1. "Мои 24 часа"
Занятие для педагогов гимназии
Цель: ознакомить педагогов с основами тайм-менеджмента, помочь педагогу научиться
максимально использовать свой личностный потенциал через организацию жизненного пространства,
управлять собственным временем, планировать и создавать комфортные условия для саморазвития
Оборудование: фломастеры, флип-чарты, 2 ватмана, презентация «Мои 24 часа, или как
успеть все, все», анкеты «Определение эффективности планирования», тест «Кто вы: «сова» или
«жаворонок»?», памятки.
Ход занятия:
1. Организационный момент. Правила работы на занятии.
Слайд 2.
Жизнь течет. То лег, а то проснулся.
Пишешь. Любишь. Голоден и сыт.
Чуть забылся, только отвернулся –
Года нет!
Работают часы.
Слайд 3.
Как получить максимум пользы?
Ведем записи: что не записано – не существует.
Открытое сознание: «освободи чашку».
Здесь и сейчас: другого шанса не будет!
Поднять трап.
Время – ресурс группы
Правило осени: не спешите делать выводы. «Цыплят по осени считают»
Правило погон: снять погоны.
Один говорит – все слушают.
2. Вступительное слово. Что такое время? Время – самая идеальная сила нашей Вселенной. Она
изменяет все, давая нам понять, что ничто не вечно. Время может быть добрым и злым. Благоволить
к одним и быть небезопасным к другому. Время лечит и дает надежду на лучшее. Время заставляет
нас спешить жить. Жизнь наша и так коротка, но мы, к сожалению, сокращаем его, тратя время
попусту…
«Время, 24 часа. Жизненные стратегии, проектирование, планирование и реализация собственного
рабочего пространства: семья, работа, отдых». Так звучит тема занятия.
Наши задачи:
1. Что такое тайм-менеджмент и нужен ли он современному учителю?
2. Определить необходимость нових знаний (диагностика).
3. Овладеть основами тайм-менеджмент: определять долгорочные перспективы первоочередные
и второстепенные задания;
4. Ознакомиться с методикой планирования рабочего дня.
5. Научиться определять хронофаги и способы борьбы с ними.
6. Овладеть некоторыми практическим навыками по организации собственного жизненного
пространства.
Сегодняшнее занятие мы построим на изменении нашего отношения к себе, к работе, к
принципам работы, на борьбе со стереотипами.
2. «Теория тайм-менеджмента». Слайд-шоу.
Любой человек мечтает раздвинуть границы дня. Но при этом убежден, что эти границы прочны, как
стены неприступной крепости: 24 часа и все. Даже если бы было 96 часов в сутки, все занятые люди
так же жаловались бы на нехватку времени. Модный тайм-менеджмент. Люди изучают пожирателей
времени и пытаются избавиться от них, но воз и ныне там. Это напоминает ситуацию с похудением.
Все полные люди борются с весом, поедают тоннами сжигатели жиров, но результат
неутешительный. Успех бывает только при кардинальном переходе на другие принципы питания,
когда человек ломает свои привычки питания. Так и со временем.
2. Нужно менять свою ментальность, чтобы справиться с проблемой нехватки времени. Проблема
заключается не в нехватке времени, а в отсутствии гибкости в управлении им и в низкой
результативности его использования. Если нужно проехать сто километров на телеге, то при ее
скорости 10 километров в час потребуется 10 часов. А если ехать на автомобиле, то нужно один час.
Причем тут время? Тут важна технология его использования.
Важно, не сколько времени вы тратите на выполнение работы, а сколько дел вы сделаете в единицу
времени. Поэтому проблема нехватки времени - это проблема не времени как такового, а проблема
эффективности его использования. Один в эту единицу горы сдвигает, а другой как результат
предъявляет только свои намерения что-то сделать.
Говорят, что время - деньги, но это не так. Вы можете сделать деньги, но не можете сделать время.
Песок сыплется в песочных часах, совсем не то же самое, что деньги в банке. За кусочек золота не
купишь кусочек времени, говорят китайцы.
Ресурсы времени люди ищут в самом времени, а следует искать в самом себе. Выходить из
себя считается дурным тоном, но выходить из своих стереотипов полезно не только для
производительности своего труда, но и для здоровья и продолжительности жизни.
Тайм-менеджмент - управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация
времени) — это технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над
количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально
увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом
навыков, инструментов и методов, используемых для управления временем при выполнении
конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а
именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат,
мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление
приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился,
включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет
сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является
необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и
масштаб.
Структура:
В управлении временем можно выделить следующие процессы:
Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных
целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком
достижения цели.
Контроль достижения цели и выполнения планов
3. Тест «Определение эффективности планирования»
Инструкция: отвечая на вопрос, выберите цифру, которая, как Вы считаете, в наибольшей
степени отвечает действительности
Никогда Редко Иногда Часто Всегда
Как часто Вы осуществляете планирование
для того, чтобы жизненные обстоятельства
не выходили из-под контроля?
1 2 3 4 5
Записываете ли Вы свои ежедневные дела? 1 2 3 4 5
Как часто Вы используете гибкость во
время выполнения заданий своего плана?
