A produtividade é essencial para o sucesso de agências de publicidade. O documento discute técnicas como mapas mentais, design thinking e visual thinking para melhorar a produtividade. Também recomenda softwares de gestão para integrar departamentos e otimizar fluxos de trabalho.

2. S U M Á R I O
Introdução
O contexto das agências e a importância de potencializar
a produtividade
Fortalecendo o ecossistema publicitário
Aumentando o potencial produtivo de sua agência de
publicidade
Técnicas para potencializar a
produtividade
Mapas Mentais
Design Thinking
Visual Thinking
Otimização do Fluxo de trabalho
06
07
08
09
11
11
12
14
15
16
5w2h

3. Recursos para Viabilizar o aumento da produtividade
Softwares de Gestão e Otimização
Por que implementar um software específico para
agências de publicidade?
1. Mais Organização no Fluxo de Trabalho
2. Departamentos mais Integrados Entre Si
3. Redução do Retrabalho
4. Otimização do Trabalho
5. Acompanhamento das Horas Gastas pelos
colaboradores em suas Atividades
6. Automatização da Gestão Financeira
7. Resolução de todas as pendências
8. Fácil Visualização de Dados
9. Armazenamento em Nuvem
10.Dados armazenados de Forma Segura
Redução da refação ou Retrabalho 20
22
22
25
25
26
27
28
28
29
30
31
32
32

4. 11. Histórico das Tarefas
12. Suporte para possíveis dúvidas
13. Mais tempo para ideias novas
Gráfico de Gantt
Cursos de Capacitação
Relatórios de BI
1. Quais dados e informações devo cruzar para que
realmente consiga tomar as melhores decisões sobre
minha agência?
Timesheet para a Gestão do Tempo
1. Mas, o que é timesheet?
2. Como mensurar o custo interno da agência
com o timesheet?
A hora de ser produtivo é agora!
Conheça os parceiros que produziram este
e-book
33
34
34
35
39
41
41
43
44
45
46
47

5. De acordo com o dicionário Priberam, “produtividade
é a qualidade do que é produtivo.” A produtividade,
então, está diretamente relacionada com a eficiência de
uma produção. Isso significa que uma agência é
considerada produtiva, por exemplo, quando ela está
aproveitando da melhor maneira possível sua
capacidade de produção.
Na prática, esse “melhor aproveitamento possível” é, de
forma otimizada, usufruir dos recursos como o tempo,
ferramentas, talentos, entre outros, para produzir a
maior quantidade com a melhor qualidade possível de
jobs.
06
INTRODUÇÃO

6. Apesar do glamour ainda muito presente no mercado publicitário, o investimento na área é relativamente
baixo, se considerada a alta concorrência e os altos custos de produção dos jobs e de prestação de serviço.
De acordo com uma pesquisa recentemente realizada pela MindMiners, 65% dos publicitários
consideram as licitações para escolha das agências injustas.
Ainda conforme esse mesmo estudo, é possível afirmar que a injusta concorrência no mercado
publicitário é utilizada como moeda de barganha pelos clientes. Nesse sentido, as empresas contratantes
das agências pressionam as empresas criativas em um processo de eterna redução de preço e excessivo
aumento da qualidade, o que se torna um paradoxo difícil de se acompanhar.
Nesse sentido, a sobrevivência das agências de publicidade se torna complexa. E, para se manter
competitivo, é preciso atuar das seguintes formas:
07
O contexto das agências e a importância de
potencializar a produtividade

7. 08
Fortalecendo o ecossistema
publicitário
É preciso que as agências, como um todo,
não mergulhem no ciclo vicioso de redução
de preços e se posicionem cobrando pela
qualidade.
Ou seja, se o seu concorrente cobra X, não
cobre X-Y, cobre X+Y, ou pelo menos X, e
mostre valor agregado para o cliente (o
quanto a sua agência consegue entregar
antes do deadline, quais são os diferenciais
perante o concorrente, a eficiência do
atendimento publicitário que nunca o deixa
na mão, os resultados reais obtidos - como o
ROI, etc).

