دورة نظم وبيئة ولوائح العمل دورة في تشكيل بيئة وهيكلية منظمات الاعمال من اعداد د. مصطفى حامد موسى

1. ‫إعداد‬:‫االداري‬ ‫واخلبري‬ ‫املدرب‬

3. ‫موسى‬ ‫حامد‬ ‫مصطفى‬
--ISO
–
KBA- UK
CATD-CANADA
IAHRD CANADA
AIU USA
3

5. 




.
.
.

.




6. ‫التنظيم‬‫االداري‬‫عبارة‬‫عن‬‫نظام‬‫يتكون‬‫من‬
‫هيكل‬‫تنظيمي‬‫مترابط‬‫العالقات‬.‫ومن‬‫منظور‬
‫الوظيفة‬Functional Approach‫فهي‬‫جهاز‬
‫يؤدي‬‫جمموعة‬‫من‬‫الوظائف‬‫املتكاملة‬‫يؤدي‬
‫لتحقيق‬‫غاية‬‫حمددة‬ً‫ا‬‫سلف‬
‫املنظمة‬‫عبارة‬‫عن‬‫مؤسسة‬‫أو‬‫تشكيل‬‫تنظيم‬‫ي‬
‫له‬‫وظائف‬‫حمددة‬(Stoner,1978).

7. ‫كذلك‬‫هو‬‫وحدة‬‫تنظيمية‬‫اجتماعية‬‫هلا‬
‫اختصاصات‬‫وسلطات‬‫ومسئوليات‬‫ولديها‬‫أهداف‬
‫حمددة‬‫تسعى‬‫لتحقيقها‬‫من‬‫خالل‬‫ممارسة‬
‫جمموعة‬‫من‬‫األنشطة‬‫اليت‬‫متازج‬‫خالهلا‬‫اجلهود‬
‫البشرية‬‫واملعارف‬‫التكنولوجيا‬‫واملوارد‬‫أولية‬
‫واملدخالت‬‫وذلك‬‫يف‬‫سبيل‬‫حتقيق‬‫اهلدف‬‫أو‬
‫جمموعة‬‫االهداف‬‫اليت‬‫قامت‬‫من‬‫أجله‬.

8. ‫فأي‬‫تنظيم‬‫اداري‬‫ينشأ‬‫حلوجة‬‫اجملتمعات‬
‫لتحقيق‬‫أهداف‬،‫بعينها‬‫ضمن‬‫اطار‬‫جمتمعي‬
‫يتصم‬‫بالفاعلية‬،‫والكفاءة‬‫ووضوح‬‫ألساليب‬
‫وطرق‬‫واجراءات‬‫العمل‬
‫فهنالك‬‫تنظيمات‬‫ادارية‬(‫منظمات‬)‫هتدف‬
‫لتحقيق‬‫الربح‬‫وأخرى‬‫رضاء‬‫العميل‬‫وهكذا‬.
‫فهذه‬‫االهداف‬‫هي‬‫اليت‬‫ُبىن‬‫ت‬‫عليها‬‫فلسفة‬
‫املنظمة‬‫وطريقتها‬‫يف‬‫التصرف‬‫االداري‬.

9. ‫بالتايل‬‫التنظيم‬‫ال‬‫يكون‬ً‫ا‬‫منغلق‬‫على‬‫نفسه‬‫بل‬
ً‫ال‬‫متواص‬‫مع‬‫جمتمعه‬ً‫ا‬‫منفتح‬‫عليه‬‫يستمد‬‫القو‬‫ة‬
‫واملوارد‬‫منه‬‫ويعمل‬‫يف‬‫اطار‬‫تشريعاته‬‫ويقدم‬
‫خدماته‬‫له‬‫ويهتم‬‫برأي‬‫اجملتمع‬‫ووجهة‬‫نظرة‬
‫جتاه‬‫ما‬‫يقدمه‬‫والطريقة‬‫اليت‬‫يقدمها‬‫به‬.

