eGestion del tiempo1

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Gestión del TiempoGestión del Tiempo
Parte 1
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Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ?¿Qué respuestas me da la Gestión del Tiempo ?
 Qué actividades necesito realizar en mi proyecto.
 En qué secuencia debo realizarlas.
 Que recursos empleará cada actividad.
 Cuánto demorará cada actividad.
 Cuánto demorará el proyecto.
 Cómo controlaré el tiempo del proyecto.
 Qué puedo hacer ante una situación imprevista que
afecte el tiempo del proyecto.

Proceso 6.1:
Definición de las ActividadesDefinición de las Actividades

 Implica identificar y documentar el trabajo que se
planifica realizar.
 Identificará los productos entregables al nivel
mas bajo de la EDT (WBS) o paquetes de
trabajo.
 Proporciona una base para estimar, establecer el
cronograma, ejecutar, supervisar, y controlar el
trabajo del proyecto.

EDT (WBS)EDT (WBS)
CASA DE CAMPO
1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión
2.1
Maqueta
2.2
Planos
5.1
Planeam
5.2
Control
3.2
E/I Áreas
descanso
3.3
E/I Áreas
recreación
3.1
Afirmado
3.4
Habilitación
Otras áreas
Dorm
padres
Dorm.
hijos
Dorm.
hijas
Cancha
Frontón
Cancha
Tennis
Piscina

Entregables al nivel mas bajoEntregables al nivel mas bajo
para 3.1 Afirmadopara 3.1 Afirmado
PROYECTO CASA DE CAMPO
3.1.1 Planos Revisados.
3.1.2 Área inspeccionada.
3.1.3 Terreno limpio.
3.1.4 Terreno nivelado.
3.1.5 Excavación para cimientos.
3.1.6 Afirmado para cimientos.
3.1
Afirmado
Definir actividades para 3.1.3
Terreno limpio

Lista de Actividades paraLista de Actividades para
3.1.3 Terreno Limpio3.1.3 Terreno Limpio
PROYECTO CASA DE CAMPO
3.1.3 Terreno limpio:
a1 Alquilar equipo de limpieza.
a2 Alquilar volquete de 10 toneladas.
a3 Contratar capataz y cuadrilla.
a4 Comprar materiales de limpieza.
a5 Transportar materiales y equipos.
a6 Acumular maleza en zona de acceso.
a7 Acumular desperdicios zona de acceso.
a8 Retirar maleza.
a9 Retirar desperdicios.
3.1
Afirmado

DEFINICIÓNDEFINICIÓN
DEDE
ACTIVIDADESACTIVIDADES
Entradas

 Disponibilidad de Sist. de inf.
para gestión de proyectos.
 Herramientas de software para
elaboración de cronogramas.
DEDE
Factores ambientales de la empresa

 Políticas formales e informales
sobre planificación de
actividades.
 Procedimientos y guías sobre
definición de actividades.
 Base de conocimientos de
lecciones aprendidas.
DEDE
Activos de los procesos de la organización

 Productos entregables del
proyecto.
 Restricciones.
 Asunciones.
DEFINICIÓN
DE
ACTIVIDADES
Enunciado del Alcance del Proyecto

 Entrada principal para
este proceso.
DEDE
Estructura de Desglose del Trabajo EDT (WBS)

 Entrada principal para este
proceso.
DEDE
Diccionario de la EDT (WBS)

 Plan de gestión del cronograma.
 Plan de gestión del alcance del
proyecto.
DEDE
Plan de Gestión del Proyecto

Herramientas y TécnicasHerramientas y Técnicas
DEDE

Descomposición
 Subdivide paquetes de trabajo en componentes más pequeños
(actividades) y más fáciles de manejar.
 La lista de actividades, la EDT (WBS) y el diccionario de la EDT
pueden desarrollarse de forma secuencial o de forma concurrente.
 Frecuentemente los miembros del equipo a cargo del paquete
realizan esta definición.
DEDE

Plantillas
 Una lista estándar puede utilizarse como plantilla.
 La información de los atributos de las actividades de la plantilla
pueden incluir:
Habilidades de los recursos.
 Horas de esfuerzo.
 Identificación de riesgos.
 Entregables esperados u otra información descriptiva.
DEDE

