Corso cad modulo 1_dsga_sl

CORSO INTENSIVO DI FORMAZIONE E
ADDESTRAMENTO PROFESSIONALE
rivolto agli DS – DSGA - AA
LA SEGRETERIA DIGITALE: CONSERVAZIONE
SOSTITUTIVA, FIRME ELETTRONICHE,
ACCESSIBILITA' E TRASPARENZA
10/02/15 - 10/03/2015
C/O LICEO MELI, Via Salvatore Aldisio 2, PALERMO

Modulo n. 1
Il Codice dell’ Amministrazione Digitale
alla luce delle ultime novità normative
I principali contenuti del CAD e la riorganizzazione dell’amministrazione
digitale: gli strumenti di gestione informativa e documentale, il protocollo
informatico, archivi digitali, quadro generale sulla conservazione digitale
dei documenti e sul ruolo del Responsabile della conservazione
2Mario Grimaldi -
mario.grimaldi.743@gmail.com

Evoluzione della normativa
Il Codice dell’Amministrazione digitale
• D. Lgs. 82/2005 (CAD)
• Legge 15/2005 e 80/2005
• D. Lgs. 150/2009 (Legge Brunetta)
• D. Lgs. 235/2010 (Modifiche ed integrazioni nuovo CAD)
• D. L. 5/2012 convertito con L. 35/2012 (Decreto Semplificazioni)
• D. L. 83/2012 convertito con L. 134/2012 (Decreto Sviluppo)
• D. L. 95/2012 convertito con L. 135/2012 (Spending Review)
• D. L. 179/2012 convertito con L. 221/2012 (Decreto crescita 2.0)
• L. 228/2012 (Legge Stabilità 2013)
• D. Lgs 14 marzo 2013, n. 33 (riordino della disciplina riguardante gli
obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da
parte delle pubbliche amministrazioni)
3Mario Grimaldi -

Evoluzione della normativa
• DPCM 3/12/2013 (protocollo)
• DPCM 3/12/2013 (conservazione)
• D.L. 24 giugno 2014, n 90 – (Decreto Pubblica Amministrazione)
• DPCM 13/11/2014 (Regole tecniche in materia di formazione,
trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonche' di formazione
e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter,
40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD.)
Mario Grimaldi -

5Mario Grimaldi -
15/02/2015 Piano
informatizzazione
D.L. 90/2014 art. 24
comma 3- bis
31/03/2015
Obiettivi
accessibilità
Circolare 61/2013
Agid
11/10/2015
Protocollo
informatico
Dpcm 3/12/2013
Agosto 2016
nuove regole tecniche
documento informatico
Protocollo informatico
Dpcm 13/11/2014
11 aprile 2017
Manuale di
conservazione
Dpcm 3/12/2013

Nella P.A. digitale le Amministrazioni cooperano tra loro e
costituiscono una rete integrata di cui il CAD definisce principi
e finalità:
 la riorganizzazione gestionale e dei servizi (art. 12)
 la gestione informatica dei procedimenti (art. 41)
 la trasmissione informatica dei documenti (art. 45 ss.)
 la disponibilità dei dati (artt. 50, 58)
 le basi di dati di interesse nazionale (art. 60)
6Mario Grimaldi -

SANCISCE I NUOVI DIRITTI
 diritto all’uso delle tecnologie (art. 3)
 diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali (art. 4)
 diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale (art. 5)
 diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art. 6)
 diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione (art. 7)
 diritto all’alfabetizzazione informatica (art. 8)
 diritto alla partecipazione (art. 9)
 diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi (art. 57*)
* Sostituito dall’ art. 35 d.lgv. 33/2013 Obblighi di pubblicazione relativi ai procedimenti
amministrativi e ai controlli sulle dichiarazioni sostitutive e l'acquisizione d'ufficio dei dati.
7Mario Grimaldi -

I nuovi diritti sono garantiti dalla disponibilità dei
seguenti strumenti innovativi:
 i documenti informatici
 le firme elettroniche
 l’archiviazione ottica e la conservazione sostitutiva
 la posta elettronicae la posta elettronica certificata
 i siti Internet delle P.A.
8Mario Grimaldi -