10. ‫التنظيم‬
‫اجملتمع‬
‫املوارد‬‫اإلمداد‬‫قياس‬
‫الرضا‬
‫التشريعات‬ ‫الدعم‬
‫السلع‬‫التطوير‬‫التحسني‬‫القيم‬ ‫اخلدمات‬

11. ‫مماسبق‬‫يتضح‬‫أن‬‫أي‬‫تنظيم‬‫ال‬‫يضع‬‫املتعامل‬‫ني‬
‫واجملتمع‬‫نصب‬‫أعينه‬‫سيعاين‬‫من‬‫مشكالت‬
،‫عديدة‬‫أوهلا‬‫احمليط‬‫اآلمن‬‫والبيئة‬‫املواتية‬
‫والداعمة‬‫ألنشطته‬.
‫ومن‬‫أكثر‬‫ما‬‫يسيئ‬‫للعالقة‬‫مع‬‫اجملتمع‬‫ضعف‬
‫املؤسسة‬‫يف‬‫ادارة‬‫عملياهتا‬‫اليت‬‫تتضمن‬‫اخل‬‫دمات‬
‫املوجة‬،‫للمتعاملني‬‫من‬‫بطئ‬‫وضبابية‬‫يف‬
،‫االجراءات‬‫وتأخر‬‫إجناز‬‫املعامالت‬‫االدارية‬‫ما‬
‫يشري‬‫لوجود‬‫خلل‬‫ما‬‫يف‬‫إجراءات‬‫العمل‬‫املتبعة‬

12. ‫اإلدارة‬‫ُعىن‬‫ت‬‫بصورة‬‫عامة‬‫إلجناز‬‫االهداف‬
‫بكفاءة‬‫وفاعلية‬.‫وتنقسم‬‫اىل‬‫عدة‬‫عناصر‬‫هي‬

13. ‫إداء‬‫هذه‬‫العناصر‬‫جمتمعة‬‫باتقان‬‫هي‬‫اليت‬
‫متيز‬‫املؤسسات‬‫الناجحة‬‫من‬‫املؤسسات‬‫اخلاسر‬،‫ة‬
‫فالتخطيط‬‫ألي‬‫نشاط‬‫يتطلب‬‫قدرة‬‫عالية‬
‫جلملة‬‫من‬‫املهارات‬‫الرفيعة‬‫تبدأ‬‫بالتفكري‬
‫االستراتيجي‬‫الذي‬‫يضع‬‫املؤسسة‬‫يف‬‫موقع‬
‫املبادرة‬ً‫ال‬‫بد‬‫من‬‫االستجابة‬‫لالزمات‬‫اليت‬‫تنش‬‫أ‬
‫نتيجة‬‫لعدم‬‫االستعداد‬‫والتخبط‬.

14. ‫أما‬‫التنظيم‬‫الذي‬‫ُعىن‬‫ي‬‫حبشد‬‫جهود‬‫وطاقات‬
‫املؤسسة‬‫واصطفافها‬‫ضمن‬‫هياكل‬‫ادارية‬‫حمك‬‫مة‬
‫الصياغة‬‫واضحة‬‫املهام‬‫واالختصاصات‬‫تعمل‬‫يف‬
‫تناقم‬‫كفريق‬‫عمل‬،‫واحد‬‫فهو‬‫االداة‬‫اليت‬‫حتول‬
‫التخطيط‬‫ايل‬‫واقع‬‫عملي‬‫ملموس‬‫جبهود‬
‫العاملني‬‫وعرقهم‬.

15. ‫ليؤدي‬ٍ‫ل‬‫ك‬‫دوره‬‫يف‬‫ظل‬‫رقابة‬‫إدارية‬‫تقيس‬
‫االداء‬‫املؤسسي‬‫بعملية‬‫وفق‬‫معايري‬‫ومواصفا‬‫ت‬
‫خمططة‬‫حىت‬‫نضمن‬‫أن‬‫تسري‬‫كل‬‫األنشطة‬‫ض‬‫من‬
‫خارطة‬‫الطريق‬‫اليت‬‫رمست‬‫يف‬‫مرحلة‬
‫التخطيط‬‫واال‬‫جيب‬‫اعمال‬‫االجراءات‬
‫التصحيحية‬‫لضمان‬‫الوصول‬‫اىل‬‫االهداف‬‫من‬
‫خالل‬‫االنشطة‬‫املنفذة‬

