Von der Kaffee-Ecke zum verbindlichen Dokument. Welches sind die Herausforderungen? Welche Funktionen beinhaltet der Wissenskreislauf?

1. INTELLIACT
UMGANG MIT WISSEN IM UNTERNEHMEN
Von der Kaffee-Ecke zum verbindlichen Dokument (im PLM)
Marco Egli [@marcoegli], 05.05.2011
Version 5, Freigegeben

2. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Einleitende Fragen
Ist ein Wiki das beste System zur
Aufbewahrung von Wissen?
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 2

3. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Einleitende Fragen
Wie werden Mitarbeiter
motiviert, Erkenntnisse zu
beschreiben?
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 3

4. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Einleitende Fragen
Wie kann erfasstes Wissen
zugänglich gemacht werden?
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 4

5. EINIGE HERAUSFORDERUNGEN
Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, Brainsharing
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6. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Zeit
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7. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Mobilität
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8. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Struktur und Detaillierung
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9. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Speicherungsort und Silos
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10. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Suchen und Finden
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11. WISSEN_ AUSGANGSLAGE
Herausforderungen
Gültigkeit
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12. FUNKTIONEN IM
WISSENSKREISLAUF
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13. WISSEN_ ÜBERSICHT
Funktionen im Wissenskreislauf
Strukturierung
Aufwertung
Erfassung
Erkenntnis Speicherung in
Applikationen/Medien
Verteilung/Suche
Review/Reflexion
Quelle: Stefan Wendel, iX 05/2011, Brainsharing
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14. SPEICHERN IN
APPLIKATIONEN/MEDIEN
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15. WISSEN_ SPEICHERN
Zitat
«Data is across organization and
cannot be stored in a single
database.»
Oleg Shilovitsky, PLM Think Tank, 2011
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16. WISSEN_ SPEICHERN
Häufige Funktionscluster
Formell
Unternehmens-
Dokumente
applikationen
ERP, Editing CRM
Social
PDM,
Wiki
E-Mail
Dokument- oder
Forum
Content Management
Inhalte Archivsysteme
Blogging
Social
Network
Social Media
Microblogging
Chat
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke
Spontan Nutzung Geplant
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17. WISSEN_ SPEICHERN
Wissen in verschiedenen Medien
Formell Dokumente
Social Editing
Wiki
E-Mail
Forum
Inhalte
Blogging
Social
Network
Microblogging
Chat
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke
Spontan Nutzung Geplant/Auftrag
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18. ERFASSEN
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19. WISSEN_ ERFASSEN
Zitat
«Give people
just enough to solve their own
problems their own way.»
Getting Real, 37signals, 2010
http://gettingreal.37signals.com/
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20. WISSEN_ ERFASSEN
Freiheit
 Die Applikation muss so einladend sein, dass sie gerne für den
Eigenbedarf verwendet wird
 Bsp. statt Notizzettel
 Bsp. statt E-Mail-Ablage
 Art der Nutzung zu einem gewissen Grad offen lassen
 Bsp. Excel
 Bsp. Kalender
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21. WISSEN_ ERFASSEN
Möglichst kleine Hürden
 Wenig Zeitaufwand
 Nicht mehr Zeit als für ein kurzes Gespräche an der Kaffeeecke aufwenden
 Kleine Einheiten erfassen - kurze informelle Texte statt Dokumente:
Beste Practice; Lessons Learned; Antworten auf Fragen; Neue Fakten mit
interessanten Verweisen
 Immer verfügbar
 E-Mail oder SMS an die «Wissensdatenbank»
 Applikation für mobile Geräte
 Erfassung in der Muttersprache
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22. WISSEN_ ERFASSEN
Zeitaufwand für das Erfassen einer Erkenntnis
Formell Dokumente > 30 Minuten
Social Editing
> 30 Minuten
Wiki
E-Mail 10 Minuten
Forum 15 Minuten
Inhalte
Blogging 30 Minuten
Social
15 Minuten
Network
Microblogging 1 Minute
Chat 5 Minuten
Gespräch in der
Kaffeeecke
5 Minuten
Persönlich
Spontan Nutzung Geplant
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23. WISSEN_ ERFASSEN
Themenstruktur
 Themenstruktur als Baum: Gut strukturierte und gepflegte
Themengliederung. Eine einfache Klassifizierung von Erkenntnissen ist
möglich
 Microblog: Hashtags
 Blog, Wiki-Artikel: Tags
 Dokument: Klassifizierung
 Klare Zuordnung von Themen zu Experten (Knowledge Champions)
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24. STRUKTURIEREN UND AUFWERTEN
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25. WISSEN_ STRUKTURIEREN
Zitat
«Wissensmanagement als integraler
Bestandteil vorhandener
Geschäftsprozesse implementieren.»
Josef Ettlin, Sulzer Mixpac, 2011
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26. WISSEN_ STRUKTURIEREN
Strukturieren und Aufwerten
 Welches Medium oder welche Applikation für was, muss in der
Unternehmenskultur geklärt werden
 Key-User und Evangelists
 Regelmässiges Überprüfen
 Ordnung in Themenbereichen
 Experten automatisch einbeziehen und über Neues informieren
 Zugriffsberechtigungen (nicht auf Applikationen und nur für höherwertiges
Wissen)
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27. WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNG
Review und Reifegrad
Formell Dokumente
Social Editing
Wiki
E-Mail
Forum
Inhalte
Blogging Reifegrad
Social
Network
Microblogging Immer mit Review
Chat Zum Teil Einbezug von Experten
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke Ohne Review
Spontan Nutzung Geplant/Auftrag
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28. WISSEN_ STRUKTURIEREN
Aufwerten (als Bestandteil der Geschäftsprozesse)
 Durch Reviews gewinnt eine Wissenseinheit an Reifegrad
 Durch Referenzen gewinnt eine Wissenseinheit an Qualität
 Klare Gültigkeiten sind gute Voraussetzung für die Nutzung
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 28

