Asistente direc-04 (1)

Control de la Documentación
PARA LA CARRERA DE
PROFESIONAL TÉCNICO-BACHILLER EN
55667312
a:
L M M
ASISTENTE DIRECTIVO
ecbcc Capacitado por
Conalep
Manual Teórico-Práctico del
Módulo Autocontenido
Específico

Control de Documentación2
PARTICIPANTES
Director General
José Efrén Castillo Sarabia
Secretario Académico
Marco Antonio Norzagaray Gámez
Director de Diseño Curricular de la Formación Ocupacional
Gustavo Flores Fernández
Autores: Consultores FORMO Internacional, S.C.
Revisor técnico: Hugo Labastida Herrera
Revisor pedagógico: Patricia Toledo Márquez
Revisores de Contextualización: Armando Guillermo Prieto Becerril
Agustín Valerio
Comercio y Administración
Manual del curso – módulo Autocontenido Específico “Control de
Documentación”
Asistente Directivo.
D.R. © 2006 CONALEP.
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra, incluida la
portada, por cualquier medio sin autorización por escrito del
CONALEP. Lo contrario representa un acto de piratería intelectual
perseguido por la Ley Penal.
E-CBCC
Av. Conalep N° 5, Col. Lázaro Cárdenas, C.P. 52140 Metepec, Estado de México.
HECHO EN MÉXICO
ISBN: EN TRÁMITE

Control de Documentación 3
ÍNDICE
Participantes
I. Mensaje al alumno. 8
II. Cómo utilizar este manual. 9
III. Propósito del Modulo. 12
IV. Especificaciones de evaluación. 13
V. Mapa curricular del curso módulo integrador. 14
Capítulo 1 Manejo de documentación 15
Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 16
1.1.1 Conceptos. 17
Documento. 17
Documentación. 18
Administración de documentos. 18
Comunicación. 18
Información. 18
Correspondencia. 18
1.1.2 Importancia. 18
Legal. 19
Económica. 19
Social. 19
Administrativa. 19
1.1.3 Clasificación. 19
Interna. 19
Externa. 20
Mixta. 20
Legal. 20
Contratos. 20
Títulos de crédito. 20
Mercantil. 21
Facturas. 21
Recibos. 21
1.2.1 Procedimientos de recepción o entrada de documentación. 21
Verificar. 21
Sellar. 22
Registrar. 22
Acuse de recibo. 22

Clasificar. 22
Turnar y distribuir copias. 22
Seguimiento. 23
Archivar. 23
1.2.2 Procedimiento de turno de documentación. 23
Registro de datos. 23
Destinatario. 24
Área funcional. 24
Fecha de turno. 24
Instrucciones de atención. 24
Fecha límite de atención. 24
Seguimiento de atención. 24
Fecha de descargo. 24
Finiquito de asuntos 24
1.2.3 Procedimiento de despacho o salida de documentación. 25
Registro. 25
Síntesis del asunto. 25
Destinatario. 25
Archivar. 25
Seguimiento. 26
1.3.1 Codificación. 26
Definición. 26
Objetivos. 26
Uso. 26
Ventajas. 27
Desventajas. 27
1.3.2 Sistemas de codificación. 27
Manuales. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
Características. 28
Automatizados. 28
Definición. 28
Objetivos. 28
1.3.3 Tipos de codificación. 29
Alfabeto. 29
Unidad de archivo. 29
Unidad clave. 29
Unidad de identificación. 29

Campo de caracteres o de texto. 29
Campo numérico. 29
Campo decimal. 29
Campo de fechas. 29
Campo lógico. 29
Campo memo. 30
1.3.4 Reglas para codificar. 30
Personas. 30
Firmas comerciales. 30
Instituciones. 31
Agencias gubernamentales. 31
Prácticas y Listas de Cotejo. 32
Resumen. 51
Autoevaluación de conocimientos. 52
Capítulo 2 Control de documentación. 53
Mapa curricular de la unidad de aprendizaje. 54
2.1.1 Tipos de documentación y sus características. 55
Legal. 55
Contratos. 55
Títulos de crédito. 56
Mercantil. 56
Facturas. 56
Recibos. 56
Contrarecibos. 57
Nota de remisión. 57
Contable-financiera. 57
Estados financieros. 57
Presupuestos. 58
Organizacional. 58
Manual de organización 58
Manual de procedimientos. 58
Administrativa. 59
Informes. 59
Cartas. 59
Memoranda. 59
Cotizaciones 59
Solicitudes. 59
Vales. 59
2.2.1 Equipos de control. 60
Archivadores de correspondencia. 60
Gabinetes especiales para archivo. 60
Archivador de disquetes. 60
Tubos para mapas. 60
Mapoteca horizontal. 60
2.2.2 Materiales de control. 60
Marbetes. 60
Guías. 61
Carpetas para archivo. 61
Tarjeteros. 61
Cédulas de catalogación. 61

2.3.1 Tipos de correspondencia. 61
Ordinaria. 61
Urgente. 62
Confidencial. 62
2.3.2 Control de correspondencia. 62
Procedimiento de recepción. 62
Procedimiento de despacho. 63
2.4.1 Medios de conservación. 63
Papel. 63
Cintas magnéticas. 64
Microformas. 64
Videocintas. 64
Audiocintas. 64
Discos flexibles. 64
Discos duros. 64
Discos ópticos compactos. 64
2.4.2 Unidades administrativas responsables del control de la documentación. 65
Mesas. 65
Secciones. 65
Oficinas. 65
Oficialías de partes 65
2.4.3 Sistemas de cargo. 65
Componentes. 66
Formulario o tarjeta de requisición. 66
Formulario de salida. 66
Sistema de seguimiento. 66
Procedimientos para localización de expedientes. 66
2.4.4 Control de archivos electrónicos. 67
Protección de la información. 67
Guías para la conservación de la información. 67

2.4.5 Protección de documentos. 68
Medidas y sistemas para el control de acceso. 68
Regulado por personas. 68
Mecánicos. 68
Electrónicos. 69
Medidas de protección para archivos electrónicos. 69
Copias de resguardo. 69
Programas (antivirus). 69
Protección de carga eléctrica o interruptor de electricidad. 70
Sistema de batería de resguardo. 70
Tecnología de la caja negra. 70
Prácticas y Listas de Cotejo. 71
Resumen. 93
Autoevaluación de conocimientos. 95
Glosario de Términos de E-CBNC. 96
Glosario de Términos Técnicos. 99
Referencias Documentales. 104

I.- MENSAJE AL ALUMNO
¡CONALEP TE DA LA BIENVENIDA AL
CURSO-MÓDULO AUTOCONTENIDO
ESPECÍFICO CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN!
EL CONALEP, a partir de la Reforma
Académica 2003, diseña y actualiza sus
carreras, innovando sus perfiles, planes y
programas de estudio, manuales
teórico-prácticos, con los avances
educativos, científicos, tecnológicos y
humanísticos predominantes en el
mundo globalizado, acordes a las
necesidades del país para conferir una
mayor competitividad a sus egresados,
por lo que se crea la modalidad de
Educación y Capacitación Basada en
Competencias Contextualizadas, que
considera las tendencias internacionales
y nacionales de la educación
tecnológica, lo que implica un reto
permanente en la conjugación de
esfuerzos.
Este manual teórico práctico que apoya
al módulo autocontenido, ha sido
diseñado bajo la Modalidad Educativa
Basada en Competencias
Contextualizadas, con el fin de ofrecerte
una alternativa efectiva para el
desarrollo de conocimientos, habilidades
y actitudes que contribuyan a elevar tu
potencial productivo y, a la vez que
satisfagan las demandas actuales del
sector laboral, te formen de manera
integral con la oportunidad de realizar
estudios a nivel superior.
Esta modalidad requiere tu participación
y que te involucres de manera activa en
ejercicios y prácticas con simuladores,
vivencias y casos reales para promover
un aprendizaje integral y significativo, a
través de experiencias. Durante este
proceso deberás mostrar evidencias que
permitirán evaluar tu aprendizaje y el
desarrollo de competencias laborales y
complementarias requeridas.
El conocimiento y la experiencia
adquirida se verán reflejados a corto
plazo en el mejoramiento de tu
desempeño laboral y social, lo cual te
permitirá llegar tan lejos como quieras
en el ámbito profesional y laboral.

II.- COMO UTILIZAR ESTE MANUAL
Las instrucciones generales que a
continuación se te pide que realices,
tienen la intención de conducirte a que
vincules las competencias requeridas
por el mundo de trabajo con tu
formación de profesional técnico
bachiller.
Redacta cuales serían tus objetivos
personales al estudiar este módulo
integrador.
Analiza el Propósito del módulo
integrador que se indica al principio del
manual y contesta la pregunta ¿Me
queda claro hacia dónde me dirijo y
qué es lo que voy a aprender a hacer al
estudiar el contenido del manual? si no
lo tienes claro, pídele al docente que te
lo explique.
Revisa el apartado, especificaciones de
evaluación, son parte de los requisitos
que debes cumplir para aprobar el
curso - módulo. En él se indican las
evidencias que debes mostrar durante
el estudio del módulo integrador para
considerar que has alcanzado los
resultados de aprendizaje de cada
unidad.
Es fundamental que antes de empezar a
abordar los contenidos del manual
tengas muy claros los conceptos que a
continuación se mencionan:
competencia laboral, unidad de
competencia (básica, genérica
específica), elementos de competencia,
criterio de desempeño, campo de
aplicación, evidencias de desempeño,
evidencias de conocimiento, evidencias
por producto, norma técnica de
institución educativa, formación
ocupacional, módulo ocupacional,
unidad de aprendizaje, y resultado de
aprendizaje. Si desconoces el significado
de los componentes de la norma, te
recomendamos que consultes el
apartado glosario de términos, que
encontrarás al final del manual.
Analiza el apartado «Normas Técnicas
de competencia laboral Norma técnica
de institución educativa».
Revisa el Mapa curricular del módulo
integrador. Está diseñado para
mostrarte esquemáticamente las
unidades y los resultados de aprendizaje
que te permitirán llegar a desarrollar
paulatinamente las competencias
laborales que requiere la ocupación
para la cual te estás formando.
Realiza la lectura del contenido de cada
capítulo y las actividades de aprendizaje
que se te recomiendan. Recuerda que
en la educación basada en normas de
competencia laborales la
responsabilidad del aprendizaje es tuya,
ya que eres el que desarrolla y orienta
sus conocimientos y habilidades hacia el
logro de algunas competencias en
particular.
En el desarrollo del contenido de cada
capítulo, encontrarás ayudas visuales
como las siguientes, haz lo que ellas te
sugieren efectuar. Si no haces no
aprendes, no desarrollas habilidades, y
te será difícil realizar los ejercicios de
evidencias de conocimientos y los de
desempeño.