Il Decreto semplificazioni modifica il CAD
Tra quelle di maggiore impatto si annovera senza dubbio quella
introdotta con il nuovo art. 47 quinques, con cui si aggiunge il
comma 3 bis all’art. 63 del Codice dell’amministrazione digitale
(d. lgs. n. 82/2005), che a partire dal 1 gennaio 2014 impone
alle pubbliche amministrazioni di avvalersi esclusivamente
di canali e servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica
certificata, per l'utilizzo dei propri servizi, anche a mezzo di
intermediari abilitati, per la presentazione da parte degli
interessati di denunce, istanze, atti e garanzie fideiussorie, per
l'esecuzione di versamenti fiscali, contributivi, previdenziali,
assistenziali e assicurativi, nonché per la richiesta di attestazioni
e certificazioni.
9Mario Grimaldi -

Il Decreto sviluppo modifica il CAD
Il Decreto Legge 83/2012, recante "Misure urgenti per
la crescita del Paese", convertito con modificazioni dalla legge
134/2012, ha introdotto invece le seguenti modifiche:
 l’istituzione dell’Agenzia per l'Italia digitale e la
soppressione di DigitPA e dell’Agenzia per la diffusione
delle tecnologie per l’innovazione;
 la sostituzione del comma 1 dell’art. 68 in merito
all’acquisizione di programmi informatici.
10Mario Grimaldi -

Il Decreto spending review modifica il CAD
... si parte con iscrizioni online, pagelle e registri in formato elettronico ed e-mail per
comunicare con le famiglie
Il Decreto Legge 95/2012, convertito con modificazioni dalla Legge
135/2012, ha introdotto ulteriori modifiche al testo vigente del CAD ed,
in particolare, ha previsto:
l’abrogazione dei commi 3-bis, 3-ter, 3-quater, 3-quinquies, 3-sexies, 3-
septies e 3-octies dell'articolo 15 del CAD (istituiti con il decreto
legge 5/2012), in merito alla gestione in forma associata delle
funzioni ICT.
Vengono quindi abrogate le recenti indicazioni inserite nel CAD,
riportando la gestione associata dell’ICT alle funzioni
fondamentali nell’art. 14, comma 28, del Decreto Legge 78/2010,
convertito con modificazioni dalla Legge 122/2010.
11Mario Grimaldi -

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il Decreto Legge 179/2012, convertito con modificazioni in Legge
221/2012, ha introdotto nuove modifiche al testo vigente del CAD.
In particolare si evidenziano i seguenti nuovi obblighi:
 l’inserimento dei requisiti tecnici di accessibilità all'art 57 su moduli e
formulari;
 l'ampliamento dell'indice degli indirizzi delle pubbliche
amministrazioni ai gestori dei pubblici servizi nell'art. 57bis;
 l'ulteriore modifica all'art. 68, dedicato all’analisi comparativa delle
soluzioni informatiche, stilando un elenco di soluzioni che le PA
devono adottare per acquisire programmi informatici o parti di essi;
 principio dell’open by default;
12Mario Grimaldi -

Il Decreto crescita 2.0 modifica il CAD
Il nuovo articolo 68 CAD: siamo davvero alla svolta open source
nella PA?
Art 68 c.1
Analisi comparativa delle soluzioni.
Le pubbliche amministrazioni acquisiscono programmi informatici o
parti di essi nel rispetto dei principi di economicità e di efficienza,
tutela degli investimenti, riuso e neutralità tecnologica, a seguito di
una valutazione comparativa di tipo tecnico ed economico tra
le seguenti soluzioni disponibili sul mercato:
- riutilizzo di software o parti di esso sviluppati per conto della pubblica
amministrazione;
- software libero o a codice sorgente aperto;
- software fruibile in modalità cloud computing;
- software di tipo proprietario mediante ricorso a licenza d'uso;
- software combinazione delle precedenti soluzioni.
13Mario Grimaldi -

