Material de Treinamento da MH Empresarial sobre gestão eficiente e eficaz do tempo, como forma de aumento de produtividade e de qualidade. Ministrado na empresa Abracomex em Setembro de 2016.

1. Gestão Eficiente do Tempo
Milton Henrique do Couto Neto
miltonhenrique@mhempresarial.com

2. Quem sou eu?
Prof. Milton Henrique do Couto Neto
miltonhenrique@mhempresarial.com
 Engenharia Mecânica, UFF
 MBA em Gestão Empresarial, UVV
 MBA em Marketing Empresarial, UVV
 Mestrado Acadêmico em Administração, UFES
 Pós-MBA em Inteligência Empresarial, FGV
http://lattes.cnpq.br/8394911895758599
https://br.linkedin.com/in/miltonhenrique

3. Experiência como Professor Universitário
2011
2004 2011
2006
2007 2009

4. Disciplinas
Lecionadas
na Graduação
Marketing
Empreendedorismo
Administração de Materiais
Matemática
Matemática Financeira
Gestão Financeira
Fundamentos da Administração
Gestão de Processos e Empresas

5. Disciplinas Lecionadas
na Pós Graduação
 Estratégia Competitiva de Preços
 Marketing Competitivo, Criatividade e Inovação
 Endomarketing e Comunicação Corporativa
 Comportamento do Consumidor
 Estudo de Viabilidade Econômico Financeira
 Pesquisa de Marketing
 Consultoria de RH

6. Experiência como Gestor
Empresário de
diversos setores
1995 2006
2006 2012
2012 2013
2013
20152014
2008

7. Cursos,
Palestras,
Treinamentos e
Consultorias

8. Alguns Clientes

9. miltonhcoutomiltonhenrique miltonhcouto
miltonhenrique@mhempresarial.com
Contatos

10. Este e outros arquivos estão
disponíveis para download no
www.slideshare.net/miltonh

11. Seus pais tinham mais tempo
que você?
Seus pais tinham mais
qualidade de vida que você?

12. “Pequenas” Mudanças
No Tempo dos Seus Pais Hoje em Dia

13. O dia tem exatamente
24 horas para todo
mundo, a diferença é
o que você faz com as
suas 24 horas!

14. Como você
administra o seu tempo?
Está sempre atrasado!
É o relógio é quem manda!
O dia passa voando!
Está sempre no horário!
É você quem manda!
O dia tem 24 horas!

15. Gestão do Tempo
Gerir o tempo é saber usá-lo para
realizar as atividades que você
considera prioritárias, profissional
ou pessoalmente
Qual é a sua prioridade hoje?

16. Você não pode decidir o que é importante hoje
se não souber o que deseja para amanhã!
Planejamento é
fundamental!

17. Planejar
 Traçar; fazer o plano de.
Projetar, fazer tensão de.
Programar, planificar.
Planear
Tornar plano
Colocar no papel

18. Planejamento
08 às 09 horas – Ler Jornal
09 às 10 horas – Ler E-mail
10 às 12 horas – Retornar
Telefonemas
12 às 14 horas – Almoço
14 às 16 horas – Reunião
Vendas
16 às 18 horas – Projeto 2017

19. “O planejamento não
diz respeito a decisões
futuras, mas ao futuro
das decisões que
tomamos no presente.”
(Peter Drucker)

20. Para uma boa gestão do tempo, é
necessário:
 Entender como você
organiza o seu tempo hoje
Conhecer o tipo de
problema que
confrontamos
Identificar as fontes desse
problema
Definir o método de
utilização do tempo

21. A Gestão do Tempo Possibilita
Antecipar atividades
Definir o grau de importância
dessas atividades
Focar esforços com maior
efetividade
Gerenciar melhor o estresse
Reagir com maior prontidão a
eventos inesperados
Aproveitar melhor o tempo para
desenvolvimento pessoal (leituras,
reciclagens, lazer, etc.)

22. Eficaz X Eficiente
Ser eficiente é:
conseguir os
resultados com a
máxima qualidade,
com o mínimo de
energia e com uma
duração ótima
Ser eficaz é:
conseguir os resultados
pretendidos num
determinado tempo
MeiosFins

23. Leis do Uso
Otimizado do
Tempo

24. Lei de Pareto
80% do resultado é obtido com 20% do esforço
O essencial leva pouco tempo (apenas 20%)
O acessório leva muito tempo (os 80% restantes)

25. Lei do Trabalho Contínuo
Todo trabalho interrompido levará mais
tempo e será menos eficaz do que se for feito
de forma ininterrupta
Melhor e mais rápido
Pior e mais lento

