Este documento contiene información sobre la elaboración y seguimiento de presupuestos. Explica los pasos para crear un presupuesto, incluyendo determinar los costes, establecer categorías presupuestarias y obtener aprobación. También cubre temas como la vigilancia del flujo de dinero, informes de desviaciones y toma de decisiones basada en el seguimiento del presupuesto.

1. 1/ CFGS Sistemas electrotécnicos y automatizados
DOL – Documentación técnica en instalaciones eléctricas
Elaboración de un presupuesto

2. 2/
Visión global
J12 ene

3. 3/
Antes de desarrollar un presupuesto...
Cuando estés desarrollando un presupuesto no deberías
improvisar a medida que lo realizas
Un buen ejercicio presupuestario implica...
claridad de propósito
planificación detallada
pensamiento considerable
Éstas son algunas de las preguntas que deberás responder:
¿Podríamos haber gastado menos el año pasado y aún haber
conseguido los mimos o mejores resultados?
¿Hemos despilfarrado dinero en el pasado?
¿Podemos evitarlo en el futuro?
J12 ene

4. 4/
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un documento que traduce los planes en
dinero:
dinero que necesita gastarse para conseguir tus actividades
planificadas (gasto)
y dinero que necesita generarse para cubrir los costes de
finalización del trabajo (ingresos).
Consiste en una estimación o en conjeturas hechas con
fundamento sobre las necesidades en términos
monetarios para realizar tu trabajo.
J12 ene

5. 5/
Un presupuesto NO es...
Inamovible
Un simple registro de los gastos del último año, con un 15%
extra añadido para cubrir la inflación
Sólo un requerimiento administrativo
Se debe consultar en el trabajo diario
Comprobar mensualmente
Controlar constantemente y usar con creatividad
J12 ene

6. 6/
¿Por qué es importante un presupuesto?
Te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus
actividades.
Te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias
de tu planificación de actividades.
Te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar
cualquier tipo de problemas.
Buena base para la contabilidad y transparencia financiera.
J12 ene

7. 7/
¿Quién debería participar en la
elaboración del proyecto?
Director financiero y/o contable +
Director del proyecto y/o Director de la organización y/o
departamento
Una práctica habitual es elaborar un borrador que, a
continuación, es comentado y discutido por todos
El personal de categoría superior debe comprender el
presupuesto
cómo se ha preparado,
por qué es importante,
cómo hay que controlarlo
J12 ene

8. 8/
¿Quién debería participar en la
elaboración del proyecto?
En caso de que la organización tenga sucursales y/o
regiones o distintos departamentos...
Cada sucursal, región o departamento debería preparar el
presupuesto para su propio trabajo.
Estos presupuestos han de ser consolidados (puestos en común)
dentro de un presupuesto general de la organización.
Cada una de estas sucursales, regiones o departamentos deben ser
capaces de ver cómo sus presupuestos encajan en el
presupuesto general.
Además tienen que ser capaces de controlar su presupuesto
mensualmente.
El seguimiento financiero funciona de mejor manera cuando
aquellos más próximos a los gastos se responsabilizan del
presupuesto.
J12 ene

9. 9/
Planes operacionales
También conocidos planes de acción o planes empresariales
constituyen los planes para el trabajo real.
En un ciclo normal de planificación, la organización o
proyecto empezará con un proceso de planificación
estratégica, donde se estudia el problema que necesita
tratarse y el papel específico de tu organización o
proyecto para abordarlo.
Luego se relaciona con las actividades reales que se tiene
que emprender para lograr el impacto planificado.
De este modo se constituye el plan operacional, que más
tarde ha de ser presupuestado.
No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo
que estás planificando.
X18 ene

10. 10/
Ciclo de planificación

11. 11/
Cálculo de costes: categorías
Costes operacionales
Costes organizativos
Costes de personal
Costes de inversión

12. 12/
Costes operacionales
Costes directos resultantes de la realización del trabajo
Alquiler de maquinaria
Viajes y desplazamientos en donde se van a llevar a cabo los
trabajos
Materiales
Equipamiento
Servicios

13. 13/
Costes organizativos
Costes de tu base organizativa que incluyen a la
dirección, administración o gobierno.
Los gastos organizativos tienen lugar de forma
regular
Aunque no lleves a cabo tus planes
Aunque no tengas niveles de actividad tan altos como
habías esperado
También llamados costes básicos
Ejemplos:
Alquiler de local, almacén, oficina,...
Si has contratado a un administrativo, le tendrás que
pagar, aunque se haya dispuesto poco de sus
servicios.

