TEG Isis Piña PROPUESTA DE MEJORAS DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS USANDO BMM (MODELADO DE NEGOCIOS) EN LA PYME. CASO: IMPORTADORA Y EXPORTADORA AYACUCHO C.A.

1. PROPUESTA DE MEJORAS DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS USANDO BMM (MODELADO DE
NEGOCIOS) EN LA PYME. CASO: IMPORTADORA Y
EXPORTADORA AYACUCHO C.A.
Autor: AdS Isis Beatriz Piña
Tutor: Ing. Msc. Jorge Luis Guerrero
Barquisimeto, Junio 2011

2. Contenido
El Problema
Marco Teórico
Marco Metodológico
Presentación y Análisis de los Resultados
Diseño de la Propuesta
Conclusiones y Recomendaciones
Preguntas
AdS Isis Piña

3. El Problema
Pequeña Empresa:
Trabajadores mayor a once
(11) y menor a cincuenta (50)
Ventas anuales entre nueve mil
una (9.001) UT y cien mil
(100.000) U.T.
Trabajadores
Mediana Empresa:
Trabajadores mayor a cincuenta
y un (51) y menor a cien
Pyme (100).
Ventas anuales entre cien mil
una (100.001) U.T. y
doscientos cincuenta mil
(250.000) U.T.
Ventas Anuales
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4. El Problema
Tendencia Negativa
Empirismo Estandarización y Formalización
Impactando
Negativamente
Visión Crecimiento o Desarrollo
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5. El Problema
Facilita
Estandarización o formalización Comunicación
Herramienta útil
Modelado de Negocio Mejorar y estandarizar los procesos
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6. El Problema
Crecimiento Acelerado Estandarización
Caso de estudio
Origen del Problema, necesidad de:
Objetivos Modelado de Negocio (BMM) TIC
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7. Objetivos
General
Desarrollar una propuesta para la mejora de los procesos administrativos usando BMM
Modelado de Negocios para la Pyme Importadora y Exportadora Ayacucho C.A.
Específicos
Diagnosticar la
Detallar las Identificar los
situación actual Identificar las
Definir misión, actividades y Definir los eventos internos y Definir los
de la empresa en tecnologías y
visión y los tareas que recursos externos diferentes actores
función a sus reglas del negocio
objetivos intervienen en el requeridos para asociados al que se encuentran
procesos que regulan la
generales y proceso de ejecutar el proceso de asignados al
administrativos ejecución del
específicos y de la importación y en proceso de importación y sus proceso de
de importación y proceso de
empresa los procesos de importación procesos de importación
su estructura importación
apoyo apoyo
organizativa
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8. Justificación e Importancia
Formalización de los procesos, objetivos específicos, definición de la
misión y visión, actividades, tareas y cargos
Modelado de Negocio (BMM)
Facilitar el cumplimiento correcto y eficiente de sus objetivos y
estrategias
Obtener el máximo aprovechamiento de los recursos, en función al
entorno dinámico y cambiante de la competitividad global
Logrando este estudio una gran relevancia en el ámbito organizacional
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9. Marco Teórico
Antecedentes
Ixcot (2006), desarrolló una Tesis de Grado, titulada “Rediseño Organizacional del Área
Administrativa de una empresa productora de Cardamomo, (Universidad de San Carlos de
Guatemala)”
Rangel (2007) presenta un trabajo titulado “Análisis comparativo de técnicas de obtención de
requerimientos para el modulo de Facturación del aplicativo Gestasotf Hospitalario para
IMSALUD (Instituto Municipal de Salud de San José de Cúcuta)”
Montilva y Vázquez (2007), realizaron un proyecto sobre “Modelo de Negocios del Sistema de
Registro y Control de Bienes de la Universidad de los Andes”
Reyes (2007), trabajo titulado “Modelado empresarial, metodología para el rediseño
organizacional y la automatización”, la Zona Libre Cultural, Científica y Tecnológica del estado
Mérida (ZOLCCYT)
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10. Bases Teóricas
Organización Chiavenato (1987). Montero, Arcos y García (2007). Hall (1973)
Pymes González (1997). Sotomayor y Toribio (1999). Tewaire (1997)
Importancia de las Pymes Alonzo (2007). Arana (2007)
Tecnologías de Información y Comunicación Haag, Cummings y
MaCubbrey (2004). Tello (2007).Barrios (2009). Macau (2004)
Modelado de Negocio Ortín, García, Moros y Nicolás (2007). Eriksson & Penker
(2000). León y Asato (2009). Montilva y Barrios (2004)
Estandarización de Procesos Falconi (1992). Guevara (2008). Martínez
(2009). Davenport (2005)
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11. Bases Legales
Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación
Ley para la Promoción y Desarrollo de la
Pequeña y Mediana Industria
Ley Orgánica de Simplificación de Trámites
Administrativos
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12. Operacionalización de Variables
Variable Dimensión Sub-dimensión Indicadores
Definición del Modelo de Negocio Descripción de la empresa
Visión de la empresa, que quiere llegar a ser
Misión de la empresa, que es actualmente
Modelado de Objetivos
Objetivos deseados
Metas a futuro
Modelado de Negocio Reglas, Normas o Leyes que rigen a la empresa
Captura y
Desarrollo de una Reprentación de los Modelado de Reglas y Tecnologías