8. 09
Aumentando o potencial produtivo de sua
agência de publicidade
O fortalecimento do ecossistema publicitário é muito importante. No entanto, é imprescindível não
observar apenas o ambiente externo. O ideal também é ficar atento ao interno. E isso significa considerar
os gargalos que sua agência possui, ao invés de se posicionar na defensiva, e aperfeiçoar os processos
que necessitam de melhorias. Alguns deles, se não os mais importantes, são os processos de
produtividade.
Os processos que tornarão sua agência mais produtiva influenciarão diretamente no lucro obtido pela
empresa. Mas, veja, produtividade não significa trabalhar 16 horas por dia. Produtividade é possuir
processos bem definidos, otimizados, com ferramentas e técnicas alinhadas que deem suporte para que
8 horas trabalhadas por um colaborador rendam o mesmo que 16 horas trabalhadas pelo mesmo só que
sem recursos. Entendeu a lógica?

9. 10
Utilizando algumas técnicas e ferramentas,
principalmente de organização e otimização, a
sua agência conseguirá sugar o seu potencial
produtivo, aumentar o lucro, posicionar de
forma mais competitiva no mercado e não
apenas sobreviver, mas como prosperar neste
mercado.
Para lhe ajudar nesse sentido, reunimos
algumas ferramentas e técnicas que vão ajudar
sua agência de publicidade, marketing digital,
e/ou comunicação a se tornar mais produtiva e
a superar esse contexto de alta concorrência.

10. A implementação de algumas técnicas na rotina de sua agência influencia diretamente na
produtividade de seu time. A seguir, confira algumas:
A grande questão da atualidade não é mais obter informações, pois elas chegam como uma enxurrada. O
desafio é: como filtrar e organizar esse mundo de informações? Por isso, estão cada vez mais em evidência
novas ferramentas de comunicação visual que prometem e cumprem a função de nos ajudar a sintetizar
essas centenas de informações e a facilitar nossa vida em muitos aspectos.
Por exemplo: em sua agência não faltam boas ideias. Mas, muitas vezes, você e sua equipe não conseguem
aproveitá-las e interpretá-las ao máximo, de forma produtiva e ágil. É exatamente aí que entram os Mapas
Mentais. Com eles, você conseguirá ordenar e expressar pensamentos de forma bastante lógica e visual,
comunicando e organizando ideias com mais precisão, agilidade e clareza.
11
TÉCNICAS PARA POTENCIALIZAR A PRODUTIVIDADE
Mapas Mentais

11. Você pode usar os Mapas Mentais em sua rotina diária para organizar as atividades do dia, a lista de coisas a
fazer, a preparação de uma viagem, as informações em uma palestra, o resumo de um relatório, em uma
reunião de Brainstorming com sua equipe para organizar as ideias de todos, de forma visual e simples.
Entre as diversas possibilidades, há também o uso em um planejamento de marketing e vendas, no
planejamento de eventos e a criação de conteúdo para um site. Quer saber mais sobre os Mapas Mentais? .
12
Design Thinking
Nunca se falou tanto em performance, produtividade, fazer cada vez mais, gastando cada vez menos. A
exigência por resultados mais rápidos e equipes com metas audaciosas só fazem aumentar a tensão e
afastar o “pensar” de forma criativa e planejada.
Estamos falando da cultura da inovação em sua agência na hora de entender o cliente, melhorar, criar e
inovar um produto ou serviço. Muitos acham isso uma perda de tempo, mas o que não sabem é que uma
das alternativas mais criativas é o Design Thinking.
Conheça este curso online e entenda a estrutura.

12. Essa metodologia extremamente produtiva e eficaz
une a sensibilidade dos designers para encontrar as
verdadeiras necessidades das pessoas e fazer com que
aquela ideia seja economicamente viável. É uma ótima
saída para aumentar a produtividade e os lucros, para
resolver um problema em grupo e também para
apresentar resultados em um curto espaço de tempo.
Envolve co-criação, trabalho em equipe, ideação,
prototipação, testes e muito mais. Você pode aplicar
sem necessitar de ferramentas complexas ou
processos meticulosos. Basta juntar os envolvidos, ter
um quadro ou papel e canetas, boas ideias e já é
possível obter melhoria nos resultados obtidos ou a
solução para um problema existente.
Quer saber mais sobre Design Thinking?
13
Conheça este curso online