14. 14/
Costes de personal
Los participantes en la administración y las
personas que realizan un trabajo transversal
de proyectos pueden categorizarse como «costes
organizativos»
Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro
subsidio como la asistencia médica o el pago de
los fondos de pensiones de los que son
responsables.
Hay costes de la entidad/empresa/organización
que puedes asociarlos como costes de un
proyecto concreto.
Ejemplo: Si el Director de la entidad va a emplear un 15%
de su tiempo proporcionando apoyo administrativo para ﾺ
el jefe del mismo proyecto, entonces el 15% de su
tiempo y subsidio también puede ser cargado a nombre
del proyecto.

15. 15/
Costes de inversión
Costes para grandes «inversiones» que permanecerán
incluso después de que acabe el proyecto.
Vehículos, herramientas, maquinaria, ordenadores,
fotocopiadoras,...
Dependiendo de cómo pretendas utilizar el equipamiento, lo
puedes presupuestar dentro de los costes
operacionales o de los costes organizativos.

16. 16/
Reglas y directrices presupuestarias
Hay ciertas reglas y directrices que se pueden aplicar
transversalmente en proyectos y organizaciones para
tratar situaciones habituales:
Proyectos a largo plazo
Contribuciones en especie
Gastos que es habitual olvidar
Guarda tus anotaciones
Dividir en presupuestos mensuales

17. 17/
Reglas y directrices presupuestarias:
proyectos a largo plazo
Presupuesto de varios años. Es importante preparar un
presupuesto que pronostique varios años de una misma
vez
El presupuesto del año es el más preciso... Aunque los
más frecuente sea que el presupuesto del año venidero
resulte el más preciso...
...pronóstico a varios años da “pistas”. El pronóstico para
los próximos años aporta algún indicio sobre los niveles
de financiación que podrían necesitarse.
Reserva para la inflación. A menudo se tiene en cuenta
cierta reserva para la inflación de los años posteriores

18. 18/
Reglas y directrices presupuestarias:
contribuciones en especie
Deberían incluirse a modo de anotación aparte dentro del
presupuesto
Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus
costes, por eso deberían señalarse.

19. 19/
Reglas y directrices presupuestarias:
gastos que es habitual olvidar
Costes iniciales: suponen gastos para una nueva
organización o proyecto
la búsqueda a gran escala de personal,
la mudanza,
las alteraciones inmobiliarias,
el lanzamiento del proyecto u organización
Investigación y desarrollo:
asesoramiento,
evaluación de las necesidades,
procesos de planificación
Marketing o relaciones públicas: la construcción de una
imagen pública.
Control. Costes de seguimiento y evaluación para
proyectos

20. 20/
Reglas y directrices presupuestarias:
guarda bien tus anotaciones
A medida que planificas tu presupuesto y tomas decisiones
sobre cómo vas a calcular tus gastos, ten tus
anotaciones a mano, de modo que puedas consultarlas y
comprobar de dónde proceden las cantidades.

21. 21/
Reglas y directrices presupuestarias:
divide el presupuesto en mensualidades
Te ayudará a vigilar tu flujo de dinero
También te ayudará a recoger rápidamente desviaciones

22. 22/
Tipos de presupuestos
Supervivencia, garantizado y óptimo
Presupuesto de supervivencia
“Lo mínimo para que salga adelante el proyecto”
Presupuesto garantizado
Ingresos garantizados en los que se basa tu presupuesto
Es frecuente que esas garantías sean promesas de pago, previsión
de cobros,...
Tiene un cierto grado de incertidumbre
Presupuesto óptimo
El ideal
Se basa en aportaciones/ingresos/divendos extra
Cuenta con financiación no prevista