1 2 3 4 5
Как часто у Вас получается полностью
выполнять все пункты своего плана на
день?
1 2 3 4 5
Как часто Вы планируете время для
наиболее важных для Вас дел?
1 2 3 4 5
Как часто рушатся Ваши планы на день из-
за внезапно возникших ситуаций?
5 4 3 2 1
Подсчитайте общую сумму баллов.
Результаты:
3. 6-10 баллов – эффективность планирования практически «на нуле». Вам следует подумать об
использовании новым методов и инструментов для повышения эффективности планирования.
Совет: запишитесь на курсы тайм-менеджмента.
11-15 баллов – эффективность планирования ниже среднего. Возможно, у Вас есть
собственная система планирования рабочего и личного времени, но Вам следует повысить ее
эффективность, или снизить стресс и усилить контроль над ситуацией.
16-20 баллов – средний уровень. Ваша система планирования времени работает, но может
работать еще лучше. Вам следует обратить особое внимание на то, как Вы расставляете
собственные приоритеты, справляетесь с непредвиденными обстоятельствами или
ситуациями, или на то, как именно Вы составляете свой план на день.
21-25 баллов – уровень выше среднего. Ваша система планирования работает хорошо.
Поддерживайте ее работу, периодически пересматриваю ее для того, чтобы убедиться в том,
что Вы планируете решение именно тех заданий, которые наиболее важны в жизни.
26-30 баллов – Вы чудесный планировщик… или человек на грани выгорания.
Вывод.
4. Теория тайм-менеджмента
Правило 10/90
- Согласно этому правилу, первые 10% времени, которые тратятся на предварительное планирование
и организацию работы, обеспечивают экономию 90% времени на его практическую реализацию.
-Используйте это правило хотя бы раз, и Вы убедитесь в его достоверности.
- Наиболее благоприятное время для составления плана работы на следующий день – конец рабочего
дня. На это потребуется 10-15 минут. Предлагаем ознакомиться с техникой «Матрица Эйзенхауэра».
Техника «Матрица Эйзенхауэра».
Техника «Матрица Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.
Дуайт Дэвид Эйзенхауэр (Dwight David Eisenhower) – 34 президент США. Родился 14 октября 1890
года в городе Денисон, округ Грэйсон, штат Техас. В 1944 году назначен генералом американской
армии. С 1953 по 1961 гг. занимал пост президента США. В американской литературе нередко
встречается под прозвищем «Айк» («Ike»).
Кроме выдающихся заслуг перед отечеством, Дуайту Эйзенхауэру принадлежит идея одного из
наиболее распространенных инструментов тайм менеджмента – квадранта «Важное – Срочное»,
иначе называемого матрицей Эйзенхауэра.
Идея матрицы довольно проста и не требует от пользователя особых знаний или навыков в области
управления временем (Time Management). Используя настоящий бланк-планировщик (ссылка на файл
открыта только зарегистрированным пользователям!), составьте список дел и разделите все задания
по четырем категориям:
a. важные и срочные
b. важные, но не срочные
c. не важные, но срочные
d. не важные и не срочные
Задания из категории «a» следует выполнять немедленно. Также, рекомендуют не допускать
скопления значительного количества дел в этой области путем грамотного планирования заданий
категории «b». Все не важные, но срочные дела рекомендуется делегировать коллегам или
подчиненным, а задания категории «d» поставить под вопрос: а нужно ли это делать?
Настоящий бланк можно использовать для планирования дел на день, неделю, месяц или более
длительный период времени, в зависимости от загруженности или степени разбивки заданий. Кроме
того, бланк очень удобен в использовании: распечатайте в формате A4, прикрепите к планшетке и Вы
оцените преимущества, а простота и наглядность формуляра позволят использовать его без
предварительной подготовки. Правая часть предназначена для составления списка задач, порядковые
номера заданий переносятся в левую часть, где ранжируются по важности и срочности на четыре
категории.
4. Все дела предлагают разделять все дела по двум критериям: важности и срочности. Таким образом,
выделяется всего четыре категории дел, на которые уходит время:
1. Важные и несрочные.
Именно эти дела имеют наибольшее влияние на жизнь человека в целом, при этом
прокрастинация в первую очередь затрагивает именно их. Сюда входит всё то, ради чего
человек живёт, его наиболее перспективные цели и задачи, то, что придаёт смысл всей жизни.
Поэтому необходимо осознавать наличие этой категории дел и помнить о них, как о вехах,
определяющих направление движения. На ежедневном уровне это выглядит так:
Что соответствует жизненным целям и ценностям, с того человек должен начинать
свой день: вставая с постели, напоминать себе, что у него есть жизненный проект.
Выполняя важные и срочные дела из категории 2, следует помнить, что всё это
делается ради «важных и несрочных» жизненных целей, и осознавать, для каких
именно: работаю, потому что хочу здоровую семью, посещаю уроки английского,
потому что хочу открыть дверь в Европу, вырываю больной зуб, потому что мне
важно моё здоровье. То есть это ваш ежеминутный фильтр на любые дела.
В этой категории нужно учесть время на отдых и разрешить его себе предоставить. Без
здоровья и сил следующие категории не понадобятся.
2. Важные и срочные.
