Projektijuhtimise kiirkursus projekti planeerimisest

1. Projektijuhtimine
Projekti planeerimise lühikursus
Martin Sillaots
martinsillaots@gmail.com
2016

2. Kursuse eesmärk
Projekti planeerimise oskus

3. Kursuse teemad
• Sissejuhatus
• Projektijuhtimise raamistik
• Probleem või idee
• Meeskonnad
• Vajaduste analüüs
• Eesmärk
• Ajaplaneerimine
• Ressursid
• Maksumus
• Riskid

4. Allikad
• Projektijuhtimise lühikursus
www.slideshare.net/martinsillaots/projektijuhti
mise-lhi
• Projektijuhtimise e-konspekt
www.tlu.ee/~martins/pj
• MS Project algajatele
www.slideshare.net/martinsillaots/ms-project-show-basic

5. Allikad
• Perens, A. (2002) Projektijuhtimine
• Äripäev. (2011) Projekti- ja
protsessijuhtimise käsiraamat
• PMI. (2009) A Guide to the Project
Management Body of Knowledge

6. Mis on projekt?
Mis on projekti tundemärgid?

7. Projekti olemus
• Ühekordne
• Kindla alguse ja lõpuga
• Valdkonna piire ületav
• Uudne
• Kordumatu

8. Projekti üldised eesmärgid
• Kõrgem kvaliteet
• Madalam hind
• Lühem kestus
Hind
Kvaliteet
Aeg

9. Projekti liigid
• Ehitus- ja tööstusprojektid
• Tootmis- ja tootearendusprojektid
• Juhtimisprojektid
• IT-projektid
• Tervishoiuprojektid
• Uurimisprojektid

10. Projekti elutsükkel ja raamistik
Algatamine
Planeerimine
Täitmine Kontroll
Lõpetamine

11. Algatamine Planeerimine Täitmine/ Kontroll Lõpetamine
Eesmärk Eesmärgi
püstitamine
Eesmärgi planeerimine
WBS
Aeg Ülesannete loetelu
Ülesannete kestused
Ülesannete seosed
Ajakava lühendamine
Ajakava kontroll
Kulud Kulude planeerimine Kulude kontrol
Kvaliteet Kvaliteedi planeerimine Kvaliteedi tagamine
Kvaliteedi kontroll
Ressursid Organisatsiooni planeerimine
Ressursside planeerimine
Meeskonna
arendamine
Meeskonna
laialisaatmine
Info Infovahetuse planeerimine Info jagamine
Tegevusaruanded
Arhiveerimine
Riskid Riskide määratlemine
Riskide analüüs
Vastumeetmed
Riskide jälgimine ja
kontroll
Alltöö Pakkumiste planeerimine
Pakkumiste tegemine
Pakkumiste valimine
Alltöövõtjate
juhtimine
Lepingute
lõpetamine
Integr Integreeritud projektiplaan Muudatuste kontroll

12. Projekti planeerimine

13. Projekti täideviimine

14. Projekti algatamine

15. Algatamise teemad
• Probleemi analüüs
• Ideede genereerimine
• Huvigruppide analüüs
• Lõpptulemuse kirjeldamine
• Lahenduskäigu valimine
• Eesmärgi püstitamine
• [Projektitaotluse koostamine]

16. Probleemide analüüs
• Probleemide grupeerimine
• Probleemi suuruse hindamine
• Põhjuste ja tagajärgede leidmine
• Probleemide omavahelised seosed

17. Probleemipuu
Ürituste organiseerimise
kvaliteet on madal
Osalejate aktiivsus on
madal
Osalejad pole rahul
Õpetajad pole rahul
Osalejatel palju vaba
aega
Probleemid avaliku
korraga
Lapsevanemad pole rahul
Üritused on igavad

18. Ideede genereerimise tehnikad
• Ajurünnak
• 635
• CNB (Collective NoteBook)
• Võrdlusanalüüs (Benchmarking)
• Delphi
• Pro-Contra

19. Ülesanne: projekti idee
Tutvusta ühte probleemi või ideed,
mida saaks lahendada või teostada
projekti abil

20. Vajadused ja võimalused
• Alternatiivsed lahendused
• Projekti mõjutavad tegurid
• Huvigrupid ja sihtgrupp
• Piirangud ja oletused
• Parima lahenduse valimine

21. Projekti eesmärk
Ulatus

22. Lõpptulemuse kirjeldus
Projekti käigus loodava toote või teenuse
põhiomaduste kirjeldus

23. SMART reegel
• Spetsiifiline
• Mõõdetav
• Ajastatud
• Realistlik
• Täpne

24. Ülesanne: projekti eesmärk
Sõnastage oma projekti eesmärk

25. Work Breakdown Structure
projekti saavutustele (deliverable)
orienteeritud projekti osade
grupeerimise meetod

26. WBS eesmärgid
• Täpsustab kestust, maksumust ja
ressursse
• Alus edaspidisteks planeerimiseks
• Vastutusalade piiritlemine

27. WBS loomine
• Defineeri projekti põhiosad
• Hinda, kas on võimalik ennustada osade
maksumust ja kestust?
• Kui ei, siis jaga põhiosade alamosadeks.
Korda 2. punkti.
• Kui jah, siis kontrolli liigenduse
loogilisust.

