O documento discute a elaboração e uso de manuais organizacionais. Apresenta os objetivos de manualização como permitir a divulgação sistematizada de informações e seu uso como instrumento de consulta. Detalha tipos de manuais como manuais de instruções, normas, processos e formulários. Fornece recomendações como usar padrões gráficos, linguagem acessível e atualizações periódicas.

1. MANUALIZAÇÃO
Elaboração e Uso de Manuais
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2. Preliminar
 Trataremos de manuais
vinculados à movimentação de
processos.
 Esses manuais apontam o
como fazer.
 Os indicadores para o uso de
manuais estão ligados aos
processos de:
 Divulgação
 Coordenação
 Análise
 Treinamento
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3. Objetivos
 Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma
sistematizada, criteriosa e
segmentada atue como
instrumento facilitador do
funcionamento da organização.
 O manual vale como
instrumento de permanente
consulta, sem ser o único no
qual executivos e executantes
devem pautar seu trabalho.
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4. Estratégia para a Manualização
 Itemizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é
necessário que sejam identificados
os vários tipos de manual que a
organização demanda.
 Qualificar a Manualização:
detalhamento do que será
manualizado, ou seja, serão
selecionados os modelos.
 Elaborar o manual: é a colocação
em prática dos estudos realizados
anteriormente;
 Distribuir o manual.
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5. Tipos e Técnicas de Manualização (1)
 Manual de Organização, Manual
de estrutura: tem como escopo
a própria organização.
 Manual de Instruções, Manual
de Normas e Procedimentos,
Manual de Processo, Manual de
Serviços: definem normas
diretrizes e o detalhamento de
como fazer o trabalho de
natureza burocrática.
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6. Tipos e Técnicas de Manualização (2)
 Manual de Formulários: define a
finalidade, o preenchimento, a
distribuição e a utilização dos
formulários em uso na empresa.
 Manual de Normas: semelhante a
qualquer regulamento interno ou
regimento.
 Manual de seqüência Administrativa:
descreve as fases e as operações de
cada processo, citando os órgãos e
as pessoas que as executam, bem
como os volumes de trabalho em
cada fase (não é o manual que mais
se recomenda no Brasil).
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7. Tipos de Manuais (1)
 Manual de Instruções
 Instruções
 Origem
 Áreas de Operação
 Justificativas das Instruções
 Manual de Normas e Procedimentos
 Objetivo
 Classificação dos Assuntos
 Preparo e Emissão de Normas
 Padrões para redação de
comunicações normativas
 Modificação de Normas
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8. Tipos de Manuais (2)
 Manual de Processo
 Normas Básicas
 Processo
 Interface
 Manual de Serviços (a)
 Normas básicas
 Roteiro de Execução
 Roteiro de supervisão
 Manual de Serviços (b)
 Normas legais
 Roteiro de Execução
 Formulários
 Interface
 Roteiro de Supervisão
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9. Tipos de Manuais (3)
 Manual de Formulários
 Objetivos
 Freqüência
 Preenchimento
 Fluxograma
 Interface
 Anexos
 Manual de Seqüência
administrativa
 Processo
 Formulários
 Volume
 Espaço Físico
 Cuidados na Supervisão
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10. Recomendações Finais
 O manual é elaborado para
quem não sabe. Quem sabe não
o consulta.
 Elabore o manual em folhas
soltas, para melhor atualização.
 É fundamental a existência de
um padrão estético que inclua
obrigatoriamente a redação e a
apresentação de cada manual
 É interessante a adoção de um
sistema de modificação que
permita uma fácil referência e/ou
busca.
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11. MANUALIZAÇÃO
Formulação e Análise
Estrutural
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12. Objetivos (1)
 Explicar os objetivos e diretrizes
básicas da empresa, sua penetração no
mercado e na sociedade em geral.
 Relatar a história da empresa, desde
sua fundação até a atualidade.
 Demonstrar de forma coordenada e
organizada, a estrutura organizacional
da empresa necessária para conseguir
os objetivos e diretrizes traçadas.
 Definir a função, a posição hierárquica,
as responsabilidades, as relações e a
autoridade dos cargos decorrentes
desta estrutura
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13. Objetivos (2)
 Atender às exigências das
normas internacionais (série
ISO 9000). Ou mesmo da
série ISSO 14000 que trata
das questões ambientais.
Em termos de Manualização
no plano estrutural, é a
inclusão de alguns itens que
assegurem uma leitura e
interpretação sistêmica da
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organização.
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14. Tipos e Técnicas de Manualização
1. Manual de Política
 Processo decisório (unidades
de direção)
 Delegação de autoridade
 Processo decisório (unidades
de assessoramento e de
execução de 1o. e 2o. Níveis).
 Coordenação global
 Intervenção ambiental
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15. 2. Manual de Organização (a)
 Políticas e diretrizes
organizacionais.
 Estrutura orgânica
 Competências
 Estatutos e regimentos
internos
 Quadro de pessoal
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16. 2. Manual de Organização (b)
 Introdução
 Objetivos do manual
 Definição das finalidades e
objetivos da organização
 Organogramas parciais e
global
 Descrição por unidades
 Descrição de cargos
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17. 2. Manual de Organização (c)
 Objetivo
 Estrutura Interna
 Linhas de autoridade
 Ascendente
 Descendente
 Funções
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18. 2. Manual de Organização (d)
 Preliminares
 Quadro Organizacional
 Planos de ação
 natureza estratégica
 natureza operacional
 Envolvimento ambiental
 circunstancial
 permanente
 Atuação individual-
conceitual
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19. Recomendações Finais (1)
 A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto;
sumário de assuntos; gráficos
explicativos.
 Forma de impressão do texto.
 Desenho do gabarito da folha.
 Qualidade do papel.
 Cor do papel
 Perfuração da folha (quando
for o caso)
 Formato da folha padrão
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20. Recomendações Finais (2)
 Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso):
 tamanho
 gravação
 ferragens
 O uso de divisórias para separar os
vários segmentos é interessante.
 O manual deve ser visto como um
documento que subsidia os
trabalhos de cada pessoa na
empresa.
 A linguagem escrita tem de estar ao
alcance de quem lê e usa o manual.
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