Praktični vodnik skozi labirint GDPR (Uroš Valant, Valicon)
•
0 j'aime•585 vues
Uroš Valant (Valicon) je na januarskem mesečnem srečanju DMS predstavil nekaj korakov, kako se pripraviti na mesec maj in prihod GDPR-ja.
Recommandé
Recommandé
Contenu connexe
Similaire à Praktični vodnik skozi labirint GDPR (Uroš Valant, Valicon)
Similaire à Praktični vodnik skozi labirint GDPR (Uroš Valant, Valicon) (9)
Plus de Društvo za marketing Slovenije
Plus de Društvo za marketing Slovenije (20)
Praktični vodnik skozi labirint GDPR (Uroš Valant, Valicon)
- 1. Praktični vodnik skozi labirint GDPR Valant Uroš, Valicon d.o.o.
- 2. 1 Seznanite se z uredbo! Vodilni in tisti, ki sprejemajo odločitve v podjetju ali delajo s podatki • Preberite povzetek in najpomembnejše točke za orientacijo • Preberite celotno direktivo • Udeležite se vsaj enega seminarja • Odgovornost leži na plečih vodilnih!
- 3. 2 Ugotovite katere podatke imate! Popoln pregled podatkov v podjetju • Baze podatkov v informacijskem sistemu • Pregled osebnih računalnikov • Pregled podatkovnih hramb v oblaku • Podatki, ki se dajejo v obdelave pogodbenim podjetjem • Zastarele in odvečne podatke, ki jih ne potrebujete, POBRIŠITE!!! • Rezultat analize mora odgovoriti na naslednja vprašanja: • Kako smo prišli do podatkov? • Kaj od teh podatkov sodi v kategorijo „osebni podatki“? • Kako in kam se shranjujejo? • Evidenca vseh podatkovnih virov • Kako se uporabljajo, kdo ima vpogled?
- 4. 3 Poskrbite za varnost podatkov • „Data protection by design“ • Samoocena trenutnega stanja – naj jo naredi IT • Dokumenti in baze, ki vsebujejo osebnime podatke, ne smejo biti prosto dostopni vsem: • Omejen dostop do podatkovnih baz • Anonimizacija ali psevdonimizacija podatkov • Pobrišite dokumente in dodatoteke z osebnimi podatki, ki so zastarele ali jih ne potrebujete več • Preostale dokumente prenesite v varno shrambo: o Dokumentni sistemi o Strežniki z omejenim dostopom o Spletne shrambe z nadzorovanim dostopom• • Enkripcija – kriptirana polja v bazah, dodatna gesla na dokumentih • Nadzor nad gesli, redna menjava • Prevetritev pravilnika o varovanju osebnih podatkov ( prehod iz ZVOP-1 na ZVOP-2)
- 5. 4 Nadzor nad dostopi do informacijskega sistema • Zaščitite se pred zunanjimi vdori: • Kvaliteten požarni zid in usmerjevalnik • Protivirusni in anti-spyware programi – ne uporabljajte hišnih verzij • Anti-spam, spletni filtri... • Dodaten nivo zaščite (MAC filtri … ), zaščita preko ISP • Poseben sistem preprečevanja vdorov (IPS) • Samo izbrane notranje osebe imajo dostop do osebnih podatkov • Posebna oseba, ki je zadolžena za nadzor varnosti – DPO oziroma pooblaščenec za varstvo osebnih podatkov: • Vsa podjetja, ki imajo nad 250 zaposlenih • Vsi javni in vladni zavodi • Podjetja, ki hranijo in obdelujejo velike količine osebnih podatkov • Lahko so to osebe iz drugih podjetij
- 6. 5 Vdori v osebne podatke • Priprava postopkov in procedur v primeru nepooblaščenega vdora v osebne podatke: • Zaznavanje vdorov • Poročanje • Raziskava • Vdori so lahko zunanji (hekerji) in notranji (nepooblaščeni zaposleni) • GDPR določa, da je treba določene tipe prijaviti informacijskemu pooblaščencu, nekatere pa tudi posameznikom • Prijava vdorov, ki vplivajo na pravice in svoboščine posameznika (možnost diskriminacije, vpliva na ugled, finančne posledice, ekonomski in socialni vplivi…) • Kaj je potrebno storiti: • Določiti podatke, ki vplivajo na zgoraj naštete nevarnosti • Spisati postopkovnik ali procedure za zaznavanje vdorov in poročanje – informacijski požarni red!