Uso de correo electrónico interno
Uso de sistemas de información
propuesta para la conceptos principales Usos de otras tecnologías de infomación
mejora de los de la empresa y sus Procesos Fundamentales
relaciones según Modelado de Procesos de Negocio Procesos de Apoyo
procesos metodo BMM por Actividades y tareas realizadas
administrativos Montilva y Barrios Modelado de Objetos del Negocio
Entidades que intevienen para el logro de los objetivos
Recursos requeridos para el logro de los objetivos
(2004)
Eventos internos
Modelado de Eventos
Eventos externos
Actores que participan en los procesos
Modelado de Actores y Unidades Roles de los actores
Unidades que participan en los procesos
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13. Marco Metodológico
Tipo de Investigación De campo, tipo descriptiva
Población y Muestra 13 individuos
Diseño de la Investigación No Experimental
Fases de la Investigación 7 Fases
Técnicas e Instrumentos de recolección de datos Observación directa,
cuestionario y entrevista
Validez y Confiabilidad de los instrumentos Juicio expertos
Técnicas de Procesamiento y Análisis de datos Microsoft Excel 2007
Tablas estadísticas y
gráficos tipo pastel
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14. Resultados
Fase I. Diagnosticar la situación actual de la empresa en función
a su proceso de importación y estructura organizativa
Levantamiento de información a través de la observación directa
Aplicación de un cuestionario a: empleados, gerentes y directivos
y una entrevista a los gerentes y directivos de la empresa
Análisis y representación de la información obtenida de los
instrumentos
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15. Resultados
Conoce actualmente a dónde quiere llegar y cuáles
son las metas a futuro de la empresa
Muy de acuerdo
23%
31%
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
46%
Muy en desacuerdo
Se conoce cuáles son los objetivos deseados de la
empresa
Muy de acuerdo
36%
43% De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
21%
Muy en desacuerdo
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16. Resultados
Se conocen todas las actividades y tareas que se
realizan a diario en la empresa
Muy de acuerdo
31%
De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
69% Desacuerdo
Muy en desacuerdo
Se utilizan dentro la empresa sistemas de
información para el desarrollo de sus procesos
15%
Muy de acuerdo
39% De acuerdo
Ni de acuerdo, ni en desacuerdo
Desacuerdo
46%
Muy en desacuerdo
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17. Diseño de la propuesta
Fase II. Definir visión, misión y los objetivos generales y
específicos de la empresa
Objetivos Específicos:
Visión: Importar y distribuir a nivel Objetivos Generales:
Satisfacer la creciente demanda del
nacional gran variedad de mercado
productos alimenticios y artículos Misión: Ser una empresa de n de alimentos y
del Agro, cumpliendo a cabalidad comercialización sólida, productos del Agro
con todos los permisos requeridos competitiva y líder en el mercado
Generar mayores utilidades
por la ley, contando con un gran nacional de productos alimenticios n posible
anuales Incrementar la
equipo de trabajo capacitado para y agrícolas, que contribuya con el
rentabilidad de la empresa pida
así ofrecer los mejores precios y la mejoramiento de la calidad de vida y eficaz
mayor calidad de los productos, de los consumidores y desarrollo Cumplir con todas las leyes y
superando de esta manera las del país normas establecidas por el
Gobierno Nacional n financiera de la empresa
expectativas de nuestros clientes y
consumidores. n de los clientes
n
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18. Diseño de la propuesta
Fase III. Identificar las tecnologías y reglas del negocio que
regulan la ejecución del proceso de importación
Leyes Instructivos y Manuales
Tecnologías de Información
Reglamentos
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19. Diseño de la propuesta
Fase IV. Detallar las actividades y tareas que intervienen en el
proceso de importación y en los procesos de apoyo
Objetivo del proceso
Fronteras
Actores
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20. Diseño de la propuesta
Diagrama General del Proceso
Diagrama General del Proceso de Importación
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21. Diseño de la propuesta
Diagrama de actividades
Diagrama de actividades Proceso de Importación
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22. Diseño de la propuesta
Procedimiento
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23. Diseño de la propuesta
Fase V. Definir los recursos que son requeridos para ejecutar el
proceso de importación
Financieros Materiales
Humanos Técnicos
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24. Diseño de la propuesta
Fase VI. Identificar los eventos internos y externos asociados
al proceso de importación y sus procesos de apoyo
Diagrama de evento Solicitud de factura Proforma
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25. Diseño de la propuesta
Fase VII. Definir los diferentes actores que se encuentran asignados
al proceso de importación
AdS Isis Piña Descripción de Cargos