Planificación Gradual
Forma de planificación de elaboración progresiva donde el
corto plazo se planifica en detalle, mientras que el largo
plazo se planifica para componentes de la EDT a un nivel
relativamente alto.
DEDE

Juicio de Expertos
Miembros del equipo u otros expertos con experiencia y
habilidad en desarrollo de enunciados del alcance, EDT, y
cronogramas.
DEDE

Componente de Planificación
Cuando no hay definición suficiente para descomponer una rama del
EDT se utiliza el último componente de esa rama para desarrollar un
cronograma de alto nivel.
 Cuenta de Control: punto de control de gestión.
 Paquete de Planificación: componente de la EDT por debajo
de la cuenta de control pero por encima del paquete de trabajo.
DEDE

Salidas
DEDE

 Lista completa de todas las
actividades del cronograma.
 Incluye identificador de la actividad
y descripción del alcance del
trabajo.
 Las actividades son componentes
del cronograma pero no son
componentes del EDT (WBS).
DEDE
Lista de Actividades

 Incluyen:
Identificador, Códigos, Descripción,
Predecesoras/sucesoras, Relaciones
lógicas, Adelantos/atrasos, Requisitos de
recursos, Fechas impuestas,
Restricciones/asunciones.
 Pueden incluir:
Persona responsable, Zona geográfica,
Tipo de actividad.
 Cantidad varía según área de aplicación.
DEDE
Atributos de la Actividad

 Identifica todos los hitos.
 Indica si el hito es obligatorio
u opcional.
DEDE
Lista de Hitos

 Se pueden generar cambios
solicitados que pueden afectar el
enunciado del alcance o la EDT.
 Se procesan a través del Control
Integrado de Cambios.
DEDE
Cambios Solicitados

¿Qué es el “hidden work”?¿Qué es el “hidden work”?
Es un término usado para
describir entregables y
actividades que no están
definidas en el WBS o en la
lista de actividades, pero que
son necesarios para completar
el proyecto.
Es un término usado para
describir entregables y
actividades que no están
definidas en el WBS o en la
lista de actividades, pero que
son necesarios para completar
el proyecto.

¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden¿Qué ejemplos típicos tenemos de “hidden
work”?work”?
Entregables y Actividades de :
 Project Management.
 Deshacerse de lo antiguo.
 Transferir lo nuevo.
 Revisiones.
 Aprobaciones.
 Rework en pruebas.
 Rework en ajustes.
Entregables y Actividades de :
 Project Management.
 Deshacerse de lo antiguo.
 Transferir lo nuevo.
 Revisiones.
 Aprobaciones.
 Rework en pruebas.
 Rework en ajustes.

1. Pregunta de Certificación Project1. Pregunta de Certificación Project
Management Professional (PMP)Management Professional (PMP)®®
Durante la definición de actividades un miembro del equipo
identifica una actividad que necesita ejecutarse. Sin embargo,
otro miembro del equipo cree que dicha actividad no es parte
del proyecto según se interpreta a partir del project charter.
¿Cuál es la MEJOR alternativa que usted como Project Manager
debe seguir?
A. Tratar de lograr consenso en el equipo.
B. Tomar por sí mismo la decisión de incluirla.
C. Preguntar al gerente que emitió el project charter.
D. Hablar con el sponsor del proyecto.

Proceso 6.2:
Establecimiento de laEstablecimiento de la
Secuencia de lasSecuencia de las
ActividadesActividades

Establecimiento de la Secuencia de lasEstablecimiento de la Secuencia de las
 Implica identificar y documentar las relaciones
lógicas entre las actividades del cronograma.
 Las actividades deben estar ordenadas
lógicamente con relaciones de precedencia
adecuadas, así como también adelantos y
atrasos, para poder desarrollar posteriormente un
cronograma realista y factible.
 Puede realizarse usando un software o
manualmente.