D.L. 90/2014
Misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l'efficienza degli uffici
giudiziari
Articolo 58 - Modalità della fruibilità del dato
 Le pubbliche amministrazioni comunicano tra loro attraverso
la messa a disposizione a titolo gratuito degli accessi alle
proprie basi di dati alle altre amministrazioni mediante la
cooperazione applicativa.
 L'Agenzia per l'Italia digitale, sentiti il Garante per la
protezione dei dati personali e le amministrazioni interessate
alla comunicazione telematica, definisce entro novanta giorni
gli standard di comunicazione e le regole tecniche a cui le
pubbliche amministrazioni devono conformarsi.
Mario Grimaldi -

D.L. 90/2014
giudiziari
• entro 16 febbraio 2016 le Pa devono approvare un piano di
informatizzazione delle procedure per la presentazione di
istanze, dichiarazioni e semplificazioni che permetta la
compilazione on-line con procedure guidate accessibili tramite
autenticazione con lo Spid – sistema pubblico per la gestione
dell'identità digitale di cittadini e imprese, la cui fase di avvio è
fissata ad aprile 2015
• Con il Dpcm del 24 ottobre 2014 è stato attuato l'articolo
64 del Cad individuando le regole di riferimento dello Spid il
quale, in alternativa all'utilizzo della carta di identità elettronica e
della carta nazionale dei servizi, permette agli utenti di accedere,
anche in mobilità, ai servizi in rete messi a disposizione da Pa e
privati attraverso la loro identificazione informatica; questa
consiste nella validazione dell'insieme di dati attribuiti in modo
esclusivo e univoco, tali da consentire l'individuazione nei sistemi
informativi.
Mario Grimaldi -

D.L. 90/2014
giudiziari
Sanzioni in arrivo per tutte le pubbliche amministrazioni che non
ottemperano all'obbligo di erogazione dei servizi in rete e di accesso
telematico alle basi di dati, secondo quanto prescritto dall'art. 63 e
dall'art. 52 del Codice dell'Amministrazione Digitale.
• trascorsi 180 giorni dall'entrata in vigore della legge di
conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA. che non
rispettano le norme relative all'erogazione dei servizi online e
all'accesso e riutilizzo dei dati (artt. 63 e 52, comma 1, d.lgs.
82/2005) sono soggette alla sanzione amministrativa non
inferiore a 1.000 euro e non superiore a 10.000 euro (di cui
all'art. 19, comma 5, lett. b) del decreto)
• trascorsi entro 30 giorni dall'entrata in vigore della legge di
conversione (avvenuta il 19.08.2014), le PP.AA., cui si applica il
codice dell'amministrazione digitale, comunicano all'Agid
esclusivamente per via telematica, l'elenco delle basi di dati in
loro gestione e degli applicativi che le utilizzano
Mario Grimaldi -

Sistema pubblico per la gestione dell'identità
digitale di cittadini e imprese (SPID)
17
Con l'istituzione del Sistema Pubblico per la gestione
dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID) le
pubbliche amministrazioni potranno consentire l'accesso in
rete ai propri servizi, oltre che con lo stesso SPID, solo
mediante la carta d'identità elettronica e la carta nazionale
dei servizi.
La possibilità di accesso con carta d'identità elettronica e
carta nazionale dei servizi resta comunque consentito
indipendentemente dalle modalità predisposte dalle singole
amministrazioni.
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/spid
Mario Grimaldi -

A norma dell’art. 63 del CAD, le Pubbliche Amministrazioni devono
progettare e realizzare i servizi in rete mirando alla migliore soddisfazione
delle esigenze degli utenti adottando, a tal fine, tutti gli strumenti idonei
alla rilevazione immediata, continua e sicura del giudizio degli utenti.
 attivare forme semplici di raccolta dei reclami e delle segnalazioni dei
cittadini con modalità dirette ed on line;
 assicurare un sistema permanente per la raccolta e l’elaborazione dei
dati sulla customer satisfaction dei servizi erogati attraverso diversi
canali;
 garantire la pubblicazione degli stessi mediante una sezione del sito
web dedicata;
 utilizzare i dati raccolti per attivare processi di razionalizzazione e
miglioramento dei servizi erogati.
Mario Grimaldi -