III.- IMÁGENES DE REFERENCIA
Estudio individual Investigación documental
Consulta con el docente Redacción de trabajo
Comparación de resultados con
otros compañeros Repetición del ejercicio
Trabajo en equipo Sugerencias o notas
Realización del ejercicio Resumen
Observación
Consideraciones sobre
seguridad e higiene
Investigación de campo Portafolios de evidencias

IV.-PROPÓSITO DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO
Al término del módulo, el alumno manejará la información documental que se
utiliza en una unidad organizacional, mediante la aplicación de técnicas
establecidas en diversos sistemas manuales o automatizados, para la
optimización de la gestión administrativa de la empresa.

V.-ESPECIFICACIONES DE EVALUACIÓN
Durante el desarrollo de las prácticas de
ejercicio también se estará evaluando el
desempeño. El docente mediante la
observación directa y con auxilio de una
lista de cotejo confrontará el cumplimiento
de los requisitos en la ejecución de las
actividades y el tiempo real en que se
realizó. En éstas quedarán registradas las
evidencias de desempeño.
Las autoevaluaciones de conocimientos
correspondientes a cada capítulo además
de ser un medio para reafirmar los
conocimientos sobre los contenidos
tratados, son también una forma de
evaluar y recopilar evidencias de
conocimiento.
Al término del módulo autocontenido
especifico deberás presentar un Portafolios
de Evidencias1
1, el cual estará integrado
por las listas de cotejo correspondientes a
las prácticas de ejercicio, las
autoevaluaciones de conocimientos que se
encuentran al final de cada capítulo del
manual y muestras de los trabajos
realizados durante el desarrollo del
módulo integrador, con esto se facilitará la
evaluación del aprendizaje para determinar
que se ha obtenido la competencia laboral.
Deberás asentar datos básicos, tales
como: nombre del alumno, fecha de
evaluación, nombre y firma del evaluador y
plan de evaluación.
1
El portafolios de evidencias es una compilación de
documentos que le permiten al evaluador, valorar los
conocimientos, las habilidades y las destrezas con que cuenta el
alumno, y a éste le permite organizar la documentación que
integra los registros y productos de sus competencias previas y
otros materiales que demuestran su dominio en una función
específica (CONALEP. Metodología para el diseño e
instrumentación de la educación y capacitación basada en
competencias, Pág. 180).

VI.- MAPA CURRICULAR DEL MÓDULO AUTOCONTENIDO
Resultados
De
Aprendizaje
1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el
procedimiento establecido.
14 hrs.
1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las
particularidades que éstos presentan.
14 hrs.
1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos,
según especificaciones.
15 hrs.
2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de
sus reglas de elaboración.
7 Hrs.
2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información
requerida por la empresa.
6 hrs.
2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los
procedimientos que se utilicen en la empresa.
8 hrs.
2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización
de los archivos.
8 Hrs.
Unidad de
Aprendizaje
Módulo
2. Control de
documentación.
29 hrs.
CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN
72 HRS.
1. Manejo de
documentación.
43 Hrs.

MANEJO DE DOCUMENTACIÓN
Al finalizar la unidad, el alumno manejará la documentación de una oficina
mediante la identificación de los tipos de información que se genera, de
acuerdo con los procedimientos establecidos para su óptimo
funcionamiento administrativo.

Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje
Resultados
De
Aprendizaje
1.1 Obtener la información necesaria para el cliente, de acuerdo con el
14 hrs.
1.2 Utilizar formas de registro de documentos, de acuerdo con las
particularidades que éstos presentan.
14 hrs.
1.3 Utilizar los sistemas de codificación para el registro de los documentos,
15 hrs.
Unidad de
Aprendizaje
Módulo
2. Control de
documentación.
29 hrs.
CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN
72 HRS.
1. Manejo de
documentación.
43 Hrs.

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
SUMARIO
Conceptos
Importancia
Clasificación
Procedimientos de recepción o entrada
de documentación
Procedimiento de turno de
documentación
Procedimiento de despacho o salida de
documentación
Codificación
Sistemas de codificación
Tipos de codificación
Reglas para codificar
RESULTADO DE APRENDIZAJE
1.1. Obtener información necesaria para
el cliente de acuerdo con el
1.1.1 Conceptos.
Evidentemente el mundo moderno
requiere de mayor precisión, con el
manejo de archivos en computadora o
archivos físicos, es vital mantener el orden,
por ello es necesario conocer el orden de
importancia de los diversos documentos
que se manejan dentro de una oficina y
aprender a archivarlos adecuadamente, a
continuación se presentan algunos
conceptos.
• Documento
Es cualquier clase de dato o información
contenida en diferentes medios y que
puede estar en forma oral, escrita o visual.
La información contenida en un
documento puede ser producida por
personas o máquinas. Los documentos
pueden ser de diferentes categorías y estar
en diferentes medios.
Para contextualizar:
Investigación documental
Competencia de información
Consultar información
bibliográfica y en páginas Web de
Internet.
- El Alumno
Realizará una investigación en Internet
para determinar los siguiente:
• Antecedentes históricos del uso de la
documentación.
• Antecedentes en México.
• Documentación
Es la recolección de documentos para su
uso y toma de decisiones posteriores.
• Administración de Documentos
Es el proceso de planificar, organizar,
dirigir y controlar todas aquellas
actividades relacionadas con la creación
de diferentes documentos, así como su
mantenimiento, conservación
contemporánea, localización, protección,
control, uso y disposición o conservación
permanente. Las responsabilidades
relativas de la administración de
documentos y bases de datos no

corresponden a una sola persona dentro
de la empresa o negocio. Estas
responsabilidades competen a todos los
que manejan de alguna forma los
documentos comerciales.
• Comunicación
Es el proceso esencial en las relaciones
interpersonales y comerciales. Sin la
comunicación no existiría la familia ni
ninguna institución social, económica,
política o religiosa. La comunicación sirve
a las instituciones para poder lograr sus
propósitos. El proceso de la comunicación
permite a los individuos intercambiar
mensajes, actitudes, sentimientos. Los
mensajes que se intercambian contienen
ideas.
• Información
Es un recurso vital para las empresas. Está
compuesta de datos numéricos,
alfabéticos o de símbolos organizados de
cierta forma. Se dice que es la materia
prima que se procesa en las oficinas y es
esencial para que un negocio o institución
pueda funcionar. Es vital para que la
gerencia pueda llevar acabo funciones
básicas como planificar, dirigir, organizar
y controlar. Para realizar estas funciones
es necesario poder contar con información
veraz del pasado, presente y futuro.
• Correspondencia
Es cualquier documentación escrita que
no está destinada a ser colocada en una
tarjeta o formato para archivo, y se refiere
al conjunto de cartas, informes,
solicitudes, memorádums y mensajes que
se reciben o se envían por medios
electrónicos o papel.
1.1.2. Importancia
Todo documento que se maneja en la
oficina es importante, sin embargo
algunos de estos documentos tienen
importancia legal o judicial, algunos
documentos obligan y otros conceden
derechos, por tal razón deben mantenerse
bajo un resguardo especial, según dicha
importancia.
• Legal
Los documentos también sirven como
evidencia y protección en procesos legales
ante los tribunales o en la reclamación de
ciertos derechos.
• Económica
Para cualquier persona la pérdida de
ciertos documentos puede significar
contratiempos y molestias. Sin embargo,
la pérdida de datos en los negocios
significa dinero y se afecta la plusvalía o la
imagen de la empresa.
• Social
Es importante que la información esté a la
vista y completa, para que se pueda
aprovechar al menor costo posible y a
tiempo para las personas que necesitan
tomar decisiones.
• Administrativa
Muchas instituciones privadas y
gubernamentales han tenido problemas al
preparar una cronología o trayectoria,
pues no conservan documentos históricos,
sin embargo otras empresas, concientes
de la importancia de documentos, los
conservan celosamente.

Trabajo en equipo
Competencia analítica
Utilizar razonamientos deductivo e
inductivo en el análisis de
problemas.
- El Alumno
Realizará en equipo un cuadro
comparativo entre los diferentes tipos de
información en las que destaca:
• Legal
• Económica.
• Social.
• Administrativa
1.1.3. Clasificación
Ya se ha mencionado que los documentos
conceden derechos u obligaciones y que
es importante mantenerlos en lugares
seguros, es importante mencionar que
también existen documentos que se
manejan interna y externamente y desde
luego cada uno tiene un tratamiento
especial como se menciona a
continuación.
• Interna
La documentación interna se genera en la
propia empresa y fluye por toda la
organización. Como ejemplos de
documentación interna tenemos:
1. Oficios
2. Cartas
3. Memorándum
4. Circulares
5. Pólizas
6. Cheques
7. Facturas
Esta información también se maneja como
correspondencia interna porque se realiza
u origina en la propia empresa y circula
entre dichas áreas organizacionales y
también externamente. Incluye aquella
correspondencia entre departamentos de
la misma empresa; como memorándum,
informes, circulares, oficios, etc.
• Externa
Correspondencia recibida, es la llegada de
documentos de empresas externas, como
oficios, telegramas, solicitudes, etc.
La correspondencia o documentación
externa, es la que se genera en otras
empresas.
• Mixta
El sistema de clasificación mixto,
comprende la documentación tanto
interna como externa, la cual ya se explicó
en los puntos que anteceden.
En este sistema se controlan documentos
básicamente como van recibiéndose y/o
remitiéndose; por lo que la variable
importante es la fecha de entrada o de
salida de dicha documentación.
• Legal
Es necesario conservar los documentos
para cumplir con requisitos jurídicos que
den testimonio de prueba o
comprobación.
− Contratos
Son las obligaciones que tiene una
persona con otra; siempre que exista un
contrato o simplemente la palabra, para
que un contrato se considere legal debe
cumplir con los requisitos que marca la

Ley general de títulos y operaciones de
crédito o en su caso el código civil de cada
entidad federativa.
− Títulos de crédito
Documentos de crédito. A quien se le va a
garantizar el crédito, por qué cantidad y
por cuánto tiempo, también se consideran
títulos de crédito a las acciones emitidas
por una sociedad, estas acciones
conceden derechos y obligaciones para
con la sociedad emisora.
• Mercantil
La documentación mercantil, es aquella
que se genera por las actividades u
operaciones comerciales entre las
empresas, básicamente por la compra-
venta de insumos, para la fabricación,
operación o comercialización de una
empresa.
A continuación se describe algunos
documentos de carácter mercantil.
− Facturas
Documento mercantil que ampara la
compra de un producto. Garantiza la
propiedad, contablemente justifica el
pago realizado, fiscalmente concede la
oportunidad de depreciar un artículo o
deducir algunos importes.
− Recibos
Documento que se expide cuando se
recibe algo, avala una operación realizada.
Investigación de campo
Competencia tecnológica
Identificar las innovaciones
tecnológicas que ayudan al
mejoramiento de los procesos
dentro de un área determinada.
- El Alumno
Realizará una investigación en la cual
determinará las herramientas
tecnológicas que durante el paso del
tiempo han ayudado a la elaboración de
la documentación.
• Entregará un informe acerca de esta
actividad.
RESULTADO DE APRENDIZAJE:
1.2. Utilizar formas de registro de
documentos de acuerdo con las
particularidades que éstas
presenten.
1.2.1. Procedimientos de recepción
o entrada de documentación
Todo documento que se recibe o se
expide, debe ser registrado debidamente,
ello permitirá darle un seguimiento o una
respuesta, como a continuación se detalla.
• Verificar
Consiste en corroborar si en la entrega de
los documentos coincide con lo que se
asienta en el acuse de recibo.
• Sellar
Colocar la fecha y hora de recibo para el
propósito de control interno.
• Registrar
El procedimiento de recepción o entrada
de documentación inicia con su registro.