Сюда входят все действительно неотложные дела: аварийная ситуация, болезнь, крайний
срок, семейный кризис, угроза жизни. Как правило, с их исполнением не возникает
специальных трудностей.
3. Неважные и срочные.
Всякие якобы неотложные, но в действительности не влияющие на жизнь мелочи. Соседи
пригласили, 52-х летие тёщи, ежедневные беседы во время обеда, 5-разовая встреча с
покупателями, ежедневная уборка дома. Неважность этих дел не означает, что их все можно
вообще не делать, но человек должен осознавать, что они не слишком существенны и отказ от
них в пользу дел 1 и 2 категории, если это необходимо, должен быть лёгким и естественным.
4. Неважные и несрочные.
Это «тривиальное множество» (trivial many) — категория ежедневных дел, которые делают
очень маленький вклад в качество жизни, либо не делают его вообще, но отнимают время.
Этим делам даётся время, когда человек не знает, в каком направлении лучше двигаться:
всегда отвечать на все звонки, болтать с родственниками в рабочее время, затягивающиеся
чаепития, деловой и личный спам, интернет-блоги, игра в карты, посиделки до поздней ночи.
Дополнение. Одной из полезных для борьбы с прокрастинацией методик планирования является
Getting Things Done («Доведение до результата»), разработанная Дэвидом Алленом. Базовая идея
методики: стресс возникает, в том числе, из-за необходимости постоянно помнить о большом
количестве дел различной важности и срочности и постоянно стоящей проблемы выбора: «Что же
делать прямо сейчас?». Поэтому необходимо разгрузить мозг, перенеся все планы на внешние
носители (записи на бумаге, электронные календари и планировщики и так далее), распределить их
по категориям (текущие дела, проекты, постоянные обязанности и так далее), важности и срочности,
чётко определив то, что нужно выполнить в конкретное время, и зафиксировав сроки, где они имеют
значение. В результате в каждый момент времени чётко известно, какие дела необходимо делать в
5. первую очередь, и можно сконцентрироваться на работе, выделив для периодических корректировок
планов специальное время и более не возвращаясь к проблеме выбора между текущими делами.
Аллен настаивает на том, что любые дела, даже самые малозначительные, должны быть
включены в план. Цель этого, однако, не в том, чтобы составить однозначный «календарь будущего»
и придерживаться его со всей возможной скрупулёзностью, а прямо противоположная. Планируя
свои дела, люди имеют склонность включать в планы прежде всего сложные, важные и трудоёмкие
задачи, требующие большого времени на решение, а также дела, имеющие однозначную
хронологическую привязку (встречи, совещания, официальные мероприятия). Прочие дела
заполняют свободные места в рабочем графике. Но жизнь полна случайностей: запланированное
совещание может начаться на 10 минут позже, оговорённая за месяц встреча может сорваться… В
графике внезапно появляется «окно». Если у человека наготове список дел, которые он может
выполнить в данных условиях за освободившееся время (а время, обычно, невелико, и «большие»
задачи в него не втиснуть), он использует это время. Если списка «мелких» задач под рукой не
окажется, время, с большой вероятностью, будет потеряно.
Совет: решите важную (главную) задачу, а большинство спешных решатся сами собой.
Дивіться, як класно про це говорить Стівен Кові:
Візьміть відро і кілька великих каменів. Потім спробуйте визначити скільки каменів можна
покласти в це відро. Якщо це великі камені, то у відро ввійде два чи три.
Питання: чи повне тепер відро?
Відповідь: тепер до великих каменів ви можете додати трохи маленьких, котрі будуть
наповняти відро далі. Чи повне відро тепер? Звичайно ні. Тепер ви ще можете насипати в проміжки
пісок. Чи повне воно тепер? Ні. Тепер у це відро можна налити два чи три літри води.
Що Стівен Кові, хотів сказати цим прикладом: якби ви на початку помістили у відро воду,
пісок і маленькі камені, те великих каменів туди вліз би максимум один, а може і зовсім жодного.
Мораль: спочатку кладіть великі камені.
Тобто, спочатку визначте дії, що особливо важливі для вас - найважливіші речі у вашому
житті. Якщо будете займатися водою піском і маленькими каменями, то справа ніколи не дійде до
великих каменів - речей, якими ви можете пишатися у своєму житті.
Виконуючи важливі задачі, вам може показатися, що ви ризикуєте тим, що дрібні, спішні
справи нависнуть над вами, як грозові хмари. І все-таки, ризикніть і зробіть, те чого боїтеся!