DPCM 13/11/2014
(Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014)
Si tratta delle disposizioni attuative del CAD che vanno a completare il
quadro normativo in materia di creazione, gestione e conservazione
documentale.
Le nuove norme, in sostanza, vanno a potenziare le cautele da
rispettare nelle fasi di creazione, gestione e conservazione del
documento, completando così il quadro giàdelineato dalle
disposizioni in materia di protocollo, conservazione e gestione
documentale.
L’art. 17 del DPCM, infatti, dispone che “le pubbliche amministrazioni
adeguano i propri sistemi di gestione informatica dei documenti entro
e non oltre diciotto mesi dall’entrata in vigore del presente decreto.
Mario Grimaldi -

DPCM 13/11/2014
(Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione
temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e conservazione dei documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni – GU 12 gennaio 2014)
Nel decreto sono contenute le regole relative a:
a) formazione del documento informatico;
b) copie, duplicati ed estratti informatici;
c) formazione del documento amministrativo informatico;
d) fascicoli informatici;
e) formazione di registri e repertori della PA
f) sistema di conservazione non solo dei documenti amministrativi
informatici (art. 11), ma anche di fascicoli informatici, registri e
repertori informatici della PA
Mario Grimaldi -

La dematerializzazione
Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento
della gestione documentale informatizzata e la conseguente
sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione
amministrativa in favore del documento informatico.
L’ introduzione all’interno delle amministrazioni di un sistema per la
gestione documentale informatizzata presenta non pochi problemi
e criticità di tipo organizzativo, di ordine tecnologico e di natura
archivistica.
Gli elementi di un sistema informativo scolastico, quali la dotazione
tecnologica, le risorse umane e il processo di gestione del flusso
documentale, dovranno essere attentamente valutati al fine di
individuare la migliore soluzione possibile adeguata ad ogni
singola realtà/dimensione.
21Mario Grimaldi -

La dematerializzazione
L’adeguamento all’utilizzo delle nuove tecnologie deve riguardare:
• la dotazione informatica degli uffici (che dovranno
acquisire,laddove mancanti, gli strumenti disciplinati dal CAD)
• la reingegnerizzazione dei procedimenti al fine di conseguire
una più efficiente allocazione delle risorse
• la revisione dei regolamenti, degli atti organizzativi e della
modulistica
22Mario Grimaldi -

Il Processo di dematerializzazione dei documenti
La diffusione del documento informatico è tuttavia
ancora frenata da alcuni elementi di varia natura:
1. difficoltà interpretative delle diverse norme;
2. limitata usabilità degli strumenti per la sottoscrizione
dei documenti e, soprattutto, per la gestione dei
documenti firmati;
3. insufficiente fiducia nella e-mail come strumento di
trasmissione formale dei documenti;
4. difficoltà di “esibizione” del documento informatico;
5. scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione
digitale di lungo periodo.
23Mario Grimaldi -

Il Processo di dematerializzazione dei documenti
24
• archiviazione
digitale
• PEC
• protocollo
informatico
• firma
digitale
formazione gestione
conservazionetrasmissione
documento informatico
Mario Grimaldi -

Il Protocollo Informatico
Il Software di gestione del Protocollo Informatico, rappresenta il
primo passo di un sistema informatico per la gestione digitale dei
flussi e che realizza le condizioni operative per una più efficace
gestione del flusso informativo e documentale interno della Scuola
anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza
dell’attività amministrativa.
Il Protocollo informatico costituisce l’infrastruttura di base tecnico -
funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di
trasparenza dell’Amministrazione
25Mario Grimaldi -

- funzionalità di tipo gestionale: classifica progressivamente, sia in
entrata sia in uscita , tutte le scritture e i documenti
- permette una organizzazione logica degli atti protocollati
nellarchivio digitale corrente nella PA
- -attraverso la segnatura di protocollo possiamo individuare
univocamente un determinato documento e controllare
l’integrità dello stesso
26Mario Grimaldi -