- 7. 6 Poslovni procesi in pravilniki – pravice strank • Pravice posameznika • Pravica do obveščanja o rabi osebnih podatkov • Pravica do dostopa do svojih podatkih • Pravica do popravka osebnih podatkov • Pravica do izbrisa podatkov • Pravica do prenosa podatkov • Pravica do ugovora • Pravica, da stranka ni vključena v ADM ali profiliranje • Izdelava postopkovnika ali protokola za servisiranje zahtev strank – zakonski rok je 30 dni • Procesi in predloge za poročanje ter izvoze podatkov • Pokrivanje večjega števila zahtevkov, servisiranje znotraj rokov! • Za izvedbo naj poskrbi IT, za nadzor in poročila pa pravni oddelek! • Podatki morajo biti v razumljivi ter berljivi obliki, posredovanje pa brezplačno
- 8. 7 Obveščanje strank postaja pomembno Ob zbiranju podatkov: • Pojasniti moramo kdo smo, katere podatke zbiramo in kako to počnemo • Stranke morajo biti nedvoumno seznanjene, zakaj zbiramo podatke in s kakšnim namenom oziroma kako bomo te podatke uporabili • Razložena mora biti zakonska osnova za zbiranje • Pojasniti boste morali čas hranjenja podatkov in ali jih boste še s kom delili • Podatki, ki se dajejo v obdelave pogodbenim podjetjem • Obvestila na spletni strani – lahko so dolga in zapletena • Pojasnila v dopisih – razlaga piškotkov, sledenje povezavam, razlaga soglasij, možnosti odjave • Sodelujte s pravniki in informacijskim pooblaščencem, saj so pojasnila najbolj na očeh!
- 9. 8 Soglasja • Soglasja so ključni element pri zbiranju IN hranjenju osebnih podatkov • Soglasja, ki jih imate zbrana zdaj so večinoma neustrezna in se ne morejo „dedovati“ – zbrati jih bo treba ponovno! • Stranke morajo do soglasij imeti dostop in jih lahko spreminjajo • Soglasje za različne namene zbiranja – ni dovolj samo neko generalno soglasje! • Na formah ne sme biti predizpolnjenih polj, tiha privolitev se ne priznava • Besedilo soglasja mora biti vidno in ločeno od ostalih pravnih podukov • Revizijska sled – kdo, kdaj, za kaj, način oddaje soglasja, veljavnost • Besedila soglasij naj vam spišejo pravniki! • Zapise, kjer ne soglasja ne bodo ustrezna, bo potrebno pobrisati!
- 10. 9 Nekaj praktičnih nasvetov • Beležite svoje marketinške kampanje in baze, ki jih v njih uporabljate • Še enkrat preglejte NDA pogodbe in pogodbe o obdelavi podatkov ter jih prilagodite GDPR • Preglejte pravilnike o varovanju podatkov – vsak novi zaposleni naj dobi kopijo! • CRM ni sporen, ravno tako ne vizitke, ki jih dobite od partnerjev • Še vedno je treba voditi evidence podatkov in dejavnosti obdelave, ni jih več treba prijavljati • Ob novih podatkovnih zbirkah bo še vedno treba narediti študijo učinkov • Kadrovske evidence so v redu, dokler se podatkov ne obdeluje ali je zaposlenih več od 250! • Računovodski servisi – pazite na varnost podatkov! • Pojdite po nasvete k strokovnjakom in redno sprašujte informacijskega pooblaščenca! • Ne domnevajte, PREVERITE!!
- 11. 10 Povzetek – kaj storiti, če še niste začeli? • Preberite povzetek in si izpišite glavna opravila • Do 25.5.2018 poberite čimveč soglasij strank • Aktivno – elektronska in klasična pošta • Pasivno – spletna stran • Preglejte računalnike in: • Pobrišite datoteke in dokumente, ki jih ne boste potrebovali ali zanje nimate soglasij • Kar potrebujete, oklestite nepotrebnih osebnih podatkov • Poskrbite za popis in varno hrambo zbirk podatkov • Poiščite svetovalca, ki ve kaj počne: • Skupaj pripravite pravilnike o varovanju podatkov • Določite besedila obvestil o zbiranju podatkov • Pripravite postopke za poročanje in ukrepanje • Časa je malo!!