1. PRÁCTICA GERENCIAL
Introducción.
El propósito de este documento es conocer un poco más sobre el Justo a Tiempo el cual
es un sistema o una filosofía que se basa en suposiciones básicas sobre la manera
correcta de fabricar o negociar con clientes y proveedores que conducen a una
fabricación eficiente y productiva. La esencia de ésta puede definirse utilizando dos
expresiones que resumen los aspectos positivos del Justo a Tiempo: el "hábito de ir
mejorando" y la "eliminación de prácticas desperdiciadoras".
Taiichi Ohno, es el hombre que fue pionero de Justo a Tiempo en Toyota, desarrolló este
concepto dada la la necesidad de tener un sistema eficiente de producir pequeñas
cantidades de automóviles, de diferentes modelos. Esta era una forma de producción
completamente diferente a la utilizada en Estados Unidos, donde se hacen grandes
cantidades de automóviles del mismo modelo.
El Justo a Tiempo está basado en la lógica de que nada se producirá hasta que se
necesite.
Cuando hablamos de la fabricación de productos, los sistemas de producción que utilizan
la filosofía del Justo a Tiempo han tenido un auge sin precedentes durante las últimas
décadas. Así, como después del éxito de las compañías japonesas durante los años que
siguieron a la crisis del 1970, investigadores y empresas de todo el mundo centraron su
atención en una forma de producción que, hasta ese momento, se habían considerado
vinculadas con las tradiciones, tanto culturales como sociales y, por tanto, muy difíciles de
implementar en industrias no japonesas.
Fue gracias a las investigaciones realizadas, así como también de la experiencia que se
obtuvo de las fábricas japonesas que se implantaron en occidente, se extrajo como
conclusión que el éxito de los sistemas de producción justo a tiempo, depende mucho de
la organización de un ambiente favorable en la empresa y que esa situación puede darse
también en empresas no japonesas.
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2. PRÁCTICA GERENCIAL
Objetivo General.
Conocer un poco más a profundidad sobre la implementación del sistema Justo a
Tiempo.
Objetivos específicos.
Conocer los antecedentes de este sistema.
Conocer cuáles son las ventajas y desventajas de su implementación.
Conocer la metodología de aplicación en la gestión de compras.
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3. PRÁCTICA GERENCIAL
Antecedentes del Justo a Tiempo.
La filosofía del Justo a Tiempo ganó mucha importancia a nivel mundial en la década de
los años 70, sin embargo esta filosofía data de comienzo de los años 1900 en los Estados
Unidos. Se dice que Henry Ford utilizó el concepto Justo a Tiempo al racionalizar sus
ideas de ensambles móviles para fabricar automóviles. Por ejemplo, para eliminar el
desperdicio utilizó la parte inferior de los cajones de empaque de los asientos como el
tablero del piso del carro.
Aunque los elementos de Justo a Tiempo estaban siendo utilizados por la industria
Japonesa desde inicios de 1930, numerosos investigadores coinciden en apuntar que
los inicios del Justo a Tiempo surgen en las funciones de aprovisionamientos de los
astilleros japoneses. El exceso de capacidad de los fabricantes de acero permitía
entregas muy rápidas a los constructores de barcos. Dichos constructores
aprovecharon la situación haciendo que sus proveedores suministraran en menores
cantidades con mayor frecuencia, con lo que se conseguía reducir sustancialmente
los inventarios de materia prima. Este tipo de suministro (justo cuando se necesita)
se extendió a otras empresas, que empezaron a exigir a sus proveedores entregas
justo a tiempo, a la vez que aplicaban esta forma de trabajar en sus operaciones
internas. Asimismo, en los astilleros japoneses también se introdujeron técnicas de
calidad total y sistemas de reducción de tiempos de cambio, en particular en las
grandes prensas, lo que constituiría el origen de buena parte de las técnicas Justo a
Tiempo actuales.
Aunque ya había otras compañías en Japón que aplicaban conceptos y técnicas que
luego se conocieron con el nombre genérico de Justo a Tiempo, el sistema de
producción de Toyota se mostró como uno de los sistemas de producción Justo a
Tiempo más avanzados, con ideas muy innovadoras sobre la producción en la
industria repetitiva.