16. ‫كل‬‫ذلك‬‫ضمن‬‫بيئة‬‫يتم‬‫التحكم‬‫يف‬‫تغرياهت‬‫ا‬
‫واالستجابة‬‫ملتغرياهتا‬‫بإستراتيجيات‬‫مدروس‬‫ة‬
‫توجه‬‫هبا‬‫قيادة‬‫رشيدة‬.
‫هذه‬‫الصورة‬‫تبدو‬‫مثالية‬‫مامل‬‫نتبع‬‫منهج‬‫علمي‬
‫واستعداد‬‫عايل‬‫للتغيري‬‫واملواكبة‬‫لكل‬‫جديد‬
‫ومفيد‬‫يف‬‫ظل‬‫عامل‬‫يلفة‬‫التنافس‬‫احملموم‬.

17. System

18. System

19. ‫تتوقف‬‫الب‬ ‫على‬ ‫وقدرته‬ ‫النظام‬ ‫كفاءة‬‫قاء‬
‫والفاعلية‬:-
System

20. System

21. System

22. System

23. System
‫الوظائف‬ ‫المكونات‬ ‫األهداف‬
‫الطبي‬ ‫الخدمة‬ ‫بيع‬‫ة‬ ‫الطبي‬ ‫االستثمار‬ ‫الربحية‬
‫التوسع‬‫في‬

24. System

25. SystemOpen
System

26. In putProcesses
backFeed
Out put

28. .1
.2
.3

29. .4
.5
.6

31. ‫للنظا‬ ‫التنظيمية‬ ‫الهياكل‬ ‫تصميم‬ ‫يمكننا‬ ‫فكيف‬‫م‬
‫االداري؟‬
.1
.2
.3
.4
.5

32. .6
.7
.8
.9
.10
.11

43. 




57. ‫إجراءات‬‫العمل‬‫هي‬‫جمموعة‬‫من‬‫التقنيات‬
‫واالستراتيجيات‬‫واخلطوات‬‫الىت‬‫تساعد‬‫يف‬
‫زيادة‬‫كفائتها‬‫وفاعليتها‬‫يف‬‫تسيري‬‫أعماهلاو‬‫زيادة‬
‫االنسجام‬‫مع‬‫البيئة‬‫الداخلية‬‫واخلارجية‬‫اليت‬
‫تتسم‬‫بالتغري‬‫املستمر‬‫وذلك‬‫بغرض‬‫حتقيق‬
‫أهدافها‬‫جبودة‬‫عالية‬

58. ‫التصميم‬‫اجلديد‬‫وادارة‬‫اجراءات‬‫العمل‬‫تسهم‬
‫يف‬‫ازالة‬‫العقبات‬‫واالرباكات‬‫املوجودة‬‫يف‬‫العم‬‫ل‬
‫وختلص‬‫اىل‬‫معاجلة‬‫كل‬‫مشكالت‬‫االداء‬.
‫وتساعد‬‫املؤسسة‬‫يف‬‫التعامل‬‫مع‬‫مجهورها‬
‫واجملتمع‬‫الذي‬‫خدمة‬.

59. ‫وهي‬‫عملية‬‫نقوم‬‫عربها‬‫بدراسة‬‫وحتليل‬
‫إجراءات‬‫العمل‬‫احلالية‬‫والتأكد‬‫من‬‫الدورة‬
،‫املستندية‬‫ما‬‫قد‬‫ينتج‬‫عن‬‫هذه‬‫الدراسة‬‫من‬
‫تقليص‬‫أو‬‫إضافة‬‫أو‬‫حذف‬‫بعض‬‫اخلطوات‬‫أو‬
‫تفويضها‬‫وضبطها‬‫بالنظم‬‫واللوائح‬.
‫ويتم‬‫ضمنها‬‫عمل‬‫خرائط‬‫لتدفق‬‫العمليات‬
‫واالجراءات‬‫للتعرف‬‫على‬‫مدى‬‫مالئمتها‬‫مع‬
‫أهداف‬‫العمل‬