Dicho registro puede denominarse control
de recepción de documentos, el cual
contiene los siguientes elementos, entre
otros: fecha de recepción, número de
documento, número de clasificación
interna, remitente y asunto.
• Acuse de recibo
Es el documento que respalda o
comprueba la recepción de la
correspondencia. Indica que el documento
es recibido por el destinatario.
El acuse de recibo puede ser otro
documento que contiene la siguiente
información, entre otras:
1. Acuse de recibo.
2. Fecha y hora de recepción.
3. Número de documento recibido.
4. Destinatario.
5. Asunto.
6. Área que recibe el documento.
7. Firma de quien recibe el documento y
sello.
Únicamente, basta colocar el sello en la
copia del destinatario del área que recibe,
el sello indica:
1. Área que recibe.
2. Fecha y hora.
3. Leyenda de recibo
• Clasificar
La clasificación se hará de acuerdo al
sistema que tenga establecido la empresa,
y puede ser:
1. Alfabético.
2. Numérico.
3. Alfa-numérico.
Implica registrar la información que la
empresa recibe, posteriormente el
documento se ubica en un expediente o
lugar previamente establecido.
• Turnar y distribuir copias
Se distribuyen copias sólo al personal y
áreas que lo indique el documento.
El proceso de turnar y distribuir copias,
puede utilizar el siguiente formato:
Distribución de Copias
• Seguimiento
El seguimiento del procedimiento de
entrada o recepción de documentación,
consiste en verificar el estado que guarda
un documento, es decir, saber cuál es la
situación o momento en que se encuentra
un asunto determinado. Normalmente las
situaciones o estado que guarda un
documento de acuerdo al seguimiento
pueden ser entre otros los siguientes:
a) Turnado.
b) Contestado.
c) Pendiente.
d) En proceso de...
e) Finiquitado.
f) Archivado.
• Archivar
Procedimiento por el cual se clasifican,
ordenan y almacenan los documentos, de

tal manera que puedan ser localizados
fácilmente cuando se necesiten.
Observación
Competencia lógica
Inferir posibles resultados
esperados en una serie de eventos.
- El Alumno
Visitará alguna empresa de su localidad
para constatar como se lleva acabo el
proceso de recepción y turno de
documentación.
• Entregará un reporte escrito acerca
de la actividad.
1.2.2. Procedimiento de turno de
documentación.
Es un registro de documentación que
permite informar, encomendar o dar
respuesta o seguimiento a la
correspondencia o documentación que
llega o se recibe. Este procedimiento se
realiza en forma interna para el control de
la oficina o empresa.
• Registro de datos
Consiste en anotar en un formato o libreta
de correspondencia los datos más
sobresalientes del documento que se
recibió.
Es la verificación de quién o de quiénes se
reciben o se envía la documentación, con
la finalidad de llevar un orden o un
registro de cada documento.
− Destinatario
Persona a la que se le dirige un
documento, ya sea un expediente, carta e
informe entre otros.
− Área funcional
Área de la empresa que manda el
documento.
− Fecha de turno
Fecha del envío del documento.
− Instrucciones de atención
Es la orden que se envía al departamento
para que sea cumplida una instrucción al
departamento, dependencia, área, sección
o persona a quien se dirige el documento,
archivo, carta, expediente e informe, entre
otros
− - Fecha límite de atención
Es el plazo final, en que debe darse una
respuesta a determinados documentos.
• Seguimiento de atención
Es la verificación, certificación o respuesta
que deberá dársele a un documento.

• Fecha de descargo
Es el registro de la fecha en que fue
entregado o recibido un documento.
• Finiquito de asuntos
Fecha en que se concluye un asunto y que
puede archivarse sólo para dar algunas
referencias, es decir el caso se da por
cerrado.
Trabajo en equipo
Competencia científico-teórica
Aplicar correctamente la lengua
española para la solución de
problemas o entablar una
conversación que ayude a
visualizar mejor situaciones
especificas.
- El Alumno
Dramatizarán en equipo el tema
Procedimiento de turno de
documentación aplicando cada una de
las actividades de ésta.
1.2.3. Procedimiento de despacho o
salida de documentación
Este consiste en registrar fechas de salida
de documentos oficiales que tienen que
ver con el giro, o personas relacionadas
con la empresa, para ello es necesario:
• Registro
El registro de la documentación de
despacho o salida, tiene por objeto anotar
en el control de documentación que lleve
la oficina, todos los elementos necesarios
para la identificación y control de dicha
documentación.
Los datos principales que se registran son
entre otros, los siguientes: fecha del
documento o del tipo de correspondencia
que se trate, número del documento, área
a donde se turna, a quién se turna, síntesis
del asunto, dirección, etc.
• Síntesis del asunto
Es una breve explicación del asunto o los
asuntos que motivaron al envío de
documento o documentos.
La síntesis del contenido del asunto se
registra o anota normalmente al margen
superior derecho del documento; y consta
de breves líneas que refleja el contenido
de dicho documento.
• Destinatario
Persona a quien va dirigido y recibe el
documento.
• Archivar
Se archivará de acuerdo al sistema
establecido por la empresa y puede ser:
a) Alfabético.
b) Numérico.
c) Geográfico.
d) Cronológico.
e) Por asunto.
Se pueden utilizar carpetas especiales, en
colores, bandejas de salida u otros medios
para colocar el material que está listo para
los archivos, el personal a cargo de
recoger los documentos a archivar, pasa
una o dos veces al día y recoge todo lo
que está en carpetas o bandejas rotuladas,
archivo para llevarlo al archivo central.

Repetición del ejercicio
Competencia emprendedora
Incorporar técnicas nuevas para el
control administrativo de
documentos.
- El Alumno
Repetirán el ejercicio anterior anexándole
lo siguiente:
• El procedimiento de despacho o
salida de documentación
• Seguimiento
El seguimiento de la documentación tiene
por objeto llevar el control de los asuntos
recibidos o turnados por alguna área
organizacional, para que en un momento
dado el asistente directivo tenga
conocimiento de los siguientes puntos al
respecto:
1. Asuntos terminados.
2. Asuntos en pendiente o en proceso.
3. Asuntos archivados.
Para el seguimiento de la documentación
se puede utilizar el siguiente formato:
1.3. Utilizar los sistemas de codificación
para el registro de los documentos
1.3.1 Codificación
Consiste en dar números, letras o ambos,
a los distintos documentos o archivos que
existen, esto permite un manejo rápido y
adecuado de ellos.
• Definición
Es el proceso de dar el orden lógico en el
que se deben colocar las palabras,
números o símbolos que forman parte del
nombre de un individuo, firma comercial,
organización, institución o agencias
gubernamentales.
• Objetivos
El objetivo de la codificación, es asignar la
forma de registrar o codificar nombres de
individuos, nombres de firmas
comerciales, nombres de organizaciones e
instituciones y nombres de agencias
gubernamentales, para su rápida
localización y control.
• Uso
Existen dos formas de uso:

Manual: es utilizado en forma mecanizada
logrando identificar su uso.
Sistematizado: se puede llevar en forma
electrónica, logrando una eficiencia en
cuanto a rapidez.
• Ventajas
Las ventajas de la codificación de la
documentación entre otras son las
siguientes:
Se identifica rápidamente la
documentación de acuerdo al sistema de
archivo que lleva la empresa.
Se organiza con mayor precisión la
documentación.
Se facilita la localización de la
documentación.
• Desventajas
Se requiere personal con conocimientos
técnicos sobre la materia.
Existe poco personal capacitado al
respecto.
En ocasiones resulta costoso para la
empresa, cuando no tiene un sistema de
archivo establecido.
Internet.
- El Alumno
Investigará los antecedentes que tienen
los códices en las diferentes culturas del
mundo.
• Realizará un reporte escrito acerca
del tema codificación.
1.3.2. Sistemas de codificación.
Procedimientos que permiten ordenar,
identificar y seleccionar con mayor
facilidad documentos o archivos de una
empresa, lo cual permite unificar el
registro, originando un control en toda la
empresa u oficina, dicha codificación es
conocida por las personas involucradas en
esa área, facilita el manejo y permite que
las personas clasifiquen y encuentren todo
documento, archivo o expediente, sin
mayor problema.
Diferenciar entre sistema manual y
automatizado.
• Manuales
Los sistemas de codificación manuales,
son aquellos que asignan claves
alfabéticas, numéricas o alfanuméricas en
forma manual a los documentos enviados
o recibidos.
− Definición
Es un procedimiento para facilitar y
unificar la identificación y localización de
documentos.
− Objetivo
El objetivo principal es ordenar la
información de la empresa o del área en la
cual se van a difundir.