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4. PRÁCTICA GERENCIAL
Conceptualización.
Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un sistema de producción.
Otro concepto del justo a tiempo se define actualmente como un sistema de manufactura
donde todas las actividades se desarrollan de forma tal que los componentes y materiales
requeridos en los procesos de producción están en el lugar correspondiente, en el
momento exacto que se necesitan.
Es un conjunto integrado de actividades, diseñado para lograr un alto volumen de
producción, utilizando inventarios mínimos de materia prima, trabajo en proceso y
productos terminados.
El Sistema Justo a Tiempo Se basa en la lógica de que nada se producirá hasta
cuando se necesite.
Filosofía Industrial de eliminación de todo lo que implique desperdicio en el proceso
de producción, desde las compras hasta la distribución, o sea eliminación de
actividades que no agreguen valor al cliente.
Los sistemas Justo a Tiempo combinan el componente de control de producción
y una filosofía administrativa. Se requieren cuatro preceptos básicos para el éxito
de un sistema Justo a Tiempo:
Eliminación de desperdicio.
Participación de los empleados en la toma de decisiones.
Participación de los proveedores.
Control total de la calidad.
Desperdicio:
Todo lo que sea distinto de los recursos mínimos absolutos de materiales,
máquinas y mano de obra necesaria para agregar valor al producto. El desperdicio tiene
una relación estrecha con los procesos que agregan costo. De todos los tipos de
desperdicios, el inventario es el que más atención ha atraído.
Se asegura que el exceso de inventario cubre otros tipos de desperdicios. Al
reducir el inventario, un objetivo del Justo a Tiempo, se descubren estos problemas.
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5. PRÁCTICA GERENCIAL
Recursos Mínimos Absolutos:
Un solo proveedor, si tiene capacidad suficiente
Nada de personas ni espacios a rehacer piezas defectuosas.
Nada de existencia de seguridad
Ningún tiempo de producción en exceso
Nadie dedicado a cumplir tareas que no agregan valor
Valor Agregado:
Las únicas actividades que agregan valor son las que producen una transformación física
al producto.
Eliminación del Desperdicio.
Componentes importantes:
Imponer equilibrio, sincronización y flujo en el proceso fabril.
Actitud de la empresa hacia la calidad ; hacerlo bien la primera vez.
Participación de los empleados.
Participación de los Empleados.
Participación de los empleados.
La participación de los empleados como parte de la filosofía Justo a Tiempo va de la
mano con la cultura de los sistemas controlados por el mercado. En el sistema Justo a
Tiempo esto se logra a través del trabajo en equipo y de delegar autoridad en los
empleados. Se da más responsabilidad a cada uno de los empleados en el proceso de
producción.
Participación de los Proveedores.
La participación de los proveedores indica una relación de trabajo distinta con los
proveedores. En lugar de verlos como adversarios, los proveedores se consideran socios.
La tendencia es reducir el número de proveedores y establecer asociaciones a largo plazo
con ellos. Este proceso es también parte del enfoque del (TQM) Tecnique Quality
Manufacturing o Gestión de la Calidad Total, su impacto es mayor cuando se implanta
como parte de la filosofía Justo a Tiempo.
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6. PRÁCTICA GERENCIAL
Control Total De La Calidad.
El Justo a Tiempo solamente podrá tener éxito en una empresa que fabrique artículos de
calidad. El Justo a Tiempo no se puede desligar de la calidad en ningún momento. La
calidad es lo que hace posible el Justo a Tiempo.
Recuérdese la definición y el propósito del Justo a Tiempo: producción de la cantidad
mínima posible en el último momento posible utilizando un mínimo de recursos y
eliminación del desperdicio en el proceso de producción.
Una empresa que pretenda lograr la fabricación perfecta de un artículo cada vez,
no tendrá tiempo para rehacer piezas. Si no se fabrica una pieza buena la primera vez, y
todas las veces, entonces la producción se detendrá. Sin producción de calidad, no hay
manera de eliminar inventarios.
En un ambiente Justo a Tiempo se necesita calidad en la fuente, haciendo hincapié en la
necesidad de hacer las cosas bien la primera vez. Hacerlo bien la primera vez no es la
manera tradicional de buscar calidad.