60. ‫كما‬‫تقود‬‫لتعريف‬‫االختصاصات‬‫وسالمة‬
‫وقانونية‬‫االجراءات‬‫وطول‬‫أو‬‫مناسبة‬‫فترات‬
،‫االنتظار‬‫ويتم‬‫كذلك‬‫قياس‬‫ماذا‬‫كانت‬‫خلطوا‬‫ت‬
‫ضرورية‬‫وحتمية‬‫الجناز‬‫املهمة‬‫احملددة‬.
‫كل‬‫ذلك‬‫من‬‫اجل‬‫الوصل‬‫ايل‬‫االجراء‬‫الصحيح‬
‫واالوفق‬‫لتحقيق‬‫متطلبات‬‫العمل‬‫مبا‬‫يوفر‬‫امل‬‫وارد‬
‫واجلهد‬،‫والوقت‬‫وحيسن‬‫مستوى‬‫اخلدمة‬
‫املقدمة‬.

61. ‫اإلجراء‬:‫التحديد‬‫املسبق‬‫لتسلسل‬‫خطوا‬‫ت‬
‫العمل‬‫واملوظفني‬‫املشتركني‬‫يف‬‫إجنازه‬‫وع‬‫مل‬
‫كل‬‫منهم‬.
‫أي‬‫كل‬‫مايتطلب‬‫العمل‬‫من‬‫خطوات‬‫للوصول‬
‫اىل‬‫هناية‬‫للمعامالت‬‫املطلوبة‬‫من‬‫قبل‬
‫العمالء‬.‫على‬‫أن‬‫يكون‬ً‫ا‬‫معلوم‬‫جلميع‬
‫املشاركني‬‫يف‬‫العمل‬‫أو‬‫املتأثرين‬‫أو‬‫املس‬‫تفيدين‬

62. ‫حتسني‬‫خدمة‬‫العمالء‬.
‫حتسني‬‫مستوى‬‫اخلدمات‬‫اليت‬‫تقدمها‬‫املؤسسة‬.
‫تقليص‬‫اهلدر‬‫والتكاليف‬‫وبالتايل‬‫احلفاظ‬‫وحس‬‫ن‬
‫توجيه‬‫املوارد‬.
‫تنظيم‬‫املعامالت‬‫وتوضيح‬‫خطواهتا‬‫للعاملني‬
‫واملتعاملني‬.
‫جتويد‬‫ادارة‬‫االمدادات‬
‫العمل‬‫وفق‬‫معايري‬‫قياسية‬‫لكل‬‫العمليات‬.

63. ‫تتم‬‫عملية‬‫ادارة‬‫اجراءات‬‫العمل‬‫وفق‬‫تسلسل‬
‫منهجي‬‫كاآليت‬:
.1‫دراسة‬‫كافة‬‫االجراءات‬‫وتوثيقها‬.
.2‫حتليل‬‫هذه‬‫االجراءات‬‫وتصنيفها‬.
.3‫عمل‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫لكل‬‫عملية‬‫أو‬‫إجراء‬‫على‬‫حدة‬.
.4‫دراسة‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫مقروءة‬‫مع‬‫شكاوي‬‫العاملني‬
‫واملتعاملني‬‫واملراجعني‬...
.5‫دراسة‬‫وقياس‬‫عنصري‬‫الوقت‬‫واجلهد‬‫لكل‬‫إجراء‬
‫ومقارنته‬‫باحلاجة‬‫لكل‬‫خطوة‬.

64. .6‫إختاذ‬‫قرارات‬‫تتناسب‬‫مع‬‫كل‬‫خطوة‬‫من‬‫اخلطوات‬
‫السابقة‬.
.7‫كتابة‬‫املقتراحات‬‫لتبسيط‬‫اجراءات‬‫العمل‬.
.8‫عقد‬‫حلقة‬‫نقاش‬‫مع‬‫خرباء‬‫ملناقشة‬‫املقترحات‬.
.9‫التنبوء‬‫باملشكالت‬‫اليت‬‫قد‬‫تواجه‬‫االجراء‬‫أثناء‬
‫التنفيذ‬.
.10‫معرفة‬‫اجلوانب‬‫القانونية‬‫والالئحية‬‫والتنظيمية‬
‫وموائمة‬‫خطوات‬‫االجراء‬‫معها‬.

