1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
LEIDY VIVIANA PINILLA MARIN
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
DOCENTE
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
GESTIÓN DOCUMENTAL II
GRUPO 4
11/09/2015
2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental se han
vuelto muy útiles en las entidades puesto que
nos permiten de manera digital realizar tareas
como la recepción con su respectivo registro, la
distribución, ordenación y clasificación, todas
ellas de manera digital reduciendo el tiempo de
tramite.
Teniendo en cuenta esta importancia en este
trabajo se va a dar a conocer mas información
sobre lo que es un programa de gestión
documental, como se implementa, su utilidad
para una entidad y de que manera una entidad
escoge su sistema de gestión documental.
3. Objetivo General
Conocer aspectos generales acerca de los Sistemas de
Gestión Documental
Objetivos específicos
- Conceptualizar que es un sistema de gestión
documental
- Reconocer los aspectos más importantes en la
implantación de un Sistema de Gestión Documental, a la
luz del Decreto 1080 de 2015
- Identificar la metodología para implantar un Sistema
de Gestión Documental.
4. 1. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Es la herramienta que nos permite de forma
sistemática crear, recibir y distribuir los documentos en
el servicio de las funciones de la entidad en este
proceso se incluye los tratamientos que se lleva a
cabo en los documentos como lo son: la descripción, la
clasificación y la ordenación.
5. Para su implementación se tendrán en cuenta requisitos
como:
• Las necesidades de la organización, según un análisis
sistemático
• Las normas expedidas por el Archivo General de la
Nación
• La elaboración del diseño conceptual: En este
encontramos el concepto y los elementos operativos del
sistema
• Las herramientas sistemáticas
• La cultura informacional
6. 2. Generalidades del sistema de gestión documental
Decreto 1080 de 2015 en su PARTE VIII. TÍTUTO II,
capítulo VI.
Estas son establecidas para las entidades públicas y las
privadas que cumplan funciones públicas
• Organizar los documentos físicos y electrónicos,
incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación
documental, esto generara una facilidad para el manejo de la
documentación, para su conservación y recuperación.
• Establecer plazos de conservación y eliminación para
la información y los documentos electrónicos de archivo en
tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).Esta nos sirven como guia para llevar un
control y evitar eliminar información que se puede necesitar
más adelante.
7. • Ejecutar procesos de eliminación parcial o completa de
acuerdo con los tiempos establecidos en las TRD o TVD.
Cumplir con esta generalidad es necesaria puesto que
conservar información que definitivamente a perdido su valor y
hará que congestionemos el archivo con información que ya no
tiene ningún valor para la entidad
• Garantizar la autenticidad de los documentos de archivo
y la información conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de vida
del documento. Para que no puedan ser alterados y poder
confiar totalmente en esta información.
8. • Mantener la integridad de los documentos, mediante
agrupaciones documentales, en series y subseries. Esto
permite que no se pierda el orden de procedencia del
documento y así pueda cumplir con la función para la cual fue
creado.
• Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los
documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos. Los documentos
conservan información que tiene para que pueda ser
recuperada, si esto no sucede los documentos no estarán
cumpliendo son su función principal y no habría necesidad
de conservarlos.
• Preservar los documentos y sus agrupaciones
documentales, en series y subseries, a largo plazo,
independientemente de los procedimientos tecnológicos
utilizados para su creación. Esto permitirá acoplar
perfectamente los documentos digitales con los físicos y de esta
manera hablar siempre de un mismo fondo.
9. 3. Usted está en una entidad en la cual se va a
implementar un Sistema de Gestión Documental, y es
llamado(a) a dar su opinión sobre cuáles son las
características que debe reunir dicho Sistema. Indague y
elabore una tabla en la cual incluya las características
mínimas que debe reunir el sistema y explique en qué
consiste cada una de ellas.
10. Características En que consiste
Conformidad.
Estos sistemas (SGD-SGDE) deben
respaldar la gestión de la información a partir
de los procesos administrativo de la entidad.
Interoperabilidad
Este sistema debe permitir la
interoperabilidad con otros sistemas de
información a lo largo del tiempo, basándose
en el principio de neutralidad tecnológica, el
uso de formatos abiertos y estándares
nacionales o internacionales adoptados por
las autoridades o instancias competentes.
Seguridad
Los sistemas deben garantizar y mantener la
documentación en un entorno seguro, donde
no tenga riesgo de pérdida.
