Organizacion y metodos

ORGANIZACIÓN y MÉTODOSORGANIZACIÓN y MÉTODOS
“NORMALIZAR EL ANÁLISIS Y MEJORA DE METODOS
DEL TRABAJO”

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓNCONCEPTO DE ORGANIZACIÓN
Es una técnica que ayuda al control de
mantenimiento en forma
administrativa, y están relacionadas
con la administración en el
planteamiento de políticas y
diagnosticaran a la organización en las
posibles soluciones a un problema
volviéndose eficientes y eficaces.

Eficiente.- Utiliza recursos que posee la
organización para satisfacer necesidades y llegar
a un objetivo común.
Eficaz.- Optimizar, reducir máxima expresión.
INTRODUCCIONINTRODUCCION

Las técnicas de organización en general constituyen una
herramienta que facilita el desarrollo de los
procedimientos administrativos, así como optimizar los
recursos disponibles, aplicando principios y formulando
diagnósticos que nos permitan recomendar soluciones,
surgiendo un modelo organizacional.

 Detectar las causas que producen conflictos en la organización
llamada espina de pescado o diagrama de causa y efecto.
 Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño.
 Eliminar duplicidad mediante la burocracia irreal por la real.
 Incrementar la productividad mediante la optimización de los
recursos.
 Mejorar la calidad de los servicios.
 Mejorar la estructura y funciones.
 Garantizar una organización sea eficiente y eficaz, reduciendo
tiempos y mejorando el uso de los recursos.
 OBJETIVOSOBJETIVOS

TIPOS DE ORGANIZACIÓNTIPOS DE ORGANIZACIÓN

CONCEPTOS BASICOSCONCEPTOS BASICOS

CONCEPTO DECONCEPTO DE
ORGANIZACIÓN Y METODOSORGANIZACIÓN Y METODOS
Organización y Métodos, es una técnica de análisis
administrativo que permite hacer investigaciones con fines de
mejoramiento de la estructura y de sus procedimientos.
Organización y Método es “Una forma
de consulta ideada para proveer
asesoramiento sobre como dividir las
actividades, como agrupar las tareas,
como disponer procedimientos y como
llevar trabajos administrativos
mecánicos con la mayor economía de
esfuerzo y con el máximo de eficacia
en los resultados”. y por extensión se
llama unidad, equipo o servicio de
Organización y Métodos al conjunto de
funcionarios especializados en la
aplicación de la técnica del
mencionado servicio.

Organización y Métodos, es el de asegurar al
máximo la eficiencia y eficacia del personal, grupos
de la organización mediante normas, procedimientos
y técnicas que orientan a las entidades públicas para
la determinación de políticas, formulación y
actualización de documentos para la gestión
institucional, diseñar modelos estructurales y la
verdadera racionalización de procedimientos con la
mayor economía y lograr los objetivos
organizacionales.
Organización y Métodos, es una ciencia que
estudia la manera de obtener mayor
productividad en las organizaciones, a
través de la aplicación de una correcta y
adecuada estructura orgánica, evitando el
despilfarro de los recursos, mejorando los
métodos de trabajo, economizando el
tiempo y otros factores.

ALCANCE DEALCANCE DE
ORGANIZACIÓN Y MÉTODOSORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
Estudia los problemas de
estructura y funcionamiento de
la administración, cumpliendo
como función de asesorar a los
funcionarios o responsables de la
gestión empresarial interesados
en mejorar la organización que
dirigen. La finalidad de una
unidad de Organización y
Métodos, es asegurar al máximo
la eficiencia mediante la
aplicación adecuada de
métodos científicos de
organización.

OBSTACULOS Y LIMITACIONESOBSTACULOS Y LIMITACIONES
DE OYMDE OYM
Los obstáculos y las limitaciones son el orden del día en
las organizaciones en especial para las unidades de
sistemas entre las que podemos mencionar.
 Carencia de un programa general de Organización Y
métodos.
Poca predisposición de los ejecutivos.
Escases de personal idóneo o calificado en programas
de mejoramiento de procesos.
La resistencia al cambio, este punto es el más
perjudicial en las organizaciones ya que la gente que
desconoce su propósito, no quiere, no puede y no
conoce.
La falta de recursos económicos, tecnológicos y
humanos.