− Características
Se utiliza principalmente para codificar
nombres de personas, empresas,
instituciones, etc.
Las principales características de la
codificación, son, entre otras, las
siguientes:
a) Permite la organización de la
documentación.
b) Facilita la localización.
c) Flexibilidad al insertar o agregar nuevos
documentos.
• Automatizados
La tecnología, facilita la codificación, y
permite llevar un orden cronológico de la
información, dando como resultado
ahorro de tiempo y precisión en la
información, siempre y cuando el factor
humano se encuentre debidamente
capacitado para el uso de la misma.
− Definición.
En los sistemas de codificación
automatizada la asignación de claves
alfanuméricas se realiza electrónicamente.
− Objetivos.
Actualizar, reorganizar y localizar datos en
diferente orden.
También pueden ser consideradas en los
sistemas manuales, la diferencia es que la
información se identifica y localiza muy
rápidamente.
Trabajo en equipo
Buscar fuentes directas de
información.
- El Alumno
Realizará un listado acerca de los
diferentes sistemas de codificación y
cuales son los más usados dentro de las
empresas mexicanas.
1.3.3. Tipos de codificación
Existen diversas formas para la
codificación de la información, entre las
cuales se encuentran:
• Alfabeto
Se refiere al proceso de ordenar los
documentos en estricto orden alfabético,
según se codifican.
• Unidad de archivo
Es cada parte del nombre del individuo
firma o institución que se usa para su
codificación. Al archivar cada palabra,
cada inicial, cada abreviatura, cada letra
separada, constituye una unidad distinta
de archivo.
• Unidad clave
Es la primera unidad que se considera al
codificar el nombre de un individuo, firma
o institución.
Por ejemplo:

01. A1 (Oficios del departamento de 1a.
2a. Personal)
Claves:
01 = Oficios
A1 = Departamento de Compras
• Unidad de identificación
Es el lugar donde se registran los nombres
de individuos o empresas, instituciones,
etc.
• Campos de caracteres o de texto
Se utiliza para información de caracteres,
tales como letras, símbolos, espacios en
blanco y números.
• Campo numérico
Se utiliza para escribir números enteros
con los cuales se tiene en mente hacer
algún cálculo.
• Campo decimal
Se utiliza para escribir números decimales
con los cuales se tiene en mente hacer
algún cálculo.
• Campo de fechas
Se utiliza para escribir fechas,
generalmente en el siguiente orden: mes,
día y año, con dos dígitos para cada uno.
• Campo lógico
Este tipo de campo es de una sola letra. Se
utiliza para contestar sí o no.
• Campo memo
Se utiliza para anotar información
descriptiva o narrativa particular a cada
récord. Este campo tiene capacidad para
contener un gran número de caracteres.
Trabajo en equipo
documentos.
- El Alumno
Realizarán en equipo un catálogo con las
diferentes tipos de codificación
utilizando los siguientes campos:
• Alfabeto
• Unidad de archivo
• Unidad clave
• Unidad de identificación
• Campos de caracteres o de texto
• Campo numérico
• Campo decimal
• Campo de fechas
• Campo lógico
• Campo memo
1.3.4. Reglas para codificar
Las reglas para codificar, las determina
cada empresa o institución, depende
mucho del tamaño de éstas y del tipo de
control que deseen llevar dentro de las
mismas.
• Personas
Esta regla es una guía general respecto a
cómo se deben codificar y ordenar los

nombres de los individuos. Estas reglas se
deben publicar en el manual de
procedimientos para el sistema de
administración de documentos de la
empresa. Para clasificar bien los
documentos es necesario conocer y aplicar
correctamente las reglas para la
codificación y conocer bien el abecedario.
Al codificar los nombres de los individuos
es necesario invertirlos. Al invertir los
nombres, se escribe en primer lugar el
apellido o apellidos seguido del nombre,
segundo nombre o inicial.
• Firmas comerciales
Los nombres de las firmas comerciales, las
instituciones y las sociedades se codifican
según aparecen escritos. Para determinar
el nombre oficial completo se puede usar
como referencia el membrete o nombre
que aparece impreso en diferentes
documentos.
Ejemplo: Secretaría de Educación Pública.
(SEP).
• Instituciones
Al igual que los títulos personales tales
como Sr., Sra. y títulos profesionales o
académicos, se consideran unidad de
archivo cuando se incluyen en el nombre
de una institución o firma comercial y se
considera tal como aparecen escritos.
• Agencias gubernamentales
Al codificar y alfabetizar los nombres de
las agencias gubernamentales es necesario
tener conocimiento de la estructura del
gobierno y poder distinguir entre la
estructura del gobierno nacional, la del
gobierno estatal y las estructuras
municipales.
Internet.
- El Alumno
Realizará una investigación en Internet
acerca de las reglas para codificar:
• Personas
• Firmas comerciales
• Instituciones
• Agencias gubernamentales

PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO
Unidad de aprendizaje 1
Práctica número: 1
Nombre de la práctica: Clasificación de documentos.
Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno clasificará la documentación
que se utiliza en una unidad organizacional, de acuerdo con su
tipo y finalidad, para el control de documentos.
Escenario Aula
Duración 10 hrs.
Materiales Maquinaria y Equipo Herramienta
• Fotocopias de
formatos:
− Aviso de apertura
de un
establecimiento
comercial.
− Aviso de apertura
al Instituto de
Estadística,
Geografía e
Informática
(INEGI).
− Carta poder.
• Máquina de escribir.
• Computadora.
• Impresora.

− Contrarrecibo.
− Factura.
− Portada de fax.
− Giro postal
− Giro telegráfico.
− Letra de cambio.
− Nota de
remisión.
− Pagaré.
− Telegrama.
− Vale.
• Fotocopias de
documentos
requisitados:
− Anuncio de
calidad
mercantil.
− Aviso de
inscripción al
Seguro Social.
− Balance general.
− Carta comercial.
− Circular.
− Contrato de
arrendamiento.
− Contrato
individual de
trabajo.
− Cheque.
− Hojas Blancas.

− Colores.
− Documentación
diversa.
− Declaración
anual de
impuestos al
ingreso de las
personas físicas.
− Declaración
anual de
impuesto al
ingreso de las
personas
morales.
− Giro bancario.
− Memorándum.
− Orden de
compra.
− Pedido de
material,
mercancía.
− Solicitud de
licencia sanitaria.
− Nacional de
Comercio.
− Solicitud de
(AFORE).

Procedimiento
Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Evitar la duplicidad de documentos.
• Evitar la duplicidad de información.
1 Concentrar en el cuadro “Concentración de Documentos” que se presenta en el anexo
1, la información que se solicita de cada documento en el apartado correspondiente,
como se muestra en la figura 1.
2 Requisitar una carta poder.
3 Requisitar un contrarrecibo.
4 Requisitar un cheque.
5 Requisitar una portada de fax.
6 Registrar un giro postal.
7 Requisitar un giro telegráfico.
8 Requisitar una letra de cambio.
9 Requisitar una nota de remisión.
10 Requisitar un pagaré.
11 Requisitar un telegrama.
12 Requisitar un vale.
13 Elaborar un reporte de la práctica que incluya:
• Descripción de la importancia de los documentos.
• Documentos requisitados.
• Observaciones.
• Conclusiones.
Separar los residuos recuperables realizando el acopio de hojas para reciclaje y la
reutilización de cartuchos de tonner.
Colocar desechos biológicos contaminados y materiales utilizados en recipientes o
lugares específicos para cada caso.

Lista de cotejo de la práctica
número 1:
Clasificación de documentos
Nombre del alumno: A continuación se presentan los criterios que van a ser
verificados en el desempeño del alumno mediante la
observación del mismo.
De la siguiente lista marque con una aquellas
observaciones que hayan sido cumplidas por el alumno
durante su desempeño.
Instrucciones:
Desarrollo Si No
No
aplica
Aplicar las medidas de seguridad e higiene
1. Concentró en el anexo 1, la información solicitada en
cada documento, de acuerdo con la figura 1 del
2. Requisitó una carta poder.
3. Requisitó un contrarrecibo.
4. Requisitó un cheque.
5. Requisitó una portada de fax.
6. Registró un giro postal.
7. Requisitó un giro telegráfico.
8. Requisitó una letra de cambio.
9. Requisitó una nota de remisión.
10.Requisitó un pagaré.
11.Requisitó un telegrama.

12.Requisitó un vale.
13.Elaboró un reporte de la práctica que consideró:
• Descripción de la importancia de los documentos.
• Documentos requisitados
• Observaciones.
• Conclusiones
Separó los residuos recuperables realizando el acopio
de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos de
tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados en recipientes o lugares específicos para
cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora de
inicio:
Hora de
término:
Evaluación:

Nombre de la práctica: Recepción, turno y despacho de documentos
Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia
que se emplea en la unidad organizacional, mediante el
registro de documentos para su control y distribución, de
acuerdo con sus características e instrucciones del directivo.
Escenario Aula.
Duración 10 hrs.
• Correspondencia
diversa (20 a 25
documentos).
• Hojas tabulares.
• Hojas blancas
tamaño carta.
• Sellos.
• Charolas.
• Gavetas.
• Fotocopiadora

Procedimiento
Aplicar las medidas de seguridad e higiene
1 Recepción de correspondencia.
• Recibir correspondencia.
• Sellar copia de constancia de recibo.
• Firmar.
• Anotar fecha y hora.
2 Registro de correspondencia (anexo 2).
• Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
− Número progresivo de entrada en el registro.
− Número del documento.
− Síntesis del asunto.
− Remitente.
− Procedencia.
− Anexos.
− Observaciones.
• Llenar el registro de la información proporcionada.
3 Atención de correspondencia interna.
• Acordar con el superior inmediato.
• Anotar acuerdos.
• Acatar instrucciones.
• Elaborar oficio o carta de respuesta.
• Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
• Rubricar copias.
• Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
del superior inmediato.
• Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
• Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
• Archivar copia en la gaveta correspondiente.

Procedimiento
4 Distribución interna (anexo 3).
• Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
− Número progresivo de registro.
− Número de la carta u oficio.
− Destinatario.
− Domicilio del destinatario.
• Anexos.
− Observaciones.
• Llenar el formato con la documentación proporcionada.
• Turnar correspondencia.
• Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la
correspondencia.
• Archivar copia de recibido.
5 Distribución externa.
• Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a
la oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
• Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
• Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
6 Seguimiento (anexo 4).
• Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
− Número de oficio.
− Fecha de turno del asunto.
− Unidad organizacional que recibe el oficio.
− Instrucciones del inmediato superior.
• Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
• Elaborar informe de asuntos pendientes.

Procedimiento
• Informar a su inmediato superior.
• Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
• Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
• Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).
• Archivar copia en la gaveta correspondiente.
7 Distribución interna (anexo 3).
• Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia,
como se muestra en la figura tres que incluya:
− Destinatario.
• Anexos.
8 Elaborar un reporte de la práctica que considere:
• Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
• Registros de control de correspondencia.
• Observaciones.
• Conclusiones.

número 2:
Recepción, turno y despacho de documentos.
Nombre del alumno:
Instrucciones: A continuación se presentan los criterios que van a ser
durante su desempeño
Desarrollo Si No No
aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene
1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el
procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.
4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.
5. Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo 2.
• Diseñó un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2, considerando:
− Número progresivo de entrada en el registro
− Número del documento
− Síntesis del asunto
− Remitente
− Procedencia

Desarrollo Si No No
aplica
− Anexos
− Observaciones
• Llenó el registro con la información proporcionada.
6. Atendió la correspondencia interna.
• Acordó con el superior inmediato cada documento
para recibir indicaciones de atención.
• Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.
• Acató las instrucciones del directivo en tiempo y
forma.
• Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
• Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
7. Distribuyó la información interna (anexo 3)
• Diseñó un formato para el registro de salida o
despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
− Destinatario.
− Anexos.
− Observaciones
• Llenó el formato con la documentación
proporcionada.
• Turnó la correspondencia.

