Guia de eventos senado

Guia Prático
de Eventos do Senado

Relações
Públicas
SENADO FEDERAL

Guia Prático de Eventos
Relações Públicas do Senado Federal

Neste espaço, você encontra informações básicas sobre a
realização de eventos no âmbito do Senado Federal, que podem
ocorrer por demanda de órgãos internos da Casa, conforme
disposto dos Regimentos Internos do Senado Federal e do
Congresso Nacional, ou por solicitação do cidadão, de empresas,
entidades da sociedade civil e outras instituições.
Para auxiliar na elaboração dos projetos, a Secretaria de Relações
Públicas disponibiliza um pequeno Guia Prático com algumas
dicas sobre Planejamento e os quesitos principais que dele devem
constar para assegurar a plena organização e realização do
evento.
Mais Informações:
Telefone: (61) 3303-1993 – Fax (61) 3303-1067
e-mail: srpeventos@senado.gov.br
Coordenação de Eventos
Secretaria de Relações Públicas


O Senado Federal cede alguns espaços para a realização de
exposições de artes plásticas e para outros eventos como
formaturas, seminários, congressos etc.
As solicitações de uso do espaço devem ser dirigidas à PrimeiraSecretaria, que é o setor responsável pela análise dos pedidos e
pela respectiva autorização. A cessão dos espaços, após
aprovação, ocorrerá conforme a disponibilidade do calendário
anual de atividades do Senado Federal.
Os pedidos de exposições de artes plásticas são também
submetidosMesquita Júnior (PMDB) de Artes Plásticas do
Geraldo à Comissão Especial Curadora
Senado Federal, órgão responsável pela análise técnica dos
trabalhos.
Os Espaços
Auditório Petrônio Portela

Biblioteca

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado


Espaço Cultural Senador Ivandro Cunha Lima

Senado Galeria

Salão Negro do Palácio do Congresso Nacional

Geraldo Mesquita Júnior (PMDB)

Salão Branco do Palácio do Congresso Nacional

Fotos de Ana Volpi, Jornal do Senado


Contatos e Informações
?
Primeira-Secretaria do Senado Federal:

Telefones: (61) 3303-1066, 3303-3159, 3303-4616 e 3303-1544.
Link: www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/
default.asp
? do processo de seleção e outras informações:
Normas


www.senado.gov.br/sf/senador/primeirasecretaria/REGULAMEN
TO.PDF
? de Relações Públicas - Coordenação de Eventos:
Secretaria
Telefone: (61) 3303-1993
Fax (61) 3303-1067
e-mail: srpeventos@senado.gov.br


Conceito
O evento é uma ferramenta de comunicação dirigida e deve ser
utilizado para informar e mobilizar públicos específicos de
interesse da instituição. O evento, quando corretamente
desenvolvido, contribui para a promoção de uma imagem positiva
das ações e políticas legislativas do Senado Federal junto à
opinião pública, reduzindo as barreiras de comunicação entre a
Instituição e a sociedade e ampliando o nível de conhecimento de
um ou mais temas destacados no evento.

O Planejamento

O Planejamento de eventos pressupõe uma análise antecipada e
criteriosa dos objetivos pretendidos com a sua realização.
Especialmente no setor público, desenvolver um evento implica
gasto público e, como tal, todo gestor de comunicação deve estar
atento às condições de viabilidade técnica e econômica do evento
para garantir que o cidadão efetivamente seja o maior
beneficiário.
Todas as informações disponíveis sobre o cenário para proposição
do evento são essenciais para facilitar sua formatação, identificar
possíveis dificuldades e assegurar o êxito da ação.
Os eventos são de fundamental importância na consolidação do
conceito da Instituição, pois podem alterar a opinião de quem não
conhece o trabalho realizado pelo órgão ou por quem tem uma
visão negativa pré-concebida.
O Planejamento de um evento é, portanto, a melhor forma de
mapear o cenário em que se quer trabalhar os temas de relevância
para a Instituição. Planejar pressupõe detalhar o processo,
divulgar as ações, compartilhar as decisões e definir a
responsabilidade de cada uma das áreas envolvidas na realização
do evento.