CARACTERISTICAS DE UNCARACTERISTICAS DE UN
SISTEMA DE OYMSISTEMA DE OYM
Simplificación.
No es otra cosa que introducir mejoras a u proceso
en base a procedimientos que son: Eliminación.-
Suprimir datos innecesarios.
 Adición.- Agregar procedimientos necesarios.
Combinación o mixtos.- Aplicación de las dos
anteriores.

Automatización.
 Introducir nuevas tecnologías de comunicación e
información que ayudan a reducir tiempos y espacios.

Tercerización
 Mecanismo por el cual se apoyan a otros procesos,
no es otra cosa que un apoyo de personas externas a la
organización.

PASOS PARA UN ANALISIS DEPASOS PARA UN ANALISIS DE
OYMOYM
 Conocer el hecho o la situación que se
analiza y describirlo.
 Descomponerlo con el fin de conocer con
detalle los aspectos positivos y negativos.
 Examinarlo críticamente el hecho o
situación.
 Ordenar cada en modo de prioridades.
 Definir las relaciones que operan entre
cada elemento.
 Clasificar la información mediante objetivos,
estructuras, normas funciones y
operaciones.

OYMOYM
Para el análisis las empresas deben generar tres estados el
antes, el durante y el después.
Antes a corto plazo.
Durante mediano plazo.
Después largo plazo.
Este proceso va a tener una secuencia y técnicas inmensas
como el:
cuestionario
Entrevistas
investigación.

OYMOYM
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACION
La información debe ser organizada bajo tres parámetros.
 Narrativa.- informes.
Grafica.- en base a flujo gramas.
Mixta.- verificación de los dos dando paso al surgimiento
de análisis.
El análisis debe ser
rápido, conciso y
consignarse por
escrito como medio
de un respaldo de su
trabajo.

OYMOYM
PRESENTACION DEL INFORME

HERRAMIENTAS DE OYMHERRAMIENTAS DE OYM
Son la representación gráfica de la estructura de una
organización, es donde se pone de manifiesto la relación
formal existente entre las diversas unidades que la integran,
sus principales funciones, los canales de supervisión y la
autoridad relativa de cada cargo. Son considerados
instrumentos auxiliares del administrador, a través de los
cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad de
cada servicio.

Diagramas de Gantt
Es una herramienta para el director del proyecto que le
permite realizar una representación gráfica del progreso del
proyecto, pero también es un buen medio de comunicación
entre las diversas personas involucradas en el proyecto.
El objetivo principal es determinar la duración de un
proyecto, entendiendo éste como una secuencia de
actividades relacionadas entre sí, donde cada una de las
actividades tiene una duración estimada.

Método PERT
Es una técnica que le permite dirigir la programación de su
proyecto. El método PERT consiste en la representación
gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una
cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.
Indica el orden en que deben ser ejecutadas las actividades
de un proyecto, permitiendo planificar y controlar su
desarrollo, identificando las actividades que lo componen y
determinando su ruta crítica, mediante una representación de
red. también es conocido bajo otras denominaciones, como:
actividad diagrama de red, diagrama de red, red de
actividades, diagrama de nodo, o método de la ruta crítica.

Organigramas
Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en
toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un
procedimiento, identificándolos mediante símbolos de
acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la
información que se considera necesaria para el análisis, tal
como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo
requerido.

Diagramas de Proceso
Es una representación tipo
diagrama que ilustra la
secuencia de las operaciones
que se realizarán para conseguir
la solución de un problema.
Diagramas de Flujo Se refiere a
la disposición física de los
puestos de trabajo, de sus
componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones
para la atención y servicios
tanto para el personal, como
para los clientes.

Manuales
Constituyen una de las herramientas con que
cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo
de sus funciones administrativas y operativas. Son
fundamentalmente un instrumento de comunicación.
Si bien existen distintos tipos de manuales podemos
definirlos como un cuerpo sistemático, que contiene:
•la descripción de las actividades que deben ser
desarrolladas por los miembros de la organización
•y los procedimientos a través de los cuales esas
actividades son cumplidas.