Стівен Кові (Stephen Covey) визнаний авторитет у питаннях управління, міжособистісних
отношениях у родині, на роботі, у бізнесі і політиці. Він присвятив своє життя консультуванню і
викладанню для окремих родин, керівників великих компаній, організацій роблячи їх по-
справжньому незалежними і показуючи шлях до величі. За тридцять із зайвим років він навчив
мільйони людей силі принципів, що трансформує, чи природних законів, що правлять ефективністю
людей і організацій. Стівен Р. Кові (Stephen R. Covey) закінчив школу бізнесу при Гарвардському
університеті і захистив докторську дисертацію в Університеті Брігема Інга, де займався
викладацькою діяльністю. Доктор Кові автор декількох бестселерів , один з яких - "Сім навичок
високоефективних людей" - більше семи років очолювала список бестселерів і за результатами
опитування читачів "Журналу для керівників" був названний "самою впливовою книгою по бізнесу
XX століття". Ця книга переведена на тридцять три мови, більше дванадцяти мільйонів її екземплярів
продані в сімдесяти країнах світу. Інша книга "Восьма навичка. Від ефективності до величі"
дозволить вам знайти свій голос і надихнути інших знайти свої голоси. Журнал "Тайм" назвав
доктора Кові одним із двадцяти п'яти найвпливовіших американців. Стівен живе з дружиною
Сандрою і дітьми в Скелястих горах штату Юта.
5. Упражнение «Начинаем планировать!»
Задание: распределите по категориям матрицы задания на завтрашний день.
6. Теория тайм-менеджмента
После того, как список составлен, необходимо использовать подход ДИО. Он состоит из 3 основ:
· Делегировать
· Исполнять
· Отменить
Передавати повноваження на виконання діяльності Б и В іншим працівникам відділу,
адміністративному чи іншому персоналу. Передача повноважень іншим підвищує відповідальність і
створює мотивацію для працівників, а також вивільняє значний час керівника. Гарні керівники багато
чого доручають виконувати іншим, а погані — намагаються усе робити самі.
6. Виконувати види робіт категорії А ретельно, приділяючи цьому найбільший час. Виконувати
види робіт категорії Б швидко, витрачаючи на це мало часу.
Скасовувати цілком деякі види діяльності В чи робити їх не так часто. Варто поставити
запитання: «Чи постраждав би бізнес, якби це взагалі ніхто не робив?»
Наприклад, керівник великої компанії один раз забув здати щомісячний звіт. Ніякої реакції не пішло,
і тоді він вирішив представляти звіти тільки раз у два місяці — ніхто цього навіть не помітив, і так
він робить уже багато років. Будьте хазяїном, а не рабом нікому не потрібних процедур. Частіше
використовуйте кошик для паперів.
7. Упражнение «Планируем эффективно!»
Задание: вернитесь к списку Ваших дел на завтрашний день. Определите, какие задания Вы
выполните сами, какие делегируете, а какие отмените.
Рассмотреть несколько списков участников.
8. Теория тайм-менджмента. «Поглотители времени. Хронофаги.»
Хронофаги (от др.-греч. χρόνος — время и φᾰγω — пожираю; также поглотители времени,
пожиратели времени) — один из терминов тайм-менеджмента, обозначающий любые отвлекающие
объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных
дел).
Хронофаги могут быть одушевленными (например, коллеги с досужими разговорами, друзья с
пустыми звонками, заказчики, любящие поболтать и т. д.) или неодушевленными (компьютерные
игры, телевизор и др.).
9. Упражнение. «Узнай врага в лицо!»
Участники занятия делятся на группы (3): «Работа», «Семья», «Досуг». Участникам каждой группы
необходимо вспомнить и записать те негативные факторы, которые способствуют пустой трате
времени на протяжении дня и отвлекают нас от
1 группа – работы;
2 групп – семьи;
3 группа – досуга.
Презентуйте своих «поглотителей времени» По желанию возможно проинсценировать.
10. Теория тайм-менеджмента. Информационное сообщение.
Наиболее распространенные хронофаги:
Нечеткая постановка цели.
Отсутствие приоритетов в делах.
Программное обеспечение с характерным дефектом.
Попытка слишком много сделать за один раз.
Отсутствие достаточного представления о предстоящих задачах и путях их решения (неясные
ожидания руководителя).
Плохое планирование рабочего дня.
Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
Неэффективное хранение документов и другой информации.
Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет».
Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры.
Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар».
Отсутствие самодисциплины.
Неумение довести дело до конца, потеря интереса к проекту.
Неэффективные совещания.
Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.
Синдром «откладывания».
Желание знать все детали, прежде чем действовать.
Спешка, нетерпение.
Редкое делегирование (или его отсутствие).
Недостаточный контроль за выполнением того, что делегировано.
Слишком частые поездки.
Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на личную встречу.
Внутренние препятствия («поглотители времени»):
Неумение отказываться и говорить «нет»;
Привычка хвататься за все сразу;
Неправильная оценка сроков и объемов работы;
7. Желание быть полезным и всегда помогать всем;
Природная медлительность;
Отсутствие привычки вести системные записи;
Излишнее дружелюбие;
Привычка приступать к работе, не обеспечив себя все необходимым.
Неумение определять приоритеты;
Привычка каждые 15-20 минут проверять почту, блоги, сайты, форумы и.т.д
Отсутствие отдыха (постоянная сонливость);
Привычка в целом полагаться на память;
Природная невнимательность;
Привычка откладывать ежедневные дела на вечер;
Неумение следить за выполнением программ и планов;
Привычка курить;
Задержка при выходе из дому (например, что-либо забыли);
Задержка по дороге (транспорт);
Излишние разговоры с коллегами (якобы коммуникация);
Неисправность компьютера и доступа к Интернету;
Электронная почта (спам);
Совещания;
Поиск ручек, бумаги, чашек для кофе и т.д.