Desarrollo Si No No
aplica
• Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turnó la correspondencia.
• Archivó el acuse de recibido.
tonner.
cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora de
inicio:
Hora de
término:
Evaluación:

Nombre de la práctica: Codificación de documentos
Propósito de la Práctica Al término de la práctica, el alumno codificará la
documentación que se emplea en la unidad organizacional,
mediante la aplicación de las reglas establecidas para el
control, localización y préstamo de documentos.
Escenario Aula.
Duración 10 hrs.
• Listado en desorden
con las reglas de
codificación:
− Nombres de
personas.
− Firmas
comerciales.
− Instituciones y
agencias
gubernamental
es.
• Hojas blancas.
• Tarjetas blancas de
3 x 5 pulgadas.
• • Máquina de escribir.
• Computadora.
• Impresora.
• Tarjetero.
• Juego Geométrico

Procedimiento
1. Registrar nombres en la primera columna del anexo 5.
2. Codificar nombres de acuerdo con las siguientes reglas:
• Orden alfabético por unidades.
• Apellidos y nombres compuestos.
• Títulos de identificación familiar, profesionales, religiosos y nobiliarios.
• Nombre legal de la mujer casada.
• Individuos con nombres idénticos (homónimos).
• Ordenación de las unidades de archivo en nombres de firmas comerciales e
instituciones.
• Números en nombres de organizaciones o firmas comerciales.
• Símbolos y signos de puntuación.
• Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos, palabras acuñadas y palabras
compuestas.
• Agencias gubernamentales.
3. Anotar la codificación en el documento.
4. Registrar la codificación de cada nombre en las columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registrar las unidades de identidad, en los nombres que lo requieran en las columnas
5 y 6, del anexo 5.
6. Registrar dirección en los casos que se requieran en la columna 7, del anexo 5.
7. Codificar los nombres en tarjetas, con base en la información concentrada en el
cuadro de la figura 5.
8. Ordenar las tarjetas alfabéticamente.

Procedimiento
9. Archivar tarjetas en el tarjetero correspondiente de acuerdo con:
• Manejo de las reglas de codificación.
• Codificación de documentos.
• Elaboración de tarjetas con la codificación.
• Organización del tarjetero.
10.Elaboración individual de reporte de la práctica que incluya:
• Importancia de la codificación.
• Cuadro de nombres codificados.
• Conclusiones

número 3:
Codificación de documentos.
Nombre del alumno:
Desarrollo Si No No
aplica
Aplicó las medidas de seguridad e higiene
1. Registró los nombres en la primera columna del anexo
5.
2. Codificó los nombres de acuerdo con las siguientes
reglas:
• Orden alfabético por unidades.
• Apellidos y nombres compuestos.
• Títulos de identificación familiar, profesionales,
religiosos y nobiliarios.
• Nombre legal de la mujer casada.
• Individuos con nombres idénticos (homónimos).
• Ordenación de las unidades de archivo en nombres
de firmas comerciales e instituciones.
• Números en nombres de organizaciones o firmas
comerciales.

Desarrollo Si No No
aplica
• Símbolos y signos de puntuación.
• Letras aisladas, abreviaturas, siglas, anónimos,
palabras acuñadas y palabras compuestas.
• Agencias gubernamentales.
3. Anotó la codificación en el documento.
4. Registró la codificación de cada nombre en las
columnas 2, 3 y 4, del anexo 5.
5. Registró las unidades de identidad, en los nombres que
lo requieran, en las columnas 5 y 6, del anexo 5.
6. Registró la dirección en los casos que se requieran en la
columna 7, del anexo 5.
7. Codificó los nombres en tarjetas, con base en la
información concentrada en el anexo 5.
8. Ordenó las tarjetas alfabéticamente.
9. Archivó las tarjetas en el tarjetero correspondiente de
acuerdo con:
• Manejo de las reglas de codificación.
• Codificación de documentos.
• Elaboración de tarjetas con la codificación.
• Organización del tarjetero.
10.Elaboró el reporte de la práctica considerando:
• Importancia de la codificación.
• Cuadro de nombres codificados.
tonner.
cada caso.

Observaciones:
PSP:
Hora de
inicio:
Hora de
término:
Evaluación:

RESUMEN
El control Administrativo dentro de
cualquier empresa o institución es básico,
considerando que es el medio por el cual
la información circula. Dicha información
es vital en cualquier nivel, ya que de ella
dependen muchas decisiones importantes
para la empresa, el manejo de la
documentación la debe realizar el
profesional o la profesional, que de
antemano sepa la importancia de los
documentos, pero que, además, sepa
clasificar, enviar, recibir, codificar y
archivar, entre otras cosas, dicha
documentación, también es necesario que
existan manuales dentro de la
organización, ya que ello permite que
todos los empleados conozcan las
políticas, normas y objetivos que tiene la
empresa para la cual se labora, lo anterior
permite unificar criterio y controlar la
información tanto interna como externa
dentro de la entidad.
Cabe señalar que todo documento que se
encuentra en la empresa otorga derechos
y también genera obligaciones, ya sea en
forma interna o externa.
Entre los diversos documentos que se
generan dentro de una institución,
dependencia o empresa se encuentran:
recibos, expedientes, memorándums,
oficios, contratos y títulos de crédito.
Algunos documentos deben cumplir con
ciertas formalidades para que sean
válidos, otros en cambio solo generan
informes.
Todo documento recibido debe seguir un
trámite, ya sea par informar y archivar
directamente, o bien debe darse una
respuesta o esperar una respuesta para
poder tomar una decisión.
Para facilitar el manejo de dichos
documentos es necesario codificarlos y
clasificarlos, esto permite una localización
rápida y eficiente.
Para dicha codificación existen métodos
manuales y automatizados y existen
diferentes tipos de codificación, entre los
que se encuentran por alfabeto,
numéricos o mixtos, el tipo de codificación
lo determina cada empresa y habrá que
adaptarse a las necesidades de la misma.

AUTOEVALUACIÓN DE CONOCIMIENTOS
1. Explique qué es un documento.
2. Explique en qué consiste la administración de documentos.
3. Explique qué es o en qué consiste la comunicación.
4. Explique en qué consiste la información.
5. ¿Cómo se define el concepto de correspondencia?
6. ¿Por su importancia, cómo se clasifican los documentos?
7. ¿De acuerdo con su información, los documentos pueden ser?
8. ¿Cuál es el procedimiento de recepción o entrada de documentación?
9. ¿Qué procedimiento debe seguir para turnar la documentación?
10. Mencione el procedimiento de despacho o salida de documentación.
11. ¿Cuál es la característica principal de los sistemas de codificación manual y
los sistemas de codificación automatizados?
12. ¿Cuáles son las diversas formas para codificar?

CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
Al finalizar la unidad, el alumno controlará la documentación, mediante la
aplicación de técnicas establecidas y el uso de diversos sistemas de
control, para hacer más eficiente la gestión administrativa de la oficina.

MAPA CURRICULAR DE LA UNIDAD DE APRENDIZAJE
Resultados
De
Aprendizaje
2.1 Verificar el control de calidad de los documentos, por medio del uso de
7 Hrs.
2.2 Emplear el equipo de oficina necesario, para manejar la información
requerida por la empresa.
6 hrs.
2.3 Realizar el control de la correspondencia, por medio de los
procedimientos que se utilicen en la empresa.
8 hrs.
2.4 Mantener el control de los documentos por medio de la actualización
de los archivos.
8 Hrs.
Unidad de
Aprendizaje
Módulo
2. Control de
documentación.
29 hrs.
CONTROL DE
DOCUMENTACIÓN
72 HRS.
1. Manejo de
documentación.
43 Hrs.

SUMARIO
Tipos de documentación y sus
características
Equipos y materiales de control
Tipos de correspondencia
Control de correspondencia
Medios de conservación
Unidades administrativas responsables
del control de la documentación
Sistemas de cargo
Control de archivos electrónicos
Protección de documentos
2.1. Verificar el control de calidad de los
documentos por medio del uso de
2.1.1. Tipos de documentación
y sus características
• Legal
La documentación legal es aquella que
contiene información normativa emanada
por dependencias gubernamentales u
otras instancias, de acuerdo a las leyes,
reglamentos, circulares vigentes, etc., de
acuerdo a los diferentes sectores. Es
necesario conservar los documentos para
cumplir con requisitos de diferentes leyes
o reglamentos. Existe documentación o
diferentes documentos que tienen
contenido eminentemente de carácter
legal: entre otros son los siguientes:
Contratos, títulos de crédito, facturas,
recibos, contrarecibos, etc. A continuación
se describe brevemente cada uno de estos
documentos.
− Contratos
Son los documentos de carácter legal
donde se estipulan derechos y
obligaciones contractuales entre las partes
que lo celebran. A través de un contrato
se estipulan las obligaciones que tiene una
persona física o moral para con otra.
Internet.
- El Alumno
Realizará una investigación acerca de los
tipos de documentación que existen y de
sus características.
Realizará un informe acerca del tema.
Un contrato también contiene cláusulas
sobre las cuales se regirá el contrato.
Como ejemplos de contrato, se tienen los
siguientes:
Contrato de arrendamiento.
Contrato de compra venta.
Contrato hipotecario.
− - Títulos de crédito
Los títulos de crédito son documentos que
también tienen características
eminentemente legales, y están regidos
por la Ley General de Títulos de Crédito.
Entre los títulos de crédito más usuales
tenemos los siguientes:

Cheques.
Pagarés.
Letras de cambio.
Los documentos mencionados se utilizan
para la realización de las operaciones o
transacciones comerciales que realiza la
empresa, a crédito y al contado.
• Mercantil
La documentación mercantil es aquella
que se utiliza para documentar las
operaciones comerciales, a crédito y al
contado, por la compra o venta de
productos y/o servicios de la empresa.
Dentro de la documentación mercantil
más usual, entre otras, son las siguientes:
Facturas, recibos, contrarecibos, etc. A
continuación se describe de manera
general cada una de esta documentación.
− Facturas
La factura es un documento mercantil que
ampara y garantiza la propiedad que se
especifica en ella. Los elementos o
información que contiene una factura, son
los siguientes, entre otros:
Nombre del proveedor
Registro federal de causantes.
Fecha.
Número de factura.
Descripción del artículo o producto.
Monto o importe.
Dirección.
Sello.
Otros requisitos legales y
administrativos.
− Recibos
Un recibo es también un documento de
carácter mercantil que se utiliza en las
transacciones comerciales de la empresa.
Puede amparar la recepción de una
cantidad de dinero, o de algún otro
concepto. En ocasiones, funciona de
manera provisional y que posteriormente
se formaliza con el documento mercantil
definitivo, como puede ser una factura.
Los elementos o información que contiene
un recibo, entre otros los siguientes:
Fecha
Cantidad que ampara el recibo en
número y letra.
Descripción o concepto
Firma de quién recibe
Sello
administrativos
− - Contra recibos
Es el documento mercantil que ampara
provisionalmente la documentación o el
valor de otro documento, como puede ser
el pago de una factura que se ha recibido
para su trámite de pago. Contiene los
siguientes datos o información:
Fecha de expedición
Concepto
Descripción
Fecha de pago
Sello
administrativos

