Reduce paperless with feture office (thai)

1. สำนักงานในอนาคต อ. ศิวพร ชุณหวิทยะธีระ Siwaphon@eau.ac.th

2. แนวคิดเบื้องต้น สำนักงานในอนาคตจะมีการปรับเปลี่ยนให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติมากขึ้น เพื่อความสอดคล้องกับความเป็นไปของโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลงไปทุกวัน สำนักงานควรที่จะเห็นความสำคัญของระบบและเทคโนโลยีใหม่ๆให้มากขึ้น โดยนำไปใช้บริหารงานสำนักงานเพื่อเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานให้สูงขึ้นอยู่ตลอดเวลา การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ คือ กระบวนการนำเทคโนโลยีมาช่วยให้บุคลากรในสำนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น อาจมีอุปกรณ์ทุ่นแรง และช่วยประหยัดเวลาชนิดต่างๆ เช่น ระบบการสื่อสารโทรคมนาคม ระบบการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ ตลอดจนการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่อาศัยเทคโนโลยีต่างๆ

3. แนวคิดเบื้องต้น (ต่อ) สำนักงานส่วนใหญ่ในปัจจุบันยังมีการจัดสำนักงานอัตโนมัติอยู่ในรูปแบบที่ไม่สมบูรณ์ เพราะธุรกิจต่างๆพัฒนาไปสู่ระบบอัตโนมัติได้ไม่เท่าเทียมกัน มีการวิเคราะห์กันว่าแนวโน้มความเป็นไปได้ของสำนักงานอัตโนมัติในเมืองไทยนั้นคงใช้เวลาอีกไม่นาน เพราะการพัฒนาระบบการบิหารสมัยใหม่มีการแข่งขันกันอย่างรุนแรง ผู้บริหารจะถูกกดดันจากการทำงานสูงขึ้น ต้องทำงานแข่งกันทั้งเวลา สภาพเศรษฐกิจ สภาวการณ์ตลาดที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ทำให้ระบบสำนักงานอัตโนมัติมีแนวโน้มที่จะเข้ามาเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานในองค์กรต่อไปในอนาคต

4. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติในอนาคต มีการใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นอิเล็กทรอนิกส์มากกว่าในอดีต แนวโน้มสำนักงานในอนาคต จะมีการใช้อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์คล้ายกับปัจจุบัน แต่จะมีความสะดวกและคล่องตัวในการใช้งานมากกว่า มีการใช้ประโยชน์จากเครื่องมือเครื่องใช้อย่างครบวงจร ยิ่งมีการใช้เครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์มากเท่าไร การใช้บุคลากรในการปฏิบัติงานจะน้อยลงเท่านั้น อัตราการใช้กระดาษในงานสำนักงานลดลง ช่วยในการประหยัดพลังงานและช่วยลดภาวะโลกร้อน

5. ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติในอนาคต (ต่อ) มีความสามารถในการค้นหาข้อมูลและเก็บข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลที่อยู่ในระบบจะไม่ซ้ำซ้อนและมีความสะดวกในการค้นหา การออกแบบขั้นตอนการปฏิบัติงานเพื่อง่ายต่อการตัดสินใจในเรื่องการบริหารจัดการ บุคลากรขององค์กรสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้ โดยใช้คอมพิวเตอร์และระบบเครือข่ายติดต่อกับระบบในสำนักงาน สามารถลดต้นทุนที่เกิดขึ้นในระหว่างการทำงานได้หลายประการ

7. พนักงานสามารถกระทำงานได้ในระดับที่สูงขึ้น เช่น สามารถอนุมัติ ตัดสินใจแทนระดับผู้บริหารได้ในบางกรณี เนื่องจากมีข้อมูลพร้อมในการตัดสินใจ

10. ปัจจุบัน ระบบประมวลผลคำสามารถอำนวยความสะดวกแทบทุกเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานพิมพ์ เช่น