26. Lei de Parkinson
Muitas pessoas investem esforço
num trabalho em função do
tempo disponível e não do
tempo necessário
Se temos 4 horas, levaremos as 4
horas, mesmo que fosse possível
fazer em 2 horas

27. Lei da Contra Produtividade
A partir de um determinado momento,
sua produtividade cai e fica negativa
Use o equilíbrio e saiba a hora de parar

28. Reserve pequenos intervalos para
relaxamento durante o dia

29. Reserve
energias
para a sua
família, no
fim do
expediente

30. Reserve tempo para os seus Hobbies

31. Lei dos Ritmos Biológicos
A distribuição do
que fazemos
durante o dia
depende dos
ritmos biológicos
Cada ser
humano vive
diferentes
ritmos
biológicos
durante o dia

32. Qual é o seu Horário Nobre?

33. Desperdiçadores de Tempo
1. Autogerados
 Desorganização
 Procrastinação
 Dificuldade em Dizer Não
2. Contextuais
 Visitas Inesperadas
 Telefonemas Inúteis
 E-mails sem Importância
 Reuniões Improdutivas
 Esperas Desnecessárias
3. Outros
 Perfeccionismo Desnecessário
 Conversas Paralelas
 Pausas Demoradas para o Café
 Relatórios e Planilhas sem Utilidade Prática

34. Autogerados

35. Desorganização
É a maior culpada pelo desperdício de tempo
autogerado pelo indivíduo

36. É eficiente?
Está organizada para
minimizar o esforço?
O fluxo de materiais e
movimentos processa-se
livremente?
O espaço de trabalho
está em ordem?
Objetos são perdidos
com frequência?
Desorganização – área de trabalho

37. Desorganização – dicas de organização
da área de trabalho
 Utilize pastas distintas para
cada projeto que esteja sendo
realizado
Busque organizar um índice para
a organização das várias pastas
de projeto que possam existir
Mantenha uma pasta com os e-
mails, telefonemas e demais
tipos de contatos que foram
estabelecidos durante o curso
de um projeto

38. Organização do Trabalho
Decidir a maneira mais simples de fazer a tarefa,
evitando complicações
Decidir o modo mais barato de fazer a tarefa
Optar pelo meio menos cansativo para quem vai
realizar a tarefa
Escolher um procedimento que seja mais rápido
Conseguir obter a melhor qualidade e o resultado
mais confiável
Escolher a maneira menos perigosa de fazer a tarefa
Optar por uma forma de trabalho que não
prejudique o meio ambiente
PLANEJAMENTO!!!

39. Planejar significa pensar antes de agir

40. Como Economizar Tempo
“Um lugar para cada
coisa e cada coisa no
seu lugar”

41. Procrastinação
Consiste no adiamento
de uma ação
Resulta em stress,
sensação de culpa,
perda de
produtividade e
vergonha em relação
aos outros, por não
cumprir com a suas
responsabilidades e
compromissos

42. Afinal, somos Brasileiros...

43. Dicas para combater a
procrastinação
 Defina prazos para a conclusão de uma tarefa
 Crie ou adote um sistema de recompensa
 Combine com alguém que ajude você
acompanhar o seu andamento na conclusão
das tarefas
 Trate das tarefas logo pela manhã ou logo no
início do trabalho

44. Como Economizar Tempo
• Estabeleça um prazo
para completar a
tarefa e cumpra-o
• Pela manhã resolva
logo os assuntos
mais “chatos”

45. Dificuldade em Dizer
Não

46. Você precisa MESMO fazer TUDO?
Analise quanto custa o seu tempo!
Você sabe quanto custa sua hora perdida?

47. Delegue as tarefas que exigirão muito
do seu tempo
Delegar é uma excelente ferramenta
para administrar o tempo

48. Como Economizar Tempo
• “Eu posso aceitar
mas aquilo em que
estou a trabalhar
sofrerá atrasos. O seu
pedido é mais
importante?”

49. Contextuais

50. Contexto: Teoria e PráticaNATEORIANAPRÁTICA
Resultado
B
Demanda
A
Resultado
Z
Demanda
A
Demanda
B
Demanda
C ...
Surpresa Surpresa Surpresa Surpresa
Processo linear
Fluxo contínuo e adaptativo

51. Visitas Inesperadas

52. Como Economizar Tempo
• Quando precisar
conversar com
alguém vá a sala dele
ao invés de convidá-
lo a vir até a sua sala
• Se receber uma visita
inesperada, levante-
se e converse em pé

53. Telefonemas
Inúteis

54. Como Economizar Tempo
• Foco no assunto a ser
tratado
• Dê respostas breves

55. E-mails sem
Importância

56. Como Economizar Tempo
• Separe os e-mails
endereçados PARA você
dos que e-mails nos quais
você foi apenas COPIAdo
• Estabeleça um horário no
seu dia para ler e
responder e-mails
• Antes de redigir uma
resposta, pense se um
telefonema não é mais
rápido e definitivo