13. Você já disse “eu não sei desenhar” ou “tenho vergonha de desenhar”? Já utilizou um guardanapo para
explicar algo a um colega com desenhos rápidos? Desenhar é uma habilidade que pode ser aprendida e
melhorada com a prática e um pouco de orientação.
Hoje já é comum vermos nas salas de reuniões das agências e empresas de diversos segmentos o quadro
branco ou painel em vidro, o pincel e alguém contextualizando o que é dito naquele momento pelos
colegas da equipe. Trabalhar visualmente facilita o entendimento, a comunicação e a tomada de decisões,
de acordo com Dan Roam, autor do livro Reuniões Visuais e especialista em Visual Thinking, tema de um
14
Visual Thinking
curso online da AprendeAí.
Esta técnica reúne registros gráficos, mapeamento de ideias e técnicas similares, o que pode tornar suas
reuniões mais interessantes e produtivas. Roam diz que 25% dos profissionais relutam até mesmo em pegar
um pincel atômico e outros 50% só ficam à vontade grifando ou acrescentando detalhes aos desenhos dos
outros.
Então, propomos neste ebook que comece fazendo uma linha, um quadrado, um círculo, um triângulo e, aos
poucos, se comunique melhor com sua equipe quando só palavras já não funcionam.

14. Essa sopa de caracteres corresponde, na verdade, às iniciais (em inglês) das sete diretrizes que, quando bem
estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma
atividade.
Por ser uma ferramenta de uso simples, a Matriz 5W2H é extremamente utilizada em áreas de gestão
diversas, como por exemplo, Gestão de Projetos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio.
Para qualquer pessoa que precise colocar um plano em ação ou para a tomada de decisão simples, são elas
as etapas:
O que (What) deve ser feito?
Por que (Why) deve ser implementado?
Quem (Who) é o responsável pela ação?
Onde (Where) deve ser executado?
Quando (When) deve ser implementado?
15
5W2H

15. Como (How) deve ser conduzido?
Quanto (How much) vai custar a implementação?
16
Otimização do Fluxo de trabalho
Um dos grandes gargalos de produtividade em
uma agência é a otimização do fluxo de trabalho.
Existem duas ações vitais que deverão ser tomadas
para acabar de vez com esse vilão.
O primeiro passo é realizar um bom planejamento
que vise a distribuição de atividades entre os
funcionários. Evitando assim a sobrecarga de
trabalho e a perda dos prazos.

16. 17
O responsável pela organização e distribuição de trabalhos em uma agência é o profissional de tráfego,
ou, em algumas empresas, um gerente de projetos. Este profissional é responsável por analisar a agenda
da equipe envolvida no job, determinar o melhor profissional para cada função e principalmente
acompanhar o planejado x realizado.
Esse colaborador tem uma visão macro de todos os projetos da agência, facilitando dessa forma, a tomada
de decisão com mais assertividade e agilidade.

17. 18
O segundo passo é automatizar a comunicação interna. Isso fará com que seja reduzida a perda de informações
importantes para o andamento do job e facilitará a integração entre os setores.
Isso parece bobo, mas você já parou para pensar na quantidade de informações que são trocadas nos
corredores da agência? Ou até mesmo na hora do cafézinho? A melhor forma para evitar essa perda é
realmente investir na qualidade e assertividade das informações que circulam os diversos ambientes de uma
agência.

18. 19
O segundo passo é automatizar a comunicação interna. Isso fará com que seja reduzida a perda de
informações importantes para o andamento do job e facilitará a integração entre os setores.
Isso parece bobo, mas você já parou para pensar na quantidade de informações que são trocadas nos
corredores da agência? Ou até mesmo na hora do cafézinho?
A melhor forma para evitar essa perda é realmente investir na qualidade e assertividade das informações que
circulam os diversos ambientes de uma agência.

