1. A suíte de produtos Atlassian pode ser usada para gerenciar horas e atividades de projetos, com os softwares Jira, Confluence e Crowd integrando conteúdos e gerenciando usuários. 2. A 3layer Tecnologia usa com sucesso a plataforma Atlassian para gerenciar seus projetos, recursos humanos, conteúdo e comunidade. 3. A solução pode ser implementada em sete etapas e traz benefícios como visibilidade em tempo real e tomada de decisões ágeis.

1. MARCELO MRACK tabelas, resumos, etc.). Embora o Jira já possua uma
OUTUBRO DE 2010 gama de relatórios padrões (que ainda podem ser
estendidos via plugins diversos – gratuitos ou pagos), a
Plataforma Atlassian na Gestão de inclusão do Confluence permite integrar conteúdos
externos diversos, e criar saídas conforme cada
Horas e Timesheet de Atividades necessidade, com rápida alternância de contexto e reuso
de modelos (templates) para cada tipo de programa ou
VISÃO GERAL projeto.
A suíte de produtos Atlassian é mundialmente conhecida pela 3. O software Atlassian Crowd complementa o pacote da
flexibilidade de configuração e versatilidade de uso. Entre as diversas solução, permitindo o gerenciamento unificado de
soluções que podem ser montadas nesta ampla plataforma de usuários e grupos. Ele também pode reusar essas
software, a gestão do tempo em projetos é apenas uma das facetas. informações de bases legadas da organização (tal como
LDAP ou Active Directory). De forma geral, o Crowd é
Este artigo descreve um cenário de uso típico neste ambiente, peça fundamental para gerenciar de forma unificada os
apresentando os principais elementos envolvidos e fragmentos do caso diversos produtos Atlassian em um ambiente. Ainda,
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de uso implementado na LM Consulting, parceira de vendas e serviços como benefício, ele pode ser utilizado em outras
Atlassian no Brasil. aplicações da organização e interfaceamento para
autenticação externa, como Google Apps, por exemplo.
ARQUITETURA 4. Neste tipo de solução, usuários de áreas diversas podem
Conforme mostra a Figura 1, uma solução para a gestão de horas e registrar o trabalho do dia-a-dia no sistema em formato
acompanhamento de atividades (timesheet) pode ser montada com unificado para todos os projetos e programas que ele
base em três softwares Atlassian, que operando em conjunto fornecem participa, o que inclui variados setores e segmentos da
uma arquitetura escalar, segura e altamente integrável a outros organização, desde áreas administrativas, gerencial,
produtos em uma organização. diretoria, helpdesk, ouvidoria, projeto e contratos
terceirizados. Cada área pode ser configurada para ter
direitos de acesso e visibilidade conforme os perfis de
interesse, sem prejuízo à segurança e/ou poluição visual.
5. Em cada área, cada equipe tem suas atividades e
registros de trabalho representados na ferramenta Jira
tal como estão definidas pelos fluxos da metodologia da
organização. Gerentes de áreas têm domínio completo
dos seus subordinados, incluindo controles dos
programas e projetos, tais como marcos de referência,
carga de trabalho, atrasos, datas e toda uma gama de
subsídios gerenciais. Todo esse controle pode ser
configurado através de painéis (dashboards) que exibem
somente as informações de interesse para cada caso. O
mesmo vale para as equipes envolvidas, que tem suas
demandas sempre atualizadas e disponíveis, incluindo
ainda um rico e flexível suporte para a execução e
controle de horas trabalhadas, pois workflows e gatilhos
de eventos podem ser definidos para cada tipo de
Figura 1 - Diagrama esquemático de uma possível solução atividade ou etapa do processo. Acrescido ao Confluence,
Atlassian para gestão de horas em projetos. estes dados podem ser formatados em páginas web
conforme aparência desejada e em concordância com o
A Figura 1 pode ser assim explicada: padrão visual da organização.
1. A base operacional para gestão das horas e 6. Pessoas externas à organização também podem se valer
acompanhamento de atividades de trabalho é mantida dos benefícios da solução. Informações publicadas na
pelo software Atlassian Jira. Nele, registros de trabalho Internet/Intranet ou em ambientes específicos (email,
podem ser feitos através de uma interface web flexível e twitter, RSS, etc.) podem ser acessadas prontamente.
segura, com aparência customizável. Cada usuário pode Elas também podem colaborar abrindo demandas de
registrar seus horários de trabalho e atividades, e ao trabalho, seja por emails direcionados aos projetos da
gestor é possível fazer ajustes pontuais caso necessário, organização ou pela interface do sistema Jira ou mesmo
tudo conforme os requisitos de segurança que forem em formulários web criados no Confluence.
elencados para cada tipo de projeto, programa, perfis e
7. Para a diretoria e alto escalão, todas as informações
envolvidos. Diversos programas, projetos, esquemas de
podem ser aglutinadas e formatadas em relatórios e
segurança, workflows de trabalho, tipos de tarefa, telas,
gráficos de fácil interpretação, permitindo rápida
campos e outras informações podem ser configuradas,
assimilação dos dados acessados. As informações
conforme a necessidade da organização.