La manera tradicional conocida como evaluación a posterior, consiste en producir un
artículo, luego inspeccionarlo, separar los buenos de los malos con la esperanza de que
haya suficientes buenos para satisfacer al cliente, y esperar que los malos se puedan
salvar. En esta modalidad tradicional, la fuente de calidad estaría en la mesa de
inspección.
En la producción Justo a Tiempo, la calidad que se exige es la calidad en la fuente, o
prevención a priori. Esta hace hincapié en la calidad allí donde está el operario, ante la
máquina y en el proceso; calidad donde está el operario del proveedor, la máquina del
proveedor o el proceso del proveedor. Para pasar de la evaluación posterior a la
prevención a priori hay que seguir tres pasos. El primero es definir los requisitos, el
segundo es controlar el proceso, y el tercero es mantener el control del proceso.
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7. PRÁCTICA GERENCIAL
Ventajas y Desventajas.
Ventajas:
Aumentos del 20-50% en la productividad de mano de obra directa o indirecta;
Aumentos del 30-40% en la capacidad de los equipos;
Reducción del 30-40% en el tiempo de fabricación;
Reducción del 40-50% en los costos por fallas;
Reducción del 8-15 % en los costos de materiales comprados;
Reducción del 50-90 % en los inventarios;
Reducción del 30-40 % en requerimientos de espacio.
Desventajas:
La carencia de inventarios ya que si existe alguna contingencia de pedidos, no se
tiene un inventario de seguridad para poder cumplir con estos, lo que provoca una
pérdida del cliente.
La segunda es que es indispensable que tanto los proveedores como los clientes y
empresas con las que se tenga relación manejen este mismo sistema de
inventarios ya que de no ser así, dicho sistema no cumpliría con sus objetivos y no
funcionaría.
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8. PRÁCTICA GERENCIAL
Obstáculos para su implementación.
Resistencia inicial de los empleados es un reflejo de una actitud de complacencia el
pensar de que si la empresa funciona de manera aceptable porque cambiar.
Temor a lo desconocido, el riesgo a recorrer terrenos desconocidos y posiblemente de
arriesgar a la empresa en el proceso, hace vacilar a las compañías.
Renuncia de la administración a descartar técnicas operacionales probadas
desde hace tiempo.
Inexistencia de un sistema jurídico que garantice el cumplimiento de los contratos, de
suplir las mercancías o los servicios como se ha previsto.
La gestión de compras y el justo a tiempo.
Así como los clientes y los empleados son componentes clave del sistema Justo
a Tiempo, los proveedores también son importantes para el proceso. Si una firma
comparte sus necesidades de uso proyectadas con sus proveedores, obtiene un cuadro a
largo plazo de las demandas que se harán a los sistemas de producción y distribución.
Algunos proveedores están enlazados en línea con un cliente para compartir la
programación de la producción y los datos sobre las necesidades de insumos. Esto les
permite desarrollar sistemas de nivel de producción. La confianza en el compromiso de
entrega del proveedor o del vendedor permite reducciones en los inventarios reguladores.
Mantener existencias a un nivel Justo a Tiempo requiere de entregas frecuentes durante
el día. Algunos proveedores incluso entregan en un sitio a lo largo de la línea de
producción y no en el puerto de entrada. Cuando los vendedores adopten las prácticas
de calidad pueden pasarse por alto las inspecciones de recibo a la llegada de sus
productos.
Un resultado mucho mejor es que los proveedores comprendan su propio proceso y que
lo controlen de tal manera que hagan las cosas bien la primera vez y reemplacen la
inspección con vigilancia.
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9. PRÁCTICA GERENCIAL
Eliminación del Desperdicio en el Proceso de Compras.
En el entendido de que el objetivo fundamental en la implementación del Justo a Tiempo
es la eliminación del desperdicio, así en el proceso de compras se dan una serie de
pasos que no agregan valor al producto y por tanto la filosofía Justo a Tiempo procede a
eliminar los siguientes tipos de desperdicios:
Orden de compra.
Una enmienda a la orden de compra.
Las remisiones y los informes de recibos y las facturas.
Sacar algo de un camión y colocarlo en un mueble central de recepción.
Traslado a una zona de espera.
La inspección.
Colocación en un depósito.
Los recuentos.
