Monitoring en Management;
• Advies en Consultancy;
Neomax Managed Services levert 1ste, 2de en 3de lijns Support en Beheer op servers,
netwerk- en firewall componenten, applicaties en werkplekken. De activiteiten worden
op afstand uitgevoerd vanuit de Neomax vestigingen en/of op locatie bij de klant.
w ww.neomax. n l regieorganisa tie | 5