5. Compreender que a
boa administração do
tempo pode influenciar
a qualidade de vida.
6. Mostrar que uma boa
gestão do tempo necessita
de uma correta organização
pessoal e constante
monitoramento das tarefas.
7. O tempo é o recurso mais
escasso e o mais valioso que
existe. O agora já passou e
não tem dinheiro no mundo
que possa comprar este
minuto de volta.
8. Por isso, aprender a
administrar o tempo é uma
das ações mais importantes
que qualquer pessoa pode
fazer para melhorar suas
chances de sucesso nos
negócios e na vida.
9. Vamos lá...
Queremos apresentar algumas
dicas para ajudá-lo a
administrar melhor o seu
tempo.
10. Com certeza você já teve alguns
colegas de escola que, nos
trabalhos em grupo, sempre
tomavam a frente de tudo e
não deixavam quase nada nas
mãos dos amigos?
11. Eles são centralizadores
de poder, decisão,
atividades. Tudo tem que
girar necessariamente em
torno deles.
12. O tempo passa, as pessoas
crescem, mas o medo de
que algo dê errado ou a
sede de poder continua
levando muitos ao mesmo
ponto: A “centralização”.
13. O panorama é sempre o
mesmo: proprietários de
empresas e administradores
estressados, gerentes e
supervisores
sobrecarregados.
14. É aí que encontramos um
dos grandes problemas
corporativos do mercado
atual, o receio dos líderes
em delegar tarefas.
15. Eles não tem tempo nem
mesmo para lembrarem
que estão ali para serem
menos mais estratégicos e
menos operacionais.
16. Veja a seguir a diferença
entre ser estratégico e ser
operacional:
17. • Dedicam mais tempo para
pensar, experimentar,
mudar, encontrar novas
formas de transformar a si
mesmo.
Estratégico
• Quase não tem tempo para
planejar suas ações, vivem
em função de executar as
tarefas diárias.
Operacional
18. Se você se identifica de
alguma forma com essas
características: sempre toma a
frente de tudo e não deixa
quase nada nas mãos dos
amigos? , então precisa
aprender a delegar.
19. A “não delegação” é uma âncora
muito pesada para toda
empresa, uma “âncora” que
frequentemente termina
afundando a embarcação.
20. Você já percebeu, a
importância de delegar
tarefas. Mas o que é delegar?
22. Delegar não é apenas
eleger alguém a quem
você passará uma tarefa
ou missão;
23. Delegar não é livra-se de
algo transferindo este algo
para alguém;
24. Delegar é fazer as
coisas acontecerem
através de outras
pessoas.
25. Ao delegar precisamos
fornecer as pessoas:
1.
• Uma direção, um norte: para que
saibam para onde ir;
2.
• A autoridade, o aval: para que tenham
o poder de prosseguir;
3.
• Os meios e as condições necessárias:
para que possam concluir o que lhes
foi solicitado.
27. 1.
•Entenda que quando você delega você está aguardando pelos
resultados! Os caminhos utilizados por outros profissionais
para obtê-los não necessariamente serão semelhantes aos
seus. Desde que sejam éticos, caminhos diferentes são bem
vindos se alcançam os resultados desejados.
2.
•Delegar implica colaboração, acompanhamento e
feedback. Quando você delega, a ação está só começando,
não terminando.
3.
•Escolha a pessoa certa para a tarefa certa. Muitas pessoas
com tendência centralizadora desistem de delegar porque
em tentativas anteriores escolheram a pessoa errada para
a tarefa e obtiveram frustração com a tentativa. Como
tudo na vida, se você delegar mal, vai dar errado!
28. 4.
•Quando você não tem o hábito de delegar, comece aos
poucos. Delegue primeiro pequenas tarefas, conheça a
performance das pessoas a quem você está delegando e vá
subindo o grau de responsabilidade das tarefas delegadas
até ficar somente com aquilo que deve caber
essencialmente à sua competência!
5.
•Assim como você, as pessoas não acertam sempre.
Lembre-se disso! Aproveite os erros e enganos para treinar
as pessoas para desempenhar melhor suas atribuições.
6.