28. WBS näide

29. Ülesanne: WBS
Jagage oma projekti eesmärk
mõõdetavateks ja täidetavateks
alameesmärkideks

30. Ajaplaneerimine

31. Ajaplaani koostamise etapid
• ülesannete loetelu koostamine
• ülesannete kestuse ennustamine
• ülesannete järjekorra määramine
• ajakava lühendamine ja kohendamine

32. Ajaplaneerimise tehnikad
• Ajatabel
• Gantti graafik
• Sõlmdiagramm

33. Ajatabel
Nr Ülesanne Kestus Algus Lõpp
1 Kava 3d 05.10 07.10
2 Tekst 4d 08.10 11.10
3 Graafika 2d 08.10 09.10
4 Küljendus 3d 12.10 14.10

34. Gantti graafik

35. Sõlmdiagramm

36. Ülesannete loetelu koostamine
• Projekti algus
• WBS alamosade esitamine
• Ülesannete grupeerimine
• Ülesannete järjekorra täpsustamine

38. Ülesannete kestuse ennustamine
• Kestuse ühiku valimine
• Kestuse ennustamine
• Koondülesannete kestuse arvutamine
• Verstapostid

39. Ülesannete järjekorra määramine
• Ülesannete vahelised seosed
• Seoste tüübid
• Kattuvused ja viivitused

41. Ajakava lühendamine
• Kriitilise tee analüüs (CPM)
• Kuupäevalised piirangud

42. Ülesanne: ajakava
Koostage oma projekti ajatabel

43. Inimressursside
planeerimine
Projektiga seotud inimeste
võimalikult efektiivne rakendamine

44. Projekti inimressursid
• finantseerijad
• kliendid
• koostööpartnerid
• meeskonna liikmed
• projektijuht
• alltöövõtjad

45. Inimressursside juhtimise osad
• üldjuhtimine
• üksikisikute juhtimine
• grupi juhtimine
• personalijuhtimine

46. Ülesannete ja vastutuse määrangud
(RAM)
Faas Huvigrupp Projektijuht Programmeerijad Kujundaja Testijad
Nõuded T A A
Funktsioonid A T A
Planeerimine A T A
Arendamine A T A
Testimine A A A T
Legend:
T - Teostaja ja vastutaja
A - Abistaja ja koostöö
Kohustuste jagamise 2. võimalus:
T - teostaja
V - vastutaja
Ü - ülevaataja
K - kaasaaitaja

47. Ettevõtte juht
Projektijuht Raamatupidaja
Disainer Mehaanik Elektrik
Alltöövõtja
Sekretär
Organisatsiooni struktuur
Meeskond
Ettevõte
Tellija
Meedia

48. Ülesanne: RAM
Koostage oma projekti ülesannete ja
vastutuse jagunemise maatriks

49. Kulude
planeerimine
Projekti eelarve

50. Kulude hindamise meetodid
• Eelarvestamine ülevalt alla
• Alt üles eelarvestamine

51. Kulude planeerimise tulemus
• Eelarve
• Kassavooplaan
• Projekti
kogumaksumus
• Ressursside
täpsustunud
hinnad

52. Kulud

53. Ülesanne: eelarve
Koostage oma projekti eelarve WBS
lõikes

54. Riskid

55. Riskijuhtimise osad
• Riskide määratlemine
• Riskianalüüs
• Vastumeetmete planeerimine
• Riskide järelvalve ja kontroll

56. SWOT-analüüs
Head Halvad (riskid)
Sisemised Tugevused
(Strengths)
Nõrkused
(Weaknesses)
Välised Võimalused
(Opportunities)
Ohud
(Threats)

57. Riskide maatriks
Tõenäosus:
Mõju:
Suur 0,7 Keskmine 0,5 Väike 0,3
Suur 0,7 0,49 0,35 0,21
Keskmine 0,5 0,35 0,25 0,15
Väike 0,3 0,21 0,15 0,09

58. Vastumeetmete planeerimise
strateegiad
• Hoidumine
• Leevendamine
• Ülekandmine
• Arvestamine

59. Ülesanne: riskimaatriks
Mis on teie projekti kõige suuremad
riskid ja mida nendega teha

60. Veel …

61. Täideviimine lihtsustatult
• Info ja ülesannete jagamine
• Ülesannete täitmine
• Tegevusaruannete esitamine
• Plaani ja tegelikkuse võrdlemine
• Plaanis muudatuste tegemine

62. Projekti lõpetamine
• Kirjalik kokkuvõte
• Meeskonna eneseanalüüs
• Plaani ja tulemuse võrdlus

63. Lõpp
martinsillaots@gmail.com