2. 1) AM / HOUSE KEEPING
100
200
300
400
500
2) FUNGSI /FUNGSIAN
600
700
800

3.  100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN
 200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN
 300 - PENGURUSAN ASET
 400 - PENGURUSAN KEWANGAN
 500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
 600 - TADBIR URUS SEKOLAH
 700 - TADBIR URUS MURID
 800 – TADBIR URUS ASRAMA

4. Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan
awam, kerjasama dalam negeri, kerjasama luar negara,
laporan & perangkaan, pengurusan mesyuarat,
kemudahan (fasiliti), pertubuhan, persatuan dan kelab,
parlimen, penerbitan, teknologi maklumat dan
komunikasi, pengurusan rekod, pembaharuan
pentadbiran, Piawaian International Organization for
Standardization (ISO), pengurusan pejabat, majlis/
sambutan/ perayaan, pusat sumber/ perpustakaan,
jemputan, warisan dan harta intelek, lembaga
penasihat, Rancangan Malaysia dan pilihanraya.

5. Perkara berkaitan dengan perancangan
perolehan tanah/ bangunan, perolehan,
pelepasan dan tukar guna tanah,
pembinaan/ perolehan/ pelupusan
bangunan, ruang, keselamatan bangunan/
tanah dan penyenggaraan.

6. Perkara berkaitan dengan penerimaan,
pendaftaran, penggunaan, penyimpanan,
pemeriksaan, penyelenggaraan, pelupusan,
kehilangan dan hapus kira serta tadbir urus aset.

7. Perkara berkaitan dengan akaun, audit
kewangan, bank, bayaran, bajet, waran
peruntukan, bon, cek dan elektronik funds
transfer (EFT), kumpulan wang disatukan,
penurunan kuasa, perolehan bekalan,
perkhidmatan dan kerja dan pinjaman
kakitangan awam.

8. Perkara berkaitan perjawatan dan perkhidmatan,
cuti, kompetensi, peperiksaan perkhidmatan,
pengurniaan dan penghargaan, kursus/ latihan
kerjaya, bengkel, perhubungan pekerja,
perancangan sumber manusia dan fail-fail
personal (peribadi).

9. Perkara berkaitan dengan tadbir urus sekolah,
meliputi dasar, peraturan, takwim, kurikulum,
peperiksaan, pemantauan Pengajaran Dan
Pembelajaran (P & P) dan naziran.

10. Perkara berkaitan dengan kemasukan,
penempatan, pertukaran aliran, pertukaran
keluar dan masuk sekolah, aktiviti ko-
kurikulum, program kecemerlangan, kebajikan,
pemeriksaan kesihatan, profil/data murid,
disiplin dan kaunseling.

11. Perkara berkaitan dengan penginapan,
kemasukan, pendaftaran, penyeliaan, perubatan,
kecemasan, aktiviti dan program asrama.

12. PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK
FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUP
MULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB
MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.
FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA
KEPERLUAN BERBUAT DEMIKIAN

13. 1. Fail yang diperlukan belum ada;
2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail
jilid baharu;
3. Fail asal tidak dapat dikesan;
4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan
dengan kulit baharu;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;
dan
6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar
kepada sistem klasifikasi yang baharu.

14. SEMUA FAIL TIDAK
DIBENARKAN DIBAWA
KELUAR DARI RUANG
PEJABAT .

15. (i) a. TERBUKA :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80)
b. SAMPUL KECIL :
Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin.
1/82)
(ii) TERHAD :
Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)
dengan cop TERHAD

16. (iii) SULIT:
Kulit fail berwarna hijau (Am 436);
(iv) RAHSIA :
Kulit fail berwarna merah jambu berpalang
merah (Am 437)
(v) RAHSIA BESAR :
Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang
merah (Am 438).

17. i.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang
kosong;
ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan
surat;
iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;
iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail
menggunakan tali Hijau (green tag); dan

18. v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas
sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail.
Dokumen terawal diberi nombor kandungan.
Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi
nombor kandungan seturut dan dibulatkan.
• Nombor lampiran bagi surat masuk
hendaklah ditulis dengan pen berdakwat
merah, manakala
• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis
dengan pen berdakwat biru atau hitam.
vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke
dalam kertas minit

19. Kandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan
ke dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada
peringkat dokumen
(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah
dicatatkan
• Surat daripada (Surat drp....)
• bertarikh (bth.....)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat merah
sebagaimana berikut:
Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

20. (ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah
dicatatkan
• Surat kepada (Surat kpd....)
• bertarikh (bth.......)
• difailkan pada (d/f pd.....)
• Ditulis menggunakan pen dakwat
biru/hitam
sebagaimana berikut:
Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________

21. Kebiasaan menulis minit tindakan di atas
dokumen masuk/keluar yang diamalkan
sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah
digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan,
keputusan atau maklumbalas ringkas yang
berkaitan dengan sebarang kandungan yang
terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan
pegawai yang lain.

22. i. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;
ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai
yang diminitkan;
iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan
jelas. Minit tindakan ini boleh ditulis dengan
tangan atau ditaip.
iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas
serta mencatat singkatan nama jawatan
pegawai dan tarikh; dan
v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat
/dokumen masuk atau keluar.

23. 1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk
mengawal pergerakan fail hendaklah
dimasukkan ke dalam fail di antara kertas
minit dengan lampiran menggunakan tali hijau
semasa fail tersebut disimpan di registri.
2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai
untuk tindakannya kad ini hendaklah
dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan
fail.
3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini
hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

24. Fail ditutup apabila :
1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau
2. Kandungannya sudah mencapai 100
lampiran;
3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun
dan tidak lagi dikehendaki untuk
pentadbiran harian;

25. 4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan
lanjut yang perlu diambil ke atas fail
tersebut;
5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat
awam;
6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan
bertukar kepada sistem baharu; dan
7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan
tidak lagi beroperasi.

26. Sampul kecil dibuka apabila :
1. Fail Tidak Dapat Dikesan.
2. Dua atau lebih pegawai menggunakan fail
pada masa yang sama.

27. NO FAIL
700-8/1/NO KP
contoh : 700-8/1/981125064653
PERKARA
NAMA MURID
DIHANTAR KEPADA TARIKH HANTAR
NO DAFTAR SEKOLAH TARIKH BUKA FAIL
KOD SEKOLAH