29. WISSEN_ STRUKTURIERUNG UND SPEICHERUNG
Gültigkeit
Formell Dokumente
Social Editing
Wiki
E-Mail
Forum
Inhalte
Blogging
Social
Network
Microblogging Versionierung mit Datum | Verwendung
Chat Über Aktualität des Kommentars
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke Über Aktualität der Erstellung
Spontan Nutzung Geplant/Auftrag
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30. SUCHEN UND VERTEILEN
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 30

31. WISSEN_ SUCHEN
Zitat
«Don't make people find data. Make
data find the people.»
Tim O'Reilly, 2011
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 31

32. WISSEN_ SUCHEN
Öffentliche und private Medien
Formell Dokumente
Social Editing
Wiki
E-Mail
Forum
Inhalte
Blogging
Social
Network
Microblogging Privat (nur für Sender und Empfänger)
Chat Öffentlich (für alle)
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke Zugriff für geschlossene Gruppe
Spontan Nutzung Geplant
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 32

33. WISSEN_ SUCHEN
Einfacher Zugang für alle
 Suche über mehrere Applikationen
 Gut strukturierte Ergebnisaufbereitung
 Pull Mechanismen fördern
 Abodienste
 Gespeicherte Suchen
 Experten automatisch involvieren
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 33

34. WISSEN_ SUCHEN
Suche über mehrere Systeme ermöglichen
 Schnittstellenfähigkeit erhöhen
 Einfachste Semantikmöglichkeiten nutzen
Suche über mehrere Systeme ermöglichen
Funktionsumfang
ERP PDM
Wiki
Blog
ELSTR _ 08.03.2010 34

35. WISSEN_ SUCHEN
Wichtige Inhalte des Suchergebnisses
 Autor (und Reviewer, falls vorhanden)
 Wer weiss was?
 Datum der Erstellung/Änderung des Dokuments bzw. des Inhalts
 Aktualität und Gültigkeit
 Quelle des Ergebnisses
 Beziehungen innerhalb des Quellsystems (z.B. Artikelzuordnung)
 Qualität (persönlich oder formell, spontan oder geplant)
 Einordnung in die Themenstruktur
 Weitere Ergebnisse zu einem Thema
 Benachbarte Themen
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36. FAZIT
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 36

37. WISSEN_ FAZIT
Auseinandersetzung mit
Medien ist
Unternehmenskultur
Bildquelle: http://www.selfhelpdaily.com/are-you-trying-to-put-a-square-peg-in-a-round-hole/
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 37

38. WISSEN_ FAZIT
Gute Suchergebnisse
bringen eine grosse
Nutzerbasis und folgend
eine hohe Qualität
Bildquelle: http://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Datei:Platinum-nugget.jpg
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 38

39. WISSEN_ FAZIT
Niedere Hürden und
persönliche
Nutzungsmöglichkeit sind
entscheidend für die
Motivation
Bildquelle: http://en.wikipedia.org/wiki/File:Notepad.png
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 39

40. WISSEN_ FRAGERUNDE
Weisse Flecken in der Nutzung von Medien in Unternehmen
Formell Dokumente
Social Editing
Wiki
E-Mail
Forum
Inhalte
Fragen & Antworten Blogging
Social
Network
Microblogging Häufig
Chat Mässig
Gespräch in der
Persönlich Kaffeeecke Selten
Spontan Nutzung Geplant
INTELLIACT _ UMGANG MIT WISSEN _ 30.06.2011 40

41. http://www.intelliact.ch/
http://plmopenhours.net/