19. 20
Refação, ou retrabalho, é um tema complexo e que tira o sono de muitos
gestores de agências.
Redução da refação ou Retrabalho
Existem formas simples e eficazes para reduzir o retrabalho. A primeira é a elaboração de
um bom briefing sobre o job
Este documento será responsável pela definição do escopo das ações a serem desenvolvidas.
Este documento ajudará o trabalho de pesquisa do setor criativo e trará informações
valiosas para a elaboração do job perfeito.
(Faça o download de nosso modelo gratuito aqui).
Entender qual o público alvo, os principais concorrentes e seus valores são ações
fundamentais para realizar um trabalho certeiro. E a produção de trabalhos certeiros é
sinônimo de redução de retrabalho na agência.

20. 21
E, por último, mas não menos importante, é
melhorar a comunicação entre agência e cliente.
Tente sempre mostrar o layout dos trabalhos para
as pessoas que realmente irão decidir a sua
aprovação.
Não adianta mostrar o layout para o estagiário, para
o assistente ou até mesmo para o coordenador, se é
o gerente que terá a palavra final. A apresentação
do job a opinadores alheios só impulsiona o
retrabalho indevido.

21. 22
RECURSOS PARA VIABILIZAR O AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Softwares de Gestão e Otimização
Uma agência de publicidade detém vários departamentos diferentes, com culturas distintas
e tudo isso precisa estar interligado para que a empresa funcione da maneira adequada,
entregando seus jobs com qualidade e dentro dos prazos, evitando equívocos financeiros e
mantendo seu pessoal interno alinhado. Afinal, o que seria do Atendimento sem a Criação?
E o que seria do Social Media sem o Redator? Imagine se um dia a Criação não entrega uma
arte com deadline apertado para o Atendimento por erro de comunicação?
Ou se um profissional recentemente contratado só entende completamente suas funções
depois de três ou quatro meses observando os demais por não existirem processos claros de
organização de tarefas? Seria um caos, não seria? Ops, seria não! É! Quando a gestão é
pautada somente em planilhas ou em processos mais arcaicos!

22. 23
A questão é que para a agência funcionar, os colaboradores precisam estar alinhados com os
procedimentos da empresa e esta, por sua vez, deve oferecer um ambiente organizado a
seus colaboradores e um serviço que cumpra as expectativas de seus clientes.
Para tentar solucionar essa demanda, hoje, os gestores das agências administram suas
empresas baseando-se em planilhas preenchidas por eles mesmos em dez minutos durante
a organização manual do tráfego dos jobs, reuniões e happy hour's, ou por funcionários que,
de forma geral, acumulam funções e realizam a tarefa de forma desatenta, o que prejudica
diretamente a precisão dos dados.
Além da imprecisão dessas informações, a gestão pautada em planilhas é questionável
devido a dificuldade de relacionar as informações de um documento com outro. Mesmo um
gestor com nível avançado de Excel sofre dificuldades em relacionar os dados desses
documentos e de se basear na tomada de decisões nestes arquivos.
Afinal, imagine relacionar a planilha de entrada e saída do fluxo de caixa com a planilha de
pagamento de pessoal com a planilha de repasse com a planilha de faturamento líquido e
bruto com a DRE com a planilha de gastos extras e com a... E assim vai! Você entendeu, não
é?

23. 24
A partir deste caos de planilhas que não se relacionam, com dados que não se completam e muitas "não
batem" os gestores precisam tomar suas decisões. No entanto, sem essas informações, essas decisões são
pautadas no senso comum, no que ele acredita ser o melhor para sua agência. E talvez por isso muitas
agências morram em seus primeiros anos de funcionamento, por simplesmente se basearem no
"achismo" de um gestor.
Gerir uma agência de publicidade se baseando em planilhas não é o ideal, portanto. Para tal, é preciso
implementar um processo de gestão integrada e automatizada que absorva todo o tempo gasto em tarefas
operacionais, como a relação de um relatório com o outro. No mercado já existem soluções para auxiliar
esses gestores.
Para as agências, o contexto é ainda melhor visto que existem softwares para gestão integrada específicos
para o seu segmento. A seguir, deixamos uma lista de motivos que mostram o porquê você deve correr
atrás de um software específico para agências de publicidade.