Manuale di Gestione
Il DPCM del 03/12/2013, contenente le Regole tecniche per il protocollo
informatico, dispone alle pubbliche amministrazioni di redigere
un Manuale per la gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli
archivi.
Il Manuale descrive le fasi operative e organizzative del sistema per la
gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi,
individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione,
responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzioni di
continuità – dal protocollo all’archivio di deposito.
27Mario Grimaldi -

Archiviazione dei documenti informatici
L’archivio è definito come “un complesso organico di
documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto
pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento
delle sue funzioni”
[Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] e [DPCM 03/12/2013
sulle regole tecniche per il protocollo informatico]
La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria
per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica
amministrazione e per tutti i documenti informatici»
28Mario Grimaldi -

Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
• le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica
amministrazione
• le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni
• i materiali statistici, gli atti preparatori interni
• i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a
manifestazioni
• la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o
indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza
amministrativa.
Mario Grimaldi -

• Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica
dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di
registrazione dei documenti alternativi al protocollo
informatico
• La registrazione dei documenti informatici determina la loro
immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non
potranno più essere modificati o cancellati.
• La registrazione di protocollo dei documenti informatici
prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate
per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’
impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza
di simboli binari in grado di identificarne univocamente il
contenuto.
Mario Grimaldi -

• Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di
partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi,
sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni
dell’ente
• Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto
cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e
classe) che individua la relativa funzione.
• [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e
segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti,
sono operazioni necessarie.
Mario Grimaldi -

• I documenti relativi ad un determinato procedimento
amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque
sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono
essere riuniti in fascicoli
• I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione
del titolario di classificazione e sono numerati
progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e
sottoclasse
• I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un
archivio
• Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di
emergenza
Mario Grimaldi -

• Le pubbliche amministrazioni devono:
• istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per
ciascuna di esse le unità operative che la compongono
• attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e
nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai
sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000
• ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti,
elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico
• adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi del DPCM
31 ottobre 2000 e dell’art. 5 del DPCM 03/12/2013 sulle regole
tecniche per il protocollo informatico.
Mario Grimaldi -

Conservazione dei documenti informatici
• I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo
termine di un contenuto informativo digitale riguardano:
• il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali
o per effetto di agenti atmosferici
• l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i
componenti del sistema
• la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale
• La normativa vigente in Italia (Deliberazione CNIPA 19 febbraio
2004, n. 11) è stata recentemente modificata ed integrata dal DPCM
del 03/12/2013 sulle regole tecniche in materia di conservazione
Mario Grimaldi -

• L’art. 2 della Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
dichiara: gli obblighi di conservazione (sostitutiva) dei
documenti, previsti dalla legislazione vigente sia per le
pubbliche amministrazioni sia per i privati, sono soddisfatti a
tutti gli effetti se il processo di conservazione è effettuato con
le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
• L’AGID ha emanato la circolare n° 65 del 10/04/2014 che
disciplina le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui
soggetti pubblici e privati che svolgono attività di
conservazione dei documenti informativi
Mario Grimaldi -

• L’art. 3 della delibera n. 11/2004 dichiara che la conservazione
di documenti informatici, anche sottoscritti, avviene mediante
memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione,
sull’insieme dei documenti, o su un’evidenza informatica
contenente una o più impronte dei documenti, o di un insieme
di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da
parte del Responsabile della conservazione che attesta così il
corretto svolgimento del processo.
• Per fronteggiare l’obsolescenza dei supporti, il legislatore ha
assegnato al Responsabile della conservazione il compito di
verificare periodicamente, con cadenza non superiore a 5
anni, l’effettiva leggibilità dei documenti conservati
provvedendo, se necessario, al riversamento diretto del
contenuto dei supporti.
Mario Grimaldi -

• Per fronteggiare l’obsolescenza dei formati elettronici, il
legislatore è ricorso alla tecnica del riversamento sostitutivo che
consiste nel trasferire uno o più documenti conservati da un
supporto ottico di memorizzazione ad un altro, modificando la
loro rappresentazione informatica
• [Art 44-bis, c. 1, CAD] – I soggetti pubblici e privati che
svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e
di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi
ed intendono conseguire il riconoscimento del possesso dei
requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di
sicurezza, chiedono l'accreditamento presso l’AGID ai sensi
delle regole che l’AGID definirà nel rispetto dell’art. 13 del
DPCM 03/12/2013.
• AGID Accreditamento e conservatori
Mario Grimaldi -