Телефонные звонки;
Курсы повышения квалификации;
Посетители;
Прослушивание сообщений голосовой почты;
Эмоции;
Малопродуктивные методы;
Другие обстоятельства.
(Кожен учасник тренінгу одержує одну «поганялку» і презентує її голосно і з інтонацією.
Інші – записують і обговорюють.)
11. Упражнение «Куда уходит мое время?» (каждый из участников определяют свои хронофаги).
Желающие могут презентовать свою работу.
Хронофаги обнаружены , но работать эффективно мы так и не стали.
12. Упражнение «Считаем минуты!»
Вопрос: Сколько часов длится Ваш рабочий день? (Определить среднюю продолжительность
рабочего дня. Использовать флип-чарт).
Вопрос: Сколько времени отводится работе? (Считаете ли Вы время?)
Задание: заполните таблицу (запишите количество часов, которое Вы непосредственно потратили
на работу. Сколько часов получилось в итоге?)
Пример записи:
Работал от и до Продолжительность Общее время
9.05-10.20 1.15
11.15-12.10 0.55 2.10
Вывод: использовав этот способ, можно посчитать, сколько времени отводится для продуктивной
работы (вместо 7-8 часов, всего 3-4).
13. Теория тайм-менеджмента. Советы-рекомендации по развитию навыков личного тайм-
менеджмента.
Составление плана работы на день.
Лучшее время для составления плана работы на следующий день – конец рабочего дня. Времени на
это необходимо 10-15 минут. При таком подходе, вы получаете возможность непосредственно
приступить к работе с первой минуты рабочего дня. Расписание нужно составлять заранее; лучше
потратить на это какое-то время вечером, чтобы наутро знать, что делать и как разумно использовать
время. Когда список дел нагляден, то, даже откладывая что-то на потом, вы всё равно выполняете
полезную работу. Список можно составлять, ранжируя дела по приоритетам, но выполнять в
распорядке важности не обязательно, сначала можно сделать то, что легче.
8. Хронометраж заданий
После того, как мы составили план заданий, просчитываем время, которое нам нужно для
выполнения каждой из задач. Подытоживаем общее время и сверяем сумму с тем временами,
которое мы выделили для работы. Планируем лишь 60% рабочего времени. 40% оставляем на форс-
мажорные обстоятельства.
Формула времени: 60-20-20
Война с текучкой
В работе каждого из нас бывают моменты, когда кажется, что справиться с объемом работы
нереально. Вы распланировали свой день, чтобы справиться с делами, которые накопились, но вас
регулярно отвлекают телефонные звонки, коллеги, родители, дети, задают вопросы, появляются
новые задания. Ближе к концу дня вы понимаете, что ваш первоначальный план не реализован, а
объем работы увеличился. Возникает неприятное ощущение, что контроль над ситуацией потерян и
вокруг господствует хаос. Как с этим бороться?
Антикризисная программа:
Установите фильтры на новые задачи
Первое, чем вы можете себе помочь, – это попробовать остановить или по крайней мере,
структурировать поток задач, которые поступают. Новые задачи, можно пропускать через
своеобразную «лейку» – «волшебные вопросы».
1. Для чего это нужно делать?
2. Почему именно я? Возможно, задачу лучше поручить другому сотруднику, например, кто более
квалифицирован именно в этом вопросе.
3. Можно ли это перенести по времени?
4. Чему именно в такой форме? Возможно, не обязательно приезжать, а достаточно просто
позвонить. Таким способом список дел можно значительно сократить. Существует анекдот о
советском чиновнике, у которого были три гвоздя. Если ему поступала сверху задача, он вешал ее на
первый гвоздь. Если ему через какое-то время напоминали об этой задаче, он перевешивал ее на
второй гвоздь. Выполнял задачу он только в том случае, если она доходила до третьего гвоздя, то
есть ему еще раз о ней напоминали. Таким образом, из первого гвоздя спустя некоторое время
снималась значительная пачка задач, которая отправлялась в мусорную корзину, потому что
необходимость в их выполнии у них отпадала сама собой.
«Нарезаем салями» (объемные задания выполняйте небольшими частями)
Еще Альберт Эйнштейн заметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что
за действием сразу выплывает результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени,
людям свойственно «уклоняться» от больших и непростых заданий или затягивать с их
выполнением, иначе говоря, откладывать их «в длинный ящик».
Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может
ежедневно съедать приблизительно два бифштекса. Цели и проекты также стоит разделять на
небольшие части и выполнять их в течение достаточно длительного времени, ежедневно отводя на
эту работу приблизительно по два часа. После достижения первой промежуточной цели появятся и
определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение задач, которые остались.
Специально уединяйтесь и установите неприемные часы
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо работать спокойно, без каких-
либо препятствий извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда
и для всех. Необходимо установить личные неприемные часы.
Для этого стоит переключить телефон на секретаря, коллег ли воспользоваться
автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени,
когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда
и результативности. На телефонные звонки, которые поступили в этот период, можно будет ответить
позже.