11. สามารถแก้ไขส่วนหนึ่งส่วนใดของเอกสารโดยไม่ต้องมีรอยแก้หรือไม่ต้องพิมพ์ซ้ำ

12. สามารถตรวจสอบคำสะกด เมื่อพบที่ผิดก็สามารถแสดงคำสะกดที่ถูกต้องได้

17. สามารถสื่อสารด้วยระบบบันทึกแล้วส่งต่อ ผู้รับไม่จำเป็นต้องอยู่รับข้อมูลในขณะที่ผู้ส่งต้องการส่งข้อมูลหรือต้องการติดต่อด้วย

21. งานเก็บข้อมูล เช่นข้อมูลการขาย ประวัติพนักงาน สถิติการทำงาน หรือยอดสินค้า เมื่อต้องการทราบข้อมูลใดก็สามารถเรียกมาดูที่หน้าจอ หรือสั่งพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารอ้างอิงได้

23. มีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงานเข้าด้วยกันเป็นระบบออนไลน์ ซึ่งสามารถขจัดขั้นตอนการใช้แบบฟอร์ม จดหมาย บันทึก

24. มีความสามารถส่งข้อความถึงกันได้ทันที

26. แฟกซ์ สามารถสงถ่ายข้อมูลโดยประหยัดเวลาและมีความแม่นยำสูง

28. มีการเชื่อมต่อเครือข่ายในสำนักงานเข้ากับสำนักงานอื่นๆ หรือเครือข่ายอื่นๆ

29. ISDN (Integrated Services Digital Network) ให้บริการโทรศัพท์ปกติและบริการเพิ่มเติมแก่บริษัทที่เป็นลูกข่าย เช่น การส่งแฟกซ์ภาพนิ่ง หรือข้อมูลต่างๆผ่านเครือข่าย จัดการประชุมทางไกลผ่านเครือข่าย ซึ่งแทบไม่มีกระดาษเกิดขึ้นเลย

31. อาคารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building) (ต่อ) อาคารอัจฉริยะเป็นแนวคิด เกิดขึ้นครั้งแรกที่ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยเน้นถึงการใช้เนื้อที่ของอาคารให้เกิดประโยชน์มากที่สุด และเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานในสำนักงาน ประเทศแถบทวีปยุโรป อเมริกา และญี่ปุ่นได้นำแนวความคิดนี้ไปปรับปรุงใช้งาน โดยนำเอาเทคโนโลยีใหม่ล่าสุดไปใช้ในอาคาร หรือที่เรียกว่าระบบไฮเทค

32. อาคารสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent Building) (ต่อ) การออกแบบอาคารในปัจจุบันส่วนใหญ่ คำนึงถึงการใช้สอยในปัจจุบันและอนาคต พร้อมทั้งออกแบบระบบต่างๆให้ตรงตามความต้องการของเจ้าของอาคารในการทำธุรกิจนั้นๆ การออกแบบอาคารอัจฉริยะ พิจารณาถึงงานระบบต่างๆที่ง่ายต่อการปรับปรุง และเพิ่มเติมให้ทันสมัย หรือใช้งานได้ในอนาคต พร้องทั้งพิจารณาถึงการใช้เทคโนโลยีใหม่ๆในอาคารได้ทั้งหมด โดยเน้นการปรับปรุงและเพิ่มเติมเป็นหลัก เหมาะสมกับความต้องการใช้ในอนาคตโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด

34. ระบบแสงสว่าง ปิด-เปิด หรือหรี่ไฟเป็นเวลา ระบบไฟสำรองฉุกเฉินกรณีไฟฟ้าดับ

35. ระบบตรวจสอบความปลอดภัย เช่น ตรวจจับระดับน้ำในถังน้ำใช้น้ำดื่ม ตรวจจับน้ำใต้พื้น ป้องกันน้ำรั่วไหล ระบบโทรทัศน์วงจรปิด ระบบตรวจจับการบุกรุก