57. Esperas Desnecessárias

58. Como Economizar Tempo
• Aproveite o tempo
para ler uma
correspondência ou
revisar um projeto
• Carregue sempre um
bloco e uma caneta e
aproveite o tempo
para rascunhar novos
projetos

59. Reuniões
Improdutivas
Reuniões em que
você convida
Reuniões para as
quais você foi
convidado

60. Reuniões em que você convida
Limite ao máximo o número de participantes
Clarifique os pontos da agenda e avance o
quanto antes para os objetivos da reunião
Estabeleça um tempo limite
Mantenha a discussão na pauta dos objetivos
Seja aquele que conclui a reunião

61. Reuniões para as quais você foi convidado
Certifique-se de que sua presença é realmente
necessária
Seja pontual
Esteja disposto a participar da reunião
Evite prologar-se em um debate
Se esforce para tornar a reunião produtiva

62. Guia para Reuniões
Realmente Produtivas

63. Divisão de Funções
 Líder
 tem a autoridade sobre o grupo e deve se preocupar com os
resultados do encontro
 Facilitador
 é alguém que pensa na logística e na dinâmica da reunião
 Controlador do Tempo
 garante o cumprimento do cronograma

64. Limite a
presença
apenas às
pessoas
essenciais,
nenhuma a
mais!

65. Preparação Prévia dos
Participantes

66. Objetivo geral e pauta bem definidos
Escopo da reunião enviado
anteriormente a todos os participantes
Foco
Planejamento de tempo para cada item
da pauta de reunião

67. Elaborar um
Plano de Ação

68. Horários Respeitados
O encontro deve ter hora para
começar e hora para acabar

69. Outros

70. Perfeccionismo
Desnecessário
Antes feito que perfeito!

71. Conversas Paralelas
Quem fala PRA você também fala DE você!

72. Pausas Demoradas para
o Café
Tudo é questão de
prioridade...

73. Relatórios e Planilhas sem
Utilidade Prática
... e de bom senso!

74. Maior responsável por desperdício de
tempo
Comunicação Ruim!

75. Meios de Comunicação
Síncronos
Envia e recebe mensagem ao
mesmo tempo
Assíncronos
Envia e recebe mensagem em
tempos diferentes
+ Rápidos - Invasivos
X
Meio termo:
Era assíncrono, mas hoje é
usado como síncrono!

76. E-mail é uma
ferramenta
assíncrona, não
requer resposta
imediata
Trabalhe com o seu aplicativo de e-mail fechado!

77. Ferramentas para
Estabelecimento
de Prioridades na
Gestão de Tempo
Matriz G U T
Sistema A B C

78. GUT – Gravidade, Urgência e Tendência
É importante Tem que agir rápido Vai dar problema

79. Gravidade
• É aquilo que tem uma importância muito
grande, geralmente expressa em número.

80. Urgência
• É aquilo em que é
necessário agir
rapidamente.

81. Tendência
• É o que poderá
acontecer se
não for feito
nada.

82. Estabeleça Prioridades
• Relacionar tudo o que precisa ser feito
• Ordenar, em ordem de prioridade

83. Importante e Urgente
Muito
Importantes
Pouco
Importantes
Pouco
Urgentes
Muito
Urgentes
1⁰
2⁰
3⁰
4⁰

84. Sistema A B C
Liste tudo o que tem a fazer e classifique:
A → Fazer imediatamente, é crítica
B → É importante, mas não precisa ser feita
imediatamente
C → Não existe urgência, mas deve ser feita

85. Técnica
Pomodoro

86. Ciclos de Tempo de
Trabalho / Relaxamento
Trabalho Trabalho Trabalho Trabalho
Relaxamento Relaxamento
Relaxamento Relaxamento

87. FluxodePlanejamento O trabalho é
necessário?
Eu devo fazer?
Deve ser feito
agora?
Eu tenho as
condições?
SIM
SIM
SIM
NÃO
NÃO
NÃO
NÃO
Desistir!
Delegar!
Rever
Prioridades!
Reformular!

88. Regra dos 2
Minutos
Sempre que aparecer algo
que leve até 2 minutos para
ser feito, FAÇA-O
IMEDIATAMENTE!

89. Uso da Tecnologia na
Administração do Tempo

90. Recursos Tecnológicos
Agendas
Calendários
Alertas
Listas (Todo / Google Keeper / Wunderlist)
Podcasts
Agregadores de Notícias (Flipboard / Feedly)
Evernote / OneNote
Dropbox / Google Drive / One Drive

91. Muito Obrigado!