Обзор задач
Когда из разных источников поступило множество разнообразных задач и поручений,
удержать весь объем информации в голове и расставить приоритеты всегда непросто. Поэтому
прежде чем приступить к планированию, привязыванию конкретных задач к конкретному времени,
создайте обзор – простую понятную картину того, что вам нужно сделать. Это может быть список
или рисунок – как вам удобнее. Прежде чем приступить к укрощению окружающего хаоса, вы
должны понять, что происходит, увидеть всю картину полностью – задачи, проблемы, термины. В
результате вы создаете простой и понятный to do list.
9. Важные задачи выплняйте утром (создайте чувство успеха)
«Кто рано встает, тому Бог дает». Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все
планы нарушаются в силу непредвиденных обстоятельств: накопление незапланированных
разговоров, телефонных звонков, и тому подобное перечеркивает все сами красивые замыслы?
Однако то, что выполнено предварительно (например, перед всеми повседневными делами, такими,
как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и тому подобное), создает
ощущение искреннего успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или
испортить.
Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на
рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить ту или другую
важную для них работу или дело, по крайней мере часть ее. Подобное решающее опережение в
любом случае окупается.
Используйте основы гибкого планирования
Стоит ли вообще что-либо планировать, если на практике реализовать план не выходит?
Специалисты утверждают, что это в любом случае необходимо. Часто возникает сомнение – у меня и
так времени не хватает, зачем его тратить на планирование? Зачем это нужно, если планы все ровно
все время меняются?
Дело в том, что когда у вас есть план, процесс становится осознанным. Вы понимаете, от чего
можете отказаться, куда можно перенести ту или другую задачу. Вы осознаете возможные
последствия ваших действий. Если у вас нет плана, вы не руководите ситуацией, у вас нет четкого
представления о том, которое является действительно важным, что необходимо сделать и к какому
сроку. Вы просто теряете ориентиры».
Первое, что вам надлежит учесть, во избежание поражений, – ваш план, если вы вынуждены
работать в нестабильной среде, не должен быть статический, он должен меняться в зависимости от
того, как меняются обстоятельства. «Была такая советская поговорка «План – это закон».
Поэтому это очень вредная и опасная поговорка, потому что план – это не догма, это
инструмент для того, чтобы смотреть вперед, видеть будущее. Корректировка планов занимает не так
много времени. План – это всего лишь гипотеза, он должен быть гибким». Вы должны бать готовы к
тому, что обстоятельства могут измениться, но у вас есть основа для того, чтобы принимать
взвешенные решения. Если вы ничего не планируете, вы не видите свои стратегические цели. Вы
рискуете оказаться в ситуации, когда вам придется осознать, что драгоценное время пошло на
пустяки и глупость. Когда вокруг вас постоянно происходят изменения, очень легко упустить
главное.
«Ловля кайросов»
Все мы знаем, как важно оказаться в нужный момент в нужном месте. Но иногда достаточно
просто не упускать удачные моменты для решения той или иной задачи. У древних греков для
обозначения времени были два разных слова: «хронос» и «кайрос».
«Хронос» – это твердое, линейное, привычное нам время. Это то время, что находится в
графах дневников и органайзеров. А «кайрос» – это некоторый удобный момент, благоприятные
обстоятельства для решения задачи.
В работе очень много задач, привязанных не к «хроносу», а к таким «кайросам». При гибком
планировании на протяжении дня нужно «ловить» эти «кайросы». Например, встретив в коридоре
директора, можно быстро решить вопрос, на который могло пойти несколько дней.
Можно выделить «кайросы» людей и «кайросы» мест. Например, вы можете много вопросов
решить, оказавшись в главном офисе или на совещании. Если у вас есть список таких «кайросов»,
привязанных к конкретным людям и местам, и вы его регулярно пересматриваете, и когда возникает
удачный момент для решения задачи, вы его точно «поймаете». Эта методика называется
«контекстное планирование».
Временные резервы
Классика тайм-менеджмента рекомендует планировать лишь 60% рабочего времени, а те,
что остались, 40%, оставлять как резерв: 20% – на незапланированное (безотлагательные дела, форс-
мажор) и еще 20% – на спонтанное (возможности для творчества или проявления инициативы).
Если вы жестко планируете свое время и ставите задачи впритык одна к другой, будьте
готовые к тому, что ваш твердый план никогда не воплотится в жизнь. Часовые резервы
обязательно нужно закладывать. Люди часто планируют задачи в стык – одна к другой. Но в жизни
так не бывают.
Принцип Парето (По возможности выполняйте только действительно важне дела)
10. Вильфредо Парето в XIX ст. предположил, что лишь небольшая часть результата какой-либо
деятельности представляет собой действительную ценность. Да, например, 80% успеха достигается
благодаря лишь 20% клиентов или только у 20% текста или статьи циркулярного письма содержится
80% всей информации.
Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компъъютер и тому подобное
ограничимся тем, которое является действительно важным, то, використовувавши лишь 20% своего
рабочего времени, мы получим 80% результату. Главные трудности заключаются в том, чтобы
обнаружить те 20%, от которых зависит успех дела.
Группируйте однотипные дела
На каждый род занятий нам необходимо «настраиваться» – так уже мы устроены. Постоянное
переключение из одного действия на другое забирает время, потому специалисты рекомендуют при
составлении планов совмещать однотипные дела в группы. «Если вам нужно составить несколько
договоров, сделайте их все сразу. Выделите время для того, чтобы сделать все необходимые звонки.
