La gestión documental es el conjunto de actividades para planificar, manejar y organizar documentos desde su creación hasta su disposición final. Incluye procesos como la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta y conservación de documentos de acuerdo a la Ley 594 de 2000. El objetivo es facilitar el uso y preservación de documentos en las entidades públicas y privadas.

1. COMPONENTE: II
PROCESOS ADMISTRATIVOS INTERNOS

2. GESTIÓN DOCUMENTAL
•Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos
Obligación que tienen las entidades públicas y privadas que
cumplen funciones públicas, de elaborar procesos de gestión
de documentos.
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y
conservación”

3. ¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL?
Al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos para el
desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite,
organización, consulta, conservación y disposición final de los
documentos.
El objetivo es crear un repositorio de datos donde se almacenen los
formatos que se utilizan en el desarrollo de las actividades diarias de
las entidades y poder con esto agilizar los procesos mediante la
optimización de instrumentos y documentos que se utilizan.

4. ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
ETAPAS DE LA
GESTIÓN
DOCUMENTAL
PRODUCCIÓN RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN
La Ley 594 de 2000, artículo 22, define que los procesos
archivísticos y la gestión de documentos hacen parte del
concepto de archivo total, como proceso integral de los
documentos en su ciclo vital.

5. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Producción Documental: Es la generación de documentos para el
cumplimiento de las funciones, comprende los aspectos de origen,
creación, diseño de formatos y documentos
2. Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a
garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con
el flujo de los documentos en la ejecución del Proyecto.
3. Recepción de Documentos: Obedece al conjunto de operaciones de
verificación y control que se realizan en la admisión de los documentos
que son remitidos para la posterior radicación y registro, con el fin de dar
inicio a los trámites correspondientes.
4. Trámite de Documentos: Es el recorrido del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

6. PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
5. Organización de los Documentos: Es el conjunto de acciones dirigidas
a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como
parte integral de los procesos archivísticos.
6. Consulta de Documentos: Hace referencia al acceso a un documento o
grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen,
acción que garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la
información contenida en los documentos de archivo, y para que en el
momento que lo requiera y si es pertinente pueda obtener copia de estos.
7. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o
correctivas, ejecutadas para garantizar la integridad física y funcional de
los documentos de archivo.
Requiere del almacenamiento sistemático de documentos de archivo, en
espacios y unidades de conservación apropiadas.