DIAGRAMA DE GANTTDIAGRAMA DE GANTT

LOS ORGANIGRAMASLOS ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA ESTRUCTURALORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Es aquel que esta representado jerárquicamente ósea porEs aquel que esta representado jerárquicamente ósea por
el cargo que ocupan el la compañíael cargo que ocupan el la compañía

ORGANIGRAMA FUNCIONALORGANIGRAMA FUNCIONAL
Es aquel que esta determinado según las funciones queEs aquel que esta determinado según las funciones que
realizan cada uno por diagramas de bloques, etcrealizan cada uno por diagramas de bloques, etc

ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
Contienen información representativa de una organizaciónContienen información representativa de una organización
hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud yhasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y
características. En el sector público pueden abarcar hastacaracterísticas. En el sector público pueden abarcar hasta
el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto queel nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que
en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel deen el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de
departamento u oficinadepartamento u oficina

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTALESORGANIGRAMA DEPARTAMENTALES
Nos da una visión de la forma en que se compone unaNos da una visión de la forma en que se compone una
Gerencia o Departamento, pudiendo también reflejarGerencia o Departamento, pudiendo también reflejar
áreas donde se agrupan dos (2) o varias unidadesáreas donde se agrupan dos (2) o varias unidades
comunes dentro de la organizacióncomunes dentro de la organización

ORGANIGRAMA ESQUEMATICOSORGANIGRAMA ESQUEMATICOS
contienen sólo los órganos principales de unacontienen sólo los órganos principales de una
organización. Con frecuencia se elaboran para el públicoorganización. Con frecuencia se elaboran para el público
en general y ofrecen una visiónen general y ofrecen una visión
simplificada de la organización.simplificada de la organización.

TIPOS DE ORGANIGRAMASTIPOS DE ORGANIGRAMAS

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LAPRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN VERTICALORGANIZACIÓN VERTICAL
PRINCIPIOS BÁSICOS:
1. JERARQUÍA
2. AUTORIDAD
PRINCIPIOS SECUNDARIOS
1. UNIDAD DE DIRECCIÓN
2. UNIDAD DE MANDO
3. RESPONSABILIDAD
4. DELEGACIÓN
5. DESCENTRALIZACIÓN
6. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA ORGANIZACIÓN EN VERTICAL
RELACIONAN A LAS PERSONAS
QUE SE ENCUENTRAN EN
DIFERENTES NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
Relacionan a las personas que se
encuentran en diferentes niveles
de organización

PRINCIPIO DE JERARQUÍAPRINCIPIO DE JERARQUÍA
 Es un principio formal que relaciona coordinadamente
a todos los individuos que integran una organización.
 Hace fluir la autoridad y responsabilidad desde el nivel
más alto hasta su base.
 El subordinado de una determinada posición es el
superior de la inmediatamente inferior.
 Hay dos clases de hombres que nunca alcanzarán
grandes éxitos: aquellos que no pueden hacer lo que se
les manda y aquellos que no pueden hacer si no lo que
se les manda.
Cyrus H,K. (1850-1933)

PRINCIPIOS DE AUTORIDADPRINCIPIOS DE AUTORIDAD
 Es un principio informal que viene determinado por
un conjunto de características personales como la
edad, la antigüedad, la experiencia, los conocimientos,
las habilidades, los contactos personales, la posesión de
información privilegiada.
 En la actualidad el concepto de autoridad se puede
asimilar al de liderazgo. Los jefes deberían ser, al
mismo, tiempo líderes.
 Saber quién detenta la jerarquía es fácil, sólo hay que
observar el organigrama de una empresa. Saber quién
posee la autoridad es más complejo.

Nos quedaban pendientes los principiosNos quedaban pendientes los principios
derivados de la jerarquía y la autoridad...derivados de la jerarquía y la autoridad...
 1. UNIDAD DE DIRECCION… las bicefalias no funcionan, las
empresas sólo pueden tener una misión.
 2. UNIDAD DE MANDO… en principio, no se debe tener
más de un jefe. Organizaciones que lo aplican claramente:
Iglesia/ Ejército. Otras organizaciones no pueden aplicarlo de
forma clara.
 3. ANGULO DE AUTORIDAD… la dirección tiene un límite, el
que marca el ángulo de autoridad.
 La libertad debe ser limitada para poder ser poseída.
 Edmund Burke (1729 – 1797)