После каждого звонка фиксируйте результаты, помечайте, кому какую информацию нужно
направить. Но сначала сделайте звонки и только после этого направляйте информацию.
Группирование мелких дел позволяет делать их приблизительно в три раза быстрее. Такая статистика
существует.
Регулярно «чистим завалы»
Поддерживать идеальный порядок во всем могут не все. В действительности, для того, чтобы
чувствовать контроль над ситуацией, это и не нужно. Достаточно того, что вы будете точно знать, что
уровень хаоса не превысит умных границь. Для этого регулярно «расчищайте завалы» на рабочем
столе, в почтовом ящике и так далее. Установите определенную ритмику.
Например, решите, что раз в два дня вы разбираете все сообщения, которые накопились в
вашем почтовом ящике, или хотя бы сокращаете их количество до пяти-семи. Или, например, раз в
неделю делайте уборку своего рабочего стола. Вы должны установить собственный, комфортный
именно для вас, ритм. Совсем необязательно жестко планировать «разгребание».
Главное – регулярность. В этом случае у вас появится уверенность, что хаос не разрастется больше
чем, например, на 50 бумажек на вашем столе.
Учитывайте свои особенности
Все люди разные, и важно осознать, что в области тайм-менеджмента не может быть
единственного правильного решения, которое подойдет абсолютно всем. Выбирая инструментарий
для создания эффективной системы управления временем, вы должны учитывать в первую очередь
свои особенности.
Наиболее существенным является определение того, что вам ближе, – спонтанность или
структурированность. Людям более структурного типа бывают трудно смотреть за рамки плана.
Таким людям необходимо учиться «ловить кайросы». А тем, кто более спонтанен, необходимо
приучать себя к планированию. То есть важно знать свои сильные и слабые стороны. И слабые
стороны необходимо чем-то заполнять. Кому-то может помочь органайзер, кому-то – структурно
мыслящий секретарь.
Мотивируйте себя
Работать со своими слабыми сторонами, безусловно, трудно. Но, как известно, спасение
утопающего – дело рук самого утопающего. Именно поэтому вы должны сами себе помочь,
поддержать и мотивировать. К сожалению, здесь не существует готовых рецептов, и ключ к
собственной мотивации можете подобрать только вы сами.
Управление рабочим временем не должно быть нудным. Подойдите к решению проблемы творчески
– придумайте себе игру, назначьте награду или наказание. Существует множество исследований,
которые доказывают, что если вы ничего не планируете, если вокруг вас господствует хаос, это в
лучшем случае отразится на ваших творческих способностях. В худшем случае пострадает качество
вашей работы и ваше здоровъъя. Больше ошибок, больше усталости, больший стресс. Разве такой
жизни вы хотите? Это и есть наилучший самомотиватор.
Сознательно учитывайте в своих планах колебание уровня трудоспособности
Большинство из нас на себе чувствует, что производительность труда в течение рабочего дня
меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, есть ли
человек «жаворонком» или «совой». В любом случае стоит планировать выполнение наиболее
важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя
11. полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада
работоспособности.
Работы рутинного характера, которые не имеют большого значения, стоит выполнять в
послеобеденное время. При планировании дел на день стоит помнить, что важнейшие дела
выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно
проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада
работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.
ТЕСТ (10 хвилин)
Кто вы: «жаворонок» или «сова»
Выберите ответ на вопросы, подсчитайте баллы.
1. В какое время вы проснетесь, если легли спать на 4 часа позже обычного? Длительность вашего
сна ничего не ограничивает.
Как обычно – 1 балл
На час позже – 2 балла
На 2 часа позже – 3 балла
На 3 час позже – 4 балла
На 4 часа позже – 5 баллов
2. Сколько времени вам будет нужно, чтобы заснуть в 23 часа, если на проятжении предыдущей
недели вы ложились и вставали, когда хотели?
Не болем 10 минут – 1 балл
15 минут – 2 балла
20-30 минут – 3 балла
55-60 минут – 4 балла
Більше часа – 5 баллов
3. Если в течение длительного времени вы будете ложиться спать в 23.00, а вставать в 7 утра,
когда будет максимум вашей физической активности и работоспособности?
утром – 1 балл
утром и днем – 2 балла
утром и вечером – 3 балла
днем – 4 балла
во второй половине дня и вечером – 5 баллов
4. На какое время вы назначали бы восход солнца на своем незаселенном острове, если бы это от
вас зависело?
До 5 часов – 1 балл
6 часов– 2 балла
7 часов – 3 балла
8 часов – 4 балла
9 часов– 5 баллов
5. В течение недели вы ложились спать и вставали, когда хотели. Утром вы должны проснуться в
7 часов утра без будильника. В какое время вы проснетесь?
до 6.30 – 1 балл
6.30-6.50 – 2 балла
6.50-7.00 – 3 балла
7.00-7.10 – 4 балла
після 7.10 – 5 баллов
6. Вам нужно выкроить в рабочем расписании 3 часа для отвтетственной работы. Какое время вы
изберете?