Sacar artículos de un recipiente grande y colocarlo en uno más pequeño.
Trasladarlo al punto donde se va a utilizar.
Los costos de transporte.
Relaciones con los Proveedores Justo a Tiempo.
Para poner en marcha las compras Justo a tiempo, hay que comenzar por forjar una
nueva serie de relaciones, que sería muy diferente a las relaciones tradicionales entre
compradores y vendedores, esta relación debe ser bilateral en el entendido de
que proveedores y compradores están pensando más o menos lo mismo.
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10. PRÁCTICA GERENCIAL
Los elementos de esta relación son:
Largo Plazo o Duradera
Porque se necesita mucho tiempo para resolver los problemas.
Mutuo Beneficio
Porque es la única manera de que sean duraderas.
Menos Proveedores
Porque ninguna empresa dispone de recursos para hacer tal cosa con
muchos proveedores.
Mejores Proveedores
Porque todo el proceso se basa en la calidad.
Beneficios de las gestión de compras Justo a Tiempo
Proveedor
Mayor participación de mercado
Orientación al cliente
Pronóstico acertado de la demanda
Inversión en productividad
Tecnología de calidad
Reducción del ciclo de tiempo
Comunicación sin errores
Proceso de calidad
Productividad
Participación utilidades
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11. PRÁCTICA GERENCIAL
Clientes
Coordinación administrativa
Orientación al proveedor
Fuente de suministro asegurada
Reducción sin errores
Tecnología de calidad
Proceso de calidad
Productividad
Metodología de aplicación en la gestión de compras.
La forma de organizar y administrar los inventarios de materias primas en la actualidad es
importante para las empresas; pues un faltante de inventario puede conducir a la perdida
de ventas, interrupciones en el área de producción y a perder la confianza de los clientes.
Es por ello que faltantes pueden ser tan dañinos como los excesos.
Por lo tanto se propone la aplicación de la técnica Justo a Tiempo en la gestión de
compras, que consta de los siguientes pasos:
1. Identificación y Evaluación de necesidades de suministro.
En esta etapa se deberá determinar la cantidad requerida a adquirir por el departamento
de compras, donde se tendrá que implementar un sistema informático de datos históricos
de compras de materiales que refleje el comportamiento de éstas del año anterior de los
meses anteriores, que le permita programar las compras. Además se deberá considerar
un sistema informático en el área de bodega para que esté en red con el departamento de
compras, permitiéndole la revisión de los inventarios, donde se establezca el
nivel mínimo de ellos, donde se podrá iniciar la programación de las compras con
entregas parciales contemplada en la orden de compra.
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12. PRÁCTICA GERENCIAL
2. Selección de proveedores.
En la selección de los proveedores se determinarán las estrategias de implementación de
los proveedores considerando lo siguiente:
• Asegurar la rentabilidad del proveedor.
• Asegurar que la demanda es importante para el proveedor (Rotación
significativa)
• Relación de Alianzas estratégicas.
• Monitoreo de desempeño.
Además se seleccionan los proveedores únicos donde se requiere de la solicitud de
información de los proveedores para poder evaluar la mejor opción.
a. Perfil de la empresa.
En este punto se solicita la tradición en la prestación de los servicios o en el diseño y
desarrollo de los materiales que ofrece, los sectores de mercado en que se mueve el
proveedor y las políticas de servicios a competidores.
b. Portafolio de clientes del proveedor
Se requiere conocer quienes son los clientes del proveedor, el porcentaje de las ventas
que la empresa representa para el proveedor y realizar contactos con otros clientes de
ese proveedor para conocer más sobre su historial.
c. Aspectos Financieros
Es necesario considerar la tendencia histórica de rentabilidad y retorno así mismo es
importante conocer los indicadores financieros, para determinar como se encuentra esa
empresa y poder definir si su situación será estable o posee tendencias a la ruina.
d. Capacidad de producción
Los tiempos de respuestas ofrecidos a las necesidades de la empresa, la tecnología
utilizada en el desarrollo de los materiales ofrecidos, los estándares de calidad, servicios
adicionales, manejo de devoluciones y logística en reserva son factores importantes que
se deben conocer del proveedor con el que se pretende realizar una alianza.
e. Evaluación del proveedor.