− Nota de remisión
Es un comprobante mercantil para el
comprador o consumidor que ampara la
compra venta de un producto o servicio y
que puede ser provisional, a reserva de
expedirse la factura correspondiente.
Contiene la información siguiente, entre
otra:
Fecha
Número de remisión
Descripción
Monto o cantidad
Sello
administrativos
• Contable – financiera
La situación Contable – financiera, de una
empresa o institución, es fundamental, ya
que de ésta se toman decisiones de
carácter financiero o económico que
afectan a la empresa o dependencia en su
conjunto.
− Estados financieros
Los estados financieros son documentos
contables que reflejan la situación
económica de la empresa en un periodo
de tiempo determinado.
− Presupuestos
Dentro de la iniciativa privada son
cantidades estimadas que dicha empresa
debe gastar en un determinado tiempo o
periodo, permitiéndole planear los gastos
para medir lo realizado contra lo
presupuestado y tener un análisis
comparativo para dar soluciones
oportunas, por lo general este tipo de
presupuestos son flexibles.
Dentro de la empresa pública, los
presupuestos, no son flexibles y
generalmente son conocidos como
presupuesto por programas, es decir, cada
programa ya está etiquetado con una
determinada cantidad y se miden con el
número de personas beneficiadas por
dicho programa.
En ambos casos se debe dar seguimiento,
para gastar sólo en lo que se presupueste
y no realizar gastos innecesarios.
• Organizacional
Cualquier empresa debe iniciar
operaciones con una administración
previamente establecida, para ello se
cuenta con:
− Manual de organización
El manual de organización es el
documento técnico de la empresa que
refleja la estructura orgánica de la misma
y su funcionamiento.
La información que contiene un manual es
la siguiente:
a) Mención de ser manual de
organización.
b) Introducción.
c) Marco legal.
d) Antecedentes de la empresa.
e) Misión de la empresa.
f) Objetivos generales.
g) Organigrama general.
h) Organigramas de cada área
organizacional.
i) Funciones y actitudes de cada área
organizacional.

− Manual de procedimiento
El manual de procedimientos es el
documento técnico donde se describe el
cómo se llevan a cabo las funciones,
actividades, tareas y operaciones de todas
las áreas funcionales de la empresa;
mismas que se representan gráficamente.
Este manual contiene los siguientes
elementos, entre otros:
a) Mención de ser manual de
procedimientos.
b) Introducción.
c) Descripción textual detallada de cada
procedimiento.
d) Descripción gráfica de cada
procedimiento.
e) Recomendaciones para su manejo.
f) Observaciones.
• Administrativa
La administración no abarca únicamente
los aspectos financieros, también debe
incluirse la administrativa, considerando
que de ella dependen muchos objetivos
que se deban cumplir en tiempo y forma
de acuerdo con lo establecido.
− Informes
Describen de forma detallada y ordenada
los avances y resultados de los diferentes
departamentos de la empresa u oficina.
− Cartas
Documento por medio del cual se manda
información, ya sea confidencial o pública,
para cualquier departamento.
− Memorándums
Comunicación escrita que se utiliza para
recordar uno o más asuntos, su uso es
interno.
− Cotizaciones
Medio por el cual se da a conocer por
escrito el precio de algún objeto o
servicios que la empresa u organización
ofrezca.
− Solicitudes
Escrito por el cual una persona pide a otra
realizar alguna actividad y lo hace por
medio de una solicitud para hacerlo de
una manera más formal.
− Vales
Comprobante interno provisional de algo
que se entregó, y se elabora para
garantizar la acción de entrega que debe
devolverse en una fecha determinada.

Trabajo en equipo
Competencia científico-teórica
Aplicar los principios del proceso
administrativo dentro de un área
específica en la empresa.
- El Alumno
Realizará en equipo un catálogo acerca
de los diferentes tipos de
documentación.
2.2. Emplear el equipo de oficina
necesario para manejar la
información requerida por la
empresa.
2.2.1. Equipos y materiales de
control
• Archivadores de correspondencia.
Son las gavetas que se utilizan para
resguardar los documentos que utilizan en
la oficina.
• Gabinetes especiales para archivo
Se consiguen gabinetes de archivos para
guardar cheques, documentos legales,
catálogos, tarjetas perforadas, cintas,
planos, plumas, lápiz, y otros materiales
de oficina.
− Archivador de disquetes
Son cajas pequeñas que sirven para
proteger los discos y tenerlos de una
forma ordenada.
− Tubos para mapas
Son tubos para proteger mapas, y planos,
y es la forma más fácil de transportarlos.
− Mapoteca horizontal
Regularmente son de plástico en los
extremos y se utiliza para proteger los
mapas.
2.2.2 Materiales de control.
• Marbetes
Se utiliza para cuando la secretaria se ve
en la necesidad de enviar un paquete por
medio de un mensajero. Es una tarjeta
donde se colocan los datos del
destinatario. Estos marbetes pueden ser
también para el control de inventario de
mercancías o del mobiliario y equipo de
oficina existentes.
• Guías
Son la clave para un archivo vertical
eficiente, sin ellas, los documentos no

tendrán la forma adecuada en la gaveta,
también sirven como postes de señales
para agilizar la búsqueda de un archivo.
• Carpetas para archivo
Hojas de cartulina o de fibra que sirven
para guardar correspondencia en los
archiveros.
• Tarjeteros
Es un conjunto de tarjetas de registro
debidamente ordenada.
• Cédulas de catalogación
Son muy parecidos a los tarjeteros y
tienen la misma función.
Internet.
- El Alumno
Buscará en Internet catálogos de equipos
y materiales de control, y compararán
con sus compañeros la información
obtenida.
2.3. Realizar el control de la
correspondencia por medio de los
procedimientos que para ello se
usen en la empresa.
2.3.1. Tipos de correspondencia
• Ordinaria
Es aquella correspondencia que llega
cotidianamente.
Son características de la correspondencia
ordinaria:
a) Información general.
b) Información de conocimiento y archivo.
c) Información no urgente.
d) Información que no genera
necesariamente respuesta.
e) Información que no tiene seguimiento.
• Urgente
Es correspondencia que debe llegar de
forma inmediata a su destinatario por
varias razones.
a) Se envía por un medio de
comunicación rápido: fax, correo
electrónico y teléfono.
b) Con frecuencia se envía con un propio
(personalmente).
• Confidencial

Es aquella correspondencia que sólo la
debe leer el destinatario y nadie más.
a) Se entrega personalmente (un propio).
b) Se entrega en un sobre sellado.
Estudio individual
Internet.
- El Alumno
Investigará los tipos de correspondencia
más usados en México.
2.3.2. Control de correspondencia
• Procedimiento de recepción
Se recibe toda la correspondencia y se
separa por áreas o unidades
administrativas, de acuerdo a la fecha.
Normalmente se registra en el control de
recepción de correspondencia, que
contiene la siguiente información, entre
otra:
a) Fecha de recepción.
b) Fecha del documento recibido.
c) Número.
d) Asunto.
e) Trámite.
f) Número de control de recepción.
• Procedimiento de despacho
Cada determinado día se reúne toda la
correspondencia de la oficina para ser
enviada a la unidad administrativa
indicada, la cual se registrará en el control
que lleve cada empresa.
En forma general el procedimiento es el
siguiente: organizar la correspondencia,
clasificarla, registrarla en el control
correspondiente, distribuirla a las áreas
correspondientes y recabar acuse de
recibo.
Realización del ejercicio
documentos.
- El Alumno
Dramatizará el procedimiento de
recepción de documentación en el salón
de clases.
2.4. Mantener el control de los
documentos por medio de la
actualización de los archivos.
2.4.1. Medios de conservación
Los documentos que se generan dentro de
la empresa o que son recibidos deben
mantenerse bajo resguardo y
conservación, para lo cual es necesario

que se coloquen en fólders y estos sean
resguardados en archiveros u otros
medios como a continuación se detalla:
• Papel
La información generada y recibida debe
conservarse en un lugar seco y de
preferencia en los archiveros, logrando
con ello salvaguardarlos.
• Cintas magnéticas
Estas deben conservarse en sus respectivas
cajas para evitar la pérdida o daño de las
cintas que cuenta la información.
• Microformas
Se debe de custodiar en cajas, ya que
contienen una imagen microfilmada de un
documento y deben resguardarse en
lugares seguros.
• Videocintas
Se requiere que para su conservación, se
utilicen lugares oscuros y cajas selladas,
evitando su deterioro.
• Audiocintas.
Son datos que contienen información de
cintas, mismas que debe conservarse en
lugares secos y de máxima seguridad, ya
que son confidenciales.
• Discos flexibles.
Son datos o archivos que son generados
en los archiveros de discos, para guardarse
información generada y deberán
guardarse en un espacio especial para su
mejor conservación.
• Discos duros
Es el dispositivo de almacenamiento
secundario de datos de mayor importancia
en una computadora.
La capacidad de los discos duros varía de
acuerdo al tipo y modelo de
computadora, existiendo en la actualidad
discos duros con una capacidad de hasta
100 GB, que son los comerciales.
Los de más capacidad, ya son para
servidores o programas muy específicos.
• Discos ópticos compactos
Es similar al disco compacto que se utiliza
para grabar música. La vida de un disco es
de 100 años, mismos que deberán

permanecer en sus cajas plásticas,
logrando con ello su conservación.
seguridad e higiene
Competencia de sustentabilidad
Fomentar actitudes, que
promuevan el desarrollo
sustentable en la operación de la
empresa.
- El Alumno
Visitará una empresa de la localidad en la
cual investigará acerca de los medios de
conservación de la información haciendo
un informe sobre la visita.
2.4.2 Unidades administrativas
responsables del control de
la documentación.
Las unidades responsables del control de
esta documentación se llaman archivos, y
en la recepción de documentos algunas
dependencias las denominan oficialía de
partes, en las industrias se encuentran la
recepción y son las responsables de recibir
todo tipo de documentación que llegue.
• Mesas
Es la unidad mínima de mando de una
entidad, puede contar con algunas
personas a su cargo y su nivel de decisión
es mínimo.
• Secciones
Es la unidad de mando que le sigue a las
mesas, tiene más personas a su cargo y un
mayor nivel de decisión.
• Oficinas
Es la unidad de mando con mayor
jerarquía, por lo mismo, la que tiene
mayor número de personas que dependen
de ella, y su nivel de decisión es muy
elevado.
• Oficialías de partes
Es el lugar encargado de todo lo
relacionado a la mensajería de la empresa,
desde su envío, recepción, colocación de
sello, colocación de timbre, etc.
2.4.3 Sistemas de cargo
Es aquel que se establece para controlar el
acceso y retiro de los documentos de los
archivos y para poder responder por todos
los documentos que están en los archivos
o han sido prestados.
• Componentes
Los componentes pueden variar
dependiendo de cada empresa o
institución, sin embargo los más comunes
son:
− Formulario o tarjeta de
requisición
Los documentos se pueden solicitar por
teléfono, por correo interno, por
mensajero o persona. La persona que
solicita el récord a un empleado de los
archivos debe llenar una tarjeta o
formulario de solicitud, este formulario