 4. RESPONSABILIDAD… la responsabilidad, que
nunca se delega, queda perfectamente delimitada en
organizaciones que tienen bien definidos sus puestos de
trabajo; aunque cuando la actividad se realiza sobre
la base de diferentes aportaciones, ésta se diluye en
diferentes puestos.
 5. DELEGACION… cuando la situación lo requiere, las
tareas son delegables entre dos personas, no así la
responsabilidad. Si delegásemos la responsabilidad
junto con la tareas, actividades importantísimas para
la organización, acabarían siendo responsabilidad de
empleados que carecen, quizá, de la preparación o
experiencia adecuadas.
Lo que no es bueno para el enjambre no es bueno para la abeja.
Marco Aurelio (121 – 180)

 6. DESCENTRALIZACION… se produce cuando la
organización distribuye tareas (incluyendo la
responsabilidad de las mismas) formalmente entre dos
o más departamentos o áreas. Se incrementa en
épocas de bonanza.
 7. HOMOGENEIDAD DE LAS TAREAS… la complejidad
de las tareas de un mismo nivel jerárquico debe ser
homogénea
Cuando los hombres están reunidos, pierden el
sentido de su debilidad.
Charles Louis de Secondant, barón de Montesquieu.
 (1689 – 1755)

PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LAPRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN HORIZONTALORGANIZACIÓN HORIZONTAL
PRINCIPIOS BÁSICOS
1. División del Trabajo
2. Especialización
PRINCIPIOS DERIVADOS
1. Funcionalidad
2. Departamentalización
3. Divisionalización
4. Coordinación
5. Automatización y Mecanización
PRINCIPIOS QUE DISEÑAN LA
ORGANIZACIÓN EN HORIZONTAL
RELACIONAN A LAS PERSONAS
QUE SE ENCUENTRAN EN LOS
MISMOS NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN
Relacionan a las personas que se
encuentren en los mismos niveles
de la organización

Principio de división del trabajoPrincipio de división del trabajo
• Conceptualmente consiste en la división de un proceso
complejo en pequeñas tareas más elementales.
• El objetivo perseguido reside en la agregación o
desagregación de funciones, actividades o tareas.
Posteriormente se formarán unidades homogéneas
para recoger las agrupaciones.

PRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓNPRINCIPIO DE ESPECIALIZACIÓN
• Es el principio responsable de que cada persona realice
un número reducido de esas tareas en las que
previamente se ha dividido el trabajo.
• La división del trabajo no es lo mismo que la
especialización. En una organización con una tareas
perfectamente divididas, es posible encontrar personas
muy especializadas y personas con escasa
especialización.

FUNCIONALIDADFUNCIONALIDAD
• El principio de funcionalidad trata de agrupar en una
misma unidad organizativa a las personas que
realizan actividades con características homogéneas;
que tienen un nexo común de unión.
• Variables para establecer funciones:
•Actividades
•Procesos
•Conocimientos/habilidades
•Tiempo

DEPARTAMENTALIZACIONDEPARTAMENTALIZACION
• Cuando las empresas crecen, tratan de agrupar en una
misma unidad organizativa las personas o actividades
que dirigen sus esfuerzos hacia objetivos o metas
similares, formalizando más estas agrupaciones, con
independencia de la naturaleza de dichas actividades.
• La departamentalización es la formalización de la
funcionalidad.
Las grandes empresas necesitan departamentalizar según unas
variables que dependerán de sus prioridades organizativas
o de mercado.

DIVISIONALIZACIÓNDIVISIONALIZACIÓN
• Las divisiones son cuasi empresas dotadas de una
gran autonomía en la toma de decisiones, excepto
las de tipo estratégico.
• Una empresa puede divisionalizarse por productos,
por clientes, por áreas geográficas o por funciones

COORDINACIÓNCOORDINACIÓN
 Consiste en concertar y ordenar unos recursos
determinados para la consecución de un objetivo
común.
AUTOMATISMO Y MECANIZACIÓNAUTOMATISMO Y MECANIZACIÓN
La mecanización permite que las tareas se desarrollen
por máquinas
El automatismo implica que las máquinas pueden
llegar a suplantar parte de las decisiones que efectúan
las personas

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