36. ระบบตรวจจับและแจ้งเตือนไฟไหม้ ระบบดับเพลิง

37. ระบบประหยัดพลังงาน

41. จากการวิจัยในประเทศสหรัฐอเมริกา พบว่าสำนักงานหลายแห่งนิยมจัดสำนักงานในบ้าน โดย ร้อยละ 25 ทำงานเต็มเวลาที่บ้าน ลักษณะงานที่ทำแตกต่างกันไป เช่น นักเขียน นักออกแบบ นักประพันธ์ นักวิชาการ หรือผู้บริหาร ร้อยละ 14 ใช้คอมพิวเตอร์ที่มีระบบแลนต่อเข้ากับคอมพิวเตอร์เป็นเครือข่ายภายในบ้าน ในหมู่ผู้ใช้อินเตอร์เน็ต 1 ใน 10 คน มีโฮมเพจบนเว็บเป็นของตนเอง และ 2 ใน 5 มีแผนการสั่งซื้อสินค้าออนไลน์

42. สำนักงานในบ้าน (Home Office) (ต่อ) ปัจจัยที่สนับสนุน จะต้องมีความพร้อมในเรื่องของเทคโนโลยีขั้นพื้นฐาน เช่น เทคโนโลยีสารสนเทศ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ได้แก่ โทรศัพท์ เครื่องตอบรับโทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ที่มีโมเด็ม พรินเตอร์ เครื่องแฟกซ์ เป็นต้น ลักษณะงานที่ทำ ต้องเป็นงานที่ไม่ต้องติดต่อ พบปะกับผู้อื่นอยู่ตลอดเวลา เช่น นักวิชาการ นักเขียน ผลิตหนังสือ งานพาณิชย์ศิลป์ งานเขียน งานแปลต่างๆ งานโฆษณา งานวิจัย หรืออาจจะเป็นเจ้าของกิจการส่วนตัว เจ้าของธุรกิจขายส่ง ที่ปรึกษากฎหมาย ธุรกิจทางบัญชีภาษีอากร เป็นต้น

43. สำนักงานในบ้าน (Home Office) (ต่อ) ปัจจัยที่สนับสนุน ต้องได้รับการยอมรับจากหน่วยงานและเพื่อนร่วมงาน ด้วยการพิสูจน์ตนเองแล้วว่าเป็นทรัพยากรที่มีค่าของหน่วยงาน จนทำให้ทุกคนในหน่วยงานยอมรับได้ มีความสามารถเป็นที่ปรากฏ ได้รับความเชื่อถือไว้วางใจในผลงาน และสามารถติดต่อสื่อสารได้ตลอดเวลา มีฐานลูกค้าที่มั่นคง มีการสั่งสมสายสัมพันธ์มากพอ

44. สำนักงานในบ้าน (Home Office) (ต่อ) ปัจจัยข้อจำกัด ขาดสังคมระหว่างเพื่อนร่วมงาน ไม่มีการ่วมทุกข์ร่วมทุกข์ระหว่างการทำงานร่วมกัน ไม่มีผู้บังคับบัญชาคอยตรวจสอบการทำงาน ดังนั้นการทำงานต้องมีวินัยในตนเอง มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ไม่มีแรงกดดันจากกฎเกณฑ์ ข้อระเบียบต่างๆที่ต้องถือปฏิบัติ วัดฝีมือจากผลงาน

45. สำนักงานในบ้าน (Home Office) (ต่อ) ประโยชน์ของการทำงานในสำนักงานที่บ้าน ช่วยลดต้นทุนค่าใช้จ่ายของสำนักงานได้หลายอย่าง เช่น ต้นทุนของเนื้อที่สำนักงานที่มีราคาสูง เมื่อพนักงานทำงานที่บ้าน สำนักงานก็ไม่ต้องมีขนาดใหญ่โตโดยไม่จำเป็น นอกจากนั้นยังช่วยลดต้นทุนในการซื้อเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน เป็นต้น ตัวพนักงานเอง ลดต้นทุนเรื่องค่าใช้จ่ายในการเตรียมตัวไปทำงาน ค่าน้ำมัน ค่าเสื้อผ้าเครื่องแต่งกาย และอื่นๆอีกมากมาย ผู้บริหาร สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องเข้าสำนักงาน ทำให้สามารถทำงานที่บ้าน หรือทำงานควบคู่ไปกับการทำธุระนอกบ้านได้