3.1.3 Limpiar Terreno3.1.3 Limpiar Terreno
transportar
equipos y
materiales
alquilar
equipo
limpieza
acumular
maleza en
zona de acceso
retirar
maleza
retirar
desperdicios
comprar
materiales
limpieza
contratar
capataz y
cuadrilla
alquilar
volquete
10 tons
acumular
desperdicios en
zona de acceso

Establecimiento de la Secuencia de lasEstablecimiento de la Secuencia de las

ESTABLECIMIENTOESTABLECIMIENTO
DE LA SECUENCIADE LA SECUENCIA
DE LASDE LAS
Entradas
Establecimiento de la Secuencia deEstablecimiento de la Secuencia de
las Actividadeslas Actividades

Enunciado del Alcance del
Proyecto
Descripción del alcance del
producto: características que
pueden afectar la secuencia.
DE LASDE LAS

Lista de Actividades:
Del proceso anterior.
Atributos de la Actividad:
Lista de Hitos:
DE LASDE LAS

Solicitudes de Cambio Aprobadas
Cambios documentados y aprobados
para modificar alcance, políticas,
planes de gestión, procedimientos,
costos, o cronogramas.
DE LASDE LAS

Herramientas y Técnicas
DE LASDE LAS

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para
representar actividades, que se conectan con flechas
mostrando dependencias.
DE LASDE LAS

Fin-a-comienzo
Fin-a-fin
Inicio-a-inicio
Inicio-a-fin
PDM Método de diagramación
de precedencias
Hay 4 tipos de dependencias o
relaciones de precedencia:
predecesora
sucesora
ESTABLECIMIENTO DE LAESTABLECIMIENTO DE LA
SECUENCIA DE LASSECUENCIA DE LAS
Establecimiento de la Secuencia de las ActividadesEstablecimiento de la Secuencia de las Actividades

Método de Diagramación con Flechas (ADM)
 Utiliza flechas para representar las actividades, que se conectan en
nodos para mostrar sus dependencias.
 Menos usado que el anterior.
 Sólo utiliza dependencias de fin a inicio y puede requerir el uso de
actividades ficticias para definir correctamente las relaciones lógicas.
ESTABLECIMIENTO DE LAESTABLECIMIENTO DE LA
SECUENCIA DE LASSECUENCIA DE LAS

Plantillas de Red del Cronograma
 Plantillas de red estandarizadas se pueden usar para
acelerar la preparación de redes de actividades.
 Las partes de un diagrama de red se denominan subred o
fragmento de red.
DE LASDE LAS

Determinación de dependencias
 Obligatorias: inherentes a la naturaleza del trabajo.
 Discrecionales: mejores prácticas, secuencias preferidas, o
experiencia.
 Externas: relación con actividades que no pertenecen al proyecto.
DE LASDE LAS

Aplicación de Adelantos y Retrasos
 Adelantos: permiten la aceleración de la actividad sucesora.
 Retrasos: causan demoras en la actividad sucesora.
DE LASDE LAS

Salidas
DE LASDE LAS

Diagramas de Red del Cronograma del
Proyecto
 Representaciones esquemáticas de las
actividades del cronograma y las
relaciones lógicas entre ellas.
 Manual o utilizando un software de
gestión de proyectos.
 Se adjunta una narración resumida:
o Metodología básica utilizada.
o Secuencias poco comunes.
DE LASDE LAS

 Lista de Actividades
(Actualizaciones)
 Atributos de la Actividad
(Actualizaciones)
 Cambios Solicitados
DE LASDE LAS

2. Pregunta de Certificación PMP2. Pregunta de Certificación PMP®®
Usted es el Project Manager en un gran proyecto de
construcción. Mientras está trabajando con su equipo para
desarrollar un diagrama de red, se da cuenta que existen una
serie de actividades que se pueden trabajar en paralelo, pero
que deben terminar en una secuencia especifica. ¿Qué tipo de
método de secuenciamiento requiere para manejar estas
actividades ?
A. Método de diagramación por precedencias.
B. Método de diagramación con flechas.
C. Método del camino crítico.
D. Método de diagramación condicional.

Proceso 6.3:
Estimación de Recursos deEstimación de Recursos de

Estimación de Recursos de lasEstimación de Recursos de las
Involucra determinar:
• Cuáles son los recursos necesarios.
• Qué cantidad de cada recurso se utilizará.
• Cuando estará disponible cada recurso
para realizar las actividades del proyecto.
Se coordina estrechamente con el proceso
de Estimación de Costes.