•Reconheça sempre que alguém fizer um bom trabalho,
especialmente quando suas expectativas forem superadas
e o resultado for, até mesmo, superior ao que você teria
obtido na realização da tarefa. Se você estiver cercado pela
equipe correta isso deve ocorrer com certa frequência.
30. Follow-up – “Sequência”,
em inglês. Nada mais é do
que a ação de acompanhar
a execução de um trabalho,
ou dar continuidade ao que
se iniciou.
31. Temos muitas ideias boas, a
maioria delas são simples e de
fácil aplicação, o problema é
que começamos a implantar
quase todas ao mesmo tempo e
não cuidamos de dar
continuidade a sua aplicação, e
em pouco tempo elas
desaparecerão.
32. Lembre-se de alguma
reunião que você já
participou quantas ideias e
sugestões são comentadas,
anotadas, mas não saem do
papel. Sem follow-up nada
vai para frente.
34. Como sempre, a importância
do planejamento não pode ser
descartada. Planejar o tempo
significa saber o que se quer
fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade
de atividades no menor prazo
para se atingir seus objetivos.
35. Administrar o tempo nos
dias de hoje é um desafio,
se você não tiver a ajuda de
uma agenda fica quase
impossível viver em um
mundo tão acelerado.
36. Crie o hábito de anotar
absolutamente tudo que seja
importante e exija um
acompanhamento follow up, para
garantir que a tarefa seja cumprida
a contento e dentro do prazo.
Isto tem impacto direto sobre sua
produtividade e, sobretudo sua
tranquilidade. Anotando em sua
agenda prontamente e
rotineiramente, sua mente fica livre
e você menos estressado.
37. Se você delegou uma tarefa
importante a alguém, anote a
data em que você deverá cobrar
esta pessoa e fazer um follow-up
em sua agenda.
39. O primeiro mito; é que quem
administra o tempo torna-se
escravo do relógio. A verdade
é bem o contrário.
40. Quem administra o tempo
coloca-o sob controle, torna-se
senhor dele. Quem não o
administra é por ele dominado,
pois acaba fazendo as coisas
sob pressões do momento, não
na ordem e no momento em
que desejaria.
41. Esse mito se alimenta do fato de
que muitas pessoas que tentam
administrar o tempo acreditam
que é possível programar 100% do
seu tempo. Administrar o tempo,
para elas, acaba sendo, por causa
disso, como vestir uma camisa de
força e não mais tirá-la.
42. A verdade é que administrar o tempo
não é programar a vida nos mínimos
detalhes: é adquirir controle sobre ela. É
necessário planejar, sem dúvida. Mas é
preciso ser flexível, saber fazer
correções de curso. Se você está
fazendo algum trabalho e
está inspirado, produzindo bem, não
há razão para parar, simplesmente
porque o tempo programado para
aquela tarefa expirou. Se a tarefa que
viria a seguir, em seu planejamento,
puder ser reagendada, sem maiores
problemas, não interrompa o que você
vem fazendo bem.
43. O segundo mito; é que a
gente só produz, ou então
trabalha melhor, sob
pressão.
44. Esse é um mito criado para racionalizar a
preguiça, a indecisão, a tendência à
procrastinação. Não há evidência que o
justifique, até porque os que assim agem
poucas vezes tentam trabalhar sem
pressão para comparar os resultados. A
evidência, na verdade, justifica o contrário
daquilo que expressa o mito. Em
contextos escolares, por exemplo, quem
estuda ao longo do ano, com calma e sem
pressões, se sai, geralmente, muito
melhor do que quem deixa para estudar
nas vésperas das provas e, por isso, se vê
obrigado a passar noites em claro para
fazer aquilo que deveria vir fazendo
durante o tempo todo.
45. O terceiro mito; é que
administrar o tempo é
algo que se aplica apenas
à vida profissional.
46. Certamente há muitas coisas em
sua vida pessoal e familiar que
você reconhece que deve e deseja
fazer, mas não faz "por falta de
tempo".
47. O quarto mito é que ter
tempo é questão de
querer ter tempo.
48. Você certamente já ouviu muita
gente dizer isso. De certo modo essa
afirmação é verdadeira até certo
ponto. Normalmente damos um jeito
de arrumar tempo para fazer aquilo
que realmente queremos fazer. Mas
a afirmação não diz tudo. Não basta
simplesmente querer ter tempo para
ter tempo. É preciso também querer
o meio indispensável de obter mais
tempo e esse meio é a administração
do tempo.