Mario Grimaldi -

Prima della pubblicazione sul sito web istituzionale,
il manuale di gestione deve essere approvato dalla
sovrintendenza archivistica per territorio?
Al momento non c'è una prescrizione del genere scritta nella
normativa-regole tecniche comprese, ma è vero che almeno in
Lombardia la Sovrintendenza archivistica di Milano dice che la loro
approvazione è necessaria.
I programmi di protocollo che abbiamo vanno
modificati sulla base delle novità normative?
Sì, i programmi di protocollo in uso dovranno progressivamente
essere aggiornati al fine di permettere che il protocollo scolastico
sia conforme alla normativa vigente. Il DPCM 3 dicembre 2013
(art. 23), ha fissato in 18 mesi dalla data di entrata in vigore della
norma il termine ultimo per l’adeguamento dei sistemi.
Mario Grimaldi -

Si possono mantenere i protocolli riservati?
No, le regole tecniche in materia di protocollo prevedono espressamente
(art. 3) che si debba procedere all’eliminazione dei protocolli di settore e
di reparto, dei protocolli multipli e quelli diversi dal protocollo informatico
previsto dal testo unico. È tuttavia possibile, attraverso l’impostazione
differenziata degli accessi, permettere la visualizzazione di determinate
categorie di atti ad un singolo o ad un gruppo di utenti.
Chi può consultare le informazioni del sistema di protocollo
informatico?
Nell’ambito del sistema di gestione documentale dell’ufficio i dati relativi al
sistema di protocollo informatico, nonché al sistema di gestione dei
fascicoli informatici deve consentire l’accesso soltanto ai soggetti
(pubblici e privati) legittimati. In proposito, si osserva che il Garante
per la protezione dei dati personali con provvedimento n. 280 dell’11
ottobre 2012, ha affermato che l’accesso ai documenti deve essere
limitato al personale autorizzato per cui vanno individuati e configurati i
profili di autorizzazione dei diversi incaricati, così da limitare l’accesso al
solo personale assegnato a questo compito.Mario Grimaldi -

Posso inviare una raccomandata ad un altro ufficio
pubblico?
No. L’art. 47 del D.Lgs. n. 82/2005 dispone che le comunicazioni tra
Amministrazioni debbano avvenire in modalità esclusivamente
telematica a partire dal 1 gennaio 2013. In particolare, l’art. 47 dispone
che “le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni
avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione
applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una
volta che ne sia verificata la provenienza”. Lo stesso art. 47, al comma
2, prevede che ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni
sono valide se sottoscritte con firma forte, se dotate di segnatura di
protocollo (ex art. 55 DPR 445/2000), se è comunque possibile
accertarne la provenienza in base alla normativa vigente e relative
regole tecniche ovvero se trasmesse attraverso sistemi di posta
elettronica certificata.
Mario Grimaldi -

Devono essere protocollati indistintamente tutti gli atti
che giungono all'ufficio?
La scuola, al pari di tutte le altre Amministrazioni pubbliche, a norma
dell’art. 53 del D.P.R. n. 445/2000 ha l’obbligo di provvedere alla
registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti o spediti. Sono
esclusi da tale obbligo gli atti infraprocedimentali tra i quali, a titolo
esemplificativo, rientrano le circolari scolastiche. Non è, altresì,
obbligatorio protocollare documenti come le offerte commerciali, le
comunicazioni augurali, le newsletter ecc., A tal fine si precisa che le
istruzioni relative alle comunicazioni sottratte alla protocollazione, in
conformità con le norme di legge, devono essere indicate nel manuale di
gestione del protocollo informatico.
Mario Grimaldi -

www.accessibile.org
blog.ernestobelisario.eu
www.ernestobelisario.eu
http://www.anorc.it/
http://www.studiolegalelisi.it/
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44

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