prestadas estão sempre atualizadas, mostrando em
2. O software Confluence é uma wiki corporativa, que tempo real o status de toda a organização, permitindo
operando em sincronia com o Jira maximiza a geração de agilidade na tomada de decisões.
saídas para diversos conteúdos (relatórios, gráficos,
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CEP: 90540-140 – Porto Alegre – RS – Brasil
www.3layer.com.br

2. NEUTRALIDADE desde a etapa de planejamento até encerramento e
repasse ao cliente;
Como praxe, os produtos Atlassian e a solução como um todo é
neutra em relação à plataforma de Sistema Operacional e Banco de Gestão compartilhada: Serviço semelhante à Helpdesk,
Dados, e integra-se a gerenciadores de repositórios versionados e onde clientes solicitam demandas e acompanham seus
aplicações de terceiros nos mais variados formatos, o que permite programas de gestão em formato online;
à organização reutilizar conteúdo legado nas mais variadas formas, Prospecção de negócios: O levante de oportunidades,
minimizando os custos de adoção e maximizando o ROI da solução. relacionamento com o cliente e gestão comercial das
prospecções de negócios é controlado na plataforma
COMPONENTES Atlassian, incluindo volumes financeiros, taxas de sucesso
e áreas de atuação.
Como elementos de uma solução nesse formato, os seguintes
softwares devem ser instalados e configurados para operar em Gestão de conteúdo: Todo o espectro documental de
sincronia: projetos é baseado na plataforma Confluence, incluindo
documentos de clientes, área operacional, administrativa
Atlassian Jira, base para controle das demandas, horários
e comercial.
e relatórios;
Gestão de recursos humanos: Base de dados curriculares
Atlassian Confluence, maximiza e flexibiliza a exibição e
de profissionais e contatos com clientes são armazenadas
integração de conteúdos;
no Confluence em conjunto com o Google Docs,
Atlassian Crowd, centraliza o gerenciamento de usuários permitindo a rápida localização de conteúdo e
e grupos da organização; cruzamento de informações em processos seletivos.
Plugin JPlug TimeTracking, plugin com mais de 30 tipos Comunidade: News, RSS, blogs, Image Galleries, Vídeo,
de relatórios de acompanhamento de horas em projetos; Twitter, agendas e outros conteúdos presentes em
Plugin Timesheet Report, plugin com opção de saída em ambientes colaborativos da Internet são integrados e
grade de horários e recursos de projeto. trabalhados pela interface unificada do Confluence.
IMPLEMENTAÇÃO CONCLUSÕES
Uma solução desse tipo pode ser implantada em sete etapas: Este artigo cobriu apenas uma faceta de uso dos produtos
1. Conscientização: Com a anuência da diretoria, as áreas Atlassian. Diversos outros formatos e possibilidades são possíveis,
envolvidas assumem a mudança cultural iminente, e tal como uso em Sistemas de Ouvidoria, Gerenciamento Eletrônico
começam um trabalho de revisão de valores e quebra de de Documentos (GED), etc.
paradigmas; Se você achou relevante este conteúdo e tem interesse em
2. Formalização: Cada área envolvida mapeia, valida e desenvolver uma solução na área, utilize os links abaixo para
formaliza os perfis, fluxos de trabalho e demandas a maiores informações:
serem gerenciadas na nova plataforma;
3. Mapeamento: As informações definidas são inseridas MAIORES INFORMAÇÕES
nas ferramentas, e ajustes realizados conforme cada www.3layer.com.br
caso; www.atlassian.com/jira
4. Piloto: Um projeto piloto de pequena envergadura, com www.atlassian.com/confluence
usuários específicos e incentivados é desenvolvido;
www.atlassian.com/crowd
5. Adequação: Componentes diversos da solução sofrem
http://www.jplugs.com/jacrm
ajustes, visando remover etapas burocráticas, controles
desnecessários e outros, buscando fluidez na produção.
6. Produção: Após o período de ajustes, o ambiente de
produção é montado e os projetos e programas são
migrados um a um para a nova plataforma.
7. Evolução: Continuamente, elementos novos podem ser
agregados à solução, evoluindo o cenário e maximizando
os benefícios no dia-a-dia da organização.
CASO DE SUCESSO: 3LAYER TECNOLOGIA
No site da Atlassian, são encontradas diversas organizações que
utilizam seus produtos para os mais variados fins.
No Brasil, a 3layer Tecnologia, parceira Atlassian, além de revender
tais produtos e oferecer serviços de consultoria e mentoria, utiliza
ativamente a plataforma Atlassian na gestão do seu portfólio
operacional, incluindo:
Gerenciamento de projeto: Todos os projetos
desenvolvidos são controlados pela plataforma Jira,
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