debe proveer espacio para anotar el
nombre de la persona que lo solicita y su
firma, el departamento o la división,
asunto o fecha del documento, fecha de
entrega y fecha de devolución.
− Formulario de salida
Los formularios substitutos o de
reemplazo se colocan en el lugar de los
documentos prestados, su utilidad es la
siguiente:
- Indican que los documentos están en uso
o prestados y que no están perdidos o
mal archivados.
- Ayudan al encargado de los archivos a
rastrear los documentos prestados para
asegurarse que los devuelvan a los
archivos.
- Sirven como marcadores para facilitar el
volver a archivar los documentos
devueltos en el sitio correspondiente.
• Sistema de seguimiento
Tan pronto como se presta un documento
se procede a colocar la tarjeta de solicitud
en un tarjetero de seguimiento, conocido
como archivo cronológico, archivo
recordatorio o archivo de anotaciones.
Es necesario establecer un sistema para
seguir el curso de los documentos
prestados y así poder mantener su control.
• Procedimientos para localización
de expedientes.
En un sistema manual, el procedimiento a
seguir para tratar de localizar los
documentos extraviados incluye:
Buscar en las bandejas del escritorio
• Verificar si el documento está fuera de
orden de su carpeta.
• Buscar en la carpeta anterior y
posterior a la carpeta en que debería
de estar el documento.
• Buscar entre la carta anterior y
posterior y debajo de las carpetas.
• Buscar en las carpetas rotuladas con un
nombre parecido.
• Buscar bajo las otras unidades de
archivo si el sistema es alfabético.
• Buscar bajo otros nombres o asuntos
relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
• Buscar bajo otras posibles
combinaciones de número si el sistema
es numérico. Al leer se pudo cometer
un error de transposición.
• Verificar en el Zafacón.
• Verificar con aquellas personas a
quienes en fecha reciente se les prestó
el documento o el expediente.
• Buscar en escritorios del personal.
• Buscar en escritorios de directivos.
• Verificar si se transfirió a otra área o a
los archivos inactivos y mantener la
calma.
2.4.4. Control de archivos
electrónicos
• Protección de la información
Muchas veces es imperativo el tener que
prestar material conservado en un disco o
permitir el acceso por medio de una red a

material archivado electrónicamente. En
estos casos se deben tomar las siguientes
precauciones:
• Asegurarse de que el usuario sabe
como operar el sistema. Si el usuario es
inexperto, es muy probable que se
pueda perder información.
• Copiar en un disco flexible los
documentos que solicitan y que están
archivados en el disco duro o en un
disco flexible. Esto asegura que no se
le hagan cambios a los documentos en
los discos.
• Guías para la conservación de la
información.
Los sistemas electrónicos, por ser
invisibles, facilitan el archivo innecesario
de documentos. Esto limita el espacio
disponible para documentos importantes
y vitales.
Algunas guías relativas al almacenaje en
archivos electrónicos son las siguientes:
• Establecer un procedimiento para
determinar los documentos que tienen
un valor a corto plazo y cuáles
requieren que se conserven por más
tiempo.
• Eliminar de forma rutinaria aquellos
documentos que no tienen una
aplicación o un uso prolongado.
• Mantener un índice de todos los
documentos conservados en medios
electrónicos. También se pueden
mantener los índices en carpetas
separadas.
• Realizar copias de resguardos de
documentos importantes,
periódicamente es necesario hacer
copias adicionales en otros discos de
los documentos conservados en un
disco duro o en sistemas de unidades
centrales de procesamiento de
palabras.
seguridad e higiene
Competencia de sustentabilidad
Fomentar actitudes, que
promuevan el desarrollo
sustentable en la operación de la
empresa.
- El Alumno
Verificará cuáles son los mejores medios
para la conservación de la información en
archivos electrónicos.
2.4.5 Protección de documentos.
• Medidas y sistemas de control de
acceso.
- Regulado por personas.
a) Sólo el personal autorizado puede
tener acceso al material archivado.
b) El visitante se identifica y anota su
nombre en un registro, se le entrega
una tarjeta de identificación.

c) Los visitantes no pueden circular por la
empresa sin estar acompañados de un
empleado autorizado.
- Mecánicos.
a) Se instalan cerraduras de combinación
y llaves en los gabinetes o anaqueles
de archivos o en la entrada de las
oficinas de los centros de almacenajes
de documentos.
b) Sólo el personal autorizado tiene llaves
o conoce la combinación para tener
acceso a las oficinas.
- Electrónicos
a) Se utilizan sistemas computarizados
para controlar y hacer la monitoría del
acceso de las áreas.
b) En unos sistemas las personas
autorizadas tienen que tener una
tarjeta electrónica con tirilla magnética
o llaves electrónicas para tener acceso
a las áreas. El sistema registra el
nombre de la persona, fecha y hora del
acceso al área.
c) Hay otros sistemas de acceso activado
por la voz o por las huellas digitales del
personal autorizado. El personal
autorizado debe registrar su voz o sus
huellas digitales, según sea el sistema.
Estos sistemas también se usan para
tener acceso a la información
computarizada.
• Medidas de protección para
- Copias de resguardo
a) Es la medida más importante para la
protección de la información de
b) La preparación de copias de resguardo
debe ser un procedimiento rutinario.
c) La capacidad de realizar copias de
resguardo debe ser una prioridad en
los componentes del sistema operativo
de la computadora.
d) Se debe tener copias de resguardo del
contenido del disco duro y del archivo
de los discos flexibles. Esto incluye
copiar todos los archivos en el disco
duro y los medios magnéticos.

- Programas (antivirus).
a) Son esenciales para la protección de los
b) Protege la información que se conserva
en el disco duro o en medios
magnéticos de modo que no se pueda
alterar o destruir.
c) Detecta diferentes virus que pueda
tener un disco que se inserte en la
computadora e indica en su pantalla
las instrucciones a seguir para limpiar o
eliminar el virus del sistema. Hay que
mantenerse al día en la compra e
instalación de programas antivirus,
pues cada día aparecen nuevos virus.
- Protección de carga eléctrica o
interruptor de electricidad.
a) Protege los archivos electrónicos de su
destrucción por cambios súbitos en la
corriente eléctrica, se coloca entre la
toma de corriente o enchufe y el cable
de energía de la computadora.
- Sistema de batería de resguardo.
a) Provee energía alterna temporánea al
sistema computarizado en caso de
bajas en la corriente eléctrica.
- Tecnología de la caja negra
a) El sistema computarizado tiene un
depósito de seguridad con información
de los usuarios autorizados a tener
acceso a la red.
b) Al entrar al código de acceso se genera
automáticamente una llamada
telefónica al usuario de red para
verificar si realmente es él quien está
solicitando el acceso a la red.
Investigación de campo
Competencia emprendedora.
documentos.
- El Alumno
Incorporará técnicas diferentes en la
protección de documentos.

PRÁCTICAS Y LISTAS DE COTEJO
Nombre de la práctica: Recepción y despacho de documentos.
Propósito de la Práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la
correspondencia que se emplea en la unidad organizacional,
mediante el registro de documentos para su control y
distribución, de acuerdo con sus características e
instrucciones del directivo.
Escenario Aula.
Duración 10 hrs.
• Correspondencia
diversa (20 )
• Hojas tabulares.
• Hojas blancas
tamaño carta.
• Sellos.
• Charolas.
• Gavetas.
• Fotocopiadora.

Procedimiento
1. Recibir correspondencia.
2. Sellar copia de constancia de recibo.
3. Firmar.
4. Anotar fecha y hora.
Registro de correspondencia (anexo 2).
5. Diseñar un formato de registro, como el ejemplo de la figura 2, que incluya:
• Número progresivo de entrada en el registro.
• Número del documento.
• Síntesis del asunto.
• Remitente.
• Procedencia.
• Anexos.
• Observaciones.
6. Llenar el registro de la información proporcionada.
7. Atención de correspondencia interna.
8. Acordar con el superior inmediato.
9. Anotar acuerdos.
10. Acatar instrucciones.
11. Elaborar oficio o carta de respuesta.
12. Recabar firma del superior inmediato en el documento original.
13. Rubricar copias utilizando el facsímil.
14. Elaborar respuesta utilizando los modelos respectivos, de no requerirse la atención
15. Acomodar de arriba hacia abajo la correspondencia urgente, normal y de trámite
para su despacho.
16. Despachar la correspondencia (turnar y distribuir copias).

Procedimiento
17. Archivar copia en la gaveta correspondiente.
Distribución interna (anexo 3).
18.Diseñar un formato para el registro de salida o despacho de correspondencia, como se
muestra en la figura 3 que incluya:
• Número progresivo de registro.
• Número de la carta u oficio.
• Síntesis del asunto.
• Destinatario.
• Domicilio del destinatario.
• Anexos.
• Observaciones.
19. Llenar el formato con la documentación proporcionada.
20. Turnar correspondencia.
21. Recabar firma y sello de recibido por la oficina a donde se turnó la correspondencia.
22. Archivar copia de recibido.
Distribución externa.
23. Enviar control de registro de salida de correspondencia y todos los documentos a la
oficina de Oficialía de Partes, en original y copia.
24. Recabar firma de recibido en la copia del registro de salida de correspondencia.
25. Archivar copia del registro de salida de correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
26. Diseñar el control de salida de correspondencia interna y externa, como el que se
muestra en la figura 4, incluyendo la siguiente información:
• Número de oficio.
• Fecha de turno del asunto

Procedimiento
• Unidad organizacional que recibe el oficio.
• Instrucciones del inmediato superior.
27. Identificar los asuntos pendientes de respuesta.
28. Elaborar informe de asuntos pendientes.
29. Informar a su inmediato superior.
30. Elaborar un reporte de la práctica que considere:
• Descripción de los procedimientos de recepción, turno y despacho de
correspondencia.
• Registros de control de correspondencia.
• Observaciones. Conclusiones.

número 4:
Recepción y despacho de correspondencia.
Nombre del alumno:
Desarrollo Si No No aplica
Recepción de correspondencia
1. Recibió la correspondencia, de acuerdo con el
procedimiento indicado.
2. Selló la copia del documento como constancia de
recibido.
3. Firmó el original y la copia del documento.
4. Anotó la fecha y hora de recepción del documento.
Registró la correspondencia de acuerdo con el anexo
2.
5. Diseñó un formato de registro como el ejemplo del
anexo 2.
6. Llenó el registro con la información proporcionada.
Atención de correspondencia interna.