26. Diseño de la propuesta
Propuesta de la estructura organizativa
Organigrama Jerárquico propuesto para la empresa Importadora y Exportadora Ayacucho C.A
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27. Conclusiones
El personal que labora en la empresa posee conocimientos claros aunque generales
sobre qué es actualmente la empresa
Desconocimiento de las metas de la empresa, cuales son sus objetivos específicos,
los recursos necesarios para el logro de estos objetivos y los procesos de apoyo
Los procesos internos se ejecutan mediante procedimientos informales, no existe
ningún tipo de estandarización
No existe ningún manual que los defina formalmente y a la vez especifique cuales
son estas actividades y/o tareas que responde cada persona según su cargo
No se ha establecido formalmente la estructura organizativa actual
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28. Conclusiones
Sobre las leyes y reglamentos que rigen la empresa existe cierto
desconocimiento por parte de su personal
En cuanto a las Tecnologías de Información, la empresa cuenta con conexión a
internet, además poseen un sistema Administrativo Automatizado.
Solo el personal de la alta gerencia tiene conocimiento general, amplio y
detallado hacia donde se dirige la empresa y qué es actualmente, toda esta
información no se ha dado a conocer con exactitud y de manera formal a todo el
personal que labora en la empresa
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29. Recomendaciones
Implementar el desarrollo un sitio Web para la empresa que permita mejorar su
imagen corporativa
Adquirir un correo corporativo con nombre y dominio propio
Aplicar mejoras internas en la empresa formalizando sus procesos, mediante la
propuesta desarrollada para esta investigación
Dar a conocer a todo el personal de la empresa la formalización de los procesos, la
puesta en marcha de la nueva estructura organizativa y la definición detallada de
los cargos que intervienen en los procesos
Integrar al sistema administrativo automatizado un modulo para la gestión y
seguimiento del proceso de importación

30. Muchas Gracias por su
atención

31. Preguntas