Para auxiliar na elaboração de seu projeto, destacamos os
principais pontos que devem ser observados para garantir o
sucesso da iniciativa. Informações completas estão disponíveis
no Manual de Eventos (http://wwwnovo.senado.gov.br/
noticias/relacoespublicas/publicacoes/ManualEventos.pdf) do
Senado Federal, publicado pela Secretaria de Relações
Públicas.
Sugestão de Projeto Básico

Data
?se não há feriados e/ou outras festividades no
Avalie
período. Por exemplo, Carnaval, Páscoa, Dia do Trabalho etc.
? se não é período de competições esportivas que
Verifique
mobilizem a sociedade como a Copa do Mundo, as Olimpíadas
etc. Atenção para os eventos locais como jogos de futebol, de
basquete etc.
? se não há outro evento previsto para o mesmo
Confira

período que você planeja.

Horário
? a rotina da Instituição e consulte os horários de
Verifique
funcionamento das áreas envolvidas no evento.
? qual a duração prevista para o evento.
Informe
? se o horário é compatível com a escala de vôos
Verifique
nacionais e internacionais, quando for o caso.
? a infraestrutura de transporte do local onde será
Cheque

realizado para melhor dimensionar o horário do evento.
? para as diferenças de fusos horários quando o
Atenção

evento implicar o comparecimento de convidados de outras
regiões do país.


Local
? local escolhido, peça a planta baixa do local e faça
Visite o

uma vistoria do espaço com muita antecedência à data de
realização.
? a capacidade do espaço e se ele é adequado para o
Confira

número de pessoas que você prevê para a solenidade.
?
Certifique-se do bom funcionamento dos itens de Segurança

como extintores de incêndio, hidrantes etc. Confirme se eles
estão de acordo com as exigências dos órgãos competentes.
?
Verifique as instalações elétricas, iluminação, equipamento


de ar-condicionado entre outros itens indispensáveis.
? se há espaços para a montagem de buffet, de uma
Confira

secretaria de apoio, banheiros, cabines para tradução
simultânea, quando for o caso, sala reservada para autoridades e
sala para imprensa.
?
Verifique

se há estacionamento adequado e espaços
alternativos para uso eventual.

?
De acordo com o evento, confira se há espaço adequado para

ambientação e instalação de peças publicitárias. Confira se há
algum regulamento da instituição que defina o uso de
publicidade, venda ou exposição de produtos, livros etc. No
Senado Federal, por exemplo, a comercialização de produtos é
proibida dentro das instalações da Instituição.

Perfil do Público
?
Identifique o perfil dos públicos com os quais vai trabalhar.
? estimativa do número de pessoas aguardadas.
Faça uma
? se há participantes com dificuldades de locomoção,
Confirme

que utilizem cadeiras de rodas ou que tenham outras deficiências
físicas que possam exigir algum acompanhamento especial.


Justificativa e Objetivos
? texto resumido e objetivo explicando qual o motivo
Faça um

para realizar o evento e quais os objetivos pretendidos.
?quesito, procure detalhar o cenário que requer a
Neste

promoção do evento e adicionar dados, planilhas e outros itens
que possam ampliar a compreensão da iniciativa.

Instituições e/ou Parceiros
? as Instituições participantes e quem são os contatos
Enumere

em cada uma delas.

?
Identifique a natureza do apoio a ser recebido desses órgãos e

estipule, em documento escrito, a participação de cada um. Por
exemplo, parceiro, apoiador, patrocinador etc. Essa definição é
indispensável na etapa de divulgação do evento.
?
Conteúdo da Comunicação
? quais os pontos a serem destacados no evento em
Defina

conformidade com todos os organizadores.
? dados relevantes para a divulgação e prepare todo o
Forneça

conteúdo a ser disponibilizado para a Imprensa com a devida
antecedência.
?atento à elaboração de material para a mídia que deve
Esteja

ser adequado a cada meio de comunicação – impresso ou digital.
? a necessidade de preparar mais de um release para o
Verifique

evento, caso ele seja distribuído em vários Estados ou Regiões,
assim é possível personalizar os dados publicados e os demais
conteúdos à realidade dessas localidades.
? as autoridades que participarão do evento sobre a
Oriente

elaboração dos discursos e forneça uma prévia das etapas do
roteiro.


? a oportunidade de produzir um site ou hotsite para o
Analise
evento e a viabilidade de produzir todo o conteúdo em tempo
hábil. Ele pode ser muito útil especialmente quando é necessário
informar com rapidez, disponibilizar textos e outros documentos,
divulgar o andamento dos trabalhos etc.

