檔案管理提升工作效率
- 2. 大綱
1. 檔案管理-意義、目的、關鍵技能
2. 檔案管理 vs 知識管理
-知識管理成功個案討論
3. 如何迅速處理每日文書、電郵資料
-養成好習慣提昇效率
4. 檔案管理實務操作
4.1 正確判斷,避免做虛工
4.2 養成定期整理的習慣
4.3 正確分類及建檔
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- 3. 大綱
4.4 制定檔案保存期存、取捨及處理方法
4.5 檔案管理工具之選擇
4.6 檔案典藏及防護須知
4.7 編製檔案目錄
5. 維護優質辦公室環境-5S手法
6. 資訊之搜集與運用
7. 電子郵件管理
8. 結論
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- 4. 檔案管理的意義、目的
為有效運用及節省辦公室空間,維護辦公室
整潔,將文件、圖片及其他資料做系統化整
理、分類、編目,使資料得以完整保存,便
於日後快速查詢、參考。
其目的為,完整的資料保存能在自已及主管
需要資料參考時,第一時間將資料找出。
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- 5. 檔案管理的關鍵技能
有系統
-用一張投影片可以說清楚
簡單易懂
-不只自已懂,別人也會用
善用科技工具
-電子檔案存檔
-收集、分析、整合資訊
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- 6. 知識管理
知識管理是將組織內的經驗、有效的記錄、
分類、儲存、擴散及更新、創新。將個體知
識團體化,將內隱知識外顯化,將外部知識
內部化,即是知識管理的過程。組織應將這
些專業知識視同企業資產進行管理。
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- 7. 知識管理系統的知識來源
產業專業知識、發明
員工的知識、技能、專長
個人、團體的經驗
標準規範
以任務為基礎的知識(管理、業績..)
人力的資產
企業內在知識
企業外在知識
顧客資料
員工經驗
顧客關係
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- 8. 彼得.杜拉克的效率習慣
有效的時間管理
瞭解自已的職責及對公司的貢獻
發揮個人最大長處
設定正確的優先順序
有效的決策
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- 9. 良好的工作習慣提昇工作效率
守時
凡事注重輕重緩急,緊急而重要事先做
避免不切實際的時間估算,多出來的時間可另加利用
保持桌面井然清潔,不用的東西隨手處理掉
定期整理桌及辦公室環境
養成記事的習慣
做事要有創意、方法
避免拖延,「今日事,今日畢」
不做指令不清楚事,只會浪費時間去修改
切勿讓別人來支配你的時間
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- 10. 良好的工作習慣提昇工作效率
利用閒暇時間做自已喜歡的事,減少壓力
認真工作,認真玩耍
重要任務設定時限,有效規劃
適時拒絕,避免成為時間黑洞的犧牲者
有效利用零散時間(交通、午餐、休息、等候)
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- 13. 4.2定期整理
空間有限
-待歸檔的空間
-滿了就要整理
-定期歸檔、棄檔
檔案整理的時機
-主管出差時
-年度更替時
主管的風格
-充份授權
-你丟我撿
-放你家不要放我家
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- 15. 檔案架構及如何建檔
架構:
-類:公司組織一級單位
-綱:公石組織二級單位
-目:依業務活動項目分「目」
-節:依檔案性質分「節」
-項:由「節」內容再細分為「項」
Ex.建檔-參考公司組織圖
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- 16. 4.4制定檔案保存期限、取捨及處理方式
永久保存-法律憑證
十年保存-財務相關憑證依稅法規定保存七年
三年保存-一般會議記錄及計劃書
一年保存-辦公室內80%的文件
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- 18. 檔案管理工具
說明書、參考書、文獻等宜放置於明顯易取玻璃櫃中,且排列
整齊美觀
桌上置”公文收發盒”
活用收納小物(塑膠盒、透明資料袋、透明夾等)
須及早處理的資料,放桌門觸目可及處,能站就不躺
歸檔時用”文件分類夾”來方便分類
嚴格執行卷宗調借管理
-以隨調隨還為原則,否則以一週為限
-製作紅色調卷卡(卷宗),填明細,將調卷卡置放於調借位置處,
以利識別
跟催歸還
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- 19. 4.6典藏
各式表格、紙張,大小厚薄不一,可放置於有格子
的開放式文件櫃並標示以便同仁取用
檔案櫃的位置應將方便、美觀、安全列入考量,電
梯口、走廊上、窗邊、治安死角、地下室都不宜
檔案櫃應只存放重要、常用的文件,已無保存價值
的檔案應將之銷毀,留出空位存放常用的檔案
檔案櫃不宜放置於主管辦公室或會議室
標準式檔案櫃有四個抽屜,通常第二、三個抽屜存
放常用檔案,較少用或較舊的檔案放於第一、四抽
屜
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- 20. 4.6防護
紙張存放過久會潮溼或腐蝕,可用掃瞄器將
文件掃瞄歸檔
卷宗過厚時應分上、下冊,分成兩個卷宗存
放檔案
卷宗因常使用封面破損時,應另換新卷宗
為整齊美觀,卷宗儘量依標準化採購,外標
示亦應標準化
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- 21. 4.7編錄檔案目錄
為方便主管、部門同仁、以及職務代理人尋
找檔案,最新的檔案目錄,記載檔名及存放
所在地是檔案管理中重要的一項工作
檔案目錄應由部門秘書保管,並對同仁做宣
導
檔案目錄需要隨時更新,已移開或註銷之檔
案名亦應刪除
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- 24. 電子郵件管理
電腦容量大,並不表示資料可以亂塞,還是
需要養成隨時刪除、建檔、歸檔的好習慣
檔案命名要有一定邏輯,例如「對象+產品
+資料型態+日期」(思科培訓簡報071210)
電郵內的檔案,不須細分,依主旨歸到不同
的信匣內,如財務、銷售、訓練、人事、參
考、個人等
隨時注意內建硬碟安全性,請IT備份
重要文件需要立即以光碟備份並妥善保存
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- 25. 電子郵件管理
請教IT(Information Technology)技術指導
鼓勵部門內電腦能力強的同事做電腦小老師
使用不同軟體,要考慮對方的方便性
收到電郵並回覆前,仔細檢查所載來往e-
mail內容,先作必要的刪除以免引起不必要
的誤會
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- 26. 辦公桌整理秘技
常用的東西才放桌上固定位置
雜物越快處理掉越好
線絡也要整理
善用隔間、桌下的空間
便利貼要貼在正前方
採用顏色管理
活用收納文具
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