Estimación de Recursos de las
Actividades

ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES
Entradas

Factores Ambientales de la
Empresa
Disponibilidad de los recursos
de infraestructura.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Activos de los Procesos de la
Organización
 Políticas de personal y alquiler o
compra.
 Información histórica relacionada.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Lista de Actividades
De procesos anteriores.
Atributos de la actividad
De procesos anteriores.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Disponibilidad de Recursos
 Recursos potencialmente
disponibles.
 Ubicación geográfica.
 Ventana de disponibilidad.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Plan de Gestión del Proyecto
 Plan de gestión del cronograma.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Herramientas y Técnicas
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Juicio de Expertos
 Se utiliza para evaluar las entradas a este proceso.
 Todo grupo o persona con conocimientos especializados
puede aportar dicha experiencia.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Análisis de Alternativas
 Métodos alternativos de realización:
o Distintos niveles de capacidad o habilidad de los recursos.
o Diferente tamaño o tipo de máquinas.
o Diferentes herramientas.
o Fabricación propia o compra a terceros.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Datos de Estimación Publicados
 Índices de producción actualizados y costes unitarios.
 Extensa variedad de industrias, materiales y equipos.
 Diferentes países y ubicaciones geográficas.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Software de Gestión de Proyectos
 Ayudan a planificar, organizar, y gestionar los conjuntos de
recursos, y a desarrollar estimaciones de recursos.
 De acuerdo a complejidad se pueden definir estructuras de
desglose de recursos, disponibilidad, tarifas, y calendarios.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Estimación Ascendente
 Cuando no se puede estimar una actividad razonablemente,
el trabajo se descompone, se estiman recursos y luego se
suman.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Salidas
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Requisitos de Recursos de las
Actividades.
 Identificación y descripción de
tipos y cantidades de recursos
necesarios para cada actividad.
 Documentación puede incluir:
o Bases de estimación.
o Asunciones.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Atributos de la Actividad
(Actualizaciones)
 Tipos y cantidades de
recursos necesarios se
incorporan a los atributos de la
actividad.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Estructura de Desglose de
Recursos (RBS)
 Estructura jerárquica de los
recursos identificados por
categoría y tipo de recurso.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Calendario de Recursos
(Actualizaciones)
 Determina fechas en que cada
recurso específico puede estar
activo u ocioso.
 Identifica cantidad disponible
de cada recurso durante cada
período de disponibilidad.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

Cambios Solicitados
 Para agregar o eliminar
actividades del cronograma
planificadas dentro de la lista de
actividades.
 Se procesan a través del Control
Integrado de Cambios.
ESTIMACION DE
RECURSOS DE LAS
ACTIVIDADES

3. Pregunta de Certificación PMP3. Pregunta de Certificación PMP®®
Su organización está teniendo un tiempo difícil en el
manejo de todos sus proyectos. A ud. le han pedido que
ayude a la alta gerencia a entender que está pasando con
los proyectos. ¿Cuál de los siguientes tipos de reportes le
ayudaría a proveer información resumida para la alta
gerencia?
A. Estimados detallados de costos.
B. Planes de gestión de proyecto.
C. Diagramas Gantt.
D. Diagramas de Hitos.

© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del
GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS YGESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS
•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®
).
•Estándares para la Gestión de Proyectos.
•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
•Taller de Preparación para la Certificación PMP®
•Gestión de Programas (PPgM).
•Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍAYCAPACITACIÓNEN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).
•Oficina de Proyectos (PMO).
•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional
de Proyectos (OPM3)®.
SOFT SKILLSSOFT SKILLS
•Habilidades Blandas para la Gestión
de Proyectos.
•Habilidades de Team Building y Team
Work para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Gestión de Equipos
para el Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Facilitación para el
Gestor de Proyectos.
•Habilidades de Liderazgo para el
Gestor de Proyectos.
•Gestión del Cambio Organizacional e
Individual.
HERRAMIENTASHERRAMIENTAS
• Curso Taller de MS Project 2003.
• Curso Taller de MS Project 2007.
•MS Project Server 2007.
•Herramientas avanzadas para la Gestión de
Proyectos.

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