49. Contrária a esses mitos, a
verdade é que administrar o
tempo é saber usá-lo para
fazer aquelas coisas que
você considera importantes
e prioritárias, profissional
ou pessoalmente.
50. Administrar o tempo é organizar
a sua vida de tal maneira que
você obtenha tempo para fazer as
coisas que realmente gostaria de
estar fazendo, profissional e
pessoalmente, e que
possivelmente não vem fazendo
porque anda tão ocupado com
tarefas urgentes e de rotina
muitas delas não tão urgentes
nem tão prioritárias que não
sobra tempo.
51. Quem tem tempo não é quem não
faz nada: é quem consegue
administrar o tempo que tem. Por
outro lado, quem administra o
tempo não é quem está todo o
tempo ocupadíssimo. Pelo
contrário. Se você vir algum que
trabalha o tempo todo, fica até
mais tarde no serviço, traz
trabalho para casa à noite e no fim
de semana, pode concluir, com
certeza, que essa pessoa não sabe
administrar o tempo.
52. Quem administra o tempo
geralmente não vive numa corrida
perpétua contra o tempo, não
precisa trabalhar horas extras e,
geralmente, produz muito mais!
Mas não se engane: o processo de
administrar o tempo não é fácil. É
preciso realmente querer tornar-se
senhor de seu tempo para conseguir
administrá-lo. Se você ainda não se
compenetrou da necessidade de
fazê-lo, aqui vão algumas
considerações que podem
convencê-lo.
53. Você se recorda de alguma
situação em que se viu
perdido em meio a tantas
tarefas, sem saber nem
mesmo por onde começar?
54. É muito importante saber
priorizar tarefas.Vamos
aprender agora a
estabelecer prioridades.
55. Para estabelecer prioridades,
observe sua lista de tarefas.
Em seguida forme três
relações separadas, para as
tarefas dos tipos A, B e C.
56. A
•Tarefas
importantes
e urgentes.
B
•Tarefas
importantes
ou tarefas
urgentes.
C
•Tarefas que
não são
importantes
nem
urgentes,
mas fazem
parte da
rotina de
trabalho.
57. Comece pelas mais urgentes e
importantes do grupo A :
analise a lista e indique as
tarefas que precisam de outras
pessoas, as que só você pode
fazer e as que podem ser
delegadas.
1º
58. 2º
Pense de novo, se alguma delas
é supérflua, se for, descarte-a.
Em consequência, as listas de
tarefas A, B e C ficarão bem
mais curtas, permitindo que
você planeje seu dia
59. Estime o tempo necessário
para concluir cada tarefa.
Desse modo, você terá mais
condições de coordenar as
contribuições dos colegas, de
se preparar para reuniões e de
planejar projetos de longo
prazo.
3º
61. 5º
Todos os dias de trabalho devem ser
formados por uma mescla de
atividades A, B e C. Planeje um
número de tarefas que você poderá
concluir num só dia, tendo o cuidado
de não esticar demais a jornada de
trabalho. Distribua os três tipos de
tarefas aleatoriamente ao longo do
expediente: desse modo, você poderá
alternar momentos de intensa
concentração dedicados as tarefas A,
com momentos menos tensos das
tarefas B e C.
62. Você certamente já ouviu
alguém dizer que para vencer
seus inimigos é preciso
conhecê-los, pois bem
conheça agora os principais
vilões do nosso tempo e veja
como enfrentar cada um
deles.
63. Bom e assim vamos ficando
por aqui, espero que essa aula
tenha contribuído para um
melhor utilização do tempo,
esse recurso, tão escasso e
valioso.
64. Não deixe de fazer as
atividades dessa aula,
disponíveis no ambiente
virtual.
Até a próxima...
65. Atividades
1.) Qual é a sua relação com o tempo: de amizade
ou inimizade? Explique.
2.) Você tem tempo para você?
3.) Napoleão dizia: Há ladrões que não nos
castigam, mas que nos roubam o que é mais
precioso: o tempo”, relacione alguns maus hábitos
que tem roubado seu tempo.