A utilização de outras ferramentas digitais também deve ser
?
avaliada, caso a caso, conforme o tipo de evento e os públicos
a serem alcançados.
Convites

Geraldo Mesquita Júnior evento o
Decida com os organizadores do (PMDB) teor do convite e
defina:
?de convidados;
A lista
?
A quantidade de convites a serem enviados;
?
O responsável pelo conteúdo do texto;
?
O responsável pela criação e produção dos convites;
?para envio;
A data
? tipo de convite a ser enviado: impresso ou
Qual o

eletrônico. A partir daí, delibere como será a distribuição: fax,
e-mail, remessa ou entrega;
?
O responsável pelo envio dos convites e pelo recebimento

das confirmações;
?
O responsável pela impressão das listas de convidados para

a recepção do evento;


Equipamentos e materiais audiovisuais
? da definição do formato do evento, determine quem
A partir

será responsável pela contratação, montagem e
acompanhamento; liste também todos os equipamentos e
materiais necessários.
?
Sonorização: microfones de pé, microfones de mesa, caixas de

som, mesa de edição etc.
?
Iluminação: mesa de iluminação, efeitos possíveis, geradores

em caso de pane elétrica etc. Confira se há tomadas suficientes,
adaptadores para o novo formato de tomadas já em uso no Brasil e
Geraldo (alguns Estados trabalham com
a voltagem Mesquita Júnior (PMDB) 220 w e outros com 110
w).
? do evento: fotografias, filmagens, transmissão por
Registro

vídeo conferência etc.
?
Equipamentos: telão para as projeções dos palestrantes e para

a transmissão via web, projetor multimídia, computadores,
aparelhos de DVD, CD etc.
? verifique se haverá transmissão por streaming, cabos
Internet:

para os computadores de mesa e portáteis, acesso à Internet nos
computadores disponibilizados para o evento etc. softwares que
serão necessários para as apresentações, disponibilidade do
conteúdo no site do evento, quando existir.

Roteiro
? o roteiro em comum acordo com os membros da
Defina

organização do evento.
? atento para a correção e o bom uso da língua
Esteja

portuguesa.
? todos os nomes, pronúncias e grafias a serem citados,
Cheque

especialmente os de escrita estrangeira.


Confirme a participação de todas as autoridades previstas
?
para falar no evento.
Evite jargões, termos muito técnicos e siglas desnecessárias.
?
Redija
? um texto sintético e objetivo e dispense o uso
exagerado de adjetivos que dão uma conotação desagradável de
autopromoção.
A escolha
? do profissional que fará a leitura do roteiro deve ser
criteriosa, pois ele deve estar apto a improvisar, fazer adaptações
no roteiro, identificar as autoridades e outras personalidades que
participarem do evento etc.


Ambientação
Conforme o modelo de evento fixado, podem ser utilizados
?
tablados, palcos, palanques e outros cenários.
Para ajudar na composição do cenário, faça uma planta baixa e
?
defina o ambiente de acordo com o espaço disponível, o número
de pessoas que usarão o material, equipamentos e móveis que
comporão o ambiente, condições de segurança e acesso, bem
como de visibilidade da platéia.
Lembre-se de reservar um local adequado para a cobertura
?
jornalística, pois os profissionais de comunicação precisam de
tomadas, instalação de cabos, praticáveis, mesas de apoio etc.
para se posicionarem sem interferir na realização do evento.
Defina
?com o grupo quem será o responsável pela montagem e
reserve no cronograma um dia ou mais para a instalação e também
para o desmonte e retirada dos equipamentos e móveis.
Atenção para a composição de arranjos florais ou
?
simplesmente de arranjos verdes. Leve em consideração o clima
do local, o tempo necessário de exposição e a qualidade das
plantas mais adequadas para a composição do cenário.


? possível, utilize materiais facilmente encontrados na
Quando
cidade do evento porque a oferta é maior e os custos podem ser
reduzidos.

Em peças
? de comunicação visual e ambientação é preferível a
utilização de material fosco e de cores mais escuras para evitar
que as luzes provoquem brilho excessivo e interfiram no registro
das imagens feitas pela imprensa.
Cuidado
? com a disposição das peças de comunicação visual.
Uma imagem mal colocada pode gerar conotações inapropriadas,
seja em filmagens ou em fotografias.

Cronograma de Execução
O Cronograma de Execução é um dos documentos mais
?
importantes e balizadores do trabalho de produção de eventos.
Permite que você avalie o desenvolvimento das tarefas e possa
rever o processo, adaptando às novas condições operacionais.
Ele deve
? conter todos os prazos previstos e ser acompanhado
diariamente por todos os membros que participam da
relacionadas, com o nome do responsável e o descritivo resumido
das ações já implementadas.
Atenção, inclusive, para as datas limites dos trabalhos de
?
avaliação e produção de relatório final do evento.

Expediente

Criação
Secretaria de Relações Públicas do Senado Federal

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