65. .11‫االعداد‬‫النهائي‬‫لالجراء‬.
.12‫عمل‬‫خرائط‬‫تدفق‬‫لالجراء‬‫بعد‬‫التعديالت‬
‫النهائية‬‫يف‬‫فترة‬‫االعداد‬.
.13‫إعتماد‬‫االجراء‬‫من‬‫اجلهات‬‫العليا‬.
.14‫القيام‬‫بالتنفيذ‬‫التجرييب‬‫مع‬‫االخذ‬‫يف‬‫االعت‬‫بارا‬
‫لتغذية‬‫الراجعة‬.

66. .15‫تدريب‬‫العاملني‬‫على‬‫التعامل‬‫اجليد‬‫مع‬‫االجراء‬.
.16‫تطوير‬‫اجلوانب‬‫املصاحبة‬‫واملساندة‬‫لالجراء‬
‫مثل‬‫االستعالمات‬‫وخدمات‬‫املشتركني‬‫واللوحات‬
‫االرشادية‬‫والتوعية‬‫االعالمية‬...
.17‫وضع‬‫نظام‬‫للمتابعة‬‫والتطوير‬.

67. ‫حدد‬‫واحد‬‫من‬‫العمليات‬‫االكثر‬ً‫ا‬‫تكرار‬‫يف‬
‫مؤسستك‬‫وقم‬‫بعمل‬‫دراسة‬،‫هلا‬‫متبعا‬
‫اخلطوات‬‫الفائتة‬.

68. ‫خرائط‬‫التدفق‬Flowchart
‫هي‬‫أداة‬‫ختطيطية‬‫تعتمد‬‫على‬‫الرسم‬
‫لتوضيح‬‫العمليات‬‫واجراءات‬‫العمل‬‫وتسمى‬
‫هذه‬‫الطريقة‬‫خرائط‬‫التدفق‬Flowchart.
‫وتعتمد‬‫هذه‬‫اخلرائط‬‫على‬‫إستخدام‬‫رموز‬
‫منطية‬‫موحدة‬‫يف‬‫كل‬‫اخلرائط‬‫تسهل‬
‫قراءهتا‬‫للمتخصص‬‫ولغري‬‫املتخصص‬

69. ‫هى‬‫متثيل‬‫بياىن‬‫يعتمد‬‫على‬‫الرسم‬
‫لتوضيح‬‫ترتيب‬‫وتوضيح‬‫وتنظيم‬
‫إجراءات‬‫العمل‬‫بشكل‬‫تتابعي‬‫متسلسل‬
‫يبدأ‬‫بنقطة‬‫حمددة‬‫وينتهي‬‫بنقطة‬
‫حمددة‬‫متثل‬‫عملية‬‫مكتملة‬‫اخلطوات‬.
‫وهلا‬‫استخدامات‬‫متعددة‬‫مع‬‫ثبات‬‫رموزها‬
‫وطريقة‬‫اعدادها‬

70. ‫الطرىف‬ ‫الرمز‬Terminal
‫ادخال‬/‫اخراج‬Input/Output
‫خرائط‬‫التدفق‬‫يتم‬‫رمسها‬‫باستخدام‬
‫مخسة‬‫اشكال‬‫فقط‬(‫تعترب‬‫أساس‬‫لكل‬
‫خريطة‬‫وهى‬:

71. ‫معاجلة‬/‫عملية‬Process
‫قرار‬/‫اختيار‬Decision
‫اجتاه‬ ‫خط‬Flow Line

72. ‫جيب‬‫ان‬‫تكون‬‫اخلريطة‬‫سهلة‬‫التتبع‬(‫ال‬‫يكون‬‫هناك‬‫جمال‬
‫ل‬‫لفهم‬‫اخلاطئ‬)
‫االجتاه‬‫الطبيعى‬‫للعمليات‬‫والبيانات‬‫هو‬‫من‬‫اليسار‬‫اىل‬‫ال‬‫يمني‬
‫ومن‬‫اعلى‬‫اىل‬‫اسفل‬(‫ميكن‬‫أن‬‫يكون‬‫من‬‫اليمني‬)
‫اى‬‫رمز‬‫معاجلة‬/‫عمليات‬‫جيب‬‫ان‬‫خيرج‬‫منه‬‫خط‬‫اجتاه‬‫واحد‬
‫فقط‬.

