Con la riforma dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, le aziende si stanno interrogando sull’opportunità di rivedere le policy applicabili ai controlli sulle email e sul computer dei dipendenti.

1. Su internet l’azienda dà le regole
Con la riforma dell’articolo 4
dello Statuto dei lavoratori , le
aziende si stanno interrogando
sull’opportunità di rivedere le
policy applicabili ai controlli sulle
email e sul computer dei
dipendenti.
Il Jobs act non sembra aver introdotto stravolgimenti su questa materia, perché la nuova
normativa regola solo il momento dell’installazione degli impianti di controllo, mentre non
tocca il principio - sancito dal Codice della privacy - secondo il quale le indagini fatte sulla
posta elettronica e sull’uso di internet sono lecite solo se è stato preventivamente adottato
e diffuso un codice disciplinare interno ad hoc, tramite il quale sono portate a conoscenza
dei lavoratori le regole aziendali. Le regole interne Il codice di condotta - che dovrebbe
essere affisso con le modalità previste dall’articolo 7 dello Statuto dei lavoratori o con
strumenti equivalenti - serve a far venire meno l’aspettativa di segretezza della email
aziendale e di internet, e a chiarire che l’utilizzo di questi strumenti deve essere
strettamente funzionale all’esecuzione della prestazione di lavoro. Il codice di condotta
deve, in particolare, specificare i seguenti aspetti: l’uso che i lavoratori possono fare del
computer aziendale in loro dotazione; i limiti entro i quali è consentito o tollerato un uso
privato del computer in dotazione; i limiti di utilizzo da parte del dipendente della posta
aziendale, e in particolare la possibilità o meno di un suo utilizzo per scopi privati; i siti
internet la cui consultazione è vietata, perché sono considerati non correlati con la
prestazione lavorativa; le conseguenze disciplinari applicabili in caso di uso contrario alla
policy interna della posta elettronica e di internet. L’informativa La diffusione del codice di
condotta non basta a legittimare i controlli: il datore di lavoro deve rispettare l’ulteriore
obbligo, previsto dall’articolo 13 del Codice della privacy, di informare i lavoratori sulle
finalità e sulle modalità con le quali i loro dati saranno trattati. L’informativa costituisce la
condizione di legittimità per poter raccogliere e trattare i dati personali dei dipendenti
tramite strumenti telematici. La centralità di questo documento è stata rafforzata dalla
nuova stesura dell’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, che subordina l’utilizzabilità delle

2. informazioni raccolte alla preventiva consegna dell’informativa. Il datore di lavoro non può
effettuare controlli indiscriminati sulle email aziendali e sull’uso di internet: i controlli
possono, infatti, essere svolti solo se sono giustificati da una finalità lecita, quale ad
esempio la tutela di un diritto esercitabile in via giudiziaria (ad esempio la repressione di
una condotta illecita del dipendente). Inoltre, non possono essere effettuati controlli
prolungati, costanti o indiscriminati; devono essere preferiti, quando possibile, controlli
anonimi e su dati aggregati, e le indagini devono essere circoscritte a specifiche aree di
lavoro. Infine, devono essere cancellati periodicamente e automaticamente i dati relativi
agli accessi a Internet e al traffico telematico. Il Garante della privacy ha reso attuali questi
concetti generali tramite diverse prescrizioni concrete, con le quali sono state individuale le
forme di controllo che sono ammissibili e quelle che invece non possono essere svolte.
Sono state definite illecite la registrazione massiva di tutte le email in uscita, il
monitoraggio costante dei siti internet visitati o la copia di tutti i file salvati dal dipendente
tramite la porta Usb: queste attività possono essere svolte solo in presenza di motivi
specifici e gli accertamenti non devono essere sistematici, indiscriminati e preventivi. La
violazione di questi criteri ha conseguenze importanti: oltre ai risvolti penali, il datore di
lavoro non può legittimamente usare le informazioni raccolte in violazione delle regole.
Fonte: Il Sole 24 Ore 16.11.2015, Giampiero Falasca
http://www.studiocarlucciocirchetta.com/
CRISTINA CIRCHETTA CONSULENTE DEL LAVORO LECCE BRINDISI
Categorie: News dal mondo del lavoro, Cultura del Lavoro, Strumenti Utili per il Datore di Lavoro