11. Metadescripción
Se debe procurar la generación de metadatos
normalizados, sean manuales o
automatizados, desde los mismos sistemas y
aplicativos.
Adición de contenidos
Este debe permitir que se agreguen nuevos
documentos en forma de metadatos sin que
se altere la autenticidad, su valor de evidencia
e integridad de los mismos.
Diseño y
funcionamiento
La creación y captura de los documentos en
el sistema debe de resultar fácil para que los
usuarios puedan manejarlos con mayor
facilidad.
Gestión Distribuida
Deben tener capacidad para importar y
exportar masivamente los documentos en su
respectiva organización series, subseries y
expedientes y metadatos asociados desde y
hacia otros sistemas de gestión documental
12. Disponibilidad y acceso
Estos sistemas deben asegurar la autenticidad,
integridad, inalterabilidad, accesibilidad,
interpretación y comprensión de los
documentos electrónicos en su contexto
original, así como su capacidad de ser
procesados y reutilizados en cualquier
momento.
Neutralidad tecnológica
El Estado garantiza la libre adopción de
tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de
los organismos internacionales competentes e
idóneos en la materia, que permitan fomentar la
eficiente prestación de servicios, contenidos y
aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar
la libre y leal competencia, y que su adopción
sea armónica con el desarrollo ambiental
sostenible.
13. 4. Visite una entidad que tenga implementado
un Sistema de Gestión Documental e investigue
todo lo relacionado con dicho sistema.
Entidad:
SENA Centro Agro empresarial y de
desarrollo pecuario del Huila (Unidad de
Correspondencia y Archivo)
Funcionario:
Pedro Plazas
14. Permite a las organizaciones automatizar procesos de negocios, reducir
el tiempo y el costo de efectuar funciones de negocios importantes y
mejorar la eficiencia organizacional. También es una herramienta
estratégica para cumplir con normas ISO, SOX o gubernamentales por
medio del manejo y control de contenido desde cualquier origen. Una de
las grandes ventajas de OnBase es que facilita el intercambio de
documentos e información en una interface intuitiva y simple con
empleados, socios de negocio y clientes
Sistema OnBase:
15. Se tuvo en cuenta:
La normatividad: Ley 594 del 2000 establecida por el AGN
las necesidades de la organización como:
• Unificar criterios en la radicación de contratos y promover un
sistema de información unificado sobre los contratos que
celebra la Entidad a nivel nacional.
• Distribución de las comunicaciones oficiales de manera
electrónica
• Registro de la distribución, envíos, recibidos y
comunicaciones en soporte físico papel.
• La producción que es elaborada vía electrónica
5. ¿Cuáles son los criterios que se han tenido en
cuenta para la selección del sistema de Gestión de
documentos?
16. Se logra mantener la integridad de la
información mediante una clasificación
jerárquica donde todos los documentos
pertenecen a un mismo fondo.
El programa se ajusta perfectamente a lo
establecido en las TRD por esto la
documentación se manejara con las
mismas series y subseries establecidas
sin perder su orden de procedencia.
Al lograr radicar todas las minutas de los
contratos que celebre la entidad en las
regiones y centros de formación
profesional y garantizar un único número
consecutivo, genera que la información
conservada quede en un mismo fondo
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la
información en el sistema?
17. Conclusiones
• Con el desarrollo de este trabajo me he podido dar
cuanta de lo necesario que resulta ser los sistemas
de gestión documental para la entidad, el como este
agiliza los tramites y no permite que la
documentación se obstaculice.
• También he podido comprender el cómo, una entidad
escoge el sistema de gestión Documental,
analizando en estos una serie de criterios que se
ajusten a las necesidades de la misma, como el
mantener la integridad de la documentación.
• Aprendí que para implementar un SGD ante todo se
debe tener encuentra que este brinde una seguridad
e integridad a la documentación y que de la misma
manera nos permita acoplarla perfectamente con los
procesos que llevamos con la documentación en
físico.
18. Bibliografía
Decreto 2609 de 2012. (2012). Capítulo III. El Sistema de
Gestión Documental. Recuperado el 7 de Septiembre de
2015 de: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-
3528_documento.pdf
COLOMBIA. MINISTERIO DE CULTURA. DECRETO
1080 DE 2015. "Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Cultura”. Bogotá D.C., 26
de mayo de 2015 [En línea]. [Citado julio 15 de 2015].
Disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PD
F/Transparencia/DECRETO_10802015.pdf