73. ‫اى‬‫رمز‬(‫قرار‬/‫اختيار‬)‫جيب‬‫ان‬‫يدخل‬
‫فيه‬‫خط‬‫اجتاه‬‫واحد‬‫فقط‬‫ولكن‬‫من‬‫املمكن‬‫ان‬
‫خيرج‬‫منه‬‫خطان‬‫أو‬‫ثالثة‬‫خطوط‬.

74. ‫الرمز‬‫الطرىف‬‫جيب‬‫ان‬‫يصحبه‬‫خط‬‫اجتاه‬‫واحد‬
‫فقط‬‫وهذا‬‫اخلط‬‫يكون‬‫داخال‬‫ىف‬‫الرمز‬‫الطرىف‬‫عند‬
‫استعماله‬‫كنهاية‬‫ويكون‬‫خارجا‬‫من‬‫الرمز‬‫الطرىف‬‫عند‬
‫استعماله‬‫كبداية‬

75. ‫اذا‬‫دعت‬‫احلاجة‬‫اىل‬‫كتابة‬‫بعض‬
‫املالحظات‬‫على‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫نستخدم‬‫رم‬‫ز‬
‫املفسر‬‫لوصف‬‫البيانات‬‫او‬‫بعض‬‫اخلطوات‬
‫احلسابية‬‫جلعل‬‫الرسم‬‫اكثر‬‫وضوحا‬.
This is Top Secret Data

76. ‫اذا‬‫تعقدت‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫نتيجة‬‫لتعقد‬
‫املشكلة‬‫حبيث‬‫اصبحت‬‫كبرية‬‫وكثرية‬
‫التشعيبات‬‫من‬‫االفضل‬‫تقسيم‬‫اخلريطة‬‫ا‬‫ىل‬
‫اجزاء‬‫اصغر‬‫وربطها‬‫برمز‬‫الربط‬

77. ‫جيب‬‫التأكد‬‫من‬‫ان‬‫اخلريطة‬‫هلا‬‫بداية‬‫واحدة‬
‫وهناية‬‫واحدة‬‫وان‬‫الدخول‬‫من‬‫عند‬‫البداية‬
‫جيب‬‫ان‬‫يؤدى‬‫بنا‬‫اىل‬‫النهاية‬‫بأي‬‫حال‬‫من‬
‫االحوال‬.

78. ‫عطل‬-‫انتظار‬
‫نقل‬
‫ختزين‬
‫سجل‬

79. This is Top Secret Data

80. ‫تتكون‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫من‬‫اشكال‬‫منطية‬‫وهذا‬
‫ميثل‬‫وسيلة‬‫سهلة‬‫لشرح‬‫خطوات‬‫حل‬‫املشكالت‬
‫لآلخرين‬.
1.‫االتصال‬
2.‫االفعال‬ ‫حتليل‬
‫باستخدام‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫فان‬‫املسألة‬‫ميكن‬
‫حتليلها‬‫بصورة‬‫اكثر‬‫فعالية‬.

81. 3.‫التوثيق‬
‫تعترب‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫للربامج‬‫وإجراءات‬‫العمل‬‫من‬
‫االدوات‬‫اهلامة‬‫لتوثيق‬‫هذا‬‫الربنامج‬‫أو‬‫إجراءات‬
‫العمل‬.
4.‫بكفاءة‬ ‫االكواد‬ ‫كتابة‬
‫تساعد‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫بعد‬‫رمسها‬‫على‬‫كتابة‬
‫الربامج‬‫أو‬‫إجراءات‬‫العمل‬‫بطريقة‬‫سلسة‬‫وفعالة‬.

82. 5.‫االخطاء‬ ‫تصحيح‬
‫تساعد‬‫خرائط‬‫التدفق‬‫بعد‬‫رمسها‬‫على‬
‫تتبع‬‫خطوات‬‫احلل‬‫الكتشاف‬‫االخطاء‬.
6.‫الربنامج‬ ‫اصالح‬ ‫كفاءة‬
‫يصبح‬‫اصالح‬‫الربنامج‬‫أو‬‫االجراءات‬‫سهال‬
‫مبساعدة‬‫خرائط‬‫التدفق‬.