24. 25
Por que implementar um software específico para
agências de publicidade?
1. Mais Organização no Fluxo de Trabalho
Sabia que existem agências que organizam seu tráfego apenas com a utilização de e-mails e/ou listas de
tarefas impressas? (Sim! Na era da tecnologia existem agências que imprimem seus tráfegos). Já pensou
nesse fluxo de trabalho baseado em e-mails e/ou listas impressas? Como faz quando você quer achar uma
determinada tarefa? É possível que você fique perdido em meio a tantos e-mails e papéis que foram lhe
distribuídos nos últimos dias.
Sabemos que um e-mail corporativo é bastante movimentado, pois na maioria das empresas, ele é o que
move a comunicação interna. Quando a diretoria quer passar uma informação importante aos
colaboradores, ela envia um comunicado via e-mail.
Imagina só essas informações se misturarem com os e-mails pelos quais lhe são passados os seus jobs! Cria
uma confusão na sua cabeça e, consequentemente, lhe demanda mais tempo para achar uma determinada
tarefa. Aqui está o primeiro porquê: com um software, você
da agência em um só lugar de um modo muito mais rápido e certeiro. Sem se
perder!
controla e organiza seus jobs

25. 26
2. Departamentos mais Integrados Entre Si
Em um software, cada colaborador tem o
conhecimento a respeito de todas as atividades que
estão sendo desenvolvidas na agência. O designer
gráfico consegue ver o que o social media vai
escrever, enquanto esse visualiza quais as artes
gráficas serão produzidas pelo primeiro, e assim por
diante.
o software consegue integrar todos os setores da
agência.
Com o sistema, os colaboradores têm uma visão
geral da empresa, pois tudo fica reunido em um só
local. Isso facilita o processo de comunicação entre
eles. Quando surge alguma dificuldade, todos
estarão a par da atividade e todos podem se ajudar
com alguma questão que pode vir a surgir, tornando
o ambiente mais colaborativo.
O sistema de gestão não é individual, ou seja,

26. 27
3. Redução do Retrabalho
Se o tráfego é mais organizado e os setores mais
integrados , consequentemente as temidas
refações das agências diminuem. Os processos
que são descritos podem ser visualizados por
todos da agência na plataforma, evitando, assim,
mal-entendidos. Aqui, na verdade, a palavra de
ordem é a organização
Por trás de um bom e eficiente trabalho de
criação, há um planejamento bem feito e
pensado para atender as expectativas que se
deseja alcançar. O profissional que distribui as
tarefas da agência deve saber exatamente para
quem vai destinar um job e qual o momento
certo para abrir uma tarefa. Através do
software, essa distribuição ocorre de maneira
rápida e evita o “vai e vem” de tarefas entre os
setores, o que faz as chances de um retrabalho
caírem.

27. 28
4. Otimização do Trabalho
5. Acompanhamento das Horas Gastas pelos Colaboradores em suas Atividades
Você deve estar percebendo que os motivos aqui listados até agora estão formando uma cascata. A
organização contribui para a integração de setores, que contribui para a diminuição dos retrabalhos. E
com menos refações, obviamente o trabalho na agência é otimizado. Se um trabalho não requer
alterações, você consegue concluir mais tarefas em um tempo menor, otimizando o tráfego da agência e
permitindo até mesmo que a empresa receba novos jobs e novos clientes. A agência fica preparada para
receber sempre novos desafios e concluí-los em um tempo ágil.
Uma ferramenta que os softwares de gerenciamento mais atuais dispõem é o Timesheet. Funciona
assim: quando um colaborador vai iniciar e concluir certa tarefa, ele sinaliza no sistema. Assim, é
possível dimensionar quantas horas aquele funcionário levou para desenvolver aquela tarefa.
O Timesheet é fundamental também para a precificação da agência, pois muitas calculam os seus
preços de acordo com as horas de seus colaboradores.

28. 29
6. Automatização da Gestão Financeira
A gestão financeira feita à mão, ou seja, por meio
de cadernos ou planilhas, abre margem para erros.
Fora que é trabalhoso montar relatórios para
analisar os dados de um determinado período.
Nesse contexto, o software vem para tornar a
gestão financeira da sua agência muito mais
descomplicada, já que ele automatiza os processos
financeiros como, por exemplo, a emissão de
relatórios para tomada de decisões, evitando
possíveis erros.
Além disso, o sistema ajuda no monitoramento dos
gastos, sendo possível controlar todos os
orçamentos da agência e evitar imprevistos.