8-10 часов– 1 балл
9-12 часов– 2 балла
10-13 часов – 3 баллов
12. 11-14 часов – 4 балла
12-15 часов – 5 баллов
7 Если вы не спите в обычное для вас время, то когда вы чувствуете упадок сил (вялость,
сонливость)?
Только перед сном – 1 балл
После сна и после обеда – 2 балла
После обеда – 3 балла
После обеда и перед сном – 4 балла
Только после сна – 5 баллов
7. Если вы можете спать, сколько хотите, то в какое время обычно просыпаетесь?
в 7 утра или раньше – 1 балл
в 8 часов – 2 балла
в 9 часов – 3 балла
в 10 часов – 4 балла
в 11 утра или позже – 5 баллов
Подсчитайте количество полученных баллов
Менее 16 баллов – типичный «жаворонок» (утренний тип). Выполняйте важные дела в первой
половине дня, а вечерние часы посвятите отдыху. Решительно откажитесь от сверхурочной работы и
не соглашайтесь выходить в ночное время: такое может способствовать в вашем случае внутренним
заболеваниям.
16-20 баллов – умеренный «жаворонок» (утренне-дневной тип). Период максимальной
работоспособности и возможности приспособиться шире, чем у типичных «ранних птичек». И все-
таки не переоценивайте запас прочности своего организма – переход на ночной образ жизни может
выбить вас из колеи и неблагоприятно сказаться на здоровье.
21-27 баллов – «голубь» (дневной тип). Вы можете жить по любому распорядку, однако
резкое изменение режима нежелательно. Чтобы постепенно перейти на новое расписание, будет
нужно не менее месяца.
28-32 балла – умеренная «сова» (вечерне-дневной тип). Блестящие идеи начинают приходить
в вашу голову вечером. Планируйте свою работу, учитывая это.
Больше 32 баллов – типичная «сова» (вечерний тип). Из вас выйдет идеальный дежурный
врач, астроном, журналист и диспетчер ночных полетов. Но даже под угрозой расстрела вы не
сможете приходить вовремя на работу, которая начинается до 2 часа дня! Если вам будут ставить это
на вид, оправдайтесь словами Фрэнсиса Бекона: «Природу легче всего покорить, покоряясь ей».
Посчитайте, сколько у нас кого в группе (записать на флип-чарте)
Рефлексия. «Для меня время – это…
Повторение: на все ли вопросы мы дали ответы.
Заключительное слово.
Есть такая притча
Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево.
Прохожий подошел ближе, чтобы разглядеть, почему работы дается с таким трудом, и сказал:
«Извините, но мне кажется, что ваша пила совершенно затупилась! Почему бы вам ее не заточить?»
на что дровосек простонал: «Для этого у меня нет времени – я должен пилить!» А как обстоит дела у
вас? Найдите время для того, чтобы «заточить свою пилу». Помните, что «тот, кто позволяет
ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь, тот, кто держит в руках свое время,
держит в руках свою жизнь».
А.Лэкейн.
Держите в памяти следующие тезисы:
Время – это не только деньги.
Время более значимо, чем деньги.
Время – это нечто такое же, как и сама жизнь.
Время необратимо.
13. Время нельзя умножить.
Время нельзя передать.
Время проходит безвозвратно.
Самое важное в вашей жизни –
это, в конечном счете, ваше время.
Не знает вечность ни родства, ни племени.
Чужда ей боль рождений и смертей.
А у меньшой сестры ее у времени
Бесчисленное множество детей.
Столетья разрешаются от бремени.
Плоды приносят год, и день, и час.
Пока у нас в руках частица времени.
Пускай оно работает на нас!
Успехов вам!
Литература:
1. Даниил Гранин «Эта странная жизнь»
Герой книги Александр Любищев, биолог и философ, построил по-настоящему эффективную модель
управления своим временем. Успел за одну жизнь прожить несколько жизней. Имел массу увлечений
и многое сделал для науки. Не только полезное, но и приятное чтение. К тому же мотивирует: он
смог, и я попробую.
2. Евгений Шварц «Сказка о потерянном времени»
Сказка для детей, прочитайте им и обсудите с ними. Возможно, дети подскажут вам оригинальные
идеи для управления временем.
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»
Если дела создают стресс, есть смысл привести их в порядок, научиться с одними — сразу
разделываться , другие —игнорировать, а также уделять должное внимание важным. Читайте разные
книги, вашу систему вы создадите сами, попробовав разные методики.
4. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Глеб заражает свои идеями, если вы к этому готовы. В книге много примеров — личных и
участников его тренингов. Возможно, вам будет интересна не теория, а именно практика.
5. Глеб Архангельский «Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007–2010»
6.http://www.youtube.com/watch?v=HTgUxiP2Aqc
7.http://www.youtube.com/watch?v=lxiYxYSIQAA&feature=related
8.http://www.youtube.com/watch?v=uSZl6bZXxAE&feature=related
9.http://www.youtube.com/watch?v=ufAMkfI9Phg&feature=related
10.http://www.guds.gov.ua/control/uk/publish/article;jsessionid=AA859E3CC87CB4655AF90A571D4B35
A9?art_id=154198&cat_id=255090
