Biodata berisi informasi pribadi seseorang bernama Febi Amanda yang lahir tahun 1985 di Solok. Ia bekerja di Badan Standardisasi Nasional 2009-2020 dan saat ini di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok dengan jabatan Arsiparis Ahli Pertama. Dokumen ini memberikan panduan mengenai audit kearsipan internal yang dilakukan untuk menilai penyelenggaraan kearsipan di pemerintahan daerah.

1. B I O D A T A
 Nama : FEBI AMANDA, S.IA
 Tempat/tgl.Lahir : Solok, 17 Februari 1985
 Instansi : 2009 s.d 2020 : Badan Standardisasi Nasional
2020 s.d sekarang : Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kota Solok
 Pangkat/Golruang : Penata Muda Tk. I/III b
 Jabatan ASN : Arsiparis Ahli Pertama
 Pendidikan : Sarjana Ilmu Administrasi, FISIP Universitas
Indonesia
 Email /HP : febiamanda@gmail.com/081287465441

2. AUDIT KEARSIPAN INTERNAL
Bimbingan Teknis Kearsipan bagi SDM Kearsipan OPD
Solok, 8 Maret 2023

3. PENGAWASAN KEARSIPAN
proses kegiatan dalam menilai kesesuaian
prinsip, kaidah, dan standar kearsipan
dengan penyelenggaraan kearsipan

4. DASAR HUKUM
Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah
Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Kepala Arsip Nasional R.I.
Nomor 38 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan.
Keputusan Kepala Arsip Nasional R.I.
Nomor 32 Tahun 2016 tentang Instrumen Audit Kearsipan
sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala Arsip Nasional R.I.
Nomor 53 Tahun 2018.
1.
2.
3.
4.
Peraturan Arsip Nasional R.I.
Nomor 6 Tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan

5. AUDIT KEARSIPAN
Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah,
analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara
independen, objektif dan profesional berdasarkan
standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan,
kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan
penyelenggaraan kearsipan

6. FILOSOFINYA
 Bukan mencari kesalahan, melainkan mencari penyebab kenapa
tidak membuat dan menjalankan ketentuan peraturan perundang-
undangan keasipan.
 Merumuskan permasalahan dan mencari solusi melalui rekomendasi.
 Obyek pengawasan jangan merasa bersalah, sebab penilaian
pengawasan merupakan penilaian penyelenggaraan kearsipan dari
masa ke masa.
 Mengawal ketersediaan warisan informasi bangsa dan negara untuk
generasi mendatang

7. MAKSUD
Menyamakan, persepsi antara Tim Pengawas kearsipan
dengan OPD di lingkungan Pemerintah Daerahnya
Peningkatan Pemahaman dan pengetahuan tentang
pengawasan penyelenggaraan kearsipan bagi OPD

8. TUJUAN
 Terlaksananya audit kearsipan internal oleh Tim Pengawas Kearsipan
secara efektif dan efisien
 Terwujudnya laporan pengawasan kearsipan internal (LAKI) secara
lengkap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

9. HASIL PENGAWASAN KEARSIPAN INTERNAL
PEMERINTAH KOTA SOLOK TAHUN 2022
 1. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil – Nilai 75 (BB –Sangat Baik)
 2. Dinas Lingkungan Hidup – Nilai 66,5 (B – Baik)
 3. Dinas Pendidikan – Nilai 61,5 (B- Baik)

10. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
 Penciptaan Arsip : Sarana pencatatan naskah dinas masuk dan keluar, Buku
ekspedisi/sarana pengiriman naskah dinas, Lembar disposisi, 1 buah sampel amplop yang
digunakan untuk mengirim surat dinas/surat keluar
 Penggunaan Arsip : Ketersediaan arsip aktif, Sarana Peminjaman Arsip, Peyajian Arsip Aktif
 Pemeliharaan Arsip : pemberkasan arsip aktif, Menyusun daftar arsip, Penyimpanan arsip
 Penyusutan Arsip : proses pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip, penyerahan arsip statis

11. ASPEK SUMBER DAYA KEARSIPAN
 1. Sumber Daya Manusia Kearsipan : menilai ketersediaan arsiparis dan
pengelola arsip
 2. Prasarana dan Sarana Kearsipan : menilai ketersediaan folder,
guide/sekat, label, out indikator, indeks serta tunjuk silang, dan filing
cabinet.

12. ASPEK PENGELOLAAN ARSIP AKTIF
 PEMBERKASAN : pembubuhan kode klasifikasi arsip pada tab
guide primer, sekunder, tersier, dan folder, menyusun daftar arsip
aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas
 PENYIMPANAN : Arsip yang disimpan oleh unit pengolah tidak
melewati retensi arsip aktif sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA),
disimpan di dalam folder yang diletakkan dalam filing cabinet

13. TEMPLATE
agenda surat masuk 2022 (2).xlsx
Daftar Arsip Inaktif .docx
BERITA ACARA PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF.doc
BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP.doc

14. PERSIAPAN
01. Melengkapi
Kebutuhan
Administrasi Tim
Audit Kearsipan.
(contoh:
Korespondensi,
Surat Perintah, dls.)
02. Penyusunan
Rencana Kerja
Audit (RKA)
Kearsipan.
PELAKSANAAN
01. Entry Meeting
02. Pengisian Formulir Audit
Kearsipan
Validasi melalui:
a. Verifikasi Dokumen
b. Wawancara
c. Pengamatan Langsung
dan Uji Petik.
03. Penyusunan Risalah Hasil
Audit Sementara (RHAS).
04. Exit Meeting
Penyampaian dan
penandatanganan RHAS
PELAPORAN
01. Penyusunan dan
Penandatanganan
Laporan Hasil
Audit Sementara
(LHAS).
02. Penyusunan
Laporan Audit
Kearsipan Internal
(LAKI) berdasarkan
LHAS untuk
ditandatangani oleh
Pengarah.
PKPKT
OUR PROCESS

15. FIRST DAY SECOND DAY THIRD DAY
01. Entry meeting 01. Wawancara Stakeholder 01. Exit meeting
(pemaparan RHAS)
02. Verifikasi dokumen 02. Verifikasi
lapangan/pengamatan
langsung ke Unit-Unit
Pengolah.
02. Penandatanganan RHAS
03. Verifikasi
lapangan/pengamatan
langsung ke Unit
Kearsipan (Sekretariat)
04. Penyusunan Risalah
Hasil Audit Sementara
(RHAS)
STAGES LANGKAH KERJA

16. FORMULIR ASKI
 Formulir Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) bagi Pemerintahan
Daerah Provinsi/Kabupaten/Kota terdiri dari 2 (dua) bagian, yaitu
Formulir ASKI bagi Unit Pengolah dan Formulir ASKI bagi Unit Kearsipan.
Formulir ASKI terdiri dari 2 (dua) subaspek, yaitu Aspek Pengelolaan
Arsip Dinamis dan Aspek Sumber Daya Kearsipan.

17. FORMULIR ASKI
../../2022/AUDIT KEARSIPAN/FORMULIR AUDIT
KEARSIPAN KAB-KOTA revisi.xls

18. T E R I M A K A S I H