Dentro de la evaluación del proveedor se requiere del conocimiento de los siguiente
factores del proveedor:
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13. PRÁCTICA GERENCIAL
• Verificación de requisitos exigidos para el servicio, este punto se debe conocer la actitud
respecto al cumplimiento, fuentes de materias primas, reservas de suministros, control de
calidad, capacidad para mantener los parámetros de calidad, verificación lista de chequeo
características exigidas y pedidos similares.
• Infraestructura tecnológica, identificar el nivel de tecnología utilizada por los
proveedores, esquema de contingencia, mantenimiento y antigüedad.
• Viabilidad económica y financiera con la que cuenta el proveedor, conocer los planes de
inversión, el nivel de endeudamiento, la tendencia histórica de rentabilidad y retorno a la
inversión y los objetivos para los próximos años, son factores necesarios que debe
considerara la empresa.
• Capacidad de producción, en este factor se identifica el horario de trabajo, los turnos de
trabajo y la capacidad instalada con el objetivo de ver si es funcional para la empresa.
• Aptitud para cumplir con el programa de entrega acordado, podrá el proveedor producir
al ritmo requerido, actitud de la gerencia frente al cumplimiento y el comportamiento
seguido previamente al suministrar iguales o similares productos es un buen indicador del
nivel de competencia de un proveedor.
3. Elaboración y aprobación de la orden de compra.
En esta etapa se estructura una orden de compra con la cantidad seleccionada a compras
y el proveedor único de cada materia prima o materiales, seleccionado con anterioridad,
para el funcionamiento de la empresa, la cual permitirá programar las compras
trimestralmente con entregas parciales, cuya finalidad será no mantener inventarios altos
en la empresa; esto disminuye el papeleo administrativo, reducción en la inversión del
capital de trabajo. Previendo aumentos o disminuciones en la rotación de inventarios, las
fechas de las entregas parciales programadas en la orden de compra pueden adelantarse
o atrasarse dependiendo las necesidades.
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14. PRÁCTICA GERENCIAL
La orden de compra tendrá las siguientes características.
a. Nombre de la empresa
b. Fecha de elaboración
c. Numero de orden
d. Departamento que lo requiere
e. Proveedor (con su código)
f. Cantidad de materia prima
g. Descripción del producto
h. Fechas programadas de entregas
i. Precio del producto
j. Total
k. Condiciones de pago
l. Tipo de compra
m. Firma y nombre de persona responsable y persona que autoriza la compra.
4. Recibe bodega la materia prima y los materiales.
En esta etapa se deberá registrar los ingresos de materias primas y materiales que llega a
bodega en el sistema informático requerido en la primera etapa, omitiéndose la inspección
al momento de llegada; y de la misma forma se deberán registrar las salidas de los
materiales manteniendo actualizado el sistema para la toma de decisiones inmediata.
5. El proveedor emite la respectiva factura.
En esta etapa se prepara la cancelación de la factura la cual lleva anexa la orden de
compra que la ampara, al mismo tiempo tiene estipulado el crédito otorgado por el
proveedor el cual es un crédito rotativo que ha sido dado por las alianzas hechas por el
proveedor.
Los pasos aplicados en el proceso de compra, utilizando la técnica Justo a Tiempo, con
lleva a la Empresa a obtener compras muy eficientes, ya que se reducen procedimientos
administrativos que no agregan valor al producto; proveedores confiables debido a que se
seleccionan proveedores únicos que cumplan con los estándares de calidad, precio y
servicio; Y un eficiente sistema de manejo de inventario que implica el establecimiento de
un inventario de seguridad.
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15. PRÁCTICA GERENCIAL
Conclusión.
Para concluir podemos decir que el sistema Justo a Tiempo es una herramienta muy
importante cuando lo que queremos es lograr reducir el inventario, mejorar la producción y
las operaciones de servicio. El uso del sistema justo a tiempo es una herramienta vital para
lograr que una empresa funcione de forma eficiente, ya que esta herramienta nos simplifica
el trabajo, además de que nos ahorra dinero al reducir drásticamente el desperdicio de
materiales y otros elementos de producción.
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16. PRÁCTICA GERENCIAL
Bibliografía.
Diseño de un proceso de compras, capitulo 3.
www.elprisma.com
www.monografias.com
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