7. Acordó con el superior inmediato cada documento
para recibir indicaciones de atención.
8. Anotó los acuerdos e instrucciones del directivo.
9. Acató las instrucciones del directivo en tiempo y
forma.
10.Elaboró el oficio o carta de respuesta, de acuerdo
con las instrucciones del directivo.
11.Recabó la firma del superior inmediato en el
documento original elaborado.
12.Rubricó copias utilizando el facsímil.
13.Elaboró respuesta utilizando los modelos respectivos,
de no requerirse la atención del superior inmediato.
14.Acomodó de arriba hacia abajo la correspondencia
urgente, normal y de trámite para su despacho.
15.Despachó la correspondencia (turnó y distribuyó
copias).
16.Archivó copia en la gaveta correspondiente.
Distribución interna (anexo 3)
17.Diseñó un formato para el registro de salida o
despacho de correspondencia, de acuerdo con lo
indicado en el anexo 3, considerando:
1. Número de la carta u oficio.
2. Síntesis del asunto.
3. Destinatario.
4. Domicilio del destinatario.
5. Anexos.
6. Observaciones

18.Llenó el formato con la documentación
proporcionada.
19.Turnó la correspondencia.
20.Recabó la firma y sello de recibido de la oficina a la
que se turnó la correspondencia.
21.Archivó el acuse de recibido.
Distribución externa.
22.Envió el control de registro de salida de
correspondencia a la oficina de Oficialía de Partes, en
original y copia, de acuerdo con el procedimiento
establecido.
23.Recabó la firma de recibido en la copia del registro
de salida de correspondencia.
24.Archivó la copia del registro de salida de
correspondencia.
Seguimiento (anexo 4).
25.Diseñó el control de salida de correspondencia
interna y externa, como se indica en el anexo 4,
considerando la siguiente información:
• Número de oficio.
• Fecha de turno del asunto.
• Unidad organizacional que recibe el oficio.
• Instrucciones del inmediato superior.
26.Identificó los asuntos pendientes de respuesta.
Desarrollo
27.Elaboró informe de asuntos pendientes.
28.Informó a su inmediato superior.
29.Elaboró un reporte de la práctica que considere:

• Descripción de los procedimientos de recepción,
turno y despacho de correspondencia.
• Registros de control de correspondencia
de hojas para reciclaje y la reutilización de cartuchos
de tonner.
Colocó desechos biológicos contaminados y
materiales utilizados en recipientes o lugares
específicos para cada caso.
Observaciones:
PSP:
Hora de
inicio:
Hora de
término:
Evaluación:

Nombre de la práctica: Manejo de controles de entrada y salida de documentos.
Propósito de la práctica Al finalizar la práctica, el alumno manejará la correspondencia
mediante la aplicación de técnicas para el préstamo,
localización y seguimiento de asuntos técnico-administrativos
que se utilizan en la empresa para la gestión administrativa.
Escenario Aula.
Duración 10 hrs.
• Correspondencia
diversa.
• Tarjetas blancas
media carta.
• Guías principales y
auxiliares.
• Carpetas.
• Hojas cuadriculadas.
• Hojas blancas
tamaño carta.
• Hoja de seguimiento
de correspondencia
requisitada.
• Tarjetero.
• Gavetas.
• Máquina de escribir

Procedimiento
Solicitud de documentos.
1. Diseñar tarjeta o formato de solicitud incluyendo los siguientes datos:
• Nombre y firma de la persona solicitante.
• Nombre de la unidad organizacional.
• Asunto y fecha del documento.
• Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenar cinco tarjetas o formularios como se muestra en el anexo 6, con la información
proporcionada.
Salida de documentos.
3. Llenar hoja o formulario de salida, como se muestra en el anexo 7.
4. Colocar en lugar del documento prestado la hoja de salida.
5. Retirar hoja de salida a la devolución del documento prestado.
Seguimiento.
6. Organizar tarjetero con doce guías principales rotuladas con los meses del año y 31
guías secundarias rotuladas con los días del mes como se muestra en el anexo 8.
7. Colocar guía del mes en curso al frente.
8. Colocar cronológicamente detrás de la guía del mes en curso, las guías que
corresponden a los días del mes.
9. Colocar tarjeta de salida detrás de la guía que corresponda a la fecha de devolución
del registro.
10. Retirar la tarjeta de solicitud del tarjetero a la devolución de los documentos.
11. Destruir tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultar hoja de seguimiento de correspondencia.

Procedimiento
13. Buscar el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificar si el documento está fuera de orden en su carpeta.
15. Buscar en la carpeta anterior y posterior a la carpeta en que debería estar el
documento.
16. Buscar entre la carpeta anterior y posterior y debajo de las carpetas.
17. Buscar en las carpetas rotuladas con un nombre parecido.
18. Buscar bajo las otras unidades de archivo, si el sistema es alfabético.
19. Buscar bajo otros nombres o asuntos relacionados de alguna forma con el
documento extraviado.
20. Buscar bajo otras posibles combinaciones del número, si el sistema es numérico.
21. Verificar en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificar con aquellas personas a quienes en fecha reciente se les prestó el
documento o el expediente.
23. Cotejar en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificar si se transfirió a otra área o a los archivos inactivos.
25. Elaborar individualmente el reporte de la práctica que incluya:
• Importancia del control de la correspondencia.
• Tarjetas o formularios de solicitud y salida de documentos.
• Requisitación correcta de los formatos de entrada y salida de correspondencia.
• Seguimiento de la correspondencia prestada.
• Procedimiento de localización de expedientes extraviados.
• Observaciones.
• Conclusiones.

número 5:
Manejo de controles de entrada y salida de documentos.
Nombre del alumno:
Desarrollo Si No No
aplica
1. Diseñó la tarjeta o formato de solicitud incluyendo los
siguientes datos:
• Nombre y firma de la persona solicitante.
• Nombre de la unidad organizacional.
• Asunto y fecha del documento.
• Fecha de entrega y fecha de devolución.
2. Llenó cinco tarjetas o formularios de acuerdo con el
anexo 6.
Salida de documentos.
3. Llenó la hoja o formulario de salida, de acuerdo con en
el anexo 7.
4. Colocó la hoja de salida, en lugar del documento
prestado.

Desarrollo Si No No
aplica
5. Retiró la hoja de salida a la devolución del documento
prestado.
Seguimiento.
6. Organizó tarjetero con doce guías principales rotuladas
con los meses del año, y 31 guías secundarias rotuladas
con los días del mes, como se muestra en el anexo 8.
7. Colocó la guía del mes en curso al frente.
8. Colocó cronológicamente detrás de la guía del mes en
curso, las guías que correspondían a los días del mes.
9. Colocó la tarjeta de salida detrás de la guía que
correspondiera a la fecha de devolución del registro.
10. Retiró la tarjeta de solicitud del tarjetero a la
devolución de los documentos.
11. Destruyó la tarjeta de solicitud.
Localización de expedientes extraviados.
12. Consultó la hoja de seguimiento de correspondencia.
13. Buscó el documento en las bandejas del escritorio.
14. Verificó si el documento estaba fuera de orden en su
carpeta.
15. Buscó en la carpeta anterior y posterior a la carpeta
en que debería estar el documento.
16. Buscó entre la carpeta anterior y posterior y debajo
de las carpetas.

Desarrollo Si No No
aplica
17. Buscó en las carpetas rotuladas con un nombre
parecido.
18. Buscó bajo las otras unidades de archivo si el sistema
es alfabético.
19. Buscó bajo otros nombres o asuntos relacionados de
alguna forma con el documento extraviado.
20. Buscó bajo otras posibles combinaciones del número,
si el sistema es numérico.
21. Verificó en el zafacón (cesto de basura).
22. Verificó con aquellas personas a quienes en fecha
reciente se les había prestado el documento o el
expediente.
23. Cotejó en los escritorios del personal gerencial.
24. Verificó si se transfirió a otra área o a los archivos
inactivos.
25. Elaboró el reporte de la práctica considerando:
• Importancia del control de la correspondencia.
• Tarjetas o formularios de solicitud y salida de
documentos.
• Requisitación correcta de los formatos de entrada y
salida de correspondencia.
• Seguimiento de la correspondencia prestada.
• Procedimiento de localización de expedientes
extraviados.
tonner.
cada caso.

Desarrollo Si No No
aplica
Observaciones:
PSP:
Hora de
inicio:
Hora de
término:
Evaluación:

Anexo 1
N° de
documento
Título o nombre del
documento
Tipo según su
clasificación
Uso o
finalidad
Requisitos o elementos que lo
caracterizan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.

Anexo 2
Recepción de Correspondencia
México D.F.,__________ de ________ de 19___
Correspondencia que con esta fecha recibe el Departamento de ________________
No.
Progresivo
No. del
Documento
Asunto Remitent
e
Procedencia Anexo Obs.
1215 R-815 Solicita precio de 10
refrigeradores IEM
Modelo Z-18
Carlos
Martínez
Puebla, Pue.
1216 S/núm. Envía pedido por 10
ventiladores, 10 radios
General Electric y otros
artículos
Rodríguez
Hnos.
Durango, Dgo. Pedido y Ch/B-
11230 por
$1,000.00
Recibí

Anexo 3
Salida de correspondencia
Núm. del
Oficio
ASUNTO DESTINATARIO ANEXOS OBSERVACIONES
C-12547 Se ponen a disposición de esa
Escuela, tres plazas de Profesor
C. de Enseñanza Especial, con
seis horas.
Director de la Esc. Sec.
Téc. No. 2; Ciudad
C-12848 Se remiten copias de constancias
de pago del personal de esa
Escuela
Director de la Esc. Sec.
Téc. No. 48, Teloloapan,
Gro.
Constancia de
Pagos
Recibí
México, D.F., ______ de _____ de 19__
Registro núm._____ Hoja _______
Correspondencia que con esta fecha se envía a: __________________

Anexo 4
Control de Asuntos Pendientes
No.
Progresivo
de Registro
No. de
Oficio
Fecha de
Turnado
Síntesis del Asunto Turnado a: Instrucciones

Anexo 5
No. Nombre Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad de
Identidad
Unidad de
Identidad
Dirección
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30

Anexo 6
Nombre:
Tiendas Jazmín
Fecha de devolución:
23/11/--
Asunto:
Factura No. 121516
Fecha de documento:
18/10/--
Prestado a:
Mariel Román
Departamento:
Ventas
Fecha del préstamo:
16/11/--
Firma de quien recibe:
Mariel Román
SC-JS
Nombre: Fecha de devolución:
Asunto: Fecha de documento:
Prestado a: Departamento:
Fecha del préstamo: Firma de quien recibe:

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