83. Start
Read Number 1
Read Number 2
Is number2=0
Print “division is
impossible”
End
Yes
Result=
number1/ number2
Print result
End
No

84. ‫اختار‬‫أحد‬‫املعامالت‬‫االدارية‬‫وقم‬‫برسم‬
‫خمطط‬(‫خريطة‬‫تدفق‬‫هلا‬)ً‫ا‬‫متبع‬‫اخلطوات‬
‫اليت‬‫تدربنا‬‫عليها‬ً‫ا‬‫سابق‬

85. ‫هو‬‫كتيب‬‫صغري‬‫يتضمن‬‫وصف‬‫خلطوات‬‫ومراحل‬
‫اإلجراءات‬‫املوجودة‬‫يف‬‫املنظمة‬‫ويبني‬‫النماذج‬
‫املستخدمة‬‫وكيفية‬‫تعبئتها‬.

86. ‫توضح‬‫اخلطوات‬
‫النماذج‬ ‫توضح‬
‫ل‬ ‫مرجع‬(‫املوظفني‬+‫املدراء‬)
‫باخلطوات‬ ‫اجلمهور‬ ‫تعريف‬+‫املستخدمة‬ ‫النماذج‬+
‫إلحضارها‬ ‫املطلوب‬ ‫الوثائق‬
‫إليها‬ ‫الذهاب‬ ‫املطلوب‬ ‫باإلدارات‬ ‫اجلمهور‬ ‫تعريف‬
‫جديدة‬ ‫إجراءات‬ ‫وضع‬ ‫أو‬ ‫تعديل‬-‫دليل‬ ‫تعديل‬ ‫من‬ ‫البد‬
‫عليها‬ ‫بناء‬ ‫اإلجراءات‬

87. .1‫وجود‬‫هدف‬‫لكل‬‫خطوة‬-‫ضرورية‬‫تساعد‬‫على‬‫سرعة‬‫اجناز‬
‫األعمال‬
.2‫ترتيب‬‫اخلطوات‬‫حبيث‬‫كل‬‫خطوة‬‫توضح‬‫وتساعد‬‫يف‬‫إهناء‬
‫اخلطوة‬‫التالية‬
.3‫مساواة‬‫الوقت‬‫لكل‬‫خطوة‬‫مع‬‫اخلطوات‬‫األخرى‬-‫حىت‬‫ال‬
‫تتراكم‬‫األعمال‬‫عند‬‫خطوة‬‫معينة‬
.4‫عدم‬‫االزدواجية‬-‫عدم‬‫تسجيل‬‫صاحب‬‫املعاملة‬‫على‬‫أكثر‬
‫من‬‫منوذج‬‫أو‬‫سجل‬
.5‫التخفيض‬‫من‬‫اإلعمال‬‫الكتابية‬-‫يؤدي‬‫إىل‬‫اإلسراع‬‫بسبب‬
‫استخدام‬‫النماذج‬

88. .6‫تقليل‬‫احلاالت‬‫االستثنائية‬‫وذلك‬‫بتخصيص‬‫إجراءا‬‫ت‬
‫خاصة‬‫وحمددة‬‫ملعاجلتها‬‫أو‬‫مجع‬‫احلاالت‬‫املستثناه‬‫على‬
‫حدي‬‫وتوجه‬‫على‬‫موظف‬‫معني‬‫ألدائها‬.
.7‫التقليل‬‫من‬‫أعمال‬‫املراجعة‬‫والتدقيق‬‫الغري‬‫ضرورية‬
‫فهي‬‫قد‬‫تكون‬‫أكثر‬‫كلفة‬+‫وقت‬+‫جهد‬‫من‬‫نتيجة‬
‫اخلطأ‬‫املرتكب‬
.8‫عند‬‫إجراء‬‫الدراسة‬‫التحليلية‬‫على‬‫إجراء‬‫تؤخذ‬
‫املعلومات‬‫وتسجل‬‫بعد‬‫االنتهاء‬‫من‬‫اإلجراءات‬‫كلها‬‫حىت‬
‫ال‬‫يعيق‬‫االجناز‬