23. 23/
Técnicas presupuestarias
Presupuestos incrementales
El mismo presupuesto del año pasado al que le sumamos un tanto
por ciento fijo
Sencillo de elaborar
Muy impreciso
Presupuestos de base cero
Se comienza el presupuesto desde cero
Presupuesto más detallado y preciso

24. 24/
Previsión de aumentos de precios
¿Cómo preparar un presupuesto para poder abordar una
posible situación de subida de precios?
Si hemos guardado las anotaciones en las que se basa nuestro
presupuesto...
...podemos conseguir nuevas aportaciones/inyecciones de capital
de la dirección/organización si podemos demostrar con claridad
este hecho

25. 25/
Cuantía de contingencia
¿Qué es una cuantía de contingencia?
Dinero reservado para abordar situaciones imprevistas
Es habitual reservar un 10% del total del presupuesto a este
apartado

26. 26/
Anotaciones
En el presupuesto deberías incluir anotaciones, aclaraciones
que expliquen el origen de los artículos incluidos
Con esto evistas confusiones a inversores, miembros de la
junta directiva e incluso al equipo de administración de tu
organización
Es habitual incluir esas anotaciones aparte, y en el
presupuesto hacer referencias a ellas
Las anotaciones por tanto se incluyen por motivos de
claridad y transparencia

27. 27/
Validaciones finales: quiénes
Cuando has terminado de escribir tu
presupuesto y sus anotaciones, realiza
las validaciones finales
¿Quién/es deberían validar tu
presupuesto?
De las personas que trabajaron contigo en la
preparación del presupuesto.
De otros participantes en el proyecto o
departamento.
De tu departamento financiero y contable.
De tu Director, a no ser que tú lo seas.
De tu Junta Directiva o del Subcomité financiero
o Subcomité presupuestario de la Junta.

28. 28/
Validaciones finales: qué
¿Qué debes validar?
¿se ha incluido todo lo necesario?
Sobre las anotaciones: ¿explican todo lo que necesita una
explicación especial?
Sobre la suma: ¿es correcta?

29. 29/
Seguimiento del presupuesto
Presupuesto para Informe sobre
seguimiento el presupuesto
Vigilancia del Toma de
flujo de dinero decisiones

30. 30/
Presupuesto para seguimiento
El seguimiento de un presupuesto se utiliza
para medir si una organización está cerca
de cumplir sus objetivos en relación con
su situación financiera.
De este modo, es necesario comparar los
ingresos y gastos reales con los
ingresos y gastos presupuestados.
Para llevarlo a cabo, se necesita preparar un
informe de desviaciones
Te mostrará mes a mes si estás gastando
más o menos dinero de la cuenta o si
obtienes el gasto esperado.

31. 31/
Informe sobre el presupuesto
En este informe les mostramos asa los superiores si estamos o
no en línea con lo planificado
El informe de desviaciones compara los ingresos/gastos
planificados con los reales
Este informe nos da la oportunidad de actuar en caso de tener
que corregir problemas
Quizás descubras que estás gastando demasiado en el apartado
X, y que toca reducir costes en ese aspecto
Gastar menos también puede ser un problema. El gasto
excesivo no es el único problema, también gastar de menos
puede serlo
Por ejemplo, gastar poco en formación puede ser un indicador negativo

32. 32/
Formato del informe de desviaciones

33. 33/
Formato del informe de desviaciones

34. 34/
Vigilancia de tu flujo de dinero
Sirve para prever/anticipar los ingresos y gastos esperados
mensualmente
Podemos anticiparnos a una posible falta de fondos, y así
tomar medidas

35. 35/
Vigilancia de tu flujo de dinero
¿Cómo puedes afrontar una previsión de falta de fondos?
Ajusta tus gastos.
Intenta meter prisa a posibles entradas de fondos.
Solicita al banco un descubierto sobre la base de un compromiso de
ingresos:
a menudo es más conveniente establecer un crédito al descubierto con el
banco antes que lo necesites (por si acaso);
sin embargo, no lo utilices a no ser que estés seguro de que vas obtener
dinero.

36. 36/
Toma de decisiones
El seguimiento de tu presupuesto no es únicamente de
utilidad para llevar un control financiero de tu organización